Requisitos Clave del Sistema Verifactu para la Facturación ERP y el Cumplimiento con Hacienda

La forma en que las empresas españolas emiten y gestionan sus facturas está experimentando una transformación significativa. Los nuevos requisitos, impulsados por la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, buscan reforzar la transparencia y el control fiscal. Central en este cambio es el sistema Verifactu, que redefine las expectativas para los programas de facturación ERP.

La Obligatoriedad de la Facturación Electrónica y el Rol de Verifactu

Cuando se habla de la facturación electrónica, se obvia que, en realidad, esta modalidad ya es obligatoria en lo relativo a las relaciones con las Administraciones Públicas. De tal manera que la obligación de la facturación electrónica se extenderá, ahora, a las relaciones comerciales; es decir, al envío y recepción de facturas de otras empresas y autónomos.

El reglamento Verifactu es una normativa destinada a regular la emisión de facturas electrónicas, garantizando la autenticidad, integridad y verificación de las operaciones comerciales. Este reglamento busca optimizar los procesos de facturación mediante sistemas tecnológicos seguros, alineados con las exigencias legales y fiscales. Se trata de una de las principales novedades que introdujo la Ley Antifraude, la cual obliga a los sistemas de facturación electrónica a ser inalterables (es decir, a impedir que se puedan borrar o modificar sus registros).

El sistema Verifactu es una de las principales medidas impulsadas por la Ley 11/2021 de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal, más conocida como Ley Antifraude. Su objetivo es eliminar el uso de software de doble uso y garantizar que las facturas emitidas sean auténticas, inalterables y trazables. El funcionamiento básico del sistema Verifactu consiste en enviar en tiempo real los registros de facturación a la Agencia Tributaria (AEAT).

Diferencia entre Verifactu y la Factura Electrónica

Aunque suelen confundirse, Verifactu y la normativa sobre factura electrónica son reglamentos distintos con objetivos diferentes:

• Verifactu regula los estándares técnicos que deben cumplir los programas de facturación. Abarca todas las operaciones realizadas por profesionales independientes y empresas, ya sean entre negocios o con consumidores finales (B2B y B2C). Su principal finalidad, en línea con la legislación antifraude, es prevenir el fraude fiscal y garantizar la transparencia en las transacciones.
• La normativa de factura electrónica establece la obligatoriedad de este formato para las transacciones comerciales entre empresas y profesionales independientes (B2B). Su objetivo, según la Ley Crea y Crece, es combatir la morosidad, asegurando que las facturas sean abonadas dentro del plazo máximo legal de 60 días.

Con todo, la facturación electrónica no es nueva en España. La Ley 25/2013 ya exigía que las compañías que dan servicios a la Administración Pública contaran con estos sistemas.

Requisitos Clave de los Programas de Facturación Certificados por la AEAT

Los programas de facturación certificados por la AEAT deben cumplir una serie de requisitos esenciales para adaptarse a la nueva normativa:

1. Intercambiar Facturas con Otros Negocios

Uno de los requisitos de los programas de facturación certificados por la AEAT consiste en la capacidad de la solución de generar facturas, enviarlas y recibirlas, registrando toda la información tanto de la factura emitida como de la recibida. Esta cuestión es esencial, además, porque permite la introducción de los registros en los libros del IVA y el IRPF.

2. Permitir la Interconexión e Interoperabilidad Gratuita

Otro de los requisitos de los programas de facturación certificados por la AEAT gira en torno a cómo se comunican esta clase de soluciones entre sí. Para posibilitar el envío, la recepción y la consulta del estado de las facturas es imprescindible que cada programa de facturación pueda intercambiar información con el resto de software del mercado. Esta funcionalidad deberá ofrecerse de manera gratuita, para asegurar la correcta implementación de la facturación electrónica en las relaciones comerciales.

Además, la ley establece que el negocio que recibe una factura no puede obligar a la empresa que la ha emitido a usar un programa de facturación concreto. De ahí que la interconexión sea imprescindible y facilite el derecho a escoger libremente el proveedor de sistema de facturación.

3. Posibilitar la Consulta del Estado de las Facturas

Precisamente, otro de los requisitos de los programas de facturación certificados por la AEAT consistirá en que permitan consultar el estado de las facturas tanto a los negocios que las emiten como a los que las reciben. A ello, debemos sumar el hecho de que si las empresas optan por remitir todos sus registros de facturación a la Agencia Tributaria, también se podrán consultar a través de ella para saber, por ejemplo, si una factura que se ha pagado, figura como cobrada en la AEAT.

