Gestión de Facturas de Proveedores y Cuenta Contable en un ERP

Descubre qué es un ERP de facturación, contemplando sus características y las ventajas de aplicarlo en tu empresa. Las facturas son la base de todo negocio. Las empresas y los autónomos dependen de las facturas para cobrar, pagar a los proveedores y rendir cuentas con Hacienda. Es decir, que una correcta gestión de las facturas es esencial para que un negocio funcione. Por suerte, existen programas que se encargan de realizar esta tarea de manera prácticamente automática: los ERP de facturación. Si quieres saber qué son y cómo funcionan, sigue leyendo.

¿Qué es un ERP de Facturación?

Un ERP de facturación es un programa informático especializado en contabilidad que sirve para gestionar los procesos de negocio integrados en una plataforma digital. Estos procesos abarcan finanzas, ventas, recursos humanos, inventario, CRM y cadena de suministro, entre otras cosas.

En palabras más simples, un ERP de facturación es un software completo que permite administrar todos los aspectos de una empresa desde un único lugar. Y, si se trata de un programa en la nube, estará accesible en cualquier momento y lugar.

La automatización contable es el proceso mediante el cual las actividades vinculadas a la contabilidad y la administración financiera se digitalizan y optimizan con el uso de tecnologías especializadas, como los sistemas ERP y soluciones de recuperación de facturas. Hoy en día, con normativas fiscales cada vez más exigentes y procesos de auditoría más estrictos, la automatización de procesos contables no es un lujo, sino una necesidad para permanecer competitivo, cumplir regulaciones y evitar sanciones.

Características de un ERP de Facturación

En general, un buen ERP de facturación (y prácticamente cualquier programa) debe ser intuitivo, accesible y escalable, y también debe ofrecer la posibilidad de añadir integraciones. Y si está en la nube, mejor que mejor. Además, los ERP todoterreno también incluyen las siguientes características:

• Inmediatez y acceso a la información actualizada en tiempo real.
• Automatización de procesos.
• Base de datos centralizada.
• Integración con otras herramientas.
• Interfaz intuitiva que facilite su uso.
• Capacidad de adaptación a los cambios (como las modificaciones legales o profesionales).
• Escalabilidad para que el software ofrezca a la empresa las prestaciones que necesita en cada momento.
• Eficiencia que permite ahorrar recursos: tiempo, trabajo, dinero, esfuerzo humano...
• Actualizaciones automáticas.

Funciones Principales de los ERP de Facturación

A nivel general, un ERP es capaz de realizar montones de tareas de gestión dentro de una empresa. Ahora bien, si hablamos de las funciones concretas que debe tener el módulo de facturación de un ERP, las más importantes son las siguientes:

• Generación de facturas electrónicas, facturas proforma y presupuestos.
• Registro de la base de datos de los clientes y los proveedores.
• Análisis de los balances y el flujo de efectivo.
• Generación automática de los modelos fiscales que hay que presentar ante la Agencia Tributaria.
• Envío automático de facturas.
• Gestión detallada de pagos y cobros.
• Registro de los productos y servicios de una empresa.
• Conciliación bancaria y conexión con los bancos.
• Personalización del diseño de las facturas.
• Gestión de los objetivos del equipo y las comisiones.

Asimismo, a todo esto se une la necesidad de cumplir con la normativa legal referente a la factura electrónica, es decir, adaptarse al sistema Verifactu.

La Importancia de la Gestión de Facturas de Proveedores

Antes de adentrarnos en los detalles prácticos, es crucial entender por qué la correcta gestión de las facturas de proveedores es esencial para cualquier empresa. Estas no son solo números en papel; son el pulso financiero de tu negocio. Llevar un control de facturas de proveedores adecuado es clave para evitar errores contables, cumplir con las obligaciones fiscales y mantener una buena salud financiera.

La gestión de facturas de compras va más allá de simplemente cumplir con obligaciones contables. Es el proceso que te permite rastrear y entender en detalle los gastos de tu empresa. Un sistema ERP bien integrado con una plataforma de recuperación de facturas automatizada centraliza la información, elimina las capturas dobles y permite el registro de cada movimiento en tiempo real. Además, actúa como aliado estratégico en el cumplimiento de obligaciones fiscales, ya que ayuda a garantizar que todas las facturas recibidas y emitidas cumplen los criterios exigidos por la normativa actual, disminuyendo riesgos de multas o sanciones.

