Cómo Facturar por FACe: Guía para Autónomos y Pymes

¿Eres autónomo o gestionas una pyme y te enfrentas al desafío de generar y enviar facturas electrónicas a la Administración Pública? A la hora de trabajar con una administración pública, la facturación electrónica es obligatoria y debe ser presentada en FACe. Pese a que el sistema FACe es obligatorio desde 2015, muchos profesionales y pequeñas empresas aún tienen dudas sobre cómo cumplir correctamente con este requisito.

Además, la realidad del proceso de facturación está cambiando y ha habido cambios legislativos como la Ley Crea y Crece que van a afectar dentro de muy poco a todas las empresas y autónomos a la hora de facturar. En esta guía, te explicamos paso a paso cómo generar y enviar facturas a través de FACe, de forma clara y sencilla.

¿Qué es FACe y la Factura FACe?

Desde el 15 de enero de 2015, todas las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas de España tienen que ser obligatoriamente facturas electrónicas, según indica la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Para facilitar la gestión de estas facturas, el Gobierno creó FACe, el Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado.

FACe es el portal web desde el que enviar la factura electrónica a la Administración Pública. Se trata de un portal online que deben utilizar todos los autónomos o empresas que emitan facturas a los organismos públicos estatales, autonómicos y locales. La factura FACe es el nombre que recibe la factura electrónica emitida a través de este sistema, aunque en realidad FACe es el portal online oficial para enviar dichas facturas.

Una factura FACe es una factura Facturae que ya se ha subido a la plataforma FACe y remitido al organismo público correspondiente.

¿Cómo y Dónde se Generan las Facturas FACe?

Para crear y subir una factura FACe, una de las opciones es utilizar la plataforma estatal MiFacturae, que el Estado ha puesto a disposición de todas las empresas y autónomos que deban emitir factura FACe. Otra opción es utilizar un software de gestión empresarial que te permita rellenar todos los datos necesarios y generar documentos electrónicos que cumplan con los requisitos oficiales.

Para hacer factura electrónica FACe, lo normal es utilizar un software de gestión empresarial que te permita rellenar todos los datos necesarios y generar documentos electrónicos que cumplan con los requisitos oficiales. La propia Administración nos ofrece la aplicación Facturae, un programa de gestión de facturación electrónica, pero ya ni siquiera cuenta con soporte técnico.

Por otro lado, tendrás que firmar la factura electrónica con un certificado electrónico oficial. También tienes la opción de descargar el programa AutoFirma e instalarlo en un ordenador. La interfaz te explicará los pasos a seguir (básicamente, subir el archivo y pinchar el botón de “Firmar”).

Software de Facturación Recomendado

Existen varias alternativas de software de facturación, cada una dirigida a un segmento distinto o con unas peculiaridades o funcionalidades diferentes. Es importante elegir una que se adecúe a las necesidades de cada empresa o profesional.

• Holded: Es una herramienta de facturación multitarea capaz de ayudarte con la gestión de proyectos, de clientes, con el inventario y hasta con los recursos humanos. En la plataforma encontrarás todos los pasos a seguir para crear y descargar tu factura FACe de forma sencilla y con unos pocos clics.
• Anfix: Te ayuda con la gestión de gastos, con la contabilidad, con el control de tesorería… y con la facturación.
• Sage: Te ayuda con la contabilidad, análisis financiero o gestión de inventarios, además de la facturación. Es ideal para pymes, emprendedores y grandes empresas.
• Cegid Yet: Tiene soluciones para todo tipo de profesionales y empresas, sean pequeñas o grandes.

¿Qué es y cómo funciona Facturae?

Facturae es el formato de facturas electrónicas que se generan a través del programa homónimo, una solución gratuita facilitada por la Administración que dejó de actualizarse allá por 2016. Por lo tanto, a día de hoy tenemos que quedarnos con que el formato Facturae es el formato correcto para enviar la factura a través del portal FACe, pero no es necesario crearlas a través de dicha aplicación. No obstante, el software sigue funcionando.

Para generar una factura a través de Facturae, solo tienes que abrir el programa, hacer clic en el botón "Generar factura" y rellenar todos los apartados:

• Datos generales.
• Emisor y receptor.
• Detalle de la factura (incluyendo la base imponible y el tipo impositivo).
• Descuentos, retenciones, suplidos, datos de pago y otros datos adicionales.
• Totales.

