La Importancia del Multitasking en una Startup: ¿Ventaja o Desventaja?

En el dinámico mundo de las startups, la capacidad de los empleados para realizar múltiples tareas a la vez, conocida como "multitasking", ha sido durante mucho tiempo valorada como un símbolo de eficiencia. Sin embargo, ¿es realmente beneficioso el multitasking, o es un mito que perjudica la productividad y la salud de los trabajadores?

¿Qué es el Multitasking y Cómo Funciona?

El término "multitasking" proviene del área informática y describe la capacidad de un sistema para realizar varias tareas de forma simultánea. Rápidamente, este concepto se trasladó a las personas, aunque los estudios actuales demuestran que el cerebro humano no realiza varias tareas complejas a la vez, sino que cambia de una tarea a otra a gran velocidad, dando la sensación de que se están realizando al mismo tiempo.

Es importante diferenciar entre la multitarea que involucra acciones rutinarias y no requiere una concentración del 100%, como hablar por teléfono y pintarse las uñas, y la multitarea que implica tareas complejas. Las tareas complejas, sobre todo aquellas que requieren una toma de decisiones o procesos mentales elevados, no pueden ser mezcladas con otras sin afectar el rendimiento.

En la era de la hiperconexión, donde los smartphones y las notificaciones constantes nos mantienen en un estado de alerta perpetua, el "multitasking" se ha convertido en una especie de superpoder moderno. Las empresas lo venden como una habilidad esencial, una que te permite ser más productivo, más eficiente y, por lo tanto, más valioso para tu empleador.

Ventajas del Multitasking en Startups

Aunque la ciencia nos dice que el cerebro humano no está diseñado para manejar múltiples tareas cognitivas complejas simultáneamente, el multitasking puede ofrecer ciertos beneficios en el contexto de una startup, especialmente cuando se gestiona correctamente y las tareas no entran en conflicto entre sí.

• Incremento de la productividad: Si se ejecuta de forma correcta, la multitarea puede permitir asumir grandes volúmenes de trabajo y ganar en rapidez y eficacia al realizar los trabajos, lo que se traduce en un aumento del rendimiento.
• Ahorro de personal: Contar con un empleado capaz de llevar a cabo las tareas de dos puestos diferentes puede suponer un ahorro en tiempo y costes para la empresa.
• Desarrollo de habilidades complejas: Los trabajadores acostumbrados a desenvolverse en varios terrenos a la vez suelen ser más competentes y les resulta más sencillo aprender nuevas tareas, convirtiéndose en perfiles más interesantes.
• Mejor calidad de trabajo en ciertos casos: Cuando se trata de coordinar los trabajos de dos puestos diferentes, una persona que realiza ambas tareas puede ofrecer un mejor resultado, adquiriendo una mayor responsabilidad y resolviéndolas con mayor eficacia.
• Aprovechamiento del tiempo muerto: La combinación de tareas puede ayudar a optimizar periodos de baja actividad.
• Estímulo creativo: Alternar temporalmente entre dos actividades puede ayudar a desbloquear ideas y fomentar la creatividad.
• Flexibilidad y capacidad de adaptación: El multitasking permite a los empleados adaptarse a situaciones cambiantes y complejas con mayor facilidad, respondiendo rápidamente a las demandas y prioridades que surgen en el entorno laboral.
• Menor aburrimiento: Realizar múltiples tareas puede evitar que los empleados se aburran o se sientan estancados al tener diferentes actividades para trabajar. La variedad puede ayudar a mantener su motivación.

No hay duda de que el multitasking puede ser muy beneficioso para las empresas, pero las personas deben tener las habilidades necesarias para lograr que sea posible.

Inconvenientes y Riesgos del Multitasking

A pesar de las posibles ventajas, diversos estudios y expertos advierten sobre los peligros del multitasking prolongado y mal ejecutado, tanto para la salud del empleado como para la eficacia de la empresa.

• Disminución de la eficacia y el rendimiento: Varios estudios han demostrado que la multitarea disminuye nuestra capacidad de atención y deteriora el rendimiento. La Asociación Estadounidense de Psicología cuantifica el descenso del rendimiento que puede causar el multitasking en un 40%. Un empleado que ejecuta muchas tareas al mismo tiempo tiene la atención dividida, lo que puede provocar errores constantes.
• Aumento de errores: Al dividir la atención entre múltiples tareas, es más probable que se cometan errores. La multitarea genera una batalla entre el hipocampo (encargado de guardar y recordar información) y el telencéfalo (responsable de tareas repetitivas).
• Estrés y sensación de saturación: Realizar muchas cosas a la vez hace que muchas veces no se llegue a todo, lo que se traduce en estrés. El multitasking puede afectar negativamente la salud y el bienestar de los empleados, generando altos niveles de estrés y ansiedad, ya que el cerebro se encuentra constantemente en un estado de transición y requiere una mayor carga cognitiva para cambiar de una tarea a otra. Un 22,6% de la población española afirma no poder concentrarse en las tareas realizadas como consecuencia del estrés, una circunstancia que puede verse agravada en aquellos empleados que, adicionalmente, tienden a ejecutar múltiples tareas a la vez.
• Mala memoria: La multitarea prolongada en el tiempo puede provocar problemas en la memoria y la salud del empleado, disminuyendo la capacidad para recordar las cosas que se acaban de hacer.
• Pérdida de productividad real: Aunque el trabajador sienta que avanza rápido, diversos estudios estiman que cambiar constantemente de tareas puede reducir la productividad entre un 20 y un 40%.
• Menor calidad en el trabajo: Si el trabajo requiere ser minucioso, la multitarea puede llevar a una menor atención y, por ende, a una menor calidad del resultado.
• Aumento del tiempo total para completar tareas: Cambiar constantemente de actividades puede aumentar el tiempo total necesario para completarlas. El cerebro necesita tiempo para adaptarse de una actividad a otra, lo que puede generar retrasos y dificultades para retomar el ritmo en cada tarea.

