Integración de Terminales de Radiofrecuencia con Sistemas ERP: Optimización Logística y de Almacenes

En el sector de la distribución de productos, los dispositivos de radiofrecuencia (RF) tienen un enorme peso. Estos aparatos se utilizan tanto en los almacenes como en las distintas fases del proceso logístico, ya que los transportistas también suelen llevarlos. A día de hoy, los dispositivos de radiofrecuencia son fundamentales porque aportan diversas ventajas que ayudan, en definitiva, al trabajo de los operarios dentro y fuera de las instalaciones. La radiofrecuencia se ha impuesto en los últimos años como la solución para la identificación inalámbrica de los datos de productos.

¿Qué es la Radiofrecuencia (RF) y RFID?

Para aproximarnos al concepto, primero debemos definir el término radiofrecuencia, también conocido como RF. Este identifica una señal eléctrica o una onda electromagnética de alta frecuencia que se propaga en el espacio. La radiofrecuencia es un espectro electromagnético que, con el uso de antenas y transmisores, puede utilizarse como sistema de comunicación inalámbrica. Se conoce por este término a la parte del espectro electromagnético menos energética, también es conocido como espectro de radio frecuencia. Cuenta con una gran variedad de usos como las comunicaciones, los sistemas de radar o las aplicaciones médicas.

En las máquinas de radiofrecuencia tradicionales, esa señal que se ha captado se transmite a través de un sistema de comunicación inalámbrico, es decir, sin cables. Pero los aparatos que utilizan esta tecnología han evolucionado y, ahora, los dispositivos de radiofrecuencia son distintos. Una vez realizado ese primer paso, envían los datos a través de ondas de radio WiFi o usando la conectividad 3G o 4G. Además, no solo actúan como emisores, sino que también pueden recibir información de otros puntos. Gracias al desarrollo de esta tecnología su uso se ha comenzado a aplicar en la empresa como un método de identificación.

La tecnología de identificación por radiofrecuencia (RFID, por sus siglas en inglés) permite el intercambio de datos entre dos o más dispositivos de forma inalámbrica. RFID hace referencia a un tipo de tecnología que permite el almacenamiento e identificación inalámbrica de datos. La lectura y grabación de los datos se realizan a partir de unos dispositivos formados por un chip y una antena denominadas etiquetas o tags. Estas antenas están diseñadas para recibir señales de radiofrecuencia desde un dispositivo de lectura y grabación denominado lector o codificador. El objetivo principal de la tecnología RFID es la identificación de cualquier tipo de producto que lleve adherido una etiqueta o tag. Para su funcionamiento es necesario el uso del transpondedor, que es el encargado de almacenar los datos y transmitirlos a los lectores. Esto quiere decir que tenemos la capacidad de leer objetos sin que exista una línea directa de visión, sustituyendo elementos como los códigos de barras que necesitaban una lectura directa.

Componentes del Sistema RFID

• Etiquetas RFID (Tags o Transpondedores): Las etiquetas son también conocidas como tag o transponder. Estas etiquetas contienen microchips cuya capacidad de almacenamiento varía dependiendo del modelo y, a veces, una batería. La batería ayuda a que el alcance de lectura de la etiqueta sea mucho más amplio. Se clasifican en:
  • Pasivas: Ésta no incluye una batería, sino que sólo tiene un microchip con información y una antena.
  • Activas: Ésta incluye batería de larga duración, un microchip y puede incluir más de una antena para poder interactuar con varios receptores a la vez. Por eso, permite transmitir la información a una mayor distancia que una etiqueta pasiva.
• Lectores RFID (Transceptores): El lector de RFID, también conocido como transceptor, es un dispositivo que sirve para leer y/o editar la información que contienen las etiquetas RFID. Este lector usa su antena para mandar señales periódicamente con el fin de intentar localizar etiquetas RFID. Cuando capta la señal de una etiqueta, el lector recibe y decodifica la información que recibe de la etiqueta.
• Software de Conectividad (Middleware): Cuando el lector extrae la información que recibe de la etiqueta, se la pasa al software de conectividad para que se procesen sus datos. El software de conectividad es un middleware que proporciona los medios para que los datos puedan ser procesados y almacenados.

Terminales de Radiofrecuencia en la Cadena Logística

Los terminales de radiofrecuencia son dispositivos inteligentes encargados de la captura de datos en tiempo real. Son capaces de enviar y recibir la información a través de ondas de radio WiFi dentro de un almacén. Las características de los dispositivos de radiofrecuencia pueden ser muy diferentes. Aunque siempre se trata de un tipo de hardware portátil con una tecnología compatible con Android y que puede incorporar multitud de funciones internas.

