Mejora del Liderazgo y la Eficiencia: Las Claves del Sistema Toyota con Kaizen-Lean

La filosofía de mejora continua, conocida como Kaizen-Lean, junto con el sistema de liderazgo de Toyota, ofrece un marco robusto para transformar la eficiencia y la cultura organizacional. Esta aproximación no solo se centra en la optimización de procesos, sino también en el desarrollo de las personas y el liderazgo.

La Filosofía Kaizen-Lean: Cimientos del Éxito de Toyota

La filosofía Kaizen y el TPS (Thinking People System) son pilares fundamentales que impulsan la mejora continua. Las ideas de mejora son la piedra angular del éxito de Toyota.

El Kaizen es una mentalidad, no una única actividad. Como mentalidad, las actividades se convierten en parte del flujo de trabajo regular. Es una práctica, no un evento único, que se enfoca en la mejora constante de cada aspecto de la organización.

Un sistema de ideas de mejora es crucial. Para poner en marcha un Sistema de Ideas de Mejora, es vital fomentar la participación de todos. Los 10 Puntos del Espíritu Kaizen, Parte 1, guían esta filosofía, abordando incluso los "Idea Killers" para superarlos y asegurar un flujo constante de innovación.

La Academia Kaizen-Lean funciona con contenido en vídeo y texto, para que sigas el método de forma cómoda y sencilla, incluyendo ejercicios extra para resolver y plantear dudas.

Personas y Liderazgo en el Modelo Toyota

La involucración de las personas es esencial para el éxito. El liderazgo práctico y el liderazgo Lean son fundamentales en este modelo, enfocándose en la motivación y en el desarrollo del equipo.

• Motivación y Teorías: Se exploran diversas teorías de motivación, incluyendo la automotivación y la importancia de los refuerzos positivos.
• Comunicación y Feedback: Una comunicación efectiva y un feedback constructivo son herramientas clave para el desarrollo individual y colectivo.
• Liderazgo Estándar: La práctica de un liderazgo estándar garantiza la coherencia y la dirección, sentando las bases para equipos sólidos.

Los equipos son la clave Lean para la mejora continua, promoviendo la colaboración y el intercambio de conocimientos para alcanzar objetivos comunes.

La Clave está en los Procesos: Estandarización y Optimización

La clave está en los procesos. Se debate si son procesos o personas el foco principal, concluyendo que buenos procesos llevan a buenos resultados. El "Manager de 3 Dedos" es un concepto que enfatiza la importancia de comprender y gestionar los procesos.

Las 5 S's: La Base de los Procesos

Las 5 S’s son la base de los procesos. Esta metodología explica por qué las 5 S’s son cruciales para un entorno de trabajo organizado y eficiente. Se utilizan juegos para aprender las 5 S’s paso a paso.

El Ciclo SDCA: Estandarización, Ejecución, Chequeo y Actualización

El ciclo SDCA (Standardize, Do, Check, Act) es fundamental para la gestión y mejora de procesos. Se ofrece una introducción al Ciclo SDCA con ejemplos prácticos como el Cubo Rubik y el Golf para ilustrar su aplicación en procesos.

Los diferentes tipos de estándares son cruciales. Aprender cómo hacer un estándar, una instrucción de trabajo, tanto en teoría como en práctica, es vital. Ejemplos de procesos-instrucción de trabajo, como el "Barquito de Papel" o el "Doblado de Camisa", ayudan a comprender este concepto, incluyendo ejercicios como el LUP de Nespresso.

DO: Matriz de Polivalencia y Formación

La polivalencia es importante. La matriz de polivalencia, la tasa de polivalencia, el objetivo y el plan de formación del equipo son herramientas para desarrollar habilidades. Ejercicios de matriz de polivalencia y ejemplos de mala formación resaltan la necesidad de una buena formación.

Formación Efectiva

Procesos y formación van de la mano; sin formación no hay estándar. Ejemplos de buena formación y el método de los 4 pasos son presentados, incluyendo ejercicios como el del Cubo Rubik.

