Guía Completa de las Fases del Desarrollo de Proyectos de Innovación y Emprendimiento Empresarial

En la planificación y ejecución de cualquier proyecto, existen varias fases por las que deben pasar para garantizar su éxito. Cada una de ellas sirve para analizar su estado y corregir los problemas que puedan surgir. Si formas parte del equipo directivo y estás a cargo de la dirección de proyectos, te interesa conocerlas para optimizar los procesos y mejorar tus resultados. Son todas las etapas por las que pasa un proyecto: idea inicial, planificación, ejecución y cierre. Con cada etapa, el proyecto se materializa cada vez más, y si estas se ejecutan correctamente, al final tendremos un proyecto con una base sólida y sin fallos.

Las 5 Fases de un Proyecto

Aunque todos los proyectos tienen variaciones, en general, se han establecido hasta 5 fases comunes por las que pasan todos los proyectos considerados exitosos:

1. Fase de Iniciación de un Proyecto

Cuando comenzamos un proyecto, muchas veces lo primero que se hace es empezar a planificarlo. Sin embargo, los expertos en gestión de proyectos recomiendan que antes de eso tengamos una fase de iniciación. La fase de iniciación de un proyecto consiste en plantearse si realmente ese proyecto nos conviene, si podemos asumir ese compromiso y si el equipo está capacitado para ello.

Además, en esta fase se desarrolla el Caso de Negocio o Plan de Negocio, el documento por el cual descubriremos y analizaremos a los potenciales interesados en el proyecto o Stakeholders. Esta etapa finaliza cuando el documento queda firmado y el departamento de Project Management aparta una serie de recursos y tiempo para realizarlos. Por eso, a pesar de que la fase de iniciación de un proyecto es muy sencilla, también es crucial para gestionar el presupuesto general de la empresa.

2. Fase de Planificación de un Proyecto

Una vez que se ha decidido aceptar el proyecto, empieza esta etapa. La fase de planificación de un proyecto es sumamente importante para el resto del desarrollo, ya que en esta fase se crea el «plan para la dirección del proyecto», un documento muy completo en el que se establecen todas las fases del proyecto con cada uno de sus procesos internos. Dicho de otra manera, es la estrategia a seguir para que el proyecto sea un éxito, así como cada una de las tácticas en todas las áreas que vertebran el proyecto.

Este documento consta de diferentes partes, a saber:

• Plan de gestión de alcance o cómo llegaremos a nuestro público.
• Plan de gestión del cronograma y de las actividades pautadas.
• Plan de gestión de costos, es decir, del presupuesto.
• Plan de gestión de calidad.
• Plan de gestión de recursos y cómo dispondremos de ellos.
• Plan de gestión de las comunicaciones.
• Plan de gestión de riesgos asociados al evento, como una crisis o bajada de reputación.
• Plan de gestión de adquisiciones de nuevo público.
• Plan de gestión de stakeholders o quienes nos patrocinarán.

3. Fase de Ejecución de un Proyecto

La fase de ejecución de un proyecto es la más larga de todo el proceso, ya que se tiene que materializar todo lo expuesto en el “plan para la dirección del proyecto”. Dentro de esta fase lo más importante es asignar los equipos a cada área según sus habilidades y experiencias. También hay que asegurarse de que se adquiere todo lo necesario para llevar el proyecto a cabo, y que este fluye de manera natural hasta su ejecución.

Dado que esta fase es muy larga y requiere un gran esfuerzo, no estaría de más que de vez en cuando hicieras una dinámica para motivar a tus trabajadores de nuevo. También es importante que durante la fase de ejecución incluyas todos los métodos para poder medir el rendimiento del proyecto, así como que tengas en regla todo lo referente a la burocracia y las leyes.