El funcionamiento de un dispositivo de radiofrecuencia dentro de la cadena logística es muy sencillo. Para poder recoger datos, transmitirlos y recibirlos, esta máquina está siempre vinculada al Sistema de Gestión del Almacén (SGA) de la empresa, así como a otros software. La radiofrecuencia es una tecnología de comunicación inalámbrica, capaz de intercambiar información en tiempo real con un SGA o cualquier otro software de tu empresa sin necesidad de ningún cable.

Entrando más en detalle, el uso de los dispositivos de RF se centra en controlar los movimientos, es decir, registrar entradas y salidas de mercancía dentro del almacén. En un almacén, disponer de la fiabilidad y la exactitud de los datos de forma rápida son las dos características que contribuirán a la buena gestión de su almacén. Precisamente, los terminales de captura de datos por radiofrecuencia resultan fundamentales para poder disponer de un almacén inteligente.

Tipos de Terminales de Radiofrecuencia

Respecto a los distintos formatos en los que se pueden presentar los terminales de radiofrecuencia, se pueden diferenciar dos grandes grupos: los terminales de mano o terminales de radiofrecuencia hand held y los terminales free-hand o terminales de radiofrecuencia manos libres.

Terminales de Mano (Handheld)

En el grupo de los terminales de mano, los formatos más habituales que se pueden encontrar son los terminales con forma de PDA (con o sin teclado), los terminales en pistola y las tablets industriales. Los terminales de radiofrecuencia de movilidad o portátiles combinan una construcción resistente con una gran conectividad a las redes inalámbricas y cuentan con diseños modernos, similares a los de un Smartphone. Estas características los hacen ideales para aplicaciones o situaciones donde la comprobación de los datos tiene que hacerse desde cualquier lugar y en tiempo real. Estos terminales de captura de datos permitirán a tus operarios trabajar con total libertad de movimiento, sin perder eficacia en la captura de datos.

• El terminal EDA61K es totalmente compatible con tecnología 4G LTE. Además, incorpora un potente procesador Qualcomm con capacidad de actualizarse a Android 10. Con una batería de larga duración y fácil de reemplazar incluso en pleno funcionamiento.
• El CT45 de Honeywell es un terminal de radiofrecuencia especialmente diseñado para trabajadores que requieran de gran movilidad, gracias a su conexión WiFi 6 y conectividad 4G LTE con la que cuenta, además de tratarse de un equipo compacto y ligero.

Terminales Manos Libres (Free-Hand o Wearables)

Los terminales de radiofrecuencia manos libres o free-hands, también conocidos como wearables por la posibilidad de llevarlos “puestos”, pueden ser usados a modo de pulsera o acoplados al cinturón. De este modo, los operarios podrán tener las manos libres en todo momento, permitiéndoles manejar los productos con total libertad mientras realizan el escaneo de los datos u otras operaciones. Gracias a la agilización de las operaciones que hace posible los terminales de radiofrecuencia de pulsera, la productividad en la gestión logística puede aumentar hasta un 15%.

Los terminales CT40 y CT45 permiten incorporar la opción de manos libres con el accesorio de pulsera y lector de anillo. El brazalete de goma tipo correa de reloj se adapta perfectamente a los movimientos de los operarios. Aumenta la eficiencia de los flujos de trabajo y la productividad de los empleados con la nueva generación de ordenadores wearables manos libres. Mejora la comodidad y la productividad de los flujos de trabajo manos libres del sector de retail durante todo el día. En ocasiones, los operarios pueden necesitar las dos manos para manipular determinados artículos. Para estos casos, las empresas pueden emplear wearables, es decir, dispositivos sujetos a elementos personales como el cinturón o que presentan forma de objetos cotidianos como pulseras o gafas. La ventaja de estos modelos es que proporcionan una mayor ergonomía al hacer picking y dejan las manos libres de los operarios.

Picking y Gestión de Almacenes con Radiofrecuencia

La gestión de almacenes es una parte fundamental en una cadena de suministro. En los centros de distribución es imprescindible asegurar que se distribuye el producto correcto, en el lugar y el momento precisos. Entrando más en detalle, el uso de los dispositivos de RF se centra en controlar los movimientos. Es lo que se conoce como picking o preparación de pedidos, un proceso que mejora mucho si se acompaña de radiofrecuencia.

El picking por radiofrecuencia es un sistema de preparación de pedidos en el que los operarios emplean terminales inalámbricos para recibir instrucciones del software de gestión de bodegas. El sistema informático indica, por ejemplo, los artículos que deben localizar, su ubicación exacta y la cantidad que deben recoger. El picking por radiofrecuencia constituye la evolución del picking en papel, un método de trabajo en el que se emplea una lista impresa donde se especifican los artículos necesarios para conformar los pedidos. Preparar pedidos con terminales de radiofrecuencia es una solución cada vez más extendida para aumentar la eficiencia y la productividad de los operarios de la bodega.