Cigna recalca que dividir la atención entre múltiples tareas aumenta la probabilidad de cometer errores y facilita que la atención se desvíe, bajando los niveles de concentración y provocando fatiga mental o cansancio. La multitarea nos hace sentir productivos, pero no es así; el cerebro no responde bien al multitasking ya que no puede realizar más de una actividad al mismo tiempo.

Multitasking vs. Monotasking: ¿Cuál es el camino?

Si bien es prácticamente imposible mantener dos tareas complejas a la vez, tampoco podemos ignorar que hay tareas sencillas que no representan un reto grande. La clave no está en hacer varias cosas a la vez, sino en elegir bien qué cosas combinamos y cómo las gestionamos. Si se trata de tareas complejas, no hay que tener miedo al monotasking. Al mantener la atención centrada en la realización de una única tarea, se garantiza un enfoque total y resultados mejores y más precisos.

Consejos para Aumentar la Productividad sin Recurrir a un Multitasking Perjudicial:

Para aumentar la productividad a nivel personal y laboral sin sacrificar el bienestar, existen varias opciones que pueden funcionar para lograr mejores resultados:

• Haz listas: Escribe todas las actividades a realizar durante el día y ordénalas según su nivel de importancia.
• Toma descansos entre tareas: Date un momento para respirar, estirar las piernas o tomar un refrigerio que te permita continuar con energía la siguiente tarea.
• Planifica tus tiempos: Dedica un tiempo determinado a hacer tareas específicas. Esto también te ayudará a saber cuánto te toma hacer cada cosa para que, cuando esta tarea se repita, tengas ese tiempo contemplado.
• Evita distracciones: Crea o busca espacios que te permitan concentrarte, especialmente con la prevalencia del trabajo remoto.
• Organiza tu espacio de trabajo: Contar con un sitio que te inspire a realizar todas tus tareas o pendientes es fundamental para mantenerse concentrado.
• Agrupa tareas por categorías: Por ejemplo, responder todos los correos en un bloque, realizar llamadas en otro o actualizar documentos en un tercero.

Técnica Pomodoro: Una Estrategia para el Monotasking Efectivo

La Técnica Pomodoro es un método de productividad que propone dividir el trabajo en pequeñas parcelas y dedicar un tiempo limitado de 25 minutos a trabajar a plena concentración en una tarea (estos pequeños periodos de tiempo se denominan "pomodoros"). Transcurrido este tiempo, se toma un pequeño descanso y se vuelve a empezar. El método se basa en la idea de que las pausas frecuentes pueden mejorar la agilidad mental y trata de ofrecer una respuesta eficaz frente al tiempo, en lugar del estado de ansiedad que suele provocar el "devenir" del tiempo.

En la técnica Pomodoro son fundamentales las etapas de planeamiento, anotación, registro, proceso y visualización. En el planeamiento, las tareas son priorizadas en una lista "Para hacer hoy", lo que permite estimar el esfuerzo que cada tarea puede requerir. Cuando se completan los "pomodoros", estos se registran y así se genera un sentimiento de logro.

Cinco pasos básicos para implementar la técnica Pomodoro:

1. Decidir la tarea a realizar.
2. Poner el pomodoro (el reloj o cronómetro) a 25 minutos.
3. Trabajar en la tarea hasta que el reloj suene y anotar una X.
4. Tomar un pausa breve (5 minutos).
5. Cada cuatro "pomodoros" tomar una pausa más larga (15-20 minutos).

Está comprobado que cuando nos centramos en una única tarea ponemos todos nuestros sentidos en ella, lo que se traduce en unos resultados mejores que si estuviéramos haciendo varias cosas a la vez.

Tabla Comparativa: Multitasking vs. Monotasking

La siguiente tabla resume las principales características y efectos del multitasking y el monotasking:

Consideraciones Finales

En conclusión, el multitasking puede ser bastante importante en una empresa, sin embargo, tenemos que saber cuándo es conveniente emplearlo. Saber diferenciar bien los puestos de trabajo y tener claro qué es lo que necesitamos en concreto de cada uno nos permitirá saber a la perfección si un trabajador multitasking puede llevar a cabo dicha tarea o, por el contrario, precisa de una mayor atención por parte de un trabajador individual.

Es aconsejable evitar plantear el multitasking como una metodología de trabajo recurrente y emplearla más como una forma de trabajo puntual, con el objetivo de evitar un impacto directo y negativo tanto en el proyecto a desarrollar como y principalmente en la salud de los propios empleados.

Imaginar un mundo en el que cada persona solo hiciera aquello para lo que está realmente contratada, permitiéndole centrarse en lo que realmente importa y en lo que es realmente bueno, podría conducir a un mayor bienestar y felicidad en el ámbito laboral.