La importancia de la productividad empresarial: definición y beneficios clave

La productividad empresarial es uno de los factores principales, por no decir el más importante, en el éxito de un negocio. Es un indicador fundamental del rendimiento y la eficiencia de una empresa en la ejecución de sus operaciones y la utilización de sus recursos. Una de las metas fundamentales de cada compañía es optimizar su productividad empresarial. Tanto si hablamos de grandes empresas, de pymes o de autónomos, queda fuera de toda discusión su gran importancia. Cuando piensas en crear una empresa, lo primero que valoras es si serás capaz de producir lo suficiente y a la velocidad adecuada como para generar ingresos.

Paul Krugman, Premio Nobel de Economía en 2008, dijo que “la productividad no lo es todo, pero a la larga, es casi todo”. La capacidad de un país para mejorar su nivel de vida a lo largo del tiempo depende casi por completo de su capacidad de aumentar su producción por trabajador. En el mundo empresarial, el concepto de productividad es uno de los más repetidos y comentados. Hablar de productividad no es solo hablar de cifras: es hablar de decisiones, de prioridades, de tecnología, de talento y de diseño organizativo. Es el reflejo tangible de cómo una organización organiza su tiempo, su capital, su estructura y su conocimiento para generar valor.

En los últimos tiempos, con la irrupción de la inteligencia artificial generativa, la digitalización y la presión competitiva global, el debate sobre productividad vuelve con más fuerza que nunca y con nuevas preguntas: “¿invertimos en tecnología o en habilidades? ¿medimos lo que realmente importa?”

¿Qué es la productividad empresarial?

La productividad empresarial mide la capacidad de una empresa para generar más resultados con los mismos o menos recursos. “Productividad” puede definirse como la relación entre la cantidad de bienes y servicios producidos y la cantidad de recursos utilizados. En un enfoque sistemático, decimos que algo o alguien son “productivos” cuando, con una determinada cantidad de recursos y en un período de tiempo dado, se obtiene el máximo posible de productos. Una mayor productividad empresarial significa que una empresa está generando más producción con los mismos recursos o la misma producción con menos recursos.

En la fabricación, la productividad sirve para evaluar el rendimiento de los talleres, la maquinaria e instalaciones y los recursos humanos. Productividad, en términos de recursos humanos, equivale a “rendimiento”. Respecto al talento humano, el rendimiento de los mismos se mide por la capacidad que tengan de realizar ciertas actividades en un período de tiempo determinado.

El único camino para que un negocio pueda crecer y aumentar sosteniblemente su competitividad y rentabilidad es aumentando su productividad. Una mayor productividad es muy importante para una empresa porque le permite aumentar la producción utilizando los mismos recursos, o bien obtener los mismos productos usando menos recursos.

Es importante tener en cuenta que productividad no es lo mismo que competitividad. Aunque elevar la productividad incrementa la competitividad de una empresa, hay muchos otros elementos que una empresa necesita para ser competitiva.

Tipos de productividad

• Productividad laboral: Es representada como el volumen total de producción o beneficios por persona empleada, o por hora trabajada, durante un periodo determinado. Refleja la eficacia del factor humano, adopción de métodos de trabajo y tecnologías que permiten generar más con el mismo esfuerzo. Es la más empleada a nivel de empresa, pues permite relacionar mediciones concretas de producción (facturación, beneficios, nº de unidades...) con recursos laborales (personas, FTEs, horas...).
• Productividad del capital: Es la proporción entre el volumen de producción y el volumen de capital utilizado. Refleja la intensidad y eficiencia en el uso de activos, necesidad de renovación tecnológica y la eficiencia del gasto en inversiones.
• Productividad total de los factores (PTF): Es el indicador clave de eficiencia en el uso de capital, mano de obra e insumos intermedios. Refleja la mejora en procesos, innovación organizativa, efectos de economía de escala, mejora en la calidad y en la gestión.

Factores que influyen en la productividad empresarial

Afectan a la productividad, entre otros, los siguientes factores:

• Factores internos: Como los terrenos y edificios, los materiales, la energía, la maquinaria e instalaciones, los recursos humanos, etc. Se basan en fortalezas o debilidades que puede tener una empresa.
• Factores externos: Como la disponibilidad de materiales o materias primas, la existencia de mano de obra cualificada, la política fiscal y arancelaria de las Administraciones públicas, la infraestructura y accesibilidad, las facilidades de financiación, las medidas de ajuste aplicadas… Hacen referencia a oportunidades o amenazas que no dependen de las decisiones que tomen los directivos de una empresa.

La productividad en las máquinas y equipos está dada como parte de sus características técnicas. No ocurre lo mismo con los recursos humanos; habrán de considerarse otros factores que los influencian y/o condicionan de algún modo. La productividad de los trabajadores depende, en un gran nivel, de la empresa matriz.

