Formación Bonificada para PYMES: Impulsa el Talento y la Competitividad de tu Empresa

En el exigente mercado actual, la formación continua es un pilar esencial para el éxito. Cada vez más empresas entienden que sus empleados pueden llegar a convertirse en su principal valor. Para ello, es importante que, además de motivarles e incentivarles, inviertan en su formación y les ayuden -desde el punto de vista profesional- a mantenerse actualizados.

En España, las empresas pueden hacerlo fácilmente gracias a la formación bonificada. Conocida también como formación programada o formación continua, es un mecanismo de ayuda auspiciado por el Estado para que las empresas que lo soliciten puedan brindar a sus trabajadores la opción de realizar diferentes acciones formativas relacionadas con su actividad o puesto de trabajo.

Este sistema permite a las empresas recibir fondos públicos para financiar programas de capacitación diseñados para mejorar las habilidades y competencias de sus equipos. Este mecanismo se nutre del crédito de formación que cada empresa genera anualmente a través de las cotizaciones a la Seguridad Social de sus trabajadores.

La formación bonificada es una herramienta clave para las empresas que buscan mejorar las competencias de sus empleados sin incurrir en grandes gastos adicionales. Su importancia para las empresas radica en que les permite abordar de forma proactiva la actualización de conocimientos y la adquisición de nuevas competencias sin incurrir en costes adicionales significativos.

Acceder a ella y disfrutar de sus beneficios es muy sencillo, por lo que te animamos a acompañarnos en este artículo para saber cómo funciona la formación bonificada y la manera en la que puedes solicitarla.

¿Qué es la Formación Bonificada?

La formación bonificada para empresas es un sistema que permite a las empresas ofrecer cursos de formación a sus empleados utilizando créditos formativos proporcionados por la Seguridad Social. Una formación bonificable es un curso o una capacitación empresarial subvencionada que las empresas financian total o parcialmente con bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social.

Este programa del Estado permite a las empresas ofrecer a sus personas empleadas la opción de formarse mediante cursos relacionados con su puesto de trabajo y tareas asociadas. Este tipo de capacitación también se denomina formación de trabajadores/as programada o continua porque les aporta los conocimientos necesarios para desenvolverse a lo largo de su vida laboral.

Formación Bonificada vs. Formación Subvencionada

Aunque a priori lo parezca, formación bonificada y formación subvencionada no son términos parejos. La formación bonificada no es subvencionada por el Estado directamente, sino que se financia a través de las cotizaciones a la Seguridad Social que las empresas ya realizan.

Por otro lado, la formación subvencionada engloba los cursos y acciones formativas organizadas por entidades empresariales o sindicales y centros de formación privados que reciben financiación pública en materia de capacitación.

Ventajas de la Formación Bonificada para Empresas

La formación bonificada no es solo una ventaja fiscal, sino una estrategia inteligente para cualquier empresa que valore su capital humano. Sus beneficios se extienden más allá de lo económico, impactando directamente en la productividad, el ambiente laboral y la capacidad de adaptación de la organización. Al aprovechar esta oportunidad, las empresas no solo optimizan sus recursos financieros, sino que también fortalecen su cultura organizacional, fomentan la retención de talento y se posicionan como empleadores atractivos.

En 2023, esta iniciativa para la formación subvencionada superó por primera vez la barrera de los cinco millones y medio de participantes en sus cursos programados. Una cifra récord que se alcanzó gracias a la mediación de 347.917 empresas, las cuales se beneficiaron de sus numerosas ventajas:

• Es una herramienta gratuita para los empleados.
• Se financia mediante las cuotas que las organizaciones pagan mensualmente a la Seguridad Social, por lo que normalmente no supone un coste directo para ellas.
• Contribuye a la mejora de la cualificación de los empleados.
• Incrementa el bienestar, la motivación y la implicación de los trabajadores.
• Mantiene actualizadas las competencias y habilidades del personal de las compañías.
• Mejora la competitividad y la productividad de las empresas.
• Facilita la implantación y el aprovechamiento de las nuevas tecnologías en el seno de las organizaciones.
• Recuperación de parte de la inversión a través de bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social.
• Mejora de la imagen corporativa.
• Retención del talento.

Así, sus objetivos se centran en potenciar la productividad y la competitividad de las empresas, gracias a una óptima formación de los trabajadores que permite incrementar su capacitación profesional y que, además, sirve para promover la acreditación de estas competencias laborales que adquieren durante todo el proceso.

¿Quiénes Pueden Acceder a la Formación Bonificada?

Acceder a la formación bonificada es una oportunidad abierta a la mayoría de las empresas en España, pero no está exenta de requisitos específicos. Entender quién puede beneficiarse y qué condiciones deben cumplirse es fundamental para asegurar el éxito del proceso de bonificación. La correcta comprensión y aplicación de estos requisitos no solo asegura la viabilidad de la bonificación, sino que también sienta las bases para un plan de formación eficaz y alineado con los objetivos estratégicos de la empresa.