4. Fase de Control y Evaluación de un Proyecto

En la fase de control y evaluación de un proyecto lo que prima es el análisis, es decir, medir y evaluar cómo va el desarrollo del proyecto: si los plazos se están cumpliendo, si el presupuesto acordado es el correcto, si la calidad es la deseada. Hay que decir que pocas veces un proyecto se lleva a cabo con la precisión definida en el “plan para la dirección del proyecto", pero eso no significa que no se pueda controlar y tomar las medidas necesarias para mantener la estrategia acordada.

5. Fase de Cierre de un Proyecto

Como indica su nombre, la fase de cierre de un proyecto es en la que se evalúa todo el trabajo que se ha estado efectuando las últimas semanas, se pulen los detalles restantes y se hace un análisis en retrospectiva. Esto último es fundamental no solo para percatarse de los errores cometidos durante el proceso, sino para aprender y optimizar cada una de las fases del proyecto. Por último, el proyecto se cierra y se entrega al sponsor que lo patrocinará.

La Importancia del Emprendimiento y la Innovación

Decía Mark Twain que un hombre con una idea nueva es un loco hasta que la idea triunfa. La diferencia entre un estado y otro es el emprendimiento, que es lo que transforma la idea en un proyecto real. Pero, para llegar a buen puerto en la aventura de emprender, no basta solo con tener ese momento eureka que inspire e informe el proyecto empresarial. El éxito depende también, y muy posiblemente, de la elección de una estrategia adecuada para desarrollarlo.

Como la actividad empresarial tiene lugar en un entorno de alta incertidumbre, las decisiones estratégicas que se tomen en las primeras etapas del proceso resultan determinantes para el crecimiento y la sostenibilidad de los nuevos proyectos. El gobierno, las empresas, las universidades, el capital riesgo y los propios empresarios innovadores son agentes fundamentales en el proceso emprendedor. Sin embargo, el papel clave es del emprendedor que crea una compañía. Esa es la clave, sin la cual no hay esa transformación de la idea en impacto. Pero para que todo funcione correctamente, el emprendedor necesita de un ecosistema que lo apoye.

No hay que olvidar que todo negocio de éxito se basa en una idea, pero no toda idea se convierte en un negocio. Entre medias, hay que experimentar, aprender y convertir ese aprendizaje en una estrategia que permita actuar. En este punto, el emprendedor se encuentra ante varios caminos por los que transitar, que conducen a destinos distintos, no necesariamente malos puesto que no solo hay un camino hacia el éxito. Por eso, la elección del camino para crecer y capturar valor, para permitir que el ecosistema de emprendimiento ayude, es una decisión crucial que debe tomarse en las etapas tempranas de la vida de la empresa o el proyecto.

Estrategias para la Innovación y el Crecimiento

Básicamente, el abanico de posibilidades que se le presenta al emprendedor es elegir entre colaborar con empresas consolidadas o competir con ellas, y entre controlar el proceso o pasar a una ejecución rápida. ¿Cuál es la opción correcta? Pues eso depende del resultado del proceso de experimentación, que es como una ventana que permite mirar hacia el final del túnel, hacer pequeñas pruebas para elegir el mejor camino a seguir, porque los caminos al éxito pueden ser múltiples. Además, los resultados de los experimentos suelen llevar a más opciones y posibilidades.

En la elección de estrategias debe tenerse en cuenta que tienen que relacionarse con los recursos disponibles. Desde esta perspectiva, hay cuatro grupos de posibilidades:

• Estrategia de propiedad intelectual: transferir tecnología a los socios.
• Estrategia de disrupción: descubrir una nueva fuente de valor.
• Estrategia de cadena de valor: ejecutarla mediante la colaboración con otras empresas.
• Estrategia de arquitectura: crear un sistema nuevo.

Walt Disney decía que la manera de emprender es dejar de hablar y empezar a hacer. Así es como se pasa de la idea al proyecto real, tangible, de impacto. Pero el camino al éxito no es único. En realidad, las buenas ideas suelen permitir diferentes vías de expansión y comercialización. Pero antes hay que validarlas a través de un proceso de experimentación que conduzca a la elección de la estrategia adecuada. Esa elección determinará, también, el papel que desempeñarán en el proyecto empresarial los agentes que conforman los ecosistemas de emprendimiento.