4. Conservar el Registro de las Facturas durante 4 Años

Tanto la Ley Crea y Crece como el reglamento que desarrolla la Ley Antifraudes hacen hincapié en el almacenamiento y la accesibilidad de los registros de facturación. Por eso, uno de los requisitos de los programas de facturación certificados por la AEAT ha de ser que estas soluciones permitan almacenar de forma segura y accesible todas las facturas durante, al menos, cuatro años. De tal manera que tanto la Inspección de Hacienda como las personas destinatarias de las facturas puedan obtener una copia sin coste alguno.

5. Facilitar el Envío de Facturas a Particulares y Posibilitar su Acceso

Las empresas que operen en sectores como el financiero, el bancario, los seguros, las telecomunicaciones, el energético o el suministro de agua deberán crear y enviar facturas electrónicas a sus clientes particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente. Además, también estarán obligadas a emitir facturas electrónicas las empresas de transportes, las agencias de viaje y las compañías que realicen venta al por menor cuando comercialicen sus productos y servicios a través de internet. A mayores, el Gobierno podrá extender estas obligaciones a otras compañías en función del número de facturas y de su relevancia. La norma también contempla que estas empresas deberán permitir a los clientes acceder a las facturas, consultarlas, descargarlas e imprimirlas.

De tal manera que entre los requisitos de los programas de facturación certificados por la AEAT debemos contemplar la posibilidad de que no solo sirvan para realizar la facturación electrónica de las relaciones comerciales, sino también para generar, enviar, registrar y almacenar las facturas que se les emiten a los ciudadanos particulares.

6. Garantizar la Integridad, Inalterabilidad y Trazabilidad de los Registros

El principal objetivo de la Ley Antifraude y de la Ley Crea y Crece es evitar alteraciones en la facturación y la contabilidad de los negocios. Por ello, no es de extrañar que entre los requisitos de los programas de facturación certificados por la AEAT se encuentre la exigencia de que estas soluciones garanticen:

• La integridad de los datos de facturación, es decir, evitar que se puedan borrar u ocultar.
• La inalterabilidad de la facturación, o lo que es lo mismo, que no se produzcan cambios en las facturas de los que no quede rastro.
• La trazabilidad de los registros, para que cualquier profesional y negocio pueda llevar a cabo un control continuo de cualquier factura electrónica.

A ello hay que sumar que los programas de facturación certificados por Hacienda deberán, también, garantizar la conservación, accesibilidad y legibilidad de todos los registros de facturación. Esto se consigue mediante la generación inmediata de un registro de facturación por cada factura emitida.

7. Disponer de un Registro de Eventos

En relación con los anteriores requisitos de los programas de facturación certificados por la AEAT, debemos señalar una obligación que impone el reglamento que desarrolla la Ley Antifraude: que estas soluciones dispongan de un registro de eventos. Este registro debe incluir la entrada y salida de usuarios, posibles actualizaciones, errores, etc., lo que permite auditar y asegurar la trazabilidad.

La Ley Antifraude y su reglamentación estableció como uno de sus principales objetivos la necesidad de combatir el fraude fiscal. Las facturas serían únicas e inalterables, con un hash y firma digital, además de un código QR para facilitar la verificación instantánea. La nueva forma de presentar las facturas permite que se pueda controlar mejor la trazabilidad y conservación de cada documento y evitar intentos de manipulación posterior de las facturas.

Reglamento Verifactu: Objetivos y Alcance

La normativa Verifactu se engloba dentro de las iniciativas propuestas por la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida como Ley Antifraude, aprobada para luchar contra la corrupción y el fraude fiscal y cuyos principales objetivos son:

• Reforzar la trazabilidad fiscal de las transacciones comerciales y las facturas correspondientes, en línea con el esfuerzo para reducir el fraude y la evasión fiscal.
• Establecer la obligatoriedad de la facturación electrónica para agilizar procesos y minimizar errores manuales.
• Unificar formatos y sistemas de validación para que todas las empresas, especialmente pymes y autónomos, puedan cumplir sin barreras técnicas.
• Facilitar el cumplimiento normativo y evitar multas por incumplimiento en plazos, formatos o autenticidad de las facturas.
• Impulsar la digitalización obligatoria en línea con las directivas europeas y las nuevas exigencias fiscales.
• Facilitar el control fiscal, permitiendo el acceso de la AEAT a los registros de facturación de forma automática.
• Endurecer los requisitos contables de emisión y conservación de facturas para facilitar la verificación de la información.