Lo primero que hay que saber sobre la formación bonificada es que está disponible para las empresas españolas que tienen trabajadores en Régimen General, que se encuentran al corriente de sus pagos con Hacienda y la Seguridad Social y que cotizan por contingencia de Formación Profesional.

Todas las empresas que cotizan por Formación Profesional en España, independientemente de su tamaño y fecha de creación, disponen de un crédito anual para financiar la formación de sus empleados. Este crédito se genera a partir de las aportaciones que la empresa realiza a la Seguridad Social en concepto de Formación Profesional.

Requisitos Clave:

• Tener empleados contratados: La formación bonificada está destinada a los trabajadores que tienen un contrato laboral activo con la empresa.
• Cotizar al concepto de formación profesional: La empresa debe haber realizado aportaciones al apartado de «Formación Profesional» en las cotizaciones de la Seguridad Social.
• Contar con crédito formativo suficiente: Cada organización dispone de un crédito anual calculado según el tamaño de su plantilla y las aportaciones realizadas.
• Facilitar la participación de los empleados: Para que los trabajadores participen en la formación, deben estar dados de alta en la Seguridad Social mientras dure el curso.

Por lo tanto, no pueden solicitarla los trabajadores autónomos o los funcionarios y empleados de empresas o entidades públicas que están dentro del ámbito de aplicación de los acuerdos de formación en las Administraciones Públicas.

Regulación y Normativa de la Formación Bonificada

La formación bonificada dirigida a empresas se apoya en un amplio marco normativo; pero, de forma específica, está regulada por:

• La Ley 30/2015, de 9 de septiembre, por la que se regula el Sistema de Formación Profesional para el empleo en el ámbito laboral.
• Real Decreto 694/2017, de 3 de julio, por el que se desarrolla la mencionada Ley 30/2015, de 9 de septiembre.

Ambas recogen las funciones de FUNDAE (Fundación Estatal para la Formación en el Empleo), la cual gestiona los fondos públicos destinados a la formación y, de esta forma, se encarga de que las empresas puedan acceder a la oferta formativa existente para capacitar a sus empleados. FUNDAE no solo supervisa el correcto uso de estos fondos, sino que también proporciona información, herramientas y soporte para que las empresas puedan acceder a la bonificación de manera sencilla y transparente.

Además, para acogerse a ella, las compañías deben tener en cuenta varios aspectos:

• FUNDAE exige que conserven durante cuatro años y puedan presentar en formato papel la documentación que acredita la acción formativa impartida.
• Deben comunicar con una antelación mínima las fechas de inicio y finalización de la formación a la Fundación y a los empleados, para que no surjan incidencias que impidan su realización.
• Deben garantizar que no existe ningún tipo de incompatibilidad con otras subvenciones que se utilicen para la misma finalidad, según lo indicado en la normativa sobre ayudas públicas.

Cuantía y Cálculo del Crédito de Formación Bonificada

Cualquier empresa, independientemente de su fecha de creación y de su número de empleados, tiene acceso a un mínimo de 420 euros anuales en concepto de formación. De hecho, esta es la cantidad establecida para las organizaciones que acaban de fundarse o para aquellas que tienen entre 1 y 5 empleados.

El importe máximo para bonificar depende del crédito anual disponible de cada empresa para la formación continua bonificada. El sistema de bonificaciones funciona como un mecanismo de compensación. Cada empresa que cotiza por Formación Profesional a la Seguridad Social dispone de un crédito anual para financiar acciones formativas para sus empleados.

Este crédito se calcula en función de la cuantía ingresada por la empresa el año anterior en concepto de cuota de Formación Profesional y del tamaño de su plantilla.

Para saber el crédito que la empresa puede obtener en concepto de aprendizaje, debemos fijarnos en el número de personas que la integran. Por ejemplo, una plantilla con 300 personas y un pago de cuota de FP en 2024 de 82.000 euros, obtendrá un crédito disponible de (82.000 x 0,50% = 41.000 euros) a consumir entre enero y diciembre de 2025.

Crédito de Formación según el tamaño de la Plantilla:

El dinero de la bonificación puede incrementarse según su plantilla:

En cualquier caso, las empresas pueden optar por seguir formándose, aunque superen la cuantía del crédito del que disponen, pero teniendo en cuenta que no podrán bonificarse el importe que exceda la cantidad que les corresponde.