Chequeo: Confirmación de Procesos

La confirmación de procesos y la importancia de los checklists son esenciales. Kamishibai es una herramienta visual para asegurar que los estándares se sigan correctamente.

Act: Actualizar y Estandarizar

Finalmente, es necesario actualizar y estandarizar los procesos continuamente.

Mejora de Procesos y Eliminación de Desperdicios

La mejora de procesos se enfoca en el valor añadido versus los desperdicios. Identificar y eliminar los 7 desperdicios es un objetivo clave del enfoque Lean. La mejora de procesos implica desglosar todas las actividades y los procedimientos de su empresa e identificar dónde puede implementar eficiencias y mejoras.

Los profesionales identifican, analizan y mejoran los procesos empresariales existentes para cumplir con nuevos estándares u objetivos al modificar o eliminar un proceso, o complementarlo con subprocesos. Después de decidir qué desea cambiar, se debe realizar un análisis sobre las mejoras tangibles. La mejora de procesos es más compleja y desafiante de lo que la mayoría de los gerentes creen y requiere el uso de un enfoque sistemático con una de las metodologías disponibles.

Sin este enfoque estructurado, el impulso al cambio es casi imposible de mantener. Además, los malos hábitos y los flujos de trabajo deficientes se normalizan en un entorno de trabajo concurrido.

Tabla: Los 7 Desperdicios del Lean Manufacturing

Resolución de Problemas: El Ciclo PDCA

La introducción a la resolución de problemas abarca diferentes tipos de problemas y la metodología de resolución. El "Quick Kaizen" es una metodología de resolución de problemas para problemas sencillos (3).

El ciclo de resolución de problemas sigue las 4 fases de Plan-Do-Check-Act (PDCA) con 8 pasos específicos:

1. Paso 1: Definir el Problema. Se debe establecer claramente la naturaleza del problema a resolver.
2. Paso 2: Trocear el Problema. Dividir un problema grande en partes más pequeñas y manejables para facilitar el análisis.
3. Paso 3: Definiendo el Objetivo. Establecer metas claras y medibles para la resolución del problema.
4. Paso 4: Analizando Causas. Identificar las causas raíz del problema, no solo los síntomas.
5. Paso 5: Desarrollando Contramedidas (Buscar Soluciones). Generar y evaluar posibles soluciones a las causas raíz identificadas.
6. Paso 6: Hacer y Ver Contramedidas en Marcha. Implementar las soluciones propuestas y observar su efecto inicial.
7. Paso 7: Check. Evalúa tanto Procesos como Resultados. Medir el impacto de las contramedidas tanto en el proceso como en los resultados obtenidos.
8. Paso 8: Estandariza Procesos Exitosos. Si las contramedidas son exitosas, incorporarlas como nuevos estándares para prevenir la recurrencia del problema.

Existen herramientas clave en la resolución de problemas para facilitar cada fase. La aplicación del PDCA en un formato A3 es una práctica común para documentar y gestionar los esfuerzos de mejora. Ejercicios prácticos, como el "Juego de los espaguetis", se utilizan para aplicar estos principios.

Despliegue de Objetivos y Gestión Estratégica

La introducción a la prioridad y el despliegue de objetivos es crucial. Es fundamental entender el porqué de los objetivos, abordando la pregunta de "qué fue antes el huevo o la gallina" en la definición estratégica. Metodologías como OKR, Hoshin Kanri y OGSM son clave en este proceso. Las fases de OKR-HK proporcionan un marco para la planificación estratégica.

Fase Plan: Definiendo Objetivos y Metas

Si todo es prioridad, nada lo es. Por ello, se enfatiza la importancia de la seguridad primero (SQDCME) y la calidad siempre. La definición de objetivos y metas, junto con algunas claves, es fundamental. Se presentan ejemplos de objetivos y Key Results (KR’s) y algunos indicadores Lean relevantes, con ejemplos aplicados a una cadena de fruterías o una fábrica.

