Programas para Preparar Pedidos en PYMES: Una Guía Completa para la Optimización Logística

La preparación de pedidos es una de las principales actividades de un almacén, puesto que el objetivo final de la logística de un e-commerce es entregar el mayor número posible de pedidos al menor coste y en el menor tiempo posible. ¿Sabías que los costes de preparación de pedidos pueden superar el 60% de los costes totales de funcionamiento de un almacén? Por lo tanto, reducir su impacto puede garantizar el éxito de una empresa.

Una preparación de pedidos eficiente puede marcar la diferencia en la satisfacción del cliente y en la rentabilidad del negocio. El e-commerce requiere una logística eficiente para afrontar con garantías procesos como la devolución gratuita, los envíos personalizados o la reducción de los tiempos de entrega. A medida que tu negocio crece, las demandas de cumplimiento se vuelven más complejas y los pedidos suelen llegar a través de múltiples canales. Gestionar grandes volúmenes de pedidos, envíos e inventario en múltiples canales puede ser complicado y consumir mucho tiempo. La consolidación del e-commerce acrecienta la complejidad de las operativas logísticas de las compañías: multiplica los costes de envío derivados de la última milla e impone la gestión de la logística inversa.

¿Qué es la Gestión de Pedidos y por qué es Crucial para tu PYME?

Un software para gestión de gestión de pedidos (también llamado ‘software de procesamiento de pedidos’ o ‘software de cumplimiento de pedidos’) es una herramienta online que te ayuda a gestionar de forma eficaz el ciclo completo de un pedido, desde la entrada hasta la entrega al cliente. El software de gestión de pedidos se centra en administrar todo el ciclo de vida de un pedido: desde que el cliente lo realiza hasta su entrega. Su propósito es coordinar y automatizar tareas como la entrada de pedidos, el seguimiento, la facturación y la comunicación con el cliente.

Beneficios de un Sistema de Gestión de Pedidos

• Mejora la Eficiencia: Los beneficios de un sistema de gestión de pedidos van más allá del ahorro de tiempo y organización. Te ayuda a mejorar la eficiencia desde la confirmación de la venta hasta el envío, permitiéndote despachar más pedidos y aumentar los ingresos.
• Optimización del Inventario: Disponer de una visión precisa y actualizada de tus niveles de inventario es clave para operar de forma eficiente y rentable. Con datos en tiempo real, podrás optimizar tus existencias y evitar tanto excesos como roturas de stock, reduciendo pérdidas y mejorando tus ventas.
• Mayor Satisfacción del Cliente: La satisfacción del cliente es clave. Un cumplimiento de pedidos preciso genera confianza y fidelidad, haciendo que los clientes repitan sus compras.
• Centralización de Datos: Di adiós a iniciar sesión en múltiples sistemas para gestionar tus pedidos. Accede a todos los datos de tus clientes desde un mismo lugar.
• Reducción de Errores: El ciclo de un pedido puede ser complejo y, si no se gestiona correctamente, es fácil que surjan errores. Esto puede traducirse en exceso de inventario, ventas perdidas y clientes insatisfechos.

Un software de gestión de pedidos desempeña un papel clave para mejorar la eficiencia operativa, agilizar los flujos de trabajo y aumentar la satisfacción del cliente en diversos sectores. En la fabricación, la relación entre la gestión de pedidos y la producción es clave para cumplir plazos y mantener la calidad del producto. En retail y comercio electrónico, una solución de gestión de pedidos online es clave para gestionar grandes volúmenes de transacciones a través de múltiples canales de venta.

Gestión de Pedidos vs. Gestión de Inventario

Es importante distinguir entre la gestión de pedidos y la gestión de inventario. La gestión de inventario es el proceso de pedir y rastrear el stock, la gestión de las compras de stock y el mantenimiento de los niveles de stock deseados. En cambio, la gestión de inventario se enfoca en controlar los niveles de stock. Permite a las empresas monitorear el movimiento de productos (compras, ventas, devoluciones), evitar roturas de stock y optimizar el almacenamiento.

La Preparación de Pedidos (Picking): Un Pilar de la Logística e-commerce

La preparación de pedidos, también conocida como "picking", es el proceso de recoger y organizar los productos solicitados por los clientes en un almacén. El objetivo del picking es recoger los productos que forman parte de un pedido en el menor tiempo posible y sin cometer errores. La preparación de pedidos es el ciclo operativo dedicado al embalaje para el envío de los productos comprados por parte de los clientes. El término picking se utiliza habitualmente como sinónimo de preparación de pedidos, pero no es del todo correcto. El picking se refiere al proceso que tiene lugar desde la extracción de productos de una unidad de carga (por ejemplo, un contenedor) que contiene otros artículos de la misma referencia hasta el almacenamiento en otra (un carro de preparación de pedidos). También hay una diferencia significativa entre la unidad de carga y la unidad de pedido. Los productos se agrupan en unidades de carga (por ejemplo, palés, cajas o contenedores) que facilitan su manipulación y transferencia a través de las etapas de la cadena de suministro.

