Gestión de Proyectos de Marketing: Definición y Fases Clave

Si tienes un negocio o empresa con proyección digital, sin duda necesitas un buen plan de marketing. Hoy, exploraremos qué es un plan de marketing, por qué lo necesitas, y lo más importante, cómo hacerlo. Explicaremos las fases del plan de marketing que necesitas para tu negocio.

¿Qué es un Plan de Marketing?

Un plan de marketing digital es un documento estratégico que plantea distintas acciones para mejorar la presencia y promoción digital de una marca, de sus productos y de sus servicios. Este plan de marketing no es un documento aislado, sino que debe trazarse de forma alineada con los objetivos y estrategias empresariales, para coordinar todas las acciones de forma coherente con la marca.

Por eso es tan importante conocer las fases del plan de marketing, ya que el desarrollo de este documento debe hacerla un profesional de marketing digital teniendo en cuenta toda la estructura de negocio existente y siguiendo todas las fases del plan de marketing que te mostraremos más adelante.

¿Por Qué Necesito un Plan de Marketing?

Tanto si eres una empresa local pequeña como si tienes una multinacional, sí o sí necesitas un plan de marketing digital. El motivo es muy sencillo:

• Más del 80% de los usuarios llevan a cabo una investigación previa en Internet antes de realizar una compra
• Casi un 90% de los internautas está presente en alguna red social

Esto nos da una pista muy clara: si el usuario está en Internet buscando, yo como empresa debo estar en Internet ofreciendo mi mejor versión. Los canales tradicionales ya no son publicidad suficiente para promocionar nuestro negocio, sino que los canales digitales son las grandes puertas hoy en día que nos lleva a nuestro público objetivo.

Como hemos dicho, una buena estrategia debe contemplar todas las fases del plan de marketing para que este sea lo más completo posible, porque igual que hemos avanzado del medio tradicional al medio digital, ahora el mundo digital avanza tan rápido y ofrece tantas posibilidades que si se nos olvida una podemos estar dejando escapar una gran oportunidad. Por eso estar al día de las tendencias en marketing digital es muy importante para un profesional de este sector.

¿Cuáles son las 5 Fases del Plan de Marketing?

Es cierto que las fases del plan de marketing pueden ser 5, 7 o 10 dependiendo de cómo queramos definirlo, e incluso podemos agregar subfases dentro de cada una, pero nosotros hemos detectado 5 fases del plan de marketing que son básicas e indispensables para su desarrollo y creemos que es importante que las conozcas:

1. Análisis

Por una parte, necesitamos una descripción muy detallada de la empresa, su historia, valores, hitos, productos, servicios, protocolos, etc. Empaparnos hasta el punto de pensar que formamos parte de ella. Por otra parte, nuestra misión será analizar cuál es la presencia digital actual de esta empresa: en qué canales se encuentra , qué está haciendo en ellos, qué campañas realiza, si hace algun tipo de medición… lo cual nos dará pistas de posibles vias de actuación que más adelante tendremos que desarrollar (diseño web, gestión de redes sociales…).

A continuación, deberemos analizar la presencia digital de la competencia: qué está haciendo y qué le funciona y qué no. Una vez tengamos toda esta información, realizaremos un análisis DAFO para detectar de forma bien clara las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades que se presentan.

2. Objetivos

Tener muy claros los objetivos a conseguir con nuestro plan de marketing digital es fundamental, sino este carece de sentido. Con el análisis realizado previamente y nuestro DAFO, podemos detectar esas vias de mejora donde poner nuestro esfuerzo, por lo que definiremos los objetivos en base a qué queremos conseguir con nuestras acciones.

En esta parte de las fases del plan de marketing deberemos seguir un modelo llamado SMART para definir nuestros objetivos:

• S para Específico: hay definir nuestro objetivo de manera concreta y precisa, sin ambigüedades
• M para Medible: eso que queremos conseguir debe tener un elemento medible o KPI (Key Performance Indicator) que nos indique precisamente en qué punto se encuentra
• A para Alcanzable: debemos tener claro que podemos llegar a cumplir ese objetivo teniendo en cuenta nuestros recursos
• R para Realista: hay que ser realistas y no buscar objetivos imposibles para nosotros
• T para Tiempo: con una fecha y deadline establecidos, para ser más eficaces y detectar si vamos por buen camino

3. Target

Siguiendo con las fases del plan de marketing nos encontramos con la definición de nuestro público objetivo o target. Es indispensable tener claro a quién queremos llegar, a quién le vamos a hablar y a quién queremos convencer.

Para ello debemos primeramente segmentar nuestro público entre B2C (Business to Client), es decir, cliente consumidor final o B2B (Business to Business), o empresas.Una vez tengamos esto claro, deberemos definir nuestra buyer persona teniendo en cuenta variables sociodemográficas como la edad, el sexo, la localización, el poder adquisitivo, sector laboral, etc. y variables psicográficas o cualitativas como sus intereses, necesidades, personalidad, gustos, hobbies… y lo más importante, cuál es el camino que realiza para terminar una compra (conocido como costumer journey).

