Incoterms: Clave para el Éxito de las PYMES en el Comercio Internacional

En el complejo ecosistema del comercio internacional, el uso correcto de los Incoterms (International Commercial Terms) no es un simple tecnicismo legal, sino el lenguaje fundamental que rige las operaciones globales. Estos términos, desarrollados por la Cámara de Comercio Internacional (ICC), definen quién es responsable de los costos, los riesgos y las obligaciones en cada etapa del transporte. Desde 1936, la Cámara de Comercio Internacional se ha encargado de actualizar los Incoterms a medida que ha ido creciendo el comercio internacional. Las actualizaciones de estos usos contractuales no invalidan los Incoterms anteriores, por lo que se debe especificar el año de los Incoterms y la versión en el contrato.

Los Incoterms resuelven dos cosas: quién paga cada tramo del transporte y cuándo pasa el riesgo del vendedor al comprador. Si se elige mal, se pagan pasos imprevistos o se mantiene el riesgo demasiado tiempo. Es importante no confundir la transferencia de riesgo con la transferencia de propiedad. El riesgo cambia en un punto definido; los costes siguen el reparto. Siempre se debe añadir el lugar/puerto y “Incoterms® 2020” para especificar la versión utilizada.

Para las pequeñas y medianas empresas (PYMES) que desean expandirse a mercados internacionales, comprender y elegir los mejores Incoterms es una decisión estratégica. La correcta selección no solo optimiza costos, sino que también influye en el control logístico, la competitividad en mercados internacionales y la relación con los compradores.

Los Incoterms Resuelven Elementos Cruciales de la Operación:

• De qué manera se va a entregar la mercancía.
• Dónde se va a entregar la mercancía.
• Reparto de los gastos entre las partes. Gracias a estos acuerdos se distribuye qué gastos de la operación corren a cargo del vendedor y cuáles son responsabilidad del comprador.
• El modo de transmisión de los riesgos. Tanto el comprador como el vendedor fijan qué partes del proceso son responsabilidad de cada uno y, por tanto, qué gastos deben afrontar y qué riesgos asumen en la operación.
• Todos los trámites en la aduana.
• Incumplimientos del contrato. Qué hacer en caso de que una de las partes incumpla el contrato y a qué mecanismos es posible recurrir para resolver el conflicto.
• Medios de pago.

Los Incoterms no son obligatorios en los acuerdos de compraventa internacional, aunque sí son muy recomendables. Los Incoterms son fundamentales para que las PYMES puedan gestionar sus exportaciones de manera eficiente, minimizando riesgos y ajustando costos de acuerdo con sus capacidades logísticas.

Errores Comunes de las PYMES con los Incoterms

Uno de los errores más frecuentes entre las PYMES exportadoras es recurrir sistemáticamente al término EXW (Ex Works). A primera vista, parece la opción más segura y sencilla: el vendedor entrega la mercancía en su propia fábrica y el comprador se encarga de todo lo demás. Sin embargo, bajo el término EXW, el exportador pierde el control total sobre la carga una vez que sale de sus instalaciones. Esto significa que no tiene visibilidad sobre los tiempos de tránsito ni control sobre el cumplimiento de las normativas aduaneras de salida. Si ocurre un incidente durante la carga o el despacho, la empresa puede enfrentar sanciones legales o daños reputacionales. Además, al no gestionar el transporte, la PYME pierde la oportunidad de negociar tarifas de flete competitivas, cediendo ese margen de beneficio al comprador.

La socia de A\V Asesores y experta en asesoría jurídica internacional, Valle García de Novales, afirma que “el 95% de las empresas utilizan mal los Incoterms”. Cita, por ejemplo, que es común que las empresas exporten recurriendo al Incoterm EXW (Ex Works), porque tienen la impresión de que les libra de toda responsabilidad más allá de tener la mercancía preparada en la puerta del negocio. Sin embargo, “uno no puede dejar alegremente que el comprador se ocupe del transporte, porque no hay manera de asegurar que el producto llega en buenas condiciones a destino”.