Retos de la Preparación de Pedidos en el e-commerce

Como apunta un informe de la consultora McKinsey, “la preparación de pedidos e-commerce es más compleja que el picking tradicional en las tiendas físicas o en el comercio mayorista. Cuando los clientes pueden hacer pedidos 24/7, la demanda es menos previsible. Las entregas en 24 horas o menos mueven a los e-commerce a agilizar los métodos de picking para mantener la competitividad. En ese escenario, optimizar las tareas de los operarios es clave para el rendimiento del almacén.

Fases del Proceso de Preparación de Pedidos

1. Planificación previa: Es esencial para gestionar y asignar los recursos disponibles.
2. Recorrido y desplazamiento: Es el proceso que requiere más tiempo y recursos, siempre que se aplique el criterio de «goods-to-person«.
3. Consolidación y empaquetado: Después de la recolección los productos se consolidan y empaquetan para su envío.
4. Control de calidad: Antes de enviar los pedidos, es importante realizar un control de calidad para asegurarse de que todo esté correcto. Esto incluye verificar que los productos sean los correctos y que estén en buen estado, así como asegurarse de que el embalaje sea adecuado.

Software de Gestión y Preparación de Pedidos para PYMES

Un software de gestión de pedidos para e-commerce es una herramienta digital que agiliza la gestión del picking, acorta los tiempos de respuesta en la logística inversa y simplifica las tareas de los preparadores de pedidos en la instalación. Digitalizar los procesos ayuda a las empresas e-commerce a erradicar el margen de error en el picking y a intensificar el rendimiento de los operarios. Gracias a un software para picking podrás optimizar los recorridos que realizan los operarios por el almacén para la preparación de los pedidos.

Un programa de picking es una herramienta de los mejores software de gestión de almacén, que se encarga de gestionar las órdenes y preparación de pedidos. Gracias a esta aplicación, podrás optimizar el tiempo de preparación y embalaje de pedidos, además de mejorar el trabajo de los operarios y sus movimientos por las instalaciones de almacenaje. El software envía indicaciones sobre los artículos: qué producto debe coger, la cantidad o la ubicación exacta. Mediante esas gafas recibe datos y órdenes a través de un display virtual que se superpone a la mercancía o estanterías que está observando. Gestionar las operaciones de picking puede ser mucho más sencillo gracias al uso de un software de gestión de almacenes que se adapte por completo a tu empresa.

Características Clave de un Software de Picking para e-commerce

• Gestión del inventario en tiempo real: El programa registra las existencias en las diferentes áreas del almacén, lo que evita que se produzcan pérdidas de stock. La visibilidad sobre los niveles de inventario: la gestión digital del stock posibilita que el responsable logístico esté informado en todo momento del estado de las existencias.
• Organización de las tareas de los operarios y equipos automatizados: El programa coordina la operativa de los pickers mediante terminales de radiofrecuencia que guían a los operarios en sus tareas.
• Organización en el almacén: El programa puede automatizar la asignación de ubicaciones de almacenaje en función de un conjunto de reglas y criterios predeterminados por el responsable logístico.
• Automatización de Pedidos: Picking en almacenes con asignación automática de pedidos a listas de preparación, según múltiples criterios como prioridad, carga de trabajo, ubicación de productos.
• Reducción de Trabajo Administrativo: El sistema de picking generará de forma automática el albarán o factura correspondiente a cada pedido, en función de la configuración del cliente. Imprimirá la documentación que el operario debe introducir en la caja que recibirá el cliente.
• Mejor Comunicación: Con el ERP de pedidos, los operarios pueden comunicar a administración las causas por las que ciertos productos no se pueden preparar.
• Notificación a Agencias de Transportes: El sistema picking B2B notificará a la agencia de transporte correspondiente, de que tiene un nuevo paquete esperando su recogida. Imprimirá las etiquetas que recibamos de la agencia, que serán pegadas en las cajas a la espera del transportista.

Cómo Funciona un Sistema de Picking en Almacenes

1. Recepción y clasificación del pedido: El proceso de picking comienza con la recepción de los pedidos, cada pedido se clasifica y se prioriza según su fecha de entrega o nivel de urgencia.
2. Organización del almacén: El sistema de gestión de almacenes registra la ubicación exacta de cada artículo mediante etiquetados con códigos de barras, etiquetas RFID o códigos QR, esto te permitirá mantener el almacén bien organizado.
3. Preparación de la orden de picking: El software de gestión de almacenes asigna automáticamente las tareas de picking a los operadores. Cada tarea de recolección incluye información sobre los productos a recoger, ubicación y cantidad.
4. Selección de productos: Los operadores del almacén utilizan dispositivos móviles como escáneres de mano o tablets para acceder a las órdenes de picking asignadas. El dispositivo muestra la lista de productos y su ubicación.
5. Optimización de Rutas: Se intenta minimizar la distancia recorrida y el tiempo empleado para recoger todos los productos de una orden en una sola pasada mediante algoritmos inteligentes para calcular las rutas más eficientes.
6. Actualización de inventario: Una vez completado el proceso de picking, el inventario se actualiza automáticamente en el sistema garantizando que los niveles de stock sean precisos.