¿A Quién Afecta su Implementación?

Verifactu afecta a todas las personas físicas y jurídicas que emiten o reciben facturas en el ámbito comercial. En particular: pequeñas y medianas empresas (pymes), autónomos, grandes corporaciones y entidades gubernamentales que gestionan compras o contratos. Hay que recordar que según datos del Ministerio del Interior, en España, las pymes suponen el 99,8%, por lo que estos cambios afectarán a un gran número de negocios. Es importante destacar que para la remisión de información a la Administración tributaria, se requiere una conexión a Internet.

Exenciones al Cumplimiento de Verifactu

Quedan exentos de cumplir con el reglamento Verifactu, por ahora:

• Los territorios forales, que tienen sus propios sistemas de facturación, en muchos casos similares a Verifactu, como TicketBAI en el País Vasco y NaTicket en Navarra (en desarrollo).
• Las empresas acogidas al SII (Suministro Inmediato de Información).
• Quienes no estén obligados a emitir facturas por sus operaciones, como los autónomos por módulos o en recargo de equivalencia, un régimen especial de IVA para comerciantes minoristas.

Pero a quien más le va a afectar será a las empresas de facturación electrónica, porque tienen nuevas obligaciones a la hora de cumplir con la AEAT.

Plazos de Implementación de Verifactu

La entrada en vigor de Verifactu ha sufrido distintas demoras, motivadas por el retraso del desarrollo reglamentario que define cómo y cuándo se va a aplicar esta norma. A día de hoy, las fechas son las siguientes:

Desde la entrada en vigor para los obligados a emitir facturas (OEF) de la normativa de requisitos SIF, todas las facturas ya sean completas o simplificadas, deberán incorporar un código QR. Si todavía emites facturas con Word, Excel o un programa antiguo sin actualizaciones, vas a tener que mover ficha.

Cómo Cumplir con el Reglamento Verifactu

Para cumplir con el Reglamento Verifactu, has de asegurarte de tener un software de facturación electrónica homologado por la AEAT, que esté alineado con las especificaciones del Real Decreto 1007/2023 y formar a tu equipo para utilizarlo de forma correcta.

Requisitos Legales a Cumplir

Existen una serie de requisitos legales que se deben cumplir a partir de la fecha límite de implantación:

• Registro de actividades comerciales: Asegurarse de que las operaciones están registradas y verificables.
• Emisión de facturas electrónicas: Utilizar sistemas compatibles y certificados.
• Conservación de registros: Guardar las facturas durante el tiempo estipulado por la normativa fiscal.

Requisitos Técnicos de los Sistemas de Facturación

Los desarrolladores de programas de facturación electrónica deberán hacer una declaración responsable que implica que el software reúne todas las características que demanda la AEAT:

• Inalterabilidad y trazabilidad de las facturas: Es decir, capacidad para asegurar que las facturas que se envían no se pueden modificar a posteriori y que es posible seguir su trayectoria. Esto se consigue mediante la generación inmediata de un registro de facturación por cada factura emitida.
• Envío de la información a la AEAT de manera automática.
• Encadenamiento de facturas mediante la huella digital: Cada hash se calcula utilizando parte de la información del registro anterior, lo que dificulta la manipulación.
• Posibilidad de generar un registro de anulación en caso de que haya que eliminar una factura errónea.
• Integración de una herramienta criptográfica para añadir un código QR con información clave sobre la factura (como el NIF, el número de factura o la fecha), que permite realizar una verificación rápida.
• Registro de eventos automático, incluyendo entrada y salida de usuarios, posibles actualizaciones, errores, etc., que permite auditar y asegurar la trazabilidad.

Todos los sistemas informáticos de facturación producidos y comercializados deberán tener capacidad de exportar y transmitir en línea los registros de facturación.

Modalidades de Cumplimiento

Existen dos modalidades válidas para cumplir la normativa:

• La modalidad VERI*FACTU (envío automático a la AEAT).
• La modalidad de conservación de los registros de facturación en el Sistema emisor (modalidad NO VERI*FACTU), que incluirá la firma electrónica de los registros efectuada por el sistema emisor, adicionalmente al “Hash”.

Adicionalmente, para aquellos operadores pequeños que no necesiten disponer de un sistema informático de facturación, la Agencia Tributaria pondrá a su disposición en la Sede Electrónica de la AEAT un formulario en el que podrán elaborar sus facturas generando también registros adaptados a la normativa. Este aplicativo simplificado de facturación estará soportado en la Sede electrónica de la AEAT mediante un formulario, para el cumplimiento de las obligaciones de aquellos pequeños empresarios que, por el escaso número de facturas emitidas, no dispongan de su propio SIF.