¿Qué es una Factura de un Proveedor?

Una factura de proveedor es un documento comercial que emite un tercero (el proveedor) para reflejar una operación de venta de bienes o servicios. El control de facturas de proveedores consiste en registrar, verificar y dar seguimiento a todas las facturas recibidas. El albarán acredita la entrega de los productos o servicios, mientras que la factura refleja el importe a pagar.

El Proceso de Gestión de Facturas de Proveedores

El pago a un proveedor requiere haber realizado un conjunto de operaciones previas. El pago a un proveedor requiere la introducción de los datos de la factura, su codificación, verificación, aprobación, contabilización, autorización de pago y archivo. Se trata de un proceso que realizado de forma manual puede durar días o incluso semanas y que supone costes adicionales desde el momento en que se reciben las facturas.

La gestión manual de las facturas que llegan a nuestras organizaciones supone un elevado consumo de tiempo, dinero y recursos. ¿Cuánto tarda tu empresa en validar los datos de una factura? ¿Y en procesarla y registrarla?

SCAN_VISIO eFactura juega un papel fundamental en la optimización de los procesos de negocio. El proceso de digitalización y gestión de facturas se puede agilizar significativamente con las siguientes etapas:

1. Captura y reconocimiento de datos de la factura: Desde el puesto de digitalización la factura en papel se transforma en un documento electrónico a través de un simple click. SCAN_VISIO eCapture es capaz además de reconocer de forma inteligente y automatizada todos los datos de la factura mediante el “plug in” OCR añadiendo a su vez la firma digital avanzada del documento (si así se requiere). También trata y captura los datos de Facturas recibidas ya en formato electrónico como son Facturas en PDF o XML formato Facturae.
2. Indexación y archivo electrónico: El documento electrónico generado es archivado para que en el futuro pueda ser consultado fácilmente a través de la aplicación SCAN_VISIO Web Viewer. Desde el propio ERP del cliente se puede acceder a las imágenes de estas facturas utilizando conectores Apiweb.
3. Workflow de verificación y aprobación de la factura: Al documento Factura se le añade durante el proceso de aprobación información de los datos relacionados al expediente, como albaranes y datos contables, etc. SCAN_VISIO CHECK FACILITY permite gestionar el flujo de verificación y aprobación de la factura de forma totalmente electrónica a partir de unos criterios preestablecidos y parametrizables.

SCAN_VISIO SaaS es una solución cloud en modalidad de pago por uso que le permite automatizar sus procesos relacionados con Facturas de Proveedores / Cuentas a Pagar. Optimizar procesos financieros como los de cuentas a pagar con soluciones Kofax Readsoft certificadas por SAP le permitirá impulsar la productividad, reducir costes, aumentar la precisión y visibilidad de los datos y mejorar las relaciones con proveedores y clientes.

Integración ERP para la Gestión de Facturas de Proveedores

En el competitivo mundo empresarial actual, la automatización contable se ha consolidado como una herramienta esencial para maximizar la eficiencia y minimizar los errores en los procesos financieros de las organizaciones. El ritmo acelerado del entorno digital obliga a las empresas a buscar sistemas que permitan optimizar la gestión de facturas, agilizar la conciliación bancaria y garantizar la integridad de la información financiera. Una de las estrategias más efectivas es la integración entre un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) y plataformas de recuperación automatizada de facturas.

La integración entre tu ERP y una solución avanzada de recuperación de facturas resulta crítica para asegurar consistencia y eficiencia en la contabilidad automatizada. Antes de implementar cualquier integración, la evaluación exhaustiva de tu ERP es vital. Verifica que el sistema actual permita integraciones abiertas, ya sea mediante APIs, conectores personalizados o módulos nativos específicos para automatización contable. Además, identifica qué procesos contables quieres automatizar primero: registro de facturas recibidas, conciliación bancaria, clasificación contable o gestión de pagos. El siguiente paso consiste en comparar diferentes soluciones en el mercado, priorizando aquellas que faciliten la automatización de procesos contables alineados a las necesidades y tamaño de tu empresa.

