Impresoras Multifuncionales Empresariales: Características y Ventajas para tu Negocio

Las impresoras son elementos fundamentales para cualquier compañía. Tu empresa requiere de una impresora profesional multifuncional para el desarrollo eficiente de cada una de las tareas asignadas. En la actualidad, un equipo de impresión multifunción es la mejor opción y una de las soluciones más prácticas tanto para la oficina como para el hogar. Cada vez se les añaden más funciones a estos equipos multifuncionales en búsqueda de facilitar la actividad profesional de las empresas. Poco queda de las impresoras de antaño. Actualmente, lo que priman en las oficinas son impresoras que aúnan en el mismo equipo funciones como la fotocopiadora, el escáner y el fax.

Adquiriendo equipos de impresión multifunción se gana en varios sentidos, pero es de suma importancia saber si se ajustan a los requerimientos de tu empresa y cuáles son realmente las funcionalidades que te aportan más valor. Las impresoras multifuncionales aportan grandes ventajas a todo tipo de profesionales y negocios. Así, optimizan la actividad de impresión, agilizan el flujo de trabajo y ahorran costes. Piensa que hay una multifuncional adecuada para cada tipo de empresa o centro educativo. Lo que hay que tener presente son los usos que darás a la impresora y el volumen de trabajo.

¿Qué son las Impresoras Multifuncionales?

Una impresora multifuncional es un equipo todo en uno, capaz de imprimir, escanear, copiar, enviar y recibir fax, y todo en una misma unidad, garantizando un mejor aprovechamiento de espacio y recursos. Esto permite la centralización del trabajo.

Funciones clave:

• Impresión: La función principal, con opciones de impresión a color o blanco y negro, en diversos tipos y tamaños de papel.
• Escaneo: Permite digitalizar documentos a color o blanco y negro, con opciones de escaneo a doble cara o a la nube.
• Copiado: Realiza copias de documentos o imágenes sin necesidad de un ordenador o dispositivo externo, con funciones como copiado a doble cara o reducción/ampliación.
• Fax: Permite enviar y recibir faxes, una función que aún es relevante en algunas empresas.

Ventajas de las Impresoras Multifuncionales para Empresas

Tener una impresora multifuncional en compañías grandes implica una serie de ventajas, entre las que destaca una mejora en la productividad. Las impresoras multifuncionales ahorran espacio en la oficina o en la escuela. Una de las grandes revoluciones que estos equipos aportaron a la impresión sigue siendo relevante. Además, al evitar la proliferación de equipos especializados en una sola misión (imprimir, escanear, etc), las impresoras multifuncionales simplifican la gestión de la red. Todo lo que sea simplicidad son buenas noticias para las personas del área informática de la empresa. Los equipos multifuncionales reducen los costes operativos asociados a la impresión, copia y escaneo. Lo consiguen al disminuir el número de equipos dedicados a esta actividad. El ahorro de costes se nota en términos de infraestructura, suministros, mantenimiento y consumo de energía.

Beneficios específicos:

• Mejora de la productividad: Que un mismo producto permita hacer varias tareas también implica menos tiempo en su ejecución.
• Ahorro de espacio: El espacio de las oficinas es limitado e incorporar diferentes dispositivos para enviar fax, imprimir, fotocopiar, etc., es un malgasto de los metros cuadrados de tu oficina. Los aparatos profesionales con características de multifunción son compactos. Sí, su buen tamaño garantiza una administración óptima del espacio.
• Ahorro económico: Al igual que colocar 3 aparatos diferentes no es lo mejor para optimizar el espacio, tampoco lo es para optimizar tus gastos. Generalmente, las impresoras de las grandes compañías son multifuncionales, lo que permite la centralización del trabajo. Además porque solo haces mantenimiento a una única máquina.
• Opciones personalizadas: Con ellas se pueden satisfacer diferentes necesidades, como son escanear, imprimir, copiar y enviar faxes.
• Compatibilidad: Los equipos multifunción más avanzados ofrecen opciones de conexión y uso remoto.
• Ahorro de energía: Ayudan a que el consumo energético disminuya, ya que no se necesita tener conectados varios aparatos al mismo tiempo. Las multifuncionales de última generación son eficientes desde un punto de vista energético.
• Inversión rentable: Aun cuando su precio puede ser mayor que el de una impresora sencilla, si se toma en cuenta el precio de un escáner y una fotocopiadora, fácilmente calculamos el ahorro que supone.
• Facilidad de operación móvil: Otra ventaja a destacar es la facilidad para operar la impresora desde un smartphone o dispositivo móvil.
• Digitalización de documentos: Una multifuncional conectada a la red de la oficina puede contribuir a la digitalización de documentos.