Un objetivo sin un plan no es más que un deseo. "Plans are nothing. Planning is Everything." Esto resalta la importancia de un plan bien definido, considerando obstáculos y objetivos de proceso.

Fases de Puesta en Marcha y Chequeo: El Sistema

La puesta en marcha requiere un seguimiento constante, que es la clave del éxito. Las dinámicas de seguimiento (Check) y la gestión a intervalo corto son esenciales. Las dinámicas de comunicación, un sistema visual y la comunicación en general son pilares para mantener el sistema de objetivos en funcionamiento.

Final del Ciclo: Aprendiendo para el Próximo Ciclo

Al final del ciclo, es vital aprender de los errores y potenciar los éxitos para la mejora continua.

Principios Generales para la Mejora Continua

La mejora de procesos debe realizarse durante el desarrollo regular de la organización y cuando las empresas se reestructuren. Los profesionales de la mejora de procesos siempre deben incorporar principios de gestión de cambios, para que puedan tener una forma sistemática de lidiar con los cambios en los procesos. La gestión de cambios busca garantizar que los cambios realizados en los procesos se implementen correctamente y que sus beneficios se logren con el tiempo.

Según un artículo de Wall Street Journal, alrededor del 60 % de las iniciativas de mejora fracasan con el tiempo debido a la resistencia del equipo y a la mala comunicación. Los principios de gestión de cambios eliminan estos obstáculos e implementan un plan para evitar los errores típicos con el fin de garantizar que sus iniciativas tengan éxito.

Un concepto útil en la mejora de procesos es la asignación de procesos, que es la creación de diagramas de flujo de trabajo que muestran todos los pasos de un proceso y cualquier proceso paralelo. Antes de realizar cambios, los profesionales pueden mostrar visualmente dónde están los procesos y qué pasos involucran, lo que posiblemente puede revelar cuellos de botella.

Su empresa proporcionará más valor más rápido. Si utiliza un enfoque sistemático y científico para la mejora de procesos, notará que su empresa puede ofrecer mejores resultados en un período más corto. La prueba está en las métricas.

Pasos para una Mejora de Procesos Exitosa

Los líderes pueden centrarse en rediseñar y reorganizar los procesos cuando sea necesario, y posiblemente designar a diferentes personales o departamentos para que sean propietarios de ellos. Miles recomienda seguir los siguientes cinco pasos genéricos:

1. Defina los procesos que componen la organización y los indicadores clave más importantes de cada fase del proceso. Es necesario conocer los indicadores y medirlos para saber dónde deben llevarse a cabo las mejoras. Por ejemplo, si se está digitalizando la parte administrativa de la empresa, los indicadores clave serían la reducción del tiempo en las tareas manuales y el ahorro de costos, entre otros.
2. Determine las fases del proceso en el que buscará mejorar el indicador que se eligió inicialmente. Es mejor modificar las fases una por una, ya que esto mostrará la precisión de los resultados obtenidos. Si se cambian demasiadas cosas a la vez, no podrá saber si el cambio fue positivo o no.
3. Una vez que planifique las fases que deben mejorarse, diseñe el proceso. Tenga claro qué objetivos quiere alcanzar. Una vez establecido el diseño, elija los recursos tecnológicos para llevar a cabo los procesos, medir sus resultados, etc. Luego, defina los tiempos del proceso y respételos cuando comience. Por último, involucre al equipo desde el principio del proceso de mejora.
4. Marque los objetivos adecuados que quiere alcanzar e identifique oportunidades de mejora y qué recursos se necesitan para alcanzar esos objetivos.
5. Mediante el uso de métricas, supervise y siga constantemente el proceso. Los objetivos que se establecieron en un proceso de mejora pueden cambiar con el tiempo. Revise constantemente los procesos y vea si cambian, además de anotar si han logrado las mejoras que deseaban.