Ventajas de Utilizar un ERP de Facturación

Si eres autónomo o tienes una empresa, sabrás que llevar un negocio es de todo menos fácil. De hecho, seguramente alguna vez habrás sentido que todo se te hacía bola y que tu gestión era puro caos. Por suerte, utilizar un ERP puede transformar ese caos en orden y centralización en cuestión de minutos. Asimismo, poner un ERP de facturación en tu vida (profesional) conlleva las siguientes ventajas añadidas:

• Automatización de tareas, lo que ahorra tiempo y dinero y limita los errores manuales.
• Simplifica el trabajo contable, liberando al equipo de tareas, de manera que pueden invertir su tiempo en trabajo más valioso.
• Automatización en la creación, envío, clasificación y registro de facturas, que además están adaptadas a la normativa de facturación electrónica.
• Centralización de todos los aspectos financieros del negocio en un único programa.
• Aporta una visión global de la empresa y de su salud financiera, permitiendo tomar mejores decisiones estratégicas.
• Los modelos fiscales se generan automáticamente.
• El programa reúne en una plataforma a clientes, proveedores y entidades financieras.
• Tu empresa no comete errores.
• Tu empresa es más eficiente.
• Tu empresa paga menos impuestos.
• Tu empresa evita las sanciones.
• Tu empresa mantiene una relación sana con sus proveedores.
• Tu empresa gana visibilidad sobre el gasto real.

Errores a Evitar en la Automatización Contable

Aunque la automatización contable brinda enormes beneficios, algunos errores pueden retrasar su adopción o disminuir su efectividad. Omitir la capacitación del personal: La resistencia al cambio suele deberse a la falta de formación. La capacitación del equipo es clave para explotar al máximo la nueva arquitectura digital. Realiza sesiones prácticas y proporciona manuales que faciliten el uso cotidiano del sistema.

Gestión de Proveedores y su Cuenta Contable en un ERP

La relación con los proveedores es el proceso de iniciar y construir relaciones con los proveedores de bienes y servicios que necesita tu empresa para poder funcionar. Dependiendo de las características de la empresa, pueden existir diferentes necesidades y prioridades a la hora de seleccionar proveedores.

Cuando centralizas todos los datos en un sistema ERP, puedes registrar, organizar y consultar todos los documentos de compra en un único sistema, evitando pérdidas de información y facilitando el control financiero de tu negocio. Disponer de una solución para la gestión de proveedores facilita la planificación y seguimiento de pedidos, desde la solicitud hasta la recepción de los productos solicitados.

Elementos Clave en la Gestión de Proveedores

Existen diferentes elementos que hay que tener en cuenta cuando hablamos de gestionar proveedores:

1. Evaluación de Necesidades: Un plan de proveedores debe empezar primeramente por realizar un inventario de las necesidades de la empresa. ¿Qué mercancías son necesarias y qué cantidades se requieren? ¿Cada cuánto tiempo hay que efectuar una compra?
2. Selección y Evaluación de Proveedores: Existen diferentes elementos que se deben considerar a la hora de incorporar un nuevo proveedor. Un aspecto fundamental es evaluar la relación calidad-precio de tus proveedores. Un proveedor más económico puede resultar más caro si falla en calidad o plazos.
3. Flexibilidad del Proveedor: Un buen proveedor debe ser capaz de ajustarse a cambios en la demanda, urgencias que tengas en un momento dado o necesidades específicas del negocio.
4. Cumplimiento Legal y Certificaciones: Es importante asegurarse de que el proveedor cumple con la legislación vigente y cuenta con las certificaciones relevantes (ISO, normativas sectoriales, etc.).
5. Automatización (EDI): El EDI es clave para automatizar los procesos. Es una funcionalidad que te ahorra mucho tiempo en la gestión operativa y permite establecer un flujo de datos continuo entre tu sistema y el de tu proveedor. El EDI automatiza el envío y recepción de documentos comerciales (pedidos, facturas, albaranes) entre empresas sin intervención manual.
6. Diversificación de Proveedores: La diversificación de proveedores es una decisión estratégica de gran relevancia. Su principal objetivo es reducir riesgos derivados de la falta de stock o la subida de precios de un proveedor.

Nuestra solución ERP optimiza la gestión de proveedores en tu empresa porque te permite centralizar, automatizar e integrar todos los procesos de compras dentro de un único sistema. Si estás buscando simplificar y optimizar este proceso vital para tu negocio, has llegado al lugar adecuado.