Modelos de Impresoras Multifuncionales Recomendadas para Empresas

Hoy hablaremos de las mejores impresoras para empresas grandes, pero también conoceremos cada una de las ventajas que aportan estos maravillosos equipos. Al igual que con las impresoras tradicionales, existen variedad de dispositivos de distinta tipología, diferentes características, precios y calidades. Con todas las opciones que existen en el mercado en la actualidad es muy común preguntarse en las empresas: ¿Cuál es la mejor impresora multifuncional para un negocio?

HP Color LaserJet Pro M479dw W1A77A

• Imprime a doble cara de forma automática, escanea y fotocopia documentos.
• Bandeja de salida de 150 hojas, AAD de 50 hojas.
• Conectividad Wi-Fi de doble banda, fiable.

HP LaserJet Enterprise M528dn

• Impresión segura: tu impresora láser tiene la seguridad más fuerte.
• Centraliza el control de impresión: ayuda a construir la eficiencia empresarial.
• Productividad mejorada: acelera el flujo de trabajo y mejora la precisión.

HP Color LaserJet Pro M282nw 7KW72A

• Gran productividad gracias a su velocidad de impresión de hasta 21 ppm.
• Conectividad Wi-Fi banda dual, Ethernet, Wi-Fi Direct, Puerto USB 2.0 de alta velocidad.
• Imprime, escanea, copia y comparte en todo momento tus documentos con resultados profesionales (resolución de hasta 600 x 600 ppp).

Brother MFC-L9570CDWT

No hay dudas de que esta es una de las mejores alternativas para tu empresa o negocio. Esta impresora fabricada por Brother siguiendo los más altos estándares de calidad incluye WiFi, WiFi Direct y sistema de conexión móvil. Pero además imprime con una velocidad de 30 ppm. Diseño compacto y sencillo pero bastante elegante.

Impresora multifuncional Brother (modelo no especificado, con pantalla LCD)

Es otra impresora profesional que destaca por sus grandes características y por la facilidad que ofrece a los trabajadores de grandes empresas de ejecutar cada una de sus tareas. Incluye una pantalla LCD de dos líneas que además cuenta con 26 teclados para una segura y sencilla manipulación.

HP OfficeJet Pro (modelo no especificado)

Se trata de uno de los productos de mayor deseo de HP. Práctica y funcional, sobre todo para un flujo de trabajo elevado. Cuenta con una velocidad de impresión de 22 ppm en negro y de 18 ppm en color. Imprime, copia, escanea y envía fax; con velocidades máximas de impresión rápidas. La impresora dispone de una bandeja de entrada con una capacidad de hasta 500 hojas. Conectividad inalámbrica y estándar con puerto USB 2.0 de alta velocidad.

Canon (modelo no especificado)

Este modelo también se ha convertido en los favoritos de grandes compañías al garantizar un volumen de trabajo elevado. Imprime desde cualquier dispositivo móvil gracias al sistema de conexión inalámbrica y NFC.

Canon amplió a finales de 2022 su gama Maxify con los modelos GX3050 y GX4050. Se trata de dos equipos pensados sobre todo para pequeños negocios y para el teletrabajo. Ambas impresoras comparten varias características. La multifuncional Maxify GX3050 es una impresora 3 en 1 (impresión, copiado y escaneado). El modelo Maxify GX4050 es una impresora 4 en 1 (impresión, copiado, escaneado y fax). Con alimentador automático de documentos (ADF) de 35 hojas. Además, incorpora una pantalla táctil en color de 2,7″ (6,86 cm). La impresora Maxify GX5050 ha sido diseñada para oficinas y centros de trabajo pequeños y medianos. Mejora la seguridad y ofrece una impresión rápida y versátil. Estos tres modelos de impresora son ideales para todo tipo de negocios.

• Agencias inmobiliarias: Impresión a toda velocidad de la documentación comercial que ayuda a cerrar las ventas de propiedades. Escaneo y copia de documentos de forma sencilla con el ADF de 50 hojas.
• Comercio detallista: Impresión de facturas con fiabilidad y rapidez.
• Clínicas.
• Escuelas.

Xerox (modelo no especificado)

Xerox se ha caracterizado por la fabricación de impresoras para grandes empresas, asegurando para ellas una impresión digital de lujo, con resultados más que aceptables, en beneficio de toda una corporación. Es un producto multifuncional, ideal para imprimir, escanear y copiar en grandes volúmenes, con velocidad de hasta 28 ppm en negro y 21 ppm a color.