Para hacer picking por radiofrecuencia, las empresas necesitan terminales de radiofrecuencia y un software de gestión de bodegas. Así, los terminales de radiofrecuencia resultan de gran utilidad para llevar a cabo actividades como la gestión logística de las operaciones que se deben realizar, el control de expediciones (las entradas y salidas del almacén), la trazabilidad de las operaciones y los productos a través de la cadena logística, el control de stock de los productos y materias primas o la preparación de pedidos, también conocida como picking. Además, la preparación de pedidos, puede realizarse a través de comunicación de voz.

A los operarios se les han de dar las instrucciones de los trabajos y el orden en el que los tienen que ejecutar. Mediante el teclado del terminal (también se puede hacer por comandos de voz), el personal del almacén confirma cada operación e, inmediatamente, recibe una nueva orden. El sistema es muy ágil y evita que el operario tenga que plantearse o cuestionarse cada acción, para que pueda centrarse solo en la ejecución. Con el empleo de la radiofrecuencia se trabaja en tiempo real. Se pueden confirmar los datos de modo automático porque, para poder trabajar de esta forma con la radiofrecuencia, tanto la mercancía como las ubicaciones tienen que estar codificadas. Libertad de movimiento: el operario no necesita disponer de papeles, ya que los datos se envían por radio frecuencia.

Integración de la Radiofrecuencia con el ERP

La integración de los terminales de radiofrecuencia con un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es clave para maximizar la eficiencia operativa. Como sabemos, el sistema ERP necesita de datos para que su funcionamiento sea eficiente, y la radiofrecuencia es una fuente de ellos. Cuando ambos trabajan de la mano suponen una ayuda para el correcto funcionamiento de la empresa a todos los niveles. Existen diferentes departamentos que se ven beneficiados de esta interacción. La dirección es uno de ellos, gracias al aporte de datos se pueden tomar decisiones de una manera mucho más correcta.

Pero sin duda la estrella son los sistemas de gestión de almacenes (SGA). Los almacenes son uno de los puntos calientes de la cadena de suministros; es importante conocer los materiales y elementos con los que se cuenta para poder asegurar así su correcta eficacia. Es decir, es necesario controlar y tener contabilizado todo el stock de la empresa para que no pueda afectar en nada a los siguientes eslabones de la cadena de producción. Identificar los diferentes elementos a través de radiofrecuencia permite llevar un control exhaustivo y eficiente de la mercancía desde el momento en el que llega hasta el momento en el que tiene que realizar su salida.

Gracias a las características de estos terminales de movilidad con radiofrecuencia, te podrás conectar a tu base de datos, ERP o sistema de gestión de almacenes, haciendo posible la actualización instantánea de la información que albergan. A través de la radiofrecuencia conectada con el sistema ERP, se puede conocer por tanto el estado de la producción de cada producto, calcular los plazos de entrega o disponer de una relación del tiempo dedicado a cada operación o con cada máquina. Puedes organizar mejor el control de las fases de producción y disponer de la información en tu ERP. Esta combinación sumada al ERP ya se está probando con éxito en grandes empresas que cuentan con un apartado logístico de gran tamaño.

El conocido como Internet de las Cosas (IoT) está cobrando una especial relevancia en la actualidad. Gracias al desarrollo de las redes 5G y programas de procesamiento de datos, el IoT se ha convertido en un fuerte aliado de los programas ERP a la hora de conseguir una mayor cantidad de datos. La identificación por radiofrecuencia de los productos combinado con el IoT permite enviar datos mucho más concretos sobre el uso que realizan los clientes de ellos, así se pueden mejorar las incidencias que existan y prevenir errores futuros. Cada producto cuenta con un identificador único que además tiene la capacidad de ser universal, lo que significa que se puede incluir a todos los actores que trabajan en la cadena de suministro, facilitándoles toda la información que necesitan sobre el producto.

Ventajas de la Radiofrecuencia y RFID en la Empresa

Los dispositivos de radiofrecuencia te aportan beneficios que se verán reflejados en la productividad de las tareas logísticas de tu organización. En este contexto, tecnologías como la gestión del inventario con radiofrecuencia (RFID) destacan por sus múltiples ventajas, como la mejora en la precisión y la eficiencia del control de stock. Los avances en la tecnología de identificación por radiofrecuencia son un punto sobre el que las empresas tienen que crecer.