Otros factores que influyen en la productividad son:

• Resistencia al cambio.
• Tecnología obsoleta.
• Desconexión entre departamentos.

Beneficios de la productividad empresarial

La relevancia de querer aumentar la productividad radica en que trae consigo grandes beneficios para tus trabajadores, empresa, clientes y prospectos. A continuación, se mencionan algunos:

1. Bienestar de los colaboradores

La vida laboral se vuelve estresante cuando hay demasiadas cosas por hacer en muy poco tiempo. Esto impide a tus colaboradores realizar otras actividades que pueden fortalecer su formación profesional o, aún más importante, tener momentos de descanso. En este sentido, cuando se fomenta la productividad, los colaboradores tienen mayor tiempo libre para:

• Enriquecer sus conocimientos.
• Ser proactivos.
• Cuidar de su salud.

Es importante remarcar que la productividad no radica en una mayor cantidad de horas trabajadas, sino en optimizar los procesos para hacer lo máximo durante las horas que ya se consideran.

2. Mayor rentabilidad para tu empresa

Otro factor que interviene en la importancia de la productividad para las empresas es que ayuda a aumentar su rentabilidad. Con procesos productivos más eficientes y un personal calificado, tu empresa puede alcanzar nuevas metas y objetivos que aumenten su valor e, incluso, le ayuden a adaptarse fácilmente a las nuevas tendencias del mercado. Si una organización es capaz de generar más ventas o aprovechar más sus recursos, las utilidades aumentarán.

3. Eleva la satisfacción del cliente

Atender inquietudes de forma oportuna y resolver inconvenientes en poco tiempo son aspectos altamente apreciados. No obstante, la calidad no debe dejarse de lado. De nada servirá resolver las exigencias de los clientes lo más rápido posible, si se hace de forma incorrecta. La clave será encontrar el balance entre la celeridad y la buena ejecución enfocada en un buen servicio al cliente o la resolución de sus problemas.

4. Aumenta las ganancias

Si sumamos todos los aspectos antes mencionados (procesos de producción eficientes, personal calificado y con disposición, así como buenos niveles en la satisfacción de cliente) los productos y servicios que ofreces tendrán un mayor valor. Lo anterior no solo aplica al valor inherente al producto o servicio, sino aquel que se agrega cuando el cliente está satisfecho y considera, incluso, pagar más para mantener o mejorar la buena calidad que ya aprecia.

5. Impacto en el mercado laboral

La productividad empresarial influye en el mercado laboral de varias maneras, incluyendo:

• Creación de empleo: Las empresas más productivas pueden expandirse y crear nuevas oportunidades de empleo.
• Salarios y beneficios: Una mayor productividad puede traducirse en mejores salarios y beneficios para los empleados.
• Competitividad global: Las empresas productivas contribuyen a la competitividad de su país en el mercado global.

Cómo mejorar la productividad empresarial

Los instrumentos fundamentales que originan una mayor productividad son: la mejora de métodos, la determinación de los tiempos correspondientes a los métodos mejorados, la eliminación de despilfarros (mudas) y un sistema adecuado de retribuciones. Siempre que personas, materiales e instalaciones se conjugan para lograr cierto objetivo, la productividad puede mejorarse mediante la aplicación inteligente de los principios y estudios de métodos y tiempos y sistemas de retribución. Para aumentar la productividad empresarial de tu negocio, considera las siguientes recomendaciones:

1. Invertir en capital humano

La capacitación es ideal para mejorar la productividad empresarial. Invertir en la capacitación y el desarrollo de los empleados puede aumentar la productividad al mejorar las habilidades y conocimientos de la fuerza laboral. Este es uno de los mecanismos más relevantes para mantener preparado a tu personal en todo momento. Las personas con formación serán capaces de producir mejor y más rápido. Además de ofrecer programas de capacitación formales, las empresas pueden fomentar el aprendizaje continuo mediante la asignación de proyectos desafiantes, el mentoring y el coaching.

2. Definición de metas y objetivos claros

La definición de metas y objetivos que puedan cuantificarse es crucial para el óptimo funcionamiento de una empresa. La gestión de objetivos desempeña un papel vital en el impulso de la productividad. Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y estar sujetos a un período de tiempo determinado (conocidos como objetivos SMART, por sus siglas en inglés). Es importante involucrar a los empleados en la definición de metas y objetivos. Este enfoque resulta obvio en empresas grandes, puesto que ya poseen diferentes departamentos y cada uno se encarga de las tareas que tiene asignadas. Todos los integrantes de una empresa deben tener en cuenta que una labor será finalizada cuando se cumplan todas las metas que la integran.

3. Gestión del tiempo

Una de las áreas fundamentales para mejorar la productividad es la gestión del tiempo. La gestión eficaz del tiempo es fundamental para aumentar la productividad. Además de definir objetivos con claridad, es importante implementar técnicas de gestión del tiempo y de priorización de tareas. Una técnica popular es la matriz de Eisenhower, que ayuda a distinguir entre tareas importantes y urgentes. Así, permite a los equipos concentrar sus esfuerzos en actividades que realmente agreguen valor. El método Pomodoro divide el tiempo en intervalos cortos de trabajo seguidos de descanso (25 minutos de trabajo sin distracciones y 5 minutos de descanso).