Este programa también permite firmar la factura electrónica generada (si tienes instalado previamente el certificado digital) y hasta podrás insertar el logo de tu empresa para darle un toque más profesional.

Pasos para Generar y Enviar Facturas FACe

A lo mejor te preguntas cómo hacer una factura electrónica FACe de manera sencilla. Aquí te detallamos el proceso:

1. Generar la factura electrónica

Primero, deberás generar tu factura electrónica con tu software de facturación en formato Facturae. Es imposible crear una factura FACe directamente. Tendrás que subir la factura con extensión XML, el lenguaje estructurado de facturae.

2. Acceder al portal FACe

Entra en el portal FACe de la administración pública. Haz clic en "enviar la factura" y accede con tu certificado digital a la herramienta.

3. Subir la factura y anexos

En el campo "Factura" solo podrás subir el archivo facturae (extensión XML). Si subes un PDF o un Word, dará error. En "Anexos" podrás subir aquello que creas que puede necesitar la Administración: ¿vuestro contrato? ¿El certificado bancario de la cuenta donde te van a hacer el pago? ¿Un desglose detallado de los precios?

Aquí debes introducir tu correo electrónico para recibir las notificaciones pertinentes. Si no pones ninguno, no recibirás ninguna información de los estados de la factura.

4. Comprobar la factura FACe

El siguiente paso será comprobar tu factura FACe. Podrás ver los datos del emisor y destinatario, oficina contable, el órgano gestor e importe.

5. Enviar la factura

Si has seguido bien todos los pasos, la interfaz te indicará que la factura ha sido registrada correctamente. Por último, puedes (y debes) descargar el justificante del envío de la factura en formato PDF.

Importancia de las Facturas FACe

Los objetivos primordiales de las facturas FACe son mejorar la eficiencia y la productividad del tejido empresarial, reducir costes, simplificar las gestiones, fomentar la transición hacia una economía digital, seguir avanzando en el proceso de transformación digital y, en última instancia, proteger el medioambiente.

En principio, FACe debería poder canalizar de una forma más efectiva estas operaciones para que los profesionales no tiemblen a la hora de aceptar un encargo del Estado.

Preguntas Frecuentes

¿Qué requisitos se necesitan para emitir facturas electrónicas en España?

La factura electrónica es un “equivalente funcional” de la factura en papel, según indica el Gobierno en el Portal de la Administración Electrónica. La Ley 56/2007 define la factura electrónica como “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor”.

Los requisitos básicos que debe cumplir una factura electrónica son:

1. Número de factura.
2. Fecha de expedición.
3. Razón social del emisor y el receptor.
4. NIF del emisor y el receptor.
5. Domicilio del emisor y el receptor.
6. Descripción de las operaciones (base imponible).
7. Tipo impositivo.
8. Cuota tributaria.
9. Fecha prestación del servicio (si es distinta a la de expedición).

En cuanto al emisor, ha de cumplir los siguientes requisitos:

• Tener el consentimiento previo del receptor.
• Garantizar la autenticidad del origen (identidad) y la integridad de las facturas con los certificados digitales.
• Archivar las facturas digitalmente tal y como fueron enviadas.
• Proporcionar al receptor el software adecuado que le permita validar las facturas firmadas.

Por su parte, el receptor tiene que tener el software adecuado para la validación de la factura y está obligado a guardar las facturas recibidas electrónicamente.

¿Es obligatorio emitir facturas electrónicas en España?

Desde el 15 de enero de 2015, en España todas las facturas remitidas a la Administración Pública tienen que ser electrónicas. Además, la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (más conocida como la Ley Crea y Crece), indica que “todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales”.

De hecho, la obligatoriedad de la emisión de facturas electrónicas en España ha entrado en vigor en 2023 para todos aquellos autónomos o empresas que tengan una facturación superior a ocho millones de euros. El resto debe emitir todas sus facturas en formato digital desde 2025.

Calendario de Obligatoriedad de Facturación Electrónica B2B

¿Existen otras formas de generar y enviar facturas FACe?

Lo cierto es que la Administración Pública no deja mucho margen de maniobra en este sentido. Si quieres cobrar, te va a tocar crear una factura electrónica con el formato oficial, firmarla, entrar en FACe y seguir todos los pasos.