El Proceso de Innovación en la Empresa

Conocer las fases del proceso de innovación resulta esencial para salir adelante en el competitivo mundo corporativo. La capacidad de innovar es tan importante que permite marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso empresarial. El proceso de innovación es una metodología capaz de impulsar un proyecto corporativo basado en la generación de nuevas ideas y conceptos mediante la resolución sistemática y progresiva de las incertidumbres ajenas al mismo. Constituye una herramienta imprescindible para que las empresas puedan introducir novedades.

Además de ser esencial para potenciar la productividad corporativa, seguir correctamente las distintas fases del proceso de innovación da numerosos beneficios para las empresas. No existe una respuesta unánime a la hora de determinar cuáles y cuántas son las fases del proceso de innovación. En realidad, su número y denominación depende de qué modelo sigamos para gestionar esta clase de procesos (stage-gate, lean startup, design thinking, etc.).

Etapas Clave del Proceso de Innovación

1. Generación de ideas: La primera de las etapas del proceso de innovación consiste en generar ideas que resulten convenientes para la empresa y sus clientes. La búsqueda de ideas puede ser ad hoc (por ejemplo, brainstorming) o casual (por ejemplo, sugerencia de un cliente).
2. Análisis y evaluación: La siguiente etapa requiere analizar de manera exhaustiva las ideas que hemos ido generando. A tal fin, debemos considerar diversos factores (riesgos, oportunidades, necesidades del target, etc.), siendo recomendable emplear herramientas como los estudios de mercado y los focus groups.
3. Prototipado y pruebas: Cuando ya tenemos el proyecto listo para ver la luz es necesario someterlo a ciertas comprobaciones para garantizar su éxito. Esta etapa consiste en realizar una serie de pruebas e investigaciones sobre el prototipo (por ejemplo, haciendo que lo utilicen sus potenciales clientes).
4. Lanzamiento: La última de las fases del proceso de innovación es la encargada de materializar todo el trabajo anterior. En este punto cobra especial relevancia el diseño y monitorización de la estrategia de marketing, porque condicionará la percepción de aquello que pretendemos lanzar. Ideación, oportunidad, desarrollo y lanzamiento están indisolublemente ligados. Por lo tanto, cada una de las etapas del proceso de innovación depende y se conecta con las demás.

Factores para un Proceso de Innovación Exitoso

• Adaptabilidad: Una de las principales claves para aprovechar al máximo el proceso de innovación es entender que esta herramienta se adapta a cualquier novedad que pretendamos introducir en nuestra empresa. Así, puede utilizarse con ideas, procesos, productos y servicios.
• Equipo multidisciplinar: Marketing, ventas, contabilidad… Pocas cosas son tan efectivas para impulsar las distintas fases del proceso de innovación como poner a trabajar a un equipo multidisciplinar.
• Pensamiento disruptivo: En última instancia, el pensamiento disruptivo es lo que hace que el proceso de innovación llegue a buen puerto. Por eso mismo, son las empresas que cultivan una filosofía creativa las que mejor explotan el potencial de esta herramienta.

Gestión de Ideas y Modelos Organizativos

La innovación empresarial en la actualidad es un proceso complejo, que ha de estar muy bien planificado. Ofrecer a los clientes o usuarios los mejores productos y servicios, aquellos que se diferencian del resto, no es una tarea fácil. Existen diferentes etapas del proceso de innovación. Todas ellas están encaminadas al éxito, si bien, ninguna lo asegura. Es decir, lograr una idea innovadora no implica que vaya a tener éxito. Y es que, en ocasiones las ideas empresariales de innovación requieren de mucha financiación y un amplio análisis previo.