Otro punto crítico donde se pierden millones es el mal manejo de los términos del grupo "C", específicamente CIF (Cost, Insurance and Freight) y CFR (Cost and Freight). En los términos CIF y CFR, el vendedor paga el transporte hasta el puerto de destino, pero el riesgo se transfiere al comprador en el momento en que la mercancía se carga a bordo del buque en el puerto de origen. Si la PYME no tiene claro este desajuste, puede descuidar la contratación de un seguro de carga adecuado o no informar correctamente al cliente sobre cuándo cesa su responsabilidad. Asimismo, muchas empresas cometen el error de utilizar términos marítimos como FOB o CIF para el transporte aéreo o terrestre.

García de Novales lamenta que la mayoría de empresas “usan los Incoterms FOB y CIF [ambos pensados para el comercio marítimo] con independencia de si la mercancía viene por barco o por avión”. Se puede dar el caso, explica, de que el exportador crea que su responsabilidad acaba al entregar la mercancía en el puerto, pero en realidad finaliza cuando se embarca en un buque, algo que puede ocurrir semanas más tarde.

El error fundamental radica en creer que los Incoterms son contratos de compraventa completos, cuando en realidad son reglas que complementan dicho contrato. No debe suponerse que coste es igual a riesgo, ni que los Incoterms lo hacen todo. No dicen quién paga el transporte y quién gestiona el despacho, ni son para retiradas domésticas.

Grupos de Incoterms y sus Implicaciones

En cada Incoterm es posible encontrar una serie de letras que hacen referencia a un código establecido por la ICC:

Grupo E: Entrega Directa a la Salida

• EXW (Ex Works - En Fábrica):
  • Riesgo: Cuando la mercancía se pone a disposición.
  • Bueno para: Recogidas internas.
  • Trampa: Débil para exportar; al comprador se le complica el despacho de exportación.
  • Responsabilidades del exportador: Solo es responsable de preparar la mercancía en sus instalaciones (fábrica, almacén u oficina) para que el comprador la recoja.
  • Incidencias: El vendedor no debe realizar la carga y/o estiba de la mercancía bajo este Incoterm. En esta nueva versión, se insiste en que este Incoterm es aplicable solo para operaciones en las que el comprador debe realizar la carga, o el medio de transporte está habilitado para ello (camión pluma, camiones de autocarga carretilla, paquetería, carga con grúa subcontratada…).

Grupo F: Entrega Indirecta (sin pago del transporte principal por el vendedor)

El vendedor deposita la mercancía en el lugar acordado, y luego es el comprador quien se hace cargo de contratar y realizar el transporte hasta su país.

• FOB (Free On Board - Franco a Bordo):
  • Riesgo: Al embarque en origen.
  • Bueno para: Granel/no contenedor (aunque se usa para contenedores, lo correcto es FCA).
  • Responsabilidades del exportador: Asume los costos y riesgos hasta que la mercancía está cargada en el barco en el puerto de origen.
  • Aplicación: Se aplica únicamente al transporte marítimo o fluvial.
• FCA (Free Carrier - Franco Porteador):
  • Riesgo: Al entregar al porteador en el lugar convenido.
  • Bueno para: La mayoría de contenedores.
  • Determinación: El vendedor entregará la mercancía directamente en sus instalaciones, por lo que debe asegurarse de que los productos están debidamente embalados, etiquetados y preparados para el transporte, previamente elegido por el comprador, para entregarlos. Además, se debe emitir una factura física y electrónica con el contrato de venta y se deben transferir al comprador junto a los costos del riesgo de daños en la mercancía durante el transporte.

Grupo C: Entrega Indirecta (con pago del transporte principal por el vendedor)

El vendedor debe contratar el transporte de la mercancía (pero sin asumir los riesgos de pérdida o de daño de la misma) y los trámites en la aduana. El comprador se responsabiliza de transportar la mercancía hasta sus instalaciones una vez que esta llegue a su país.