El reglamento Verifactu obliga a los sistemas informáticos, pero no a los contribuyentes, que podrán elegir (de momento) si quieren enviar o no las facturas de forma automática a la AEAT. Sin embargo, la AEAT recomienda su uso por sus ventajas operativas, fiscales y de imagen empresarial.

Ventajas de la Adopción de Verifactu

Más allá del cumplimiento de la normativa, llevar la facturación con el sistema Verifactu tendrá sus ventajas:

• La Agencia Tributaria llevará directamente tu registro de IVA, es decir, tus facturas emitidas, que es en lo que se basa tu contabilidad. Esto facilitará la presentación de tus declaraciones fiscales.
• Reducción de errores, minimizando la necesidad de correcciones posteriores y requerimientos.
• Automatización y ahorro de tiempo, gracias al envío de facturas a Hacienda en tiempo real y el autorelleno de liquidaciones y libros contables.
• Mayor seguridad y transparencia, por el código QR que incorporan todas las facturas, que permite comprobar su autenticidad, garantizar su inalterabilidad y proyectar una imagen más profesional.
• Reducción de costes por almacenamiento de datos, que estarán siempre disponibles en la nube.
• Reducción de inspecciones exhaustivas y del riesgo de sanciones por incumplimiento de la ley.

Sanciones por Incumplimiento

No respetar esta normativa conlleva penalizaciones importantes, tanto para quienes utilizan los sistemas como para los responsables de su desarrollo y distribución. Las dos multas más importantes corresponden a:

• Desarrolladores y fabricantes de software que comercialicen programas que no cumplen con la ley, que podrán ser castigados con hasta 150.000 euros por año y cliente.
• Contribuyentes que utilicen software que no cumpla con los requisitos técnicos, con hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal.

Además, las facturas que no contengan el código QR pueden ser sancionadas con una multa del 1% de su importe y existirán multas por emitir facturas con datos incorrectos. Adicionalmente, las infracciones pueden conllevar la pérdida de beneficios fiscales, distintos tipos de bloqueos administrativos y causar responsabilidades legales de distinta índole.

Preguntas Frecuentes

¿Puedo enviar una factura al cliente antes de que la valide la AEAT?

No, en Verifactu el proceso es secuencial: en el mismo momento de la emisión, el software genera un registro de la factura que se envía a la AEAT en tiempo real para garantizar el control fiscal y la automatización del cumplimiento tributario y, a continuación, se produce el envío al cliente. De esta forma, cualquier factura que envíes por Verifactu habrá pasado previamente por el sistema de validación de la AEAT.

Si no uso Verifactu, ¿cómo tendré que enviar mis facturas a Hacienda?

Si prefieres utilizar la modalidad No-Verifactu, tendrás la responsabilidad de conservar tus facturas digitalmente para poder enviarlas a Hacienda cuando sea necesario. Recuerda que, aunque decidas no utilizar este sistema, el software de facturación que utilices sí tendrá que cumplir con los requisitos técnicos de Verifactu en cuanto a integridad, autenticidad e inalterabilidad de las facturas, que siempre deben incorporar un código QR que permita verificarlas.

¿Verifactu sustituye la presentación de modelos como el 347 o 390?

Aunque aún no se ha confirmado oficialmente, es posible que la automatización de la facturación con la AEAT reduzca la necesidad de presentar ciertos modelos, como el 347 o el 390, que son declaraciones anuales informativas, ya que la AEAT ya dispondrá de esa información en tiempo real.

¿Sustituirá Verifactu al sistema Face para facturación con la administración pública?

No, ambos sistemas coexistirán: el sistema Face seguirá vigente para facturas dirigidas a organismos públicos, mientras que Verifactu será el estándar para facturación entre empresas (B2B).

¿Por qué es necesario un certificado digital para Verifactu?

El certificado digital permite identificar de forma segura y fiable al emisor de una factura, garantizando la autenticidad del registro, la integridad de la factura (es decir, que no ha sido manipulada desde su emisión), el cumplimiento legal y la seguridad en las comunicaciones entre el software de facturación y la Agencia Tributaria.

¿La firma electrónica de las facturas se hace con el certificado digital?

Sí, Verifactu exige que las facturas estén firmadas digitalmente con un certificado válido, generando una huella digital única que identifica al emisor y la integridad del documento.