Facturación y Gestión Financiera con Oracle Cloud ERP

El software de planificación de recursos empresariales (ERP) es un conjunto de aplicaciones que operan de forma conjunta para ayudar a las empresas a gestionar todas las facetas del negocio, no solo las funciones financieras. Sin embargo, la contabilidad y la gestión financiera son componentes básicos de todos los sistemas del ERP.

Oracle Cloud ERP es el sistema ERP más reciente de Oracle. Como dice su nombre, este software es un sistema que se implementa en la nube. Oracle Cloud ERP es la gran apuesta actual de Oracle para los ERP. Este software va dirigido a medianas y grandes empresas.

Historia y Evolución de los ERP de Oracle

El fabricante de software Oracle surgió en EEUU en 1977. Al principio se enfocaron en las bases de datos (una de sus fortalezas), pero pronto ampliaron su portfolio con otro tipo de softwares, como los sistemas ERP. Al sacar actualizaciones y añadir funcionalidades, Oracle Financials se amplió y pasó a llamarse Oracle E-Business Suite en 2001. Desde entonces, el software ha seguido creciendo. Además, Oracle tiene la estrategia de comprar otras empresas e incorporar otros sistemas. Algunos de los sistemas que ha incorporado a través de la adquisición de compañías son: JD Edwards, PeopleSoft y NetSuite.

Los software de JD Edwards y E-Business Suite están llegando a su fin de vida. Por eso, Oracle ha creado un nuevo sistema ERP, Oracle Cloud ERP (antes conocido como Oracle Fusion Cloud). Sus softwares más tradicionales, JD Edwards y E-Business Suite, ya no se pueden adquirir. Es más, Oracle está promocionando la migración a Oracle Cloud ERP. Si estaba pensando en contratar JD Edwards o E-BS, le podemos ayudar a reanudar su selección de proveedores a través de Consulta o llamando al: +34 954 040 045.

Características Clave de Oracle Cloud ERP

Una de las principales características de Oracle Cloud ERP es que es un software modular. Otra característica especial de este ERP es que tiene inteligencia artificial (IA). Finalmente, una característica muy obvia de este ERP es que se implementa en la nube (Cloud).

Oracle Cloud ERP es un software horizontal. Eso quiere decir que es genérico y puede valer para cualquier sector. Sin embargo, hay ciertos sectores en los que es más común encontrarse con este sistema. ¡Ojo! El sistema de Oracle es horizontal, por lo que tiene experiencia, pero no tiene (muchos) desarrollos especializados para estos sectores.

Módulos Principales de Oracle Cloud ERP

Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) ofrece numerosas capacidades integradas para ayudar a las organizaciones a automatizar los procesos financieros y contables y potenciar la eficiencia operativa, así como la analítica, para responder a los cambios del mercado e impulsar el crecimiento.

En este escenario se ubica el producto que nos ocupa y que incluye módulos para la gestión de cartera de proyectos, contabilidad, productos, adquisiciones, ingresos, viajes, compras, finanzas, o riesgos y gastos. Con capacidades para todas las industrias y con integración CX y HCM, incorpora analítica de inteligencia de negocio y procesos de negocio colaborativos.

Los módulos del ERP tienen diferentes precios dependiendo del plan. Los planes son Professional y Enterprise (incluye más funcionalidades).