Ficha de Proveedor y Cuentas Contables en el ERP

Los proveedores constituyen un objeto más de la aplicación y cuentan con una ficha propia para guardar toda la información relevante para los mismos. Utilizamos la misma ficha, y por tanto el mismo objeto, para los proveedores y para los acreedores. En función del documento, el sistema determinará automáticamente si usa las cuentas contables de proveedor o de acreedor.

Alta de Proveedor

Para dar de alta un cliente igual que con el resto de objetos, podemos hacerlo desde distintos puntos de la aplicación. La ficha de los proveedores se estructura en varias pestañas, en las que se pueden ver sus datos generales (código, nombre, razón social, dirección, NIF, provincia, tipo de proveedor, etcétera), así como sus datos económicos y sus datos comerciales.

Este fichero maestro de proveedores se divide en 2, la sección superior con una cabecera y una sección inferior organizada mediante pestañas. En la cabecera se establecerá con que delegación/es va a trabajar el proveedor, el Nombre y la razón social.

Pestaña Datos

En la ficha del proveedor encontramos una serie de campos, como pueden ser los campos básicos de; nombre, razón social, dirección ciudad, país. Este último campo “País” es importante si es la ficha de un proveedor intracomunitario, ya que, para obtener ciertos modelos fiscales, así como para el INTRASTAT, deberemos tenerlo informado (INTRASTAT, básicamente, es una normativa que permite la obtención de los datos necesarios para la elaboración de la estadística de los intercambios de bienes entre Estados Miembros de la Unión Europea).

Otro campo de importancia es campo “Filtro”, si desplegamos podremos escoger entre las siguientes opciones: Habitual, No habitual, Crédito y caución, Transportista. El campo “Tipo” de la ficha de proveedor, nos permite escoger si el proveedor es Comunitario, Extranjero o Nacional. Es necesario que sea rellenado correctamente, ya que cuando rellenemos un documento de compra, el registro irá al libro de IVA.

Para asignar la cuenta contable de compras con la que trabajará el proveedor, se utilizará el campo “suministro”.

Crear Suministros

Para crear suministros nuevos seguiremos los siguientes pasos: Menú -> Mantenimientos -> Circuito de proveedores -> Suministros -> Editar la línea con el ID y la Subcuenta. Si la subcuenta que indicamos no existe, el sistema nos informará y nos habilitará un asistente para crearla si aceptamos el mensaje. Editamos el suministro y cerramos. Para que quede guardado el nuevo registro, es necesario salir del modo edición haciendo click sobre la línea inferior de la grid.

El siguiente campo que hay que tener en cuenta en la ficha del proveedor, es el campo “Proveedor de contado”, si marcamos el check, estableceremos que sea como un proveedor tipo varios, al que le podremos generar facturas y asignar distintos contactos y asociar contactos de facturación.

Pestaña Económicos

La pestaña económicos, al igual que la de datos, contiene campos importantes como los que a continuación se detallan:

• “Forma de pago” es un campo desplegable, donde podemos elegir la forma de pago del proveedor.
• Domiciliaciones: Existen dos campos, “domiciliaciones de proveedor y de empresa”. La domiciliación de empresa la utilizaremos si queremos domiciliar el pago en lugar de utilizar la de proveedor. La domiciliación de proveedor que escojamos será la domiciliación por la que le vamos a pagar al proveedor de forma predeterminada.
• El campo “IVA”, es un campo con un desplegable, donde seleccionaremos el tipo de impuesto.
• El campo “riesgo”, en este caso solo es informativo, nos informa del riesgo que el proveedor tiene con nosotros.
• El desplegable del campo ”Serie facturas”, será para seleccionar qué serie tendrá el proveedor.
• Estableceremos los días de cobro, si nos aplica algún descuento o descuento pronto pago lo rellenaremos y esto se trasladará a los documentos de compra (pedido, albarán y factura) asociados a este proveedor.
• Podremos indicar la lista de precios o crear una desde el icono del campo.
• Se escogerá el transportista si lo tiene, también como nos aplica los portes (debidos o pagados).
• En el combo Retención escogeremos la retención si es que nos aplica. También podremos crear desde aquí nuevos tipos de retenciones.
• El método de precio está ligado con el cálculo de redondeos.
• El tipo será para establecer el tipo de transporte y el check “Cambio proveedor en factura”, permitirá Cambiar el proveedor en el documento de compra.