• CFR (Cost and Freight - Costo y Flete):
  • Riesgo: Al estar la mercancía a bordo.
  • Bueno para: Transporte marítimo.
  • Determinación: El vendedor corre con todos los gastos hasta que la mercancía llega al puerto de destino, el comprador es responsable de todos los trámites de importación y del transporte hasta el destino. Además, el comprador asumirá los riesgos que pueda sufrir la mercancía estando a bordo y tendrá la opción de contratar un seguro, si lo considera oportuno.
  • Aplicación: Se utiliza exclusivamente para el transporte por barco, ya sea marítimo o fluvial.
• CIF (Cost, Insurance and Freight - Costo, Seguro y Flete):
  • Riesgo: Al embarque en origen.
  • Bueno para: Granel/no contenedor.
  • Determinación: El vendedor asume los costos de transporte marítimo y seguro hasta el puerto de destino. Similar a CFR pero con seguro del vendedor. Cobertura mínima a favor del comprador.

Grupo D: Entrega Directa (con pago de todos los gastos y riesgos por el vendedor)

El vendedor se hace cargo de los gastos y los riesgos del transporte de la mercancía.

• DDP (Delivered Duty Paid - Entregada Derechos Pagados):
  • Riesgo: El vendedor asume todo, incluido despacho e impuestos de importación.
  • Bueno para: Cuando el comprador solo tiene que recibir y descargar la mercancía, aunque el vendedor también puede hacerlo (en función de lo acordado).
  • A tener en cuenta: Es exactamente lo contrario de EXW, ya que el vendedor corre con los gastos y los riesgos. Trampa: DDP sin estructura local.
• DAP (Delivered At Place - Entregada en el Lugar):
  • Riesgo: A la llegada, listo para descarga.
  • Bueno para: Puerta a puerta cuando el comprador despacha la importación.
  • Determinación: La entrega, incluida la descarga, se realiza en el lugar elegido por el comprador. El comprador solo tiene que pagar el despacho de importación.

Consejos Clave para PYMES en Exportación Fuera de la UE

1. Antes del primer envío, es clave sentarse con un operador logístico internacional que revise país por país qué documentación y requisitos se van a exigir.
2. Antes de firmar nada, conviene revisar alternativas de Incoterms con un transitario internacional de confianza.
3. En exportación fuera de la UE, la documentación ya no es un papel que va “por cortesía” junto al palet; es el corazón de la operación.
4. Cuando una empresa empieza a exportar, suele elegir transporte solo por precio o solo por rapidez, sin valorar el conjunto de la cadena. Lo ideal es trabajar con un operador de transporte multimodal que diseñe la solución según tu producto, tu plazo y tu volumen.
5. Hay sectores (químico, pinturas, baterías, determinados productos industriales…) donde la mercancía puede considerarse peligrosa según ADR, IMDG o IATA. Si tu mercancía entra en alguna clase de mercancía peligrosa, es crítico contar con un operador especializado en transporte de mercancías peligrosas.
6. La clave es pasar de la improvisación a un modelo de colaboración con un operador logístico internacional estable.

La clave para evitar costos ocultos es la capacitación constante y el asesoramiento de expertos en logística internacional. García de Novales enfatiza la importancia de que las partes negocien con plena confianza los términos de la transacción para evitar problemas ulteriores. “A veces los comerciales tienen prisa por cerrar una venta y obvian los aspectos conflictivos, pero una vez firmado el pedido empieza el trabajo del resto de departamentos. Es necesaria una cuidada planificación para evitar costes inesperados que pueden surgir en fases posteriores y que, con el presupuesto ya cerrado, van a impedir tener el retorno previsto”. Por ello, la asesora lamenta que muchas empresas recurran al “corta y pega” en los modelos de contrato de importación/exportación, sin conocer su verdadera implicación.

Tabla Resumen de Incoterms Clave para PYMES

En el comercio internacional, los Incoterms son más que un componente contractual; son una herramienta estratégica que puede determinar el éxito de las operaciones de exportación. Invertir en capacitación y asesoría profesional permite a las PYMES aprovechar al máximo los beneficios de los Incoterms, minimizando riesgos y maximizando oportunidades.

En Nowports, entendemos la importancia de los Incoterms para optimizar tus exportaciones. Nuestro equipo de expertos te acompaña en cada etapa del proceso logístico, ayudándote a elegir el término adecuado, reducir riesgos y hacer crecer tu negocio en mercados internacionales.