• Finanzas: Oracle siempre se ha distinguido por crear sistemas ERP con un fuerte core financiero. Dentro del módulo de finanzas, hay funcionalidades de: contabilidad, informes financieros, cuentas por pagar y activos, ingresos, cuentas por cobrar, entre otras. A pesar de que Oracle incluye este fuerte módulo financiero, hay empresas que tienen unas finanzas tan complejas que necesitan un sistema especializado. Para poder ver qué funcionalidades financieras existen y cuáles son las que se necesitan, los jefes de proyecto pueden apoyarse en el Premium digiBook Sistema financiero: funcionalidades clave.
• Gestión de Proyectos: El módulo de proyectos ayuda con la planificación y con el seguimiento de los proyectos. Permite asignar tareas a los profesionales adecuados, gestionar el tiempo y la mano de obra de los proyectos y aumentar o disminuir los recursos según sea necesario las necesidades.
• Compras (Procurement): Este módulo facilita el abastecimiento de la empresa.
• Gestión de Riesgos y Cumplimiento: La gestión de riesgos y cumplimiento de Oracle no está enfocado en la gestión de la calidad, sino en las finanzas.
• Gestión de la Cadena de Suministro y Fabricación: En el sector de la fabricación es vital tener un sistema que gestione la cadena de suministro y la producción. Atención: los procesos de producción pueden ser muy complejos. Por lo que saber qué funcionalidades de un ERP podrían ayudar no es tarea fácil. Dentro del Premium digiBook Funcionalidades ERP: Producción se encuentran todas las funcionalidades de producción existentes en los ERP.
• Analítica: Este módulo proporciona casos de uso preempaquetados, análisis predictivo e indicadores clave de rendimiento para los distintos módulos que hay en Oracle.

El coste de Oracle Cloud ERP depende de múltiples factores, como la cantidad de módulos escogidos o el número de licencias. Además, al ser un modelo SaaS, los costes de licencias, mantenimiento y soporte se pagan mensual, trimestral, bianual o anualmente. ¡Atención! Establecer un presupuesto no es tarea fácil. El precio varía según las necesidades de la empresa y el sistema que se contrate.

El Impacto del ERP en la Gestión Financiera y la Contabilidad

Los módulos de contabilidad y finanzas presentes en un sistema ERP proporcionan a los equipos financieros las capacidades que necesitan para gestionar de forma centralizada los aspectos financieros de una organización. Estas herramientas incluyen la funcionalidad de contabilidad estándar, como presentación de información, cuentas a pagar y gastos, cuentas a cobrar y gestión de efectivo, y reconocimiento de ingresos.

Las funciones de finanzas y contabilidad dentro de un sistema ERP incluyen lo que está disponible en el software de contabilidad estándar, que ofrece capacidades para la gestión del libro mayor, el seguimiento del flujo de efectivo, la gestión de cuentas a cobrar y a pagar, y la administración de gastos y facturas.

Una de las principales ventajas de utilizar un sistema ERP para contabilidad y finanzas es su capacidad para recopilar datos de diversas fuentes, consolidarlos y almacenarlos de forma centralizada para su uso en informes, análisis y otras operaciones financieras clave. Al pensar en la importancia que tiene el ERP para la contabilidad financiera, debes considerar dos áreas generales: automatización y análisis.

El sistema ERP aporta automatización a tareas rutinarias pero importantes, como el cotejo de facturas, los cálculos de reconocimiento de ingresos y las conciliaciones de cuentas. Cada vez más, los elementos de esta automatización son compatibles con la IA y el aprendizaje automático. Además, el sistema ERP ofrece los datos y las capacidades necesarias para que los equipos de finanzas y contabilidad ejecuten esos análisis, lleven cabo la planificación y compartan los resultados de manera comprensible y práctica.

Los equipos de finanzas y contabilidad desempeñan una función destacada en áreas clave, como la asignación de capital y la gestión del flujos de efectivo; la supervisión financiera, la presentación de informes y la auditoría; y la elaboración de presupuestos y previsiones.