• Ahorro de costos: Aparte de ser fáciles y rápidos de implementar, e incluso adaptables en ese primer momento, el mercado actual te ofrece distintos modelos de terminales para que encuentres exactamente el que necesitas.
• Reducción de errores humanos: Contar con este tipo de sistema permite tener un almacén mucho más eficiente y en el que los errores humanos se reducen a la mínima expresión. Supresión de errores.
• Datos en tiempo real: Los receptores pueden leer de una manera constante los datos que transmiten las etiquetas. Información actualizada del stock.
• Incremento de la productividad: Los sistemas RFID permiten que tus operarios puedan disponer de más tiempo para realizar las tareas importantes. Cuando utilizas la radiofrecuencia para identificar y grabar datos en los productos, tus procesos funcionan de manera más rápida. Con los terminales de radiofrecuencia, los operarios son más rápidos y rigurosos en su trabajo. Incorporar la tecnología RFID en la bodega es una manera de optimizar las operativas. El picking por radiofrecuencia no solo ayuda a los operarios a ser más ágiles y productivos, sino que también permite hacer un seguimiento preciso de los pedidos que están en curso. La creación de albaranes y la localización de los artículos son las dos tareas más repetitivas a la hora de preparar pedidos en una bodega. Con la radiofrecuencia, toda la información se gestiona digitalmente. Asimismo, los trabajadores encuentran los productos con mayor rapidez siguiendo las instrucciones a través de sus terminales.
• Transmisión de la información: El carácter universal de la información permite utilizarla de diferentes maneras. Transmitirla a los diferentes miembros de la cadena de suministro puede aportar valor y al mismo tiempo mejorar la eficiencia de todo el proceso.
• Seguridad: Un chip siempre es más seguro que un código QR o un código de barras, es mucho más difícil de alterar.

Aplicaciones de RFID más allá del Almacén

Con relación a las aplicaciones de la RF, esta tecnología no es exclusiva del ámbito empresarial, también se puede aplicar a otro tipo de actividades comunes que hacemos en nuestro día a día.

• Trazabilidad de productos: El uso del RFID para la trazabilidad es especialmente importante para productos delicados, como en hospitales, farmacias o alimentación. Por ejemplo, una empresa cárnica que se encargue de la parte de ganadería y matadero puede incluir los datos pertinentes en el RFID. Luego otra empresa cárnica compra la carne y la procesa para convertirla en paquetes de filetes aliñados. Entonces, esta segunda empresa de carne puede incluir en el RFID la información de: por qué procesos y máquinas ha pasado esa carne; cuándo; y a quién se le ha vendido.
• Control de acceso: El control de acceso a un edificio para que solo pueda acceder el personal autorizado se puede hacer de distintas formas. Una de ellas es con el uso de tarjetas con RFID. Estas tarjetas contienen un microchip que son leídas por un receptor y autorizan la entrada al trabajador.
• Pagos Contactless: Hoy en día es posible encontrarse el sistema de identificación por radiofrecuencia en más sitios. Por ejemplo, un caso con el que usamos el sistema RFID sin darnos cuenta es con el pago de las tarjetas contactless.
• Deportes y eventos: Otro caso en el que nos podemos encontrar el RFID es en el mundo del deporte. Muchas organizaciones de carreras incorporan un microchip en las pulseras o en los dorsales que le proporcionan a los corredores.
• Retail y autoservicio: También se ve cada vez más en las tiendas. De esta forma, los empleados no tienen que usar otros métodos como el escaneo con código de barras o el SKU, sino que pueden trabajar sin tener que ver la etiqueta del producto que se recoge o vende. También permite que sean los propios clientes sus propios cajeros. Por ejemplo, el Decathlon tiene unas cajas de autoservicio en la que los clientes pueden depositar los productos que se van a llevar y la propia caja reconoce gracias a las etiquetas RFID qué es lo que se lleva.

RFID vs. Código de Barras

El sistema RFID tiene unos cuantos sistemas que le hacen la competencia como el código de barras, el SKU, el EAN, entre otros. Sin embargo, de todos ellos, su mayor competidor es el código de barras. Esto se debe a que requiere un menor coste que el RFID. Aunque el código de barras sea de menor coste inicial, la implementación de RFID, para aprovechar al máximo sus beneficios, resulta más compleja, ya que debe hacerse a lo largo de toda la cadena logística. No obstante, el RFID permite un mayor control que un SKU (ya que este último solo vale para el uso interno de una empresa).

Para ilustrar las diferencias, presentamos la siguiente tabla comparativa:

La radiofrecuencia es una tecnología que ya cuenta con una larga vida, pero no ha sido hasta los últimos años que se ha abierto paso en el mundo empresarial gracias a las mejoras que ha experimentado.