4. Plan de Acciones

Otra de las fases del plan de marketing que más esfuerzo nos va a tomar es el plan de acciones o la estrategia en sí misma. Aquí llega el momento de tomar en cuenta el análisis que hemos hecho, los objetivos que hemos definido y el target al cual nos vamos a dirigir para desarrollar una serie de tácticas en los distintos canales digitales para poder cumplir con esos objetivos.

Esta es una de las fases del plan de marketing más complicadas y donde más vas a necesitar de la ayuda de profesionales en marketing digital para saber qué vias de actuación puedes tomar para mejorar la presencia digital de tu empresa.

5. Evaluación de Resultados

Finalmente, terminamos las fases del plan de marketing evaluando si este ha funcionado o no. Por eso era tan importante cuando te hemos dicho que los objetivos deben ser medibles, para poder analizar una vez estén puestas en marcha las acciones si están dando resultados.

Es esencial que revisemos estos KPIs o indicadores de funcionamiento de forma periódica, antes, durante y después de las campañas o acciones para ver qué sucede.

Estas son las 5 fases del plan de marketing que siempre debes contemplar, pero como ya hemos dicho, si lo consideras, puedes añadir más fases o subfases de acorde a tus objetivos para ayudarte a desarrollar tu plan.

¿Qué es la Gestión de Proyectos?

La gestión de proyectos o project management hace referencia a la dirección de la planificación y ejecución de un proyecto durante su ciclo de vida. Los Project Managers son los que cumplen este rol dentro de los equipos de trabajo, liderándolos y guiándolos al cumplimiento de objetivos.

Todos estos factores se relacionan entre sí, lo que significa que si falla uno, los otros se verán afectados. Por ejemplo, si se reduce el tiempo asignado, se reducirá también la cantidad de trabajo (alcance) que se podrá hacer y esto condicionará el resultado y el coste del proyecto.

Los proyectos suelen involucrar la participación de diferentes equipos y es fundamental que se puedan organizar, entender las prioridades estratégicas y fijar los objetivos de negocio. La gestión de proyectos se trata básicamente, de ayudar a que las personas correctas, hagan las tareas correctas, en el momento correcto. Sin una planificación adecuada, los equipos intentarán atacar los problemas en caliente, esperando que con suerte el proyecto pueda completarse sin mayor afectación. Mientras que con la ayuda de un Project Manager, se podrá dividir el proyecto en tareas, hitos y plazos de tal forma que sea posible reaccionar ante los problemas de forma más ágil.

Las 5 Fases de la Gestión de Proyectos

El ciclo de vida de la gestión de proyectos se compone por cinco fases: inicio, planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre.

1. Iniciación del Proyecto

Esta fase marca el comienzo de un proyecto y es en donde se realiza la preparación del mismo.

• Alcance del proyecto: Se especifican los objetivos y las limitaciones que tendrá.
• Recursos dispuestos: Se hace una descripción general de todo lo que implicará el proyecto, respecto a recursos y tiempo.
• Presupuesto: Detallar el valor que se necesita para lograr el proyecto con éxito.

Toda esta información deberá estar aprobada por las partes interesadas antes de pasar a la siguiente fase.

2. Planificación del Proyecto

El objetivo de esta fase es crear un plan de proyecto, que especifique cómo se gestionará cada área durante la ejecución del mismo. Se establecerán hitos y fechas clave para cada etapa, junto con la fecha de finalización, así como las metas individuales del proyecto. Esta es una gran forma de que todos los departamentos tengan claro sus responsabilidades y avancen hacia el mismo objetivo.

Otro de los aspectos importantes a definir cuál es la metodología de gestión de proyectos que será usada. Puedes elegir entre Agile, Scrum, Lean, Kanban, entre otras.

3. Ejecución

En esta fase se cubren la asignación y gestión adecuadas de todas las tareas del proyecto descritas en la fase de planificación. Los Project Manager se encargarán de supervisar todas las áreas de conocimiento de gestión de proyectos a medida que avance a las siguientes fases.

• Ejecución de tareas: Se deben monitorear las tareas dentro del marco del tiempo en el tiempo especificado.

El resultado de esta fase se verá reflejable en los entregables del proyecto.

4. Seguimiento y Control

Durante la fase de seguimiento, el tiempo, coste y rendimiento, se comparan en cada etapa y se realizan las modificaciones necesarias en cada una de las actividades para mantener el curso del proyecto.

5. Cierre

En la última fase de la gestión de proyectos se presentan los entregables finales a las partes interesadas. Al igual que en otras etapas, es fundamental que todos los departamentos aprueben cada tarea. Asimismo, es importante que se le dedique un tiempo a la reflexión en donde se planteen mejoras para próximos proyectos y aprendizajes.