Beneficios del Sistema de Manejo de Pedidos o Picking en el Almacén

El sistema de picking mejora significativamente la eficiencia, precisión y productividad de las operaciones logísticas.

Soluciones de Software de Gestión de Pedidos en el Mercado

ClaveiMobility Picking

ClaveiMobility Picking es un software de gestión de pedidos que permite hacer picking de múltiples pedidos de forma simultánea, optimizando la eficiencia de recorrido de los operarios, y multiplicando la capacidad de preparación del almacén. Es, sin duda, uno de los mejores sistemas de picking automatizado para empresas del mercado. ClaveiMobility Picking te permite gestionar múltiples pedidos simultáneamente. La app de picking muestra todos tus pedidos, tú eliges cuantos quieres preparar a la vez. La app te dirá cuantas unidades de cada objeto debes coger y en que cajas debes depositarlos. Optimización del recorrido de los operarios, en base a la ubicación o ubicaciones de los artículos.

Sage X3 y Soluciones Sage

Sage ofrece una amplia gama de soluciones de gestión de pedidos que se adaptan a las necesidades de distintas empresas. Gestión de proyectos para controlar tu planificación, todo integrado con tu gestión financiera y comercial. Una solución para cada área de tu negocio. Fácil puesta en marcha y fácil uso gracias a Alisio, el asistente proactivo, que guía paso a paso a los usuarios. Disponible 100 % online con acceso desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Sage X3 es una herramienta empresarial flexible que permitirá que tu negocio crezca de manera rápida y sencilla, adaptándose específicamente a las necesidades de tu negocio.

Easy WMS de Mecalux

Contar con un software de gestión y preparación de pedidos para e-commerce no solo redunda en un almacén más productivo, sino que mejora la calidad del servicio logístico. Un software de gestión de pedidos para e-commerce engloba aquellos programas logísticos orientados a digitalizar la operativa de picking en un almacén de comercio electrónico. Sin ir más lejos, el programa de gestión de almacenes Easy WMS de Mecalux coordina y asiste en la preparación de pedidos en múltiples almacenes e-commerce. Este es el caso, por ejemplo, de la marca de bisutería francesa Hipanema, que implantó el software de Mecalux para mejorar su preparación de pedidos: “Hoy en día, gracias a la comunicación entre el SGA y el ERP, los pedidos de los clientes se preparan inmediatamente.”

Para dar solución a retos específicos de la logística e-commerce, Easy WMS también ofrece funcionalidades avanzadas como Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration, que sincroniza las existencias en el almacén con el catálogo de artículos en portales como Amazon o tiendas online diseñadas con la plataforma Prestashop. Otro ejemplo es el módulo SGA para e-commerce, que cuenta con funcionalidades para optimizar los tiempos en la preparación de pedidos. La cadena de tiendas especializadas en equipación y accesorios para motoristas Motocard equipó su almacén con SGA para e-commerce de Mecalux para así facilitar la preparación de pedidos para tiendas físicas y clientes online. La logística e-commerce incrementa la dificultad en operativas como la preparación y expedición de pedidos. En Mecalux contamos con una vasta experiencia desarrollando soluciones digitales para todo tipo de almacenes: hemos desplegado el software Easy WMS en más de 1.000 instalaciones en 36 países.

Implementación de un Sistema de Gestión de Pedidos

En primer lugar, busca comprender el "quién, qué y por qué" de tu sistema de gestión de pedidos deseado. A continuación, discute con las partes interesadas, incluidos los miembros de tu equipo, proveedores y clientes, y determina qué características son imprescindibles y cuáles son solo deseables. Asegúrate también de discutir el futuro de tu negocio y la escalabilidad de cualquier solución que consideres, ya que quieres elegir un sistema que pueda crecer junto a tu negocio.

Consejos para una Implementación Exitosa

1. Planificación del almacén: La distribución del almacén es fundamental para una preparación de pedidos eficiente. Los productos deben estar organizados de manera lógica, con los artículos de alta rotación ubicados en áreas de fácil acceso. Además, es importante mantener el almacén limpio y ordenado para facilitar el movimiento y la localización de productos.
2. Selección de métodos de picking: Existen varios métodos de picking, y la elección del adecuado depende del tipo de productos y del volumen de pedidos.
3. Uso de tecnología: La tecnología puede ser una gran aliada en la preparación de pedidos. Sistemas de gestión de almacenes (WMS) y dispositivos de escaneo ayudan a localizar y registrar productos de manera rápida y precisa. Además, el uso de códigos de barras y etiquetas RFID facilita el seguimiento de los productos.
4. Capacitación del personal: Los empleados deben estar bien capacitados en los procesos y en el uso de las herramientas tecnológicas.
5. Embalaje adecuado: Una vez que los productos han sido recogidos, es importante embalarlos de manera adecuada para evitar daños durante el transporte.
6. Mejora continua: La preparación de pedidos es un proceso que siempre se puede mejorar. La tecnología ha revolucionado la manera en que se gestionan los almacenes y se preparan los pedidos.