Todos los tipos de empresas y todas las facetas de una empresa pueden beneficiarse de la mejora de procesos. Por ejemplo, en el sector gubernamental, la mejora de procesos es posible, y algunos dirían incluso crítica. Algunos ejemplos incluyen analizar los procesos de permisos para encontrar ineficiencias, brechas y posibles formas de agilizarlos. Otra oportunidad de mejora de procesos para el sector gubernamental es combinarlos, cuando sea posible, para ofrecer un mejor servicio a los clientes que necesitan varios servicios.

Cuatro Pasos para la Mejora Continua de Procesos

De manera más formal, e independientemente de la disciplina, los profesionales pueden seguir cuatro pasos para la mejora regular o continua de los procesos:

1. Reconozca la necesidad de cambio: Observe las áreas de su empresa que tienen problemas. Priorice estas necesidades; para ello, revise cómo afecta cada problema y los procesos asociados a su empresa y a sus clientes. ¿Cuáles son las limitaciones de los procesos que no nos permiten alcanzar nuestros objetivos estratégicos? ¿Qué sistemas necesitamos poner en marcha para que la mejora continua sea una parte permanente de nuestra cultura? ¿Cómo medimos la mejora, dado que los resultados pueden ser difíciles de cuantificar?
2. Revise sus procesos actuales de cerca: Una vez que haya descubierto qué procesos deben renovarse, deberá revisar los procedimientos de los que forman parte, para comprender de principio a fin lo que está relacionado. Hay muchas herramientas que puede usar para el análisis, como la asignación de procesos, el análisis de causa y efecto, y las encuestas operativas. Además, debe hacer las siguientes preguntas: ¿Qué pasos del proceso tienen cuellos de botella? ¿Hay algún punto de ruptura en el proceso? ¿Dónde hay más retrasos? ¿Dónde aumentan los costos? ¿Dónde se ve afectada la calidad?
3. Obtenga el patrocinio ejecutivo y la aceptación del personal: Antes de tomar decisiones relativas a los cambios, debe asegurarse de que los directivos sénior y el personal están de acuerdo. Presente a los directivos sénior sus argumentos para el cambio y qué efectos tienen los problemas en la empresa. Debe ayudar al personal a comprender que el cambio está destinado a mejorar su trabajo, así como debe obtener su aceptación.
4. Desarrolle su estrategia de mejora: Ahora que ha completado la fase de análisis de procesos, es hora de desarrollar una estrategia para solucionar problemas. Para ayudar a su empresa a ser competitiva, las mejoras de procesos son un componente crítico de su plan estratégico general de crecimiento y expansión. Ya sea que tenga un especialista en mejora del personal o implemente una cultura de mejora, alguien debe estar familiarizado con todos sus procesos empresariales.

Pregúnteles a los expertos (también conocidos como sus empleados) dónde creen que se produce el desperdicio. Pueden ayudarlo a determinar los procesos o partes de los procesos que no agregan valor. Realice un análisis de causa raíz para identificar oportunidades de mejoras en los procesos.

Retos y Factores de Fracaso en la Mejora de Procesos

Incluso con la mejor de las intenciones y los recursos, las empresas se involucrarán en proyectos de mejora de procesos que fracasan. En un estudio cualitativo, los investigadores identificaron estas diez razones principales para el fracaso de la iniciativa:

• Falta de apoyo gerencial
• Comunicación inadecuada
• Equipos con insuficientes habilidades
• Capacitación inadecuada
• Mala elección para la metodología de mejora de procesos
• Falta de incentivos para el éxito
• Corrupción del alcance
• Equipos demasiado pequeños o no lo suficientemente diversos
• Falta de seguimiento
• No usar métodos de gestión de cambios

Es importante evitar la optimización por puntos, que se produce cuando una unidad de negocios o un programa se destaca y se optimiza de forma aislada, sin considerar el impacto en el sistema global.