Pestaña Comerciales

En esta pestaña se podrá elegir el “sector” al que pertenece el proveedor. Destacaremos el campo “clasificación”, donde se podrá elegir si es empresa ajena, empresa asociada o empresa del Grupo. En función de la selección que realicemos, la contabilización de compras se realizará sobre la cuenta contable 4005 o 4003. Otros campos importantes son los campos “texto en albarán y texto en factura”, si son rellenados, únicamente le aparecerán a nuestro proveedor. El campo “Idioma” es otro que se debe rellenar correctamente si queremos utilizar las traducciones existentes en el ERP. En los campos “impreso en” podremos escoger qué tipo de informe predeterminado se imprimirá con este proveedor.

Pestaña Homologación

En esta pestaña se podrá establecer una fecha de inicio y fecha de fin para la homologación del proveedor.

Pestaña RECC

En esta pestaña se podrá establecer si el proveedor nos indica que trabaja con criterio de caja. Se indicará una fecha de inicio y fin.

Pestaña Contabilidad

En esta pestaña vamos a ver todas las cuentas contables con las que puede trabajar un proveedor, en función del tipo de operación y el tipo de cuenta, se establecerá el saldo a una cuenta o a otra. En esta pantalla podremos añadir o modificar las subcuentas con las que trabaja el proveedor de forma individual y sin que afecte al resto. Para gestionar y configurar las cuentas contables de forma general, veremos a continuación unas indicaciones.

En la grid o rejilla inferior tenemos el extracto consolidado. Desde aquí podemos añadir registros tanto de cliente como de proveedor para luego en el formulario extracto contable al pulsar el check de consolidado podamos ver conjuntamente todos los apuntes contables de ambos.

Cómo Escoger un ERP de Facturación para tu Empresa

En el mercado hay un sinfín de ERP de facturación, por lo que decidirse por uno solo puede ser complicado. Obviamente, tú quieres el mejor programa al precio más barato. El secreto está en valorar las diferentes opciones y buscar un equilibrio. Pero no te preocupes, porque te vamos a ayudar a tomar una decisión.

Factores a Considerar

Para elegir el mejor ERP de facturación para tu empresa deberías tener en cuenta los siguientes factores:

• Facilidad de uso: Los mejores programas son los más intuitivos que no requieren conocimientos técnicos específicos.
• Funciones: Algunos ERP ofrecen prestaciones adicionales, lo que te puede ayudar a reducir el número de programas de gestión que utilizas en la empresa.
• Tamaño de la empresa: No es lo mismo un ERP para la empresa familiar Retales Mayte que un ERP para gestionar Google.
• Flexible, versátil y escalable: Un buen ERP, como cualquier software de gestión empresarial, debe tener la capacidad de crecer con el negocio.
• Soporte al cliente: Es muy importante que proporcione un robusto departamento de atención al cliente para que el equipo nos pueda resolver dudas o ayudar ante cualquier problema.
• Software en la nube: Los programas de escritorio tienen sus ventajas, pero los que están en la nube son accesibles en cualquier momento y lugar y se actualizan en tiempo real para todo el equipo.
• Integración: Es recomendable que ofrezca integraciones con otras aplicaciones y herramientas que utiliza la empresa.
• Precio: La cuestión del precio también es muy importante, y quien te diga lo contrario... miente.

¿Cuál ERP de Facturación Escoger?

El mejor software ERP de facturación es Holded. No solo es cómodo, accesible e intuitivo, sino que dispone de todas las funciones necesarias para gestionar cada detalle contable y financiero de tu negocio. Además, está especialmente dirigido a pymes y autónomos, adaptándose a las necesidades laborales de estos profesionales.

Y aún hay más, porque el programa no se limita al ERP, sino que este completo programa en la nube contiene un gran paquete de herramientas que lo cubre todo, desde proyectos y recursos humanos a CRM pasando por inventario y control de clientes. De esta forma, podrás gestionar tu empresa con un único software. Y encima en cuestión de precios es una de las alternativas más económicas que vas a encontrar en el mercado.

Un ERP de facturación aporta control, automatización y eficiencia en la gestión financiera y contable de una empresa. Es más, este tipo de programas son la clave para dar el salto de la factura tradicional a la electrónica, simplificando enormemente el proceso para que el profesional pueda centrarse en hacer su trabajo en lugar de dedicar tiempo a estudiarse la nueva normativa.