Guía Completa para la Implementación Exitosa de un Sistema ERP en su Empresa

En el dinámico mundo empresarial de hoy, las empresas enfrentan el desafío constante de mantener la competitividad y optimizar sus procesos internos. Una solución cada vez más adoptada para este fin es la implementación de un ERP, un sistema que centraliza y automatiza diversas funciones empresariales.

¿Qué es un ERP y Por Qué es Crucial para las Empresas?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta de software que permite a las organizaciones integrar diversas áreas de su negocio en un único sistema. Esto incluye la gestión financiera, la cadena de suministro, recursos humanos, manufactura, servicios y otras áreas operativas. Para las empresas, implementar un ERP puede ser especialmente beneficioso en un mercado competitivo. La eficiencia operativa, la reducción de costos a través de procesos automatizados y la capacidad de adaptación a nuevas demandas del mercado son algunas de las razones por las cuales más empresas están optando por esta solución tecnológica.

La implantación de un ERP permite la simplificación de procesos al reducir redundancias y automatizar tareas repetitivas. Por ejemplo, la comunicación entre diferentes departamentos se ve mejorada al centralizar la información, permitiendo un flujo de trabajo más fluido. La automatización es uno de los puntos fuertes de los sistemas ERP. Al implementar un ERP, las empresas pueden gestionar de manera más eficiente sus recursos, ya sean humanos, financieros o materiales. Las decisiones empresariales basadas en datos precisos son esenciales para el éxito de cualquier empresa. Un ERP proporciona a los gerentes acceso en tiempo real a datos críticos de toda la organización.

Planificación Inicial y Definición de Requisitos

Es habitual que en el proceso de búsqueda de una solución ERP nos aborden muchas dudas en relación al proceso de selección e implantación. Antes de empezar, es necesario saber que un proyecto de ERP tiene cierta envergadura y que, dependiendo del tamaño de la empresa y de la cantidad y complejidad de sus procesos, su desarrollo e implantación puede variar en plazo y coste, desde proyectos sencillos que suelen durar unos meses hasta proyectos complejos con duraciones en torno a un año. Es importante afrontar la implantación de un ERP como una inversión y no como un gasto.

a.- Planteamiento Inicial: Definir Requisitos Generales

La planificación, definición y estructuración del proyecto para implantar un ERP es vital para alcanzar el éxito, siendo importante determinar qué necesita la empresa y qué objetivos se desean alcanzar con el nuevo sistema. El ERP tiene como finalidad ser la pieza clave dentro del sistema de información de la empresa. Implica dotar a todas las áreas de la compañía de una gestión interactiva en todas sus acciones. El estudio de las necesidades y cuáles son las funcionalidades que su empresa necesita son la primera tarea a realizar. Realizar reuniones con los responsables de departamento y los equipos para conocer en detalle los procesos y actividades que necesitan mejoras será fundamental.

La implantación de un ERP es un proceso por el que la mayoría de empresas pasarán más de una vez. Toda implantación que se precie debe estar sustentada por un proyecto bien definido y con pilares sólidos. La calidad de la planificación de la implementación de un software ERP depende, en gran medida, del resultado final.

b.- Planificación del Proyecto: Presupuesto, Marco Temporal y Equipo Interno

Se trata de concretar todos estos puntos y documentarlos. Es importante tener una idea de la inversión disponible para el proyecto. En el mercado existen ERPs muy diversos, al igual que sus precios, por lo que será necesario tener en mente una cifra realista con la que comenzar la búsqueda. Además, determinar un periodo realista de tiempo puede ser clave para pasar de un proceso cargado de obstáculos a un proceso fluido y encaminado al éxito. Desde nuestra experiencia hemos comprobado que para una empresa mediana el proceso desde el inicio de la búsqueda hasta la implantación suele requerir al menos un año, aunque dependerá de la magnitud de la empresa y del proyecto.

Según el tamaño de la empresa es probable que esta cuente con un departamento IT. En el caso de que exista, este suele ser el que se responsabiliza del proyecto, normalmente liderado por el director de IT. En empresas más pequeñas en las que no exista este departamento la responsabilidad suele recaer sobre algunos de los responsables de finanzas u operaciones. De todos modos esta decisión recaerá sobre la empresa, pero es vital seleccionar a un equipo que tenga capacidad y disponibilidad para la toma de decisiones de implantación del ERP. Los usuarios clave, como su nombre indica, tienen un papel destacado en la empresa mandante. Por su especial dominio en cualquier ámbito de la compañía, resultan imprescindibles para adaptar el software de gestión empresarial a las circunstancias particulares. Ahora bien, no contar con ellos o identificarlos mal suele incrementar el peso que recae sobre los consultores.

Selección de la Tecnología y el Partner Adecuado

Existen diferentes metodologías y técnicas de implantación, dependiendo del tamaño de la empresa, la complejidad de los procesos y el software elegido. Hay varias maneras de desarrollar una solución ERP para cubrir las necesidades de una empresa. La elección de la metodología adecuada depende del tamaño de la organización, del nivel de personalización necesario, del presupuesto disponible y sobre todo de la complejidad de sus procesos. La elección del proveedor estará condicionada en gran medida por la metodología con la que la organización considere mejor trabajar.