Metodologías de Gestión de Proyectos

Es crucial conocer los diferentes tipos de gestión de proyectos para poder dictar una estructura y definir la metodología a implementar. Por eso, os dejamos una lista de los modelos más relevantes.

• Agile: Es una de las metodologías más conocidas. Es más una manera de realizar la gestión de proyectos que una herramienta, como lo son otros softwares, así que puede implementarse en distintas industrias.
• Modelo Waterfall: También conocido como «modelo en cascada», es el método más tradicional y se basa en las cinco fases esenciales en la gestión de proyectos que ya te mencionamos.
• Scrum: Es un avance en formación que utilizan los jugadores de rugby y ahora es una manera de organizar equipos que deben trabajar rápido en el desarrollo de software, principalmente. Las tareas se organizan en periodos cortos, entre una semana hasta un mes, para que las entregas sean más ágiles.
• Lean: Lean se basa en la idea de hacer más con menos.
• Kanban: Este modelo también nació en Toyota, en 1940, y es de los más sencillos de utilizar, ya que se concibió como un simple tablero (aunque ya existe software para utilizarlo), en el que se identifican tareas por códigos de color y que pueden moverse a lo largo de las etapas indicadas.
• Six Sigma: Fue creado para reducir los errores al mínimo y se basa en modelos estadísticos para evitarlos y eliminarlos en poco tiempo.
• PRINCE2: Su nombre completo es Proyectos en Ambientes Controlados. Fue creado en el Reino Unido y está enfocado en el producto. Se puede utilizar en proyectos de cualquier tamaño e industria, ya que este método separa los niveles de gestión para que puedan trabajar en distintos proyectos.
• PERT: PERT son las siglas en inglés de Técnica de Revisión y Evaluación de Proyectos. Fue creada en 1957 por el Departamento de Defensa de Estados Unidos, en plena Guerra Fría. Su finalidad es utilizar un modelo estadístico para analizar el tiempo que llevará completar las tareas de un proceso, pues su intención es saber exactamente la duración de un proyecto.

Roles en la Gestión de Proyectos

En cuanto a los roles, el Gestor de Proyectos es la figura responsable de la gestión operativa del proyecto: define el plan, asigna tareas, gestiona el presupuesto y monitorea los progresos.

El Líder de Proyectos, por otro lado, se centra más en el liderazgo del equipo, motivando a los miembros, promoviendo la colaboración y gestionando los conflictos.

Herramientas de Gestión de Proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos son fundamentales para una gestión efectiva de los proyectos.

• Trello: Una plataforma intuitiva basada en tableros y tarjetas, que ofrece una gestión visual de tareas. Cada actividad puede dividirse fácilmente en listas, permitiendo organizar el trabajo por fases, asignar responsabilidades y monitorear el progreso. Ideal para equipos que prefieren una interfaz simple y completa, Trello también apoya la integración con numerosas otras aplicaciones.
• Asana: Ofrece una planificación avanzada con líneas de tiempo interactivas, asignación de tareas e informes de progreso. La integración con inteligencia artificial permite automatizar tareas repetitivas, sugerir prioridades y optimizar los flujos de trabajo.
• Jira: Una herramienta especializada para equipos de desarrollo de software, optimizada para la gestión ágil de proyectos. Jira integra metodologías como Scrum y Kanban, permitiendo configurar flujos de trabajo personalizados y monitorear errores, lanzamientos y actividades del equipo.
• Microsoft Project: Un software avanzado para la gestión de proyectos complejos, que ofrece funciones de programación automatizada, asignación de tareas y gestión de recursos. Con gráficos de Gantt interactivos y herramientas de análisis de costos, Microsoft Project permite mantener un control total sobre el tiempo y el presupuesto.

Consejos para una Gestión de Proyectos Exitosa

• Dedica el tiempo necesario a las fases de iniciación y planificación, ya que de ello depende el éxito.
• Al establecer los objetivos y acordar las tareas y prioridades, hay menos posibilidades de confusión dentro de los equipos y esto contribuye a la obtención de buenos resultados.
• Elige la metodología que más se adecúe a tu tipo de proyecto, puesto que ayudará a determinar cómo se prioriza y distribuye el trabajo.
• Mantente en constante comunicación con los equipos de trabajo para que estos sepan cuáles son sus responsabilidades y puedan entender el rol de cada uno.
• Sé realista con los tiempos y el alcance del proyecto. Si bien es casi imposible desarrollar un cronograma de gestión de proyectos perfecto, equilibrar estos dos factores es una inversión que vale la pena para el éxito del mismo.
• Apóyate en las diferentes herramientas de gestión de proyectos para hacer tu trabajo y el de todo el equipo más fácil y claro.

La gestión de proyectos es el conjunto de habilidades, metodologías y técnicas para organizar y gestionar todos los recursos y actividades necesarios para alcanzar objetivos específicos de un proyecto. Incluye varias fases, desde la definición de objetivos hasta la planificación de actividades, la gestión de recursos, el monitoreo de progresos, y el cierre del proyecto con una evaluación final.