El Gabinete de Comunicación en Startups: Clave para la Visibilidad y Credibilidad

En el competitivo mundo actual, donde las empresas viven en un ambiente de constante cambio y la necesidad de impulsar la comunicación es cada vez más vital para sobrevivir y prosperar, todas las empresas deberían ser conscientes de la importancia de desarrollar estrategias de comunicación. Sobre todo, saber lo favorecedor que puede ser para su organización tener gabinetes de comunicación expertos, así como el potente crecimiento que puede tener su negocio gracias a ello.

Tanto las empresas pequeñas como medianas y grandes no pueden olvidarse de la comunicación corporativa de su empresa, la cual es clave para un buen desarrollo empresarial. No se concibe a día de hoy una entidad que no se comunique con su público ni con sus empleados. Esto es así porque toda organización busca darse a conocer en el entorno donde desenvuelve su actividad para poder dar respuesta a las necesidades de sus clientes. Por lo tanto, la imagen pública de la organización empresarial es un punto determinante si se quiere tener éxito. Aquí es donde aparece el gran papel fundamental que tiene un gabinete de comunicación.

¿Qué es un Gabinete de Comunicación?

Un gabinete de prensa es el organismo que recoge toda la información noticiable positiva de una empresa y la pone en contacto con los medios deseados para su posterior publicación. Su cometido es enlazar los medios de comunicación y los públicos objetivos con la entidad emisora, actuando como su representante. Puede ser un departamento incluido en la misma empresa o un organismo contratado de manera externa.

Los gabinetes de comunicación en la actualidad se ocupan de las relaciones informativas tanto externas como internas de la empresa. El objetivo de esta actividad no es otro que poner en marcha una estrategia creada específicamente para la marca que ha de conseguir transmitir los valores de la compañía, sus productos y servicios, su historia y, en definitiva, crear la imagen correcta en la mente del consumidor a través de los medios de comunicación. El gabinete de prensa crea contenido de valor, real e informativo.

Funciones Clave del Gabinete de Comunicación

• A nivel externo: El gabinete de comunicación se encarga de las relaciones informativas con los medios de comunicación, de la organización de los eventos de la empresa, de las relaciones institucionales y de las relaciones con la sociedad en general. Es decir, se encarga de transmitir la imagen corporativa de la empresa que se quiere transmitir.
• A nivel interno: El gabinete de comunicación se encarga de las relaciones con el personal que trabaja en la empresa y es el que creará acciones comunicativas para así mejorar las relaciones entre los empleados y aumentar su productividad.

Ventajas de Contar con un Gabinete de Comunicación

Tener un gabinete de prensa supone contar con innumerables ventajas, aunque quizás la más significativa sea la mejora de imagen y visibilidad que consigues como marca en los medios.

• Credibilidad: La información difundida a través de los medios tradicionales como la prensa, la televisión o la radio aumenta la credibilidad de la marca.
• Mejora de imagen y visibilidad: Llegar a muchísimas personas y la cantidad de impactos que se pueden originar en los medios es enorme.
• Calidad de la Información: El gabinete de prensa crea contenido de valor, real e informativo.
• Continuidad: A diferencia de la publicidad, que busca un impacto a corto plazo, la actividad del gabinete de prensa y de las relaciones públicas va dirigida a más largo plazo, construyendo una identidad de marca sólida.
• Gestión de Crisis: Contar con un gabinete de prensa hace que la marca esté preparada a nivel informativo para cualquier situación inesperada de crisis.
• Bajo Coste en relación con otras acciones de Marketing: El retorno de la inversión es siempre muy positivo.

Diferencia entre PR y Publicidad Gratuita

Las startups B2B llegan al PR demasiado tarde y por la razón equivocada. Tras años trabajando comunicación para startups industriales, SaaS y deeptech, hemos identificado que el problema no es de presupuesto, es de método. El primer ajuste es conceptual: PR no es publicidad gratis. PR es construcción de relaciones con periodistas y editores que algún día contarán tu historia porque les aporta valor, no porque tú lo necesites. No se miden impactos, no se envían notas de prensa a 500 medios, ni se buscan titulares. Esta es la fase que las startups quieren saltarse, y por eso fracasan. Solo cuando hay relación se activa la noticia.

Contenido de valor: comparte datos propios, tendencias, opiniones contraintuitivas. No hay que querer salir en El País desde el día uno, sino empezar en medios sectoriales especializados.

La Nota de Prensa: Una Herramienta Esencial

Construir un gabinete de prensa o crear una nota de prensa puede ser un poco complicado si estás empezando en el mundo de la startup, pero es algo esencial si quieres que tu empresa sea reconocida en medios y llegue a tu público objetivo.

¿Cuándo se Envía una Nota de Prensa?

Se envía una nota de prensa cuando hay algo noticiable que comunicar, como:

• Lanzamientos de productos o servicios nuevos, o si has añadido una nueva línea de negocio.
• Eventos que vayas a realizar.
• Premios que hayáis ganado en la empresa.

Estructura de una Nota de Prensa

Supongamos que el gabinete de prensa del que hablamos está dentro de tu equipo; sois vosotros los que vais a redactar la nota de prensa que luego enviaréis a los medios seleccionados.

1. Cabecera: Incluye el título y el subtítulo. Es importante que el título resuma la nota de prensa pero que sea llamativo y disruptivo, que llame la atención.
2. Primer párrafo o entradilla: Esto es muy, muy importante. Aquí tenemos que ser precisos, concisos y directos. Es lo primero que el periodista va a leer para decidir si merece la pena seguir invirtiendo tiempo en tu nota de prensa. En unas líneas tienes que informarle qué es lo que sucede y por qué es importante.
3. Cuerpo de la noticia: En general, la nota de prensa suele constar del título y subtítulo, párrafo entradilla y luego 2 o 3 párrafos más que cuentan lo que ha pasado o lo que va a pasar.
4. Remate final: Cierre a la historia que cuentas.

Aquí tienes una infografía que resume la estructura de una nota de prensa:

Herramientas Utilizadas por un Gabinete de Comunicación

En esta estrategia se integran multitud de herramientas necesarias que se adaptan según el objetivo buscado:

• Notas de prensa
• Tribunas de opinión
• Gestión de entrevistas a los diferentes portavoces
• Ruedas de prensa
• Acciones de gifting
• Webinars

Coste de un Gabinete de Prensa para Startups B2B

Para una startup B2B en fase Series A, un gabinete de prensa eficaz cuesta entre 3.000 y 6.000 euros mensuales si se externaliza con una agencia especializada. Por debajo de eso, normalmente solo cubre envíos de notas. Internamente, requiere un dueño claro: marketing, fundador o head of communications. A 12 meses, el objetivo es convertir a la marca en fuente recurrente para los periodistas de su sector.

Bajo nuestro punto de vista, las agencias permiten ahorrar tiempo, dinero y recursos propios. Además, hay que tener en cuenta que, contando con agencias de comunicación externas, se abre un mundo de posibilidades.

En Aquere Social Media, por ejemplo, contamos con un gabinete de comunicación que analiza todos los medios de comunicación locales y elige cuáles son los óptimos para conversiones a corto plazo. Una vez seleccionado el medio donde queremos ser publicados, elegimos el tipo de información que más se adapta a él, ya sea noticia, nota de prensa, reportaje, entrevista, artículo, etc. Nos preocupamos de realizar todo el proceso de Comunicación 2.0.

Contar con un gabinete de prensa, que puede ser externo o interno, es fundamental en los tiempos que corren.