El crédito de formación bonificada asignado a una empresa es anual y no es acumulable para el año siguiente. Si una empresa no consume la totalidad de su crédito de formación en un ejercicio, el saldo restante se pierde. Sin embargo, existe una excepción para las empresas de menos de 50 trabajadores: si no han utilizado su crédito en el año en curso, pueden acumularlo hasta los próximos 2 ejercicios económicos, siempre que así lo comuniquen a FUNDAE antes del 30 de junio.

¿Deben las empresas pagar algo por acceder a esta formación bonificada?

Aunque la empresa inicialmente deba adelantar el coste de la formación, luego recupera parte de la inversión o su totalidad a través de bonificaciones en sus cotizaciones a la Seguridad Social (hasta el límite de su crédito concedido).

Aquellas con un máximo de 5 trabajadores pueden disfrutar gratuitamente del crédito que tienen asignado. Pero las que superen esta cifra sí tienen la obligación de financiar un porcentaje del importe de la acción formativa, el cual se calcula sobre el total del mencionado crédito:

Para asumir estas obligaciones de cofinanciación privada, las compañías pueden bonificarse menos dinero del que han pagado por la formación hasta cubrir el porcentaje que deben aportar. Esto es algo habitual si el alumnado realiza su formación fuera de su jornada laboral. O también tienen la opción de permitir que los empleados se formen dentro de su jornada laboral, en cuyo caso se entiende la empresa está asumiendo sus costes salariales, aunque no estén realizando su trabajo habitual.

¿Cómo Funciona el Proceso de la Formación Bonificada?

El proceso de la formación bonificada implica una serie de pasos clave que garantizan la correcta gestión y justificación de los fondos. En esencia, la empresa identifica una necesidad formativa para sus empleados y elige un curso o proveedor. Este proceso se rige por una normativa específica y requiere una comunicación y gestión adecuadas con FUNDAE para asegurar que la bonificación se aplique correctamente.

Pasos para Solicitar la Formación Bonificada:

1. Análisis y detección de necesidades: Las empresas que cumplan con los requisitos y quieran acogerse a alguno de los cursos de formación bonificada disponibles deben analizar las habilidades y capacidades profesionales de sus empleados para detectar las posibles áreas de mejora.
2. Búsqueda y elección de la formación: A continuación, podrán buscar y elegir el curso que mejor se adapte a sus necesidades formativas, asegurándose que el centro de formación que lo imparte esté debidamente autorizado y cumpla con los requisitos establecidos por la FUNDAE. La clave para que la formación bonificada sea realmente efectiva no solo reside en la gestión de la bonificación, sino en la elección de cursos y entidades formadoras de calidad y que se adecúen a las necesidades reales de la empresa.
3. Comunicación a FUNDAE: Tras completar su inscripción, deberán comunicar a FUNDAE todos los datos de la formación, incluyendo las mencionadas fechas de inicio y finalización de la formación bonificada para empresas. Esta comunicación, la pueden realizar en su propio nombre o a través de una entidad organizadora como la Cámara de Comercio. Antes de que la formación bonificada pueda comenzar, es imprescindible cumplir con una serie de comunicaciones obligatorias a FUNDAE. Esta comunicación previa es un requisito indispensable para que la formación sea elegible para la bonificación.
4. Comunicación a la Representación Legal de los Trabajadores (RLT): A continuación, procederán a comunicar las acciones formativas a la representación legal de los trabajadores -con un mínimo de dos días de antelación respecto a la fecha de inicio- para que las realicen conforme a lo previsto.
5. Realización de la formación y seguimiento: Durante la ejecución del curso de formación bonificada, la empresa y la entidad formadora deben mantener un registro y seguimiento exhaustivo de la actividad formativa. Esto incluye el control de asistencia de los participantes (registros firmados o digitales), la entrega de diplomas o certificados de finalización, y la recopilación de encuestas de satisfacción.
6. Justificación y aplicación de la bonificación: Una vez finalizada la acción formativa, la empresa debe proceder a la justificación del coste ante FUNDAE. Este paso consiste en comunicar a la Fundación el coste total de la formación y solicitar la bonificación correspondiente, que se aplicará en los boletines de cotización a la Seguridad Social del mes en que finalice el curso. La empresa deberá liquidar el importe bonificable en los boletines de cotización (TC). Normalmente, este se hará efectivo en el momento de presentar los seguros sociales del mes en el que se ha finalizado la acción formativa, o antes de que se cierre el ejercicio anual.
7. Verificación y alegaciones: Finalmente, deberá consultar la notificación sobre el proceso para verificar que todo se ha realizado convenientemente, ya que, en caso de no estar conforme, podrá presentar las alegaciones correspondientes.

Asesoramiento y Gestión de la Formación Bonificada

El proceso de gestionar la formación bonificada puede parecer complejo inicialmente, pero con la orientación adecuada y una planificación meticulosa, se convierte en un trámite sencillo y muy beneficioso. Dominar esta gestión no solo implica conocer los plazos y la documentación necesaria, sino también comprender el rol fundamental de entidades como FUNDAE.

La Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE) opera a través de plataforma digital, en su página web las empresas pueden gestionar todos los aspectos relacionados con la formación bonificada, como registrar cursos, comunicar participantes, y realizar el seguimiento de la bonificación. Puedes consultar en la plataforma de FUNDAE buscando la opción “Consultas de crédito disponible” o similar.

La formación bonificada o programada se puede organizar, gestionar e impartir por las propias empresas o por las entidades organizadoras, mediante cursos o acciones formativas con flexibilidad en sus contenidos y en el momento de su impartición. La gestión de las bonificaciones a través de FUNDAE la puede solicitar tanto la empresa como una entidad organizadora que actúe en su nombre.

Para facilitar el acceso a la formación bonificable y a la capacitación profesional subvencionada, hay varias plataformas y entidades que tienen programas adaptados a las necesidades de cada empresa. Por ejemplo, en la Escuela de Negocios de la Cámara de Madrid, cuentan con un servicio específico para gestionar de forma óptima la utilización de los créditos disponibles para las organizaciones, y garantizar que todo el proceso operativo se realiza con un alto nivel de calidad.

En cualquier caso, las empresas pueden organizar la formación de sus trabajadores por sí mismas, impartiendo los cursos con sus propios medios (por ejemplo, en el aula de la empresa y con un formador interno) o bien recurriendo a la contratación de proveedores externos (por ejemplo, un Centro de Estudios). A este tipo de Autogestión le llamamos Modelo de Gestión Nº 1. En esta modalidad no participan las Entidades Organizadoras.

Si se trata de un grupo de empresas, la formación se podrá organizar de forma independiente por cada uno de los CIF, o agrupándose algunas o todas ellas. En el caso de grupo de empresas se considera también modo de Gestión Nº 1, y por ello pueden desarrollar cursos utilizando para su impartición medios propios o contratados de un modo externo a proveedores.

Errores Comunes y Auditorías

Aunque la formación bonificada es una gran oportunidad, existen errores comunes que las empresas suelen cometer y que pueden llevar a la pérdida de la bonificación o a sanciones. Para asegurar el éxito del proceso, es fundamental llevar un control riguroso de la documentación, cumplir estrictamente con los requisitos de FUNDAE y, si es necesario, contar con el apoyo de una entidad gestora especializada.

El sistema de formación bonificada está sujeto a auditorías por parte de FUNDAE y otros organismos de control para verificar el correcto uso de los fondos públicos. La documentación adecuada (contratos, control de asistencias, justificantes de pago, etc.), la coherencia entre la formación realizada y las necesidades del puesto, y la correcta aplicación de la bonificación son cruciales para superar cualquier auditoría con éxito.

Preguntas Frecuentes sobre la Formación Bonificada

¿Se puede bonificar cualquier curso?

No, no se puede bonificar cualquier curso. Para que una acción formativa sea bonificable a través de FUNDAE, debe cumplir una serie de requisitos fundamentales. Principalmente, la formación debe estar relacionada con la actividad de la empresa o con el puesto de trabajo del empleado que la realiza. Además, debe cumplir con unos estándares de duración, contenido y metodología. Por ejemplo, cursos muy genéricos o de desarrollo personal no directamente vinculados a la mejora laboral podrían no ser bonificables. Es importante tener en cuenta que las acciones formativas serán bonificadas si se relacionan con competencias digitales o favorecen la recualificación de estos/as profesionales, independientemente de que tengan o no relación directa con la actividad empresarial.

¿Los créditos de formación bonificada son acumulables?

El crédito de formación bonificada asignado a una empresa es anual y no es acumulable para el año siguiente. Si una empresa no consume la totalidad de su crédito de formación en un ejercicio, el saldo restante se pierde. Sin embargo, existe una excepción para las empresas de menos de 50 trabajadores: si no han utilizado su crédito en el año en curso, pueden acumularlo hasta los próximos 2 ejercicios económicos, siempre que así lo comuniquen a FUNDAE antes del 30 de junio.

¿La formación bonificada es gratuita para la empresa?

No son completamente gratuitos, ya que la empresa debe adelantar el pago y gestionar la bonificación. Aquellas con un máximo de 5 trabajadores pueden disfrutar gratuitamente del crédito que tienen asignado. Pero las que superen esta cifra sí tienen la obligación de financiar un porcentaje del importe de la acción formativa, el cual se calcula sobre el total del mencionado crédito, aunque esta cofinanciación puede ser asumida de diversas maneras sin necesariamente suponer un desembolso directo.

¿Cuándo se considera que un alumno completa una formación?

Un alumno completa una formación cuando asiste al menos al 75% de las horas totales y, si corresponde, supera las evaluaciones necesarias.