Beneficios del ERP para la Contabilidad Financiera

• Automatización: La automatización de procesos habilitada con sistemas ERP permite a las empresas operar de manera más eficiente, eliminando elementos de mano de obra de personas para tareas rutinarias y reduciendo el riesgo de errores humanos. Por ejemplo, en el proceso de revisión de gastos, cuando una cifra alcanza un umbral determinado, puede enviarse automáticamente al directivo encargado de su aprobación, en lugar de quedarse atascado esperando a que un gerente de menor rango lo evalúe y lo autorice.
• Datos en tiempo real: Contar con la información más actualizada disponible permite a las empresas tomar decisiones basándose en una imagen holística de la organización. Un sistema ERP puede reunir continuamente datos de todos los departamentos y facilitar el acceso a esos datos a través de paneles de control y otras herramientas de visualización de información para ayudar a la empresa a operar mejor como un todo, sobre todo si tenemos en cuenta que las condiciones de negocio están sometidas a rápidos cambios.
• Velocidad y precisión de la información: Gran parte de la responsabilidad de los equipos de finanzas y contabilidad está relacionada con la presentación de información. Vamos a usar el ejemplo de los activos fijos, un componente clave del balance, que los contables deben supervisar a medida que la empresa adquiere nuevos activos y da de baja a otros. Con un sistema ERP, un gerente de departamento puede agregar información sobre un nuevo activo al sistema; las finanzas y la contabilidad ven ese cambio de inmediato y sus informes se actualizan automáticamente. Otro ejemplo es consolidar y realizar los cierres contables al final de un mes o trimestre.
• Previsión y análisis: Cuando un sistema ERP consolida áreas como nóminas, compras, cuentas a pagar, cuentas a cobrar y ventas, permite que toda esa información se reúna para elaborar informes y crear las previsiones y análisis en los que las empresas confían para obtener respuestas rápidas y realizar planes a largo plazo. Esa imagen completa de los datos también propicia una planificación basada en diversos escenarios y un análisis de variaciones más detallado, y ayuda a los directivos a alinear los objetivos financieros con los estratégicos. Cuando los equipos se ven obligados a reunir los datos manualmente desde sistemas individuales, la tarea supone un enorme esfuerzo dada la gran cantidad de información necesaria, y los datos se vuelve rápidamente obsoletos, lo que dificulta la realización de predicciones precisas.

Funcionalidades Específicas del ERP en Finanzas y Contabilidad

El software del ERP es modular, lo que significa que las empresas pueden agregar capacidades por partes, específicas de las necesidades que presentan las distintas áreas de negocio.

Contabilidad

Un sistema ERP eficaz actúa como plataforma contable para toda la empresa que unifica los datos financieros de sistemas de transacciones dispares y sistemas de fuentes externas, para crear asientos contables detallados que se ajusten a las necesidades legales, de gestión, corporativas y normativas en materia de información. Los equipos financieros recurren a las herramientas de contabilidad de los sistemas ERP para administrar el libro mayor, que es un elemento fundamental del sistema contable, donde se registran y consolidan todas las transacciones financieras y proporciona la base a partir de la cual una empresa crea sus informes financieros, como la cuenta de resultados y el balance.

Cuentas a Pagar y Gastos

La gestión de cuentas a pagar es un proceso clave dentro del área financiera de cualquier empresa, ya que este departamento desempeña un papel crucial al garantizar que todas las obligaciones de pago a proveedores y acreedores se realicen de manera precisa y oportuna. Sin embargo, muchas organizaciones siguen enfrentándose a ineficiencias derivadas de procesos manuales, la falta de visibilidad y una escasa automatización. Oracle Cloud ERP es una solución en la nube que permite gestionar de manera integral los procesos financieros, incluyendo las cuentas a pagar.

Oracle Cloud ERP permite automatizar y simplificar todo el proceso de cuentas a pagar, desde la recepción de facturas hasta su pago. Oracle Cloud ERP facilita una integración fluida de aplicaciones que permite automatizar el proceso de cuentas a pagar de principio a fin. A través de Oracle Integration Cloud (OIC) y de APIs estándar, es posible conectar el módulo de cuentas a pagar con sistemas de compras, facturación electrónica, banca u otras soluciones de negocio.

Los equipos financieros utilizan el módulo de cuentas a pagar (AP) del ERP para automatizar y gestionar los pagos a proveedores y contratistas. De hecho, lo usan en parte para eliminar tareas manuales, como el registro y el cotejo de facturas. Gracias al sistema ERP, los equipos financieros disfrutan de una gestión de efectivo más sofisticada en relación con las cuentas a pagar, que normalmente se mide en función del periodo medio de pago (DPO por sus siglas en inglés). En general, un DPO más amplio resulta más favorable, ya que mantienes el efectivo más tiempo, y los sistemas ERP pueden ayudar a los equipos a operar con el DPO óptimo sin perder pagos.