Cómo Elegir la Impresora Multifuncional Ideal para tu Empresa

Elegir una impresora multifuncional para tu empresa es una decisión de gran importancia, dado que elegir mal el modelo tendrá un impacto considerable en la productividad, eficiencia y los gastos de tu operación. Esta guía completa te proporcionará toda la información que necesitas para tomar una decisión informada y elegir la impresora multifuncional ideal para las necesidades específicas de tu empresa.

1. Determinar las necesidades de tu empresa

Es fundamental comenzar por determinar las necesidades de tu empresa antes de elegir una impresora multifuncional.

• Volumen de impresión mensual: Determina el volumen de impresión mensual que tu empresa necesita. Esto te ayudará a elegir una impresora con la capacidad adecuada para manejar tu carga de trabajo sin interrupciones.
• Funciones específicas:
  • Impresión: ¿Necesitas imprimir a color o blanco y negro? ¿En qué tipos de papel? ¿Qué tamaño de papel necesitas imprimir? (A4, A3, etc.)
  • Escaneo: ¿Necesitas escanear documentos a color o blanco y negro? ¿A qué resolución? ¿Necesitas funciones especiales como escaneo a doble cara o escaneo a la nube?
  • Copiado: ¿Con qué frecuencia necesitas realizar copias? ¿Necesitas funciones especiales como copiado a doble cara o reducción/ampliación?
  • Fax: ¿Todavía necesitas enviar faxes en tu empresa?
• Usuarios: ¿Cuántas personas o áreas tendrán acceso al uso del equipo de impresión? ¿Algunos tendrán habilitadas algunas funciones del equipo? ¿Podrán imprimir lo que sea o tendrán alguna clase de control para ver qué imprimen?

2. Tipo de tecnología de impresión

Considera la tecnología de impresión que mejor se adapte a tus necesidades. Las impresoras modernas ofrecen una variedad de tecnologías de impresión avanzadas que ayudan a optimizar tu flujo de trabajo y mejorar tu experiencia de impresión.

Impresoras Láser

Las impresoras láser son ideales para grandes volúmenes de impresión y ofrecen velocidades de impresión rápidas. Son conocidas por su eficiencia y bajo costo por página.

Impresoras de Inyección de Tinta

Las impresoras de inyección de tinta son una buena opción para imprimir fotos y documentos a color. Ofrecen una calidad de impresión superior a las impresoras láser, pero tienen un costo por página más alto.

3. Consideraciones adicionales

• Tamaño y espacio: Considera el tamaño y el espacio disponible en tu oficina para la impresora. Algunas impresoras multifuncionales suelen ser voluminosas, por lo que es importante tener en cuenta las dimensiones y el espacio de instalación.
• Conectividad: Considera las opciones de conectividad que ofrece la impresora, como USB, Wi-Fi, Ethernet o Bluetooth. También es importante verificar la compatibilidad con los sistemas operativos y dispositivos móviles que se utilizan en tu empresa.
• Velocidad de impresión y escaneo: La velocidad de impresión y escaneo es importante si necesitas imprimir o escanear grandes volúmenes de documentos.
• Calidad de impresión y resolución: La calidad de impresión y la resolución son importantes si necesitas imprimir documentos de alta calidad o fotos.
• Costo de consumibles y mantenimiento: El costo de los consumibles y el mantenimiento es un factor importante a considerar al elegir una impresora multifuncional. Ten en cuenta el costo total de propiedad (TCO), que incluye el costo de los consumibles, el mantenimiento y la energía.
• Seguridad: La seguridad de la impresora es a menudo un aspecto pasado por alto, pero es crucial para proteger la información confidencial de tu empresa. Los piratas informáticos se aprovechan de las vulnerabilidades de las impresoras para acceder a datos sensibles, como documentos financieros, información de clientes o incluso credenciales de acceso. Protege la impresora contra el acceso no autorizado y actualiza el firmware con regularidad para obtener las últimas funciones y mejoras de seguridad.
• Tecnologías de impresión avanzadas:
  • Impresión dúplex: Te permite imprimir en ambas caras del papel, lo que te ayuda a ahorrar papel y dinero. Esta tecnología es especialmente útil para imprimir documentos largos, como informes o manuales.
  • Impresión a la nube: Te permite enviar documentos a la impresora desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de una conexión a internet. Esto te permite imprimir desde dispositivos móviles, tablets o incluso desde ordenadores que no están conectados a la misma red que la impresora.
  • Impresión móvil: Te permite imprimir desde tus dispositivos móviles, como smartphones y tablets. Esta tecnología es ideal para imprimir fotos, documentos o correos electrónicos de forma rápida y sencilla.