4. Fomentar la creatividad e innovación

Para una compañía es indispensable incentivar la creatividad para generar cambios que favorezcan la productividad empresarial. Perseguir nuevas y mejores ideas dentro una compañía fomenta la innovación. Optar por una idea enriquecedora y llevarla a cabo es siempre una experiencia alentadora. Si el resultado es positivo, ¡estupendo! Los minuciosos manuales de trabajo de empresas, en muchas ocasiones opacan la creatividad y el talento que late en los empleados. La productividad y la innovación van de la mano.

5. Invertir en tecnología y capital físico (maquinaria)

Gracias a las herramientas digitales, puedes automatizar ciertos procesos, minimizando los tiempos de las actividades que deben hacer los trabajadores. Implementar software representa una gran posibilidad de incrementar la productividad empresarial. Esto ayuda a controlar aspectos de una forma más efectiva como lo son: inventario, compras, ventas, entre otros. En la década de los 80 y 90, las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) representaron un aspecto imprescindible para el incremento de la productividad empresarial. Las empresas con buena tecnología son capaces de producir mucho más rápido, y por tanto serán más productivas, pudiendo producir en una hora lo que antes hacían en semanas. Un software en la nube completo y sencillo para tu empresa al que puedas acceder de manera online y que te permita la gestión de la misma es un gran ahorro de tiempo.

6. Delegar tareas y responsabilidades

Si una persona realiza todas las tareas perjudica gravemente los objetivos de productividad establecidos, ya que no logrará tenerlas a tiempo, su calidad será baja y, más importante, su nivel de estrés será muy alto. Por lo tanto, es necesario delegar tareas a las personas más adecuadas o, si son repetitivas, a herramientas de automatización que facilitarán tus procesos. Es importante asignar las tareas teniendo en cuenta las fortalezas y habilidades individuales de cada miembro del equipo. Esto garantiza que las responsabilidades se completen de manera eficiente y promueve un sentido de autonomía y empoderamiento entre los empleados.

7. Comunicación interna efectiva

La comunicación interna es clave para mejorar la productividad empresarial. Preocúpate por mantener claras las indicaciones a tu equipo de trabajo y bríndale equilibrio a cada uno de los departamentos.

8. Reconocimiento y recompensas

Es importante ofrecer reconocimiento y recompensas de manera regular y personalizada. Esto puede incluir desde simples elogios y agradecimientos públicos hasta bonificaciones monetarias y oportunidades de crecimiento profesional. Hoy por hoy, muchas empresas están implementando retribuciones a sus empleados por su contribución a los objetivos logrados antes que a las horas extra.

Medición de la productividad empresarial

Ahora bien, para evaluar y mejorar la productividad, es necesario contar con formas de medición adecuadas. Es importante destacar que las formas de medir la productividad pueden variar según el tipo de empresa y el sector en el que se encuentre. Algunas industrias pueden requerir métricas específicas que se adapten a sus necesidades particulares. Para conocer tu nivel productivo puedes recurrir a dos métodos:

1. Fórmula para calcular la productividad

Divide la cantidad de servicios o productos desarrollados entre la cantidad de recursos utilizados en un tiempo determinado. Por ejemplo, dentro del sector de la educación, cuántas pruebas se califican en una hora.

2. Indicadores de rendimiento (KPI)

Si lo que buscas es conocer de forma precisa qué factores influyen en la productividad de tu empresa, es mejor que optes por KPI (Key Performance Indicators) los cuales te permitirán establecer objetivos, darles seguimiento y detectar áreas de oportunidad para obtener mejores resultados. Estas métricas se centran en la cantidad de trabajo realizado en un período de tiempo determinado, la calidad del mismo y la relación entre los recursos utilizados y los resultados obtenidos. Evalúan el grado en el que los colaboradores logran alcanzar los objetivos establecidos.

En tu organización, ¿qué indicadores utilizas para la medición de la productividad empresarial?

Personalmente, considero que el primer paso para identificar líneas de mejora es disponer de un diagnóstico realista. Y para ello es básico que nuestras empresas dispongan de diferentes indicadores concretos que midan de manera objetiva su productividad empresarial (más allá de las ventas, facturación, EBITDA…).

La productividad en Chile ha mostrado una desaceleración continua desde el 2000. En términos generales se muestra una caída de la productividad total de factores entre el 3,4% y 3,6% incluyendo el sector minero.

Como puedes ver, la importancia de la productividad no solo deriva en que ayuda a obtener mejores resultados y ganancias; a su vez, optimiza el rendimiento de tus colaboradores y les permite crecer en lo laboral y personal.