Cuentas a Cobrar

El componente de cuentas a cobrar (AR) de un sistema ERP se ocupa de las facturas adeudadas y los pagos de los clientes. El sistema ayuda a los equipos financieros a registrar pagos, enviar facturas y consolidar datos de facturas, y a cotejar y realizar el seguimiento de los pagos de clientes y saldos pendientes. Los departamentos de finanzas prestan mucha atención a las cuentas a cobrar, ya que lo utilizan como un barómetro de la liquidez, asegurándose de que los pagos lleguen a tiempo, que estén ofreciendo a los clientes las condiciones de pago y crédito adecuados y que la empresa mantenga un flujo de efectivo saludable. Los sistemas ERP pueden ayudar a automatizar muchas de estas tareas de gestión de AR, como la creación de facturas de clientes, el envío de recordatorios de pago y realizando cobros, lo que reduce la necesidad de introducir datos manuales y procesar pagos al tiempo que aumenta la visibilidad financiera en tiempo real, incluidos los saldos y las previsiones de efectivo.

Gestión de Activos Fijos

Los activos fijos hacen referencia a todas los elementos físicos que posee una empresa y que utiliza a largo plazo para administrar el negocio, como equipos de fábrica, edificios de oficinas, mobiliario, vehículos, ordenadores y otros equipos. Dentro de un sistema ERP, los módulos de gestión de activos fijos ayudan a descubrir oportunidades de ahorro de costes mediante el cálculo de la amortización, la enajenación y el mantenimiento de activos, lo que permite a las empresas gestionar los ciclos de vida de los activos desde la adquisición hasta su baja en cuentas.

Gestión de Efectivo

La previsión y optimización de los flujos de efectivo y la liquidez es una de las funciones más importante de los equipos de finanzas y contabilidad. Los sistemas ERP optimizan el proceso de gestión de efectivo mediante la recopilación de datos de elementos como el libro mayor, las cuentas a pagar, las cuentas a cobrar y las nóminas, a fin de ofrecer a las empresas visibilidad directa de las entradas y salidas de flujos de efectivo y ayudar a garantizar que siempre dispongan de suficiente efectivo para financiar las operaciones comerciales clave.

Presentación de Información Financiera

Las empresas utilizan los informes financieros para comunicar el estado y el rendimiento de una empresa a los responsables internos y las partes interesadas externas, lo que los convierte en un componente central de la gestión financiera y uno de los elementos que producen los sistemas ERP. Los equipos de contabilidad y finanzas suelen elaborar informes financieros, como cuentas de resultados, balances y estados de flujos de efectivo trimestralmente y, a menudo, mensualmente, así como informes personalizados para realizar análisis financieros detallados y ad hoc. Los sistemas ERP pueden mejorar drásticamente este proceso, automatizando la recopilación y el procesamiento de datos financieros para ayudar a reducir los errores y garantizar la precisión y la consistencia de la información financiera. El ERP también puede ayudar a los equipos financieros a supervisar los informes de forma continua, detectando problemas en las ventas o los costes mucho antes del cierre trimestral.

Elaboración de Presupuestos y Previsiones

El módulo de presupuestos y previsiones del sistema ERP ayuda a los equipos financieros a crear, gestionar y analizar los presupuestos, que son los cimientos del ciclo de planificación y análisis financiero de una empresa. Los presupuestos elaborados con módulos del ERP incluyen planes financieros detallados, como objetivos de ingresos y gastos para un periodo futuro, que los equipos financieros pueden seguir atentamente para observar cualquier desviación presupuestaria. Las previsiones también se crean utilizando herramientas del ERP, combinando datos históricos de ventas y gastos con nuevos planes de productos e inversiones y las perspectivas económicas. Gracias a sus herramientas de planificación de escenarios y el análisis de desviaciones, la capacidad de elaboración de presupuestos y previsiones dentro de un sistema ERP ayuda a las empresas a alinear los objetivos financieros con los estratégicos y supervisarlos para velar por que se encuentren en el rango apropiado para alcanzarlos.