4. Proceso de compra y mantenimiento

• Define el presupuesto que estás dispuesto a invertir en una impresora multifuncional.
• Investiga y compara diferentes modelos antes de tomar una decisión. Lee las opiniones de otros usuarios para conocer sus experiencias.
• Compra la impresora en un proveedor confiable que ofrezca garantía y soporte técnico.
• Sigue las instrucciones del fabricante para instalar la impresora correctamente.
• Realiza el mantenimiento regular de la impresora para evitar problemas.

La propiedad inmediata de una impresora multifuncional mediante la compra ofrece algunas ventajas clave. Para empezar, proporciona control absoluto sobre el equipo, permitiendo personalización según las necesidades específicas. Aunque implica costes iniciales más elevados, representa una inversión a largo plazo sin pagos continuos. La estabilidad financiera resultante y la ausencia de compromisos contractuales facilitan la planificación a largo plazo. Además, la propiedad inmediata significa que la empresa tiene la libertad de decidir sobre mantenimiento, actualizaciones y configuración sin restricciones externas. Esta autonomía directa sobre el equipo puede ser fundamental para empresas que buscan una solución duradera y adaptada a sus requerimientos específicos sin depender de acuerdos de alquiler.

Ventajas financieras a largo plazo

La compra de impresoras multifuncionales ofrece ventajas financieras a largo plazo con costes reducidos. Aunque implica una inversión inicial más alta, se traduce en una propiedad a largo plazo sin pagos recurrentes. A medida que pasa el tiempo, los costes disminuyen al eliminar los pagos mensuales asociados con el alquiler o renting. Además, al evitar contratos continuos, las empresas eliminan costes adicionales a largo plazo y tienen la flexibilidad de gestionar sus recursos financieros de manera más eficiente. A medida que la impresora se amortiza, los costes totales se vuelven más favorables en comparación con las opciones de alquiler. Esta estrategia puede ser especialmente beneficiosa para empresas que buscan optimizar sus gastos a largo plazo y mantener un control riguroso sobre su presupuesto operativo.

• Menos costes adicionales: La adquisición de impresoras multifuncionales sin la imposición de cargos financieros conlleva ventajas significativas. Al evitar el pago de intereses, la compra ofrece un enfoque económicamente eficiente a largo plazo. Aunque implica una inversión inicial más alta, esta estrategia elimina la acumulación de costes adicionales asociados con los préstamos o financiación. La ausencia de cargos financieros también brinda estabilidad presupuestaria, permitiendo que las empresas planifiquen con certeza y eviten sorpresas monetarias a lo largo del tiempo. Además, al no depender de créditos o arrendamientos, las organizaciones mantienen mayor autonomía financiera y pueden adaptar su estrategia de inversión según sus necesidades específicas.

Flexibilidad en la personalización

Como propietario de una impresora multifuncional, disfrutas de la ventaja incomparable de la total personalización y adaptación a las necesidades específicas de tu empresa. Al tener el control total sobre el equipo, puedes realizar ajustes de configuración precisos para optimizar el rendimiento y la eficiencia. Además, tienes la libertad de instalar software especializado que se alinee perfectamente con tus flujos de trabajo y procesos operativos. Esta capacidad de personalización te permite maximizar la productividad y minimizar los tiempos de inactividad al adaptar la impresora a las demandas únicas de tu negocio. Además, al ser propietario, tienes la garantía de que la inversión realizada en el equipo se traducirá en un activo a largo plazo que seguirá siendo útil y relevante para tu empresa en el futuro.

• Posibilidad de personalización estética: Al elegir comprar una impresora multifunción, se abre un abanico de posibilidades en cuanto a la personalización estética. Al tener la libertad de modificar su aspecto, puedes asegurarte de que se integre perfectamente con el entorno de tu oficina, reflejando la identidad de tu marca. Desde la selección del color hasta la incorporación de logotipos o diseños personalizados, tienes la capacidad de crear una imagen de marca coherente y profesional dentro de tu espacio de trabajo. Esta personalización no solo agrega un toque distintivo a tu entorno laboral, sino que también puede mejorar la percepción de tu empresa ante clientes y empleados, reforzando la identidad corporativa y promoviendo un sentido de pertenencia y orgullo entre los miembros del equipo.

Valor residual

Al optar por comprar una impresora multifunción en lugar de alquilarla, obtienes una ventaja significativa en términos de valor residual. A diferencia del alquiler, donde no hay retorno de inversión al finalizar el contrato, al ser propietario del equipo, tienes la oportunidad de recuperar parte de tu inversión al venderlo como equipo usado en el mercado secundario.

Las multifuncionales son unos equipos de impresión imprescindibles para empresas de todos los tamaños y sectores.