Las nuevas ideas son un componente crucial para el desarrollo empresarial y para una mejora continua. Sin embargo, tener solo las ideas no es suficiente. Todas las empresas tienen ideas y todas toman decisiones sobre cómo continuar con esas ideas, de una manera o de otra. Cuando no hay implantado un proceso definido, la cultura - y la forma en que las personas están acostumbradas a trabajar en ella - definirá cómo se gestionarán las ideas.

Modelos de Gestión de Ideas

Hemos identificado tres tipos de procesos distintos que se han aplicado en empresas que tienen éxito en este campo:

El Rol de los Gerentes de Categorías

En el modelo descentralizado, los gerentes de categorías son los que toman las decisiones sobre las nuevas ideas. Sin embargo, juegan un importante papel en el desarrollo de las ideas, con independencia del modelo. Su trabajo es un poco como hacer del abogado del diablo. Son responsables de lidiar con el creador de la idea y con aquellos que están interesados en ella, así como en desarrollar la idea haciendo las preguntas difíciles. La actividad y las capacidades de los gerentes de categorías es normalmente el mayor factor individual para incrementar el índice de ideas útiles con respecto a las mediocres, un problema muy usual en la mayoría de los procesos de gestión de ideas.

No importa quién tome la decisión final sobre una idea, es importante escuchar de verdad al personal que conoce más ese campo del negocio sobre el que versa la idea. Muchos de los equipos directivos normalmente están compuestos por personas con diferentes funciones, por lo que la participación de expertos se produce de manera natural. Si el tuyo no lo es, asegúrate de invitar a los gerentes de categorías para hablar sobre la decisión antes de tomarla. Puede ayudarte a comprender cuál es realmente el fondo de la idea, lo difícil que sería implementarla y cuál sería el grado de impacto.

Factores de Éxito en la Gestión de Comunidades e Innovación

1. Transparencia y comunicación: La comunicación nos lleva al tercer factor de éxito del community management. Se habla de community management, o gestión de comunidades, sobre todo en el contexto de la presencia de la marca en las redes sociales, pero se aplican las mismas habilidades y principios para la creación de una comunidad interna dentro de la empresa. En este sentido, también es clave que te comprometas a hacer de la transparencia un valor en sí. Incluso si tu gestor de comunidades realiza un buen trabajo comunicando el proceso y su finalidad, puede que a veces comunique demasiado.
2. Incentivos y participación: Motiva y trabaja duro para conseguir que el personal realmente cambie sus hábitos y participe de forma activa. También puedes considerar el uso de incentivos, algo tan simple como un reconocimiento, para ayudar a enfatizar y fomentar el comportamiento deseado. Con el tiempo, los empleados empezarán de forma gradual a convertir su comportamiento en un hábito.
3. Disposición a la experimentación: El último factor de éxito está relacionado tanto con la toma de decisiones como con las fases de implementación. Tienes que estar dispuesto a dejar que el personal proceda sin conocer toda la información y permitir que experimenten. Es, con diferencia, el camino más rápido para aprender y hacer las cosas. Así que, muéstrate dispuesto o dispuesta a empezar nuevos proyectos, y a empezarlos con gran libertad pero con recursos limitados, especialmente si es un proyecto de gran envergadura.

La primera versión de tu proceso nunca será perfecta, no importa lo bien que la hayas planeado. Parte de tu mejor idea basándote en esta guía y a ver cómo funciona. Descubrirás qué funciona y qué no y después podrás mejorar el proceso. Los modelos presentados son formas prácticas de comenzar en ese camino. Te ayudarán a construir una cultura de compromiso que aprecie la participación y fortalezca la capacidad de innovación.

Lo bueno es que no necesitas (y probablemente no deberías si no has hecho algo así antes) aplicar el proceso de forma inmediata a toda la empresa. Empieza, por ejemplo, solo con una unidad empresarial a modo de experimento. Observa cómo funciona el proceso y cómo responde el personal.