Gestión del Cumplimiento Normativo y Auditoría

Las funciones del ERP centradas en la gestión del cumplimiento normativo y auditoría ayudan a las empresas a ajustarse a las normas contables, las regulaciones y las políticas internas. Los equipos financieros realizan auditorías de cumplimiento internas y externas para identificar debilidades en el proceso de cumplimiento normativo de la organización e integrar las normas en las operaciones y flujos de trabajo diarios, con el objetivo de reducir el riesgo y evitar problemas legales o penalizaciones económicas por incumplimiento. Los sistemas ERP pueden contribuir positivamente a esta tarea mediante la comprobación automática de las solicitudes de acceso al sistema, de cara a evitar toda violación de los controles de separación de funciones.

Las regulaciones financieras y de datos están en constante evolución. Oracle Cloud asegura el cumplimiento normativo a través de actualizaciones automáticas y robustas capacidades de auditoría.

Integración y Colaboración con Oracle Cloud ERP

Para perfiles directivos (CIOs, CTOs, CISOs), la integración de aplicaciones se convierte en un factor clave para asegurar la coherencia del dato y la escalabilidad tecnológica. Oracle Cloud facilita la integración con sistemas financieros externos a través de una combinación de APIs, conectores predefinidos, herramientas de importación y exportación, y plataformas de middleware.

Mantener relaciones saludables con los proveedores es esencial para la continuidad del negocio. Oracle Cloud facilita la comunicación y colaboración con los proveedores mediante portales dedicados y herramientas de autoservicio.

Dado que Oracle Fusion Cloud ERP es una completa suite de aplicaciones integradas, facilita el flujo de datos y la colaboración entre departamentos, mejorando la visibilidad y la toma de decisiones. Las capacidades integradas de análisis e informes de Oracle Fusion Cloud ERP proporcionan visibilidad en tiempo real de los indicadores clave, lo cual brinda a las organizaciones la capacidad de supervisar el rendimiento financiero, identificar tendencias y tomar decisiones informadas de manera rápida.

Oracle Cloud ERP: De Finanzas Reactivas a Estratégicas

Oracle ERP te ayuda a realizar la transición de unas finanzas reactivas a otras estratégicas. El uso del software del ERP dentro de las funciones de contabilidad y finanzas puede beneficiar a toda la empresa, conectando el ámbito financiero con las operaciones para fortalecer la toma de decisiones y la eficiencia.

El ERP de Oracle, en otro orden de cosas, libera la productividad de los trabajadores gracias a su facilidad de uso, accesibilidad móvil, funciones nativas de colaboración social y digitalización de imágenes. Asimismo, los usuarios tienen la posibilidad de configurar sus aplicaciones para adaptarse a sus preferencias y a las necesidades de cada momento.

En el caso de la parte dedicada a las finanzas, Oracle Financials Cloud es una herramienta ampliable de gestión que brinda soporte en una amplia variedad de sectores. Gracias a ella, los empleados acceden a una diversidad de fuentes de información y cuadros de mando basados en roles, haciendo que se cumplan las políticas de gestión de gastos que se contemplen. Las funcionalidades integradas en esta área incluyen posibilidades muy diversas: creación y envío de informes de gastos, introducción de gastos sobre la marcha, identificación y seguimiento de los clientes en quiebra, y creación de facturas de los clientes, recibiendo y aplicando los pagos correspondientes. Por otro lado, los informes del hub de contabilidad en la nube ayudan a la creación de informes y análisis multidimensionales -incluye el soporte para su generación en dispositivos móviles.

Oracle Cloud ERP es un sistema sólido, creado por uno de los gigantes del mundo del software. Además, es modular, está en la nube y se ofrece en la modalidad SaaS. Tiene muchos módulos y funcionalidades y una gran capacidad de integración con cualquier producto de Oracle. Sin embargo, va dirigido a medianas y grandes empresas con una facturación alta, ya que no es para todos los bolsillos.

Implementar Oracle Cloud en tu departamento de AP puede transformar radicalmente la forma en que gestionas tus finanzas. La tecnología está aquí para quedarse, y quienes la adopten temprano estarán mejor posicionados para enfrentar los desafíos del futuro.