Selección de la Tecnología

• ¿Solución estándar o solución a medida?: Entendemos por sistema ERP estándar todos aquellos software desarrollados por proveedores tecnológicos y que cuentan con una red de partners para su implantación. Estas soluciones están compuestas por un producto funcional que entrega el proveedor tecnológico y sobre el que el partner puede realizar las personalizaciones necesarias para adaptarlo a las necesidades del cliente. Hablamos de sistema ERP a medida cuando una empresa decide crear una solución ERP propia desde cero, y la empresa actúa como desarrollador de producto e implantador. Desde nuestra experiencia, y para la mayoría de las empresas aconsejamos apostar por un sistema de gestión estándar ya que le permite tener independencia del partner, y hay un proveedor tecnológico que garantiza la evolución de producto. Un sistema ERP estándar permite tener independencia del partner, y hay un proveedor tecnológico que garantiza la evolución de producto. Existen algunos sectores muy específicos, donde un ERP estándar es difícil de adaptar. En estos casos, las soluciones verticales a medida son una buena alternativa.
• ¿Qué tipo de instalación es mejor?: Debe tener claro qué tipo de instalación desea adquirir. Existen dos tipos principales, On premises o SaaS (Cloud). En las soluciones On premises el cliente debe gestionar la infraestructura (Servidor, disponibilidad, copias de seguridad…) en la que se alojará la aplicación. Este tipo de instalaciones puede ser en el servidor físico de la empresa o en un servidor en la nube gestionado por la propia empresa. En las soluciones SaaS (Cloud) el proveedor tecnológico se encarga de la gestión de la infraestructura (Servidor, disponibilidad, copias de seguridad…) y normalmente su coste se incluye en el licenciamiento del producto. Actualmente la tendencia es avanzar hacia soluciones Cloud, ya que las infraestructuras de los proveedores tecnológicos como Azure de Microsoft ofrecen un nivel de seguridad y disponibilidad generalmente superior a las soluciones On premises, y a un coste muy competitivo.
• Capacidad de integración: La mejora de procesos es un camino en continua evolución. Es muy posible que tras realizar un proyecto de implantación de una solución ERP, opte por un CRM, una solución de Business Intelligence o quiera mejorar procesos muy concretos con soluciones específicas. Si apuestas por un gran fabricante, podrás construir un universo de soluciones totalmente integrado entre sí, lo que le permitirá ser más eficiente, concentrando todos los procesos e información en un único escenario.
• Nivel de implantación global, nacional y sectorial: Otro dato que también puede resultar relevante será el de comparar la popularidad de los ERP que tenemos en mente. Un ERP estándar tenderá a estar más extendido que una solución a medida de un pequeño fabricante. Datos como el número de implantaciones a nivel nacional, internacional y sobre todo, sectorial, pueden darnos una pista del nivel de agrado de los usuarios.
• Cobertura funcional de necesidades: Cada ERP cuenta con una serie de puntos fuertes, la clave al seleccionar una alternativa u otra, es que esos puntos fuertes sean las funcionalidades más importantes para nuestra empresa. Si por ejemplo somos una empresa con procesos de fabricación, es clave que el sistema pueda gestionar las órdenes, disponer de listas de materiales, cálculo de costes de fabricación… En cambio, si somos una empresa centrada en el comercio online las funcionalidades clave serán la integración con el ecommerce, la gestión del almacén y la logística.

Selección Cuidadosa del Partner Más Adecuado

Elegir el proveedor adecuado es un paso crucial en la implementación de un ERP. Las empresas deben buscar proveedores que ofrezcan un excelente soporte técnico y capacidad para personalizar el software según las necesidades específicas de la empresa. Toda implantación de un ERP requiere de una colaboración estrecha entre el personal interno de la organización y la plantilla de la consultora a cargo.

• Experiencia y equipo: Datos como los años de experiencia como partner tecnológico, la formación del equipo o la trayectoria de la empresa pueden resultar relevantes de cara a optar por un partner u otro.
• Referencias de clientes zona/sector: Será necesario informarse acerca de la experiencia de los posibles partners tecnológicos. No será tan importante la presencia geográfica como la experiencia del partner en nuestro sector, conocer para qué clientes opera…
• Presupuesto orientativo / Nivel de inversión: Existen diferentes formas de articular la propuesta económica de un proyecto, desde trabajar con un alcance cerrado basado en una serie de requisitos a proyectos en abierto gestionados a través de una bolsa de horas. Es fundamental tener claro el formato que mejor se adapta a nuestro tipo de proyecto, y las ventajas y riesgos de cada uno de ellos. Es fundamental tener claro el formato de colaboración que mejor se adapta a nuestro tipo de proyecto. Los proyectos de alcance cerrado transmiten seguridad al considerar como fija la variable del precio, pero el alcance se verá limitado a los requisitos descritos, por lo que cambios o ampliaciones deberán gestionarse aparte. Los proyectos en abierto o por bolsa de horas, permiten al cliente ir fijando las prioridades y son más flexibles a los cambios, pero el alcance se limita a las horas definidas.

Aunque las empresas contraten de forma externa la implantación de un ERP, la supervisión de cada una de las fases es fundamental para el éxito del proyecto. La etapa de análisis y diseño es probablemente la que más vigilancia necesitará, ya que la organización debe asegurarse de transmitir una imagen real de la compañía. Las modificaciones que se realicen una vez que el sistema ya esté instalado en la empresa harán que el coste y la productividad de la organización se vean afectados considerablemente. Podemos establecer una regla de “recompensa/multa” con el proveedor antes de la implementación del ERP. Si la implementación progresa sin problemas y el sistema ERP se implementa con éxito antes de la fecha límite, entonces el proveedor del ERP recibe un bono. Si la implementación se retrasa debido al proveedor, se aplicará una multa (o un descuento para el cliente).

Fases de la Implementación de un ERP

La definición y planificación del proceso de implantación de un ERP se pueden realizar mediante diversos enfoques, según la metodología de gestión de proyectos que se emplee (cascada, ágil, Scrum…). Un proceso de este tipo, refleja la ruta a seguir, señalando las fases que deberán ejecutarse en estricto orden, una tras otra, siempre que se haya completado la fase anterior. Emprender la implementación de un ERP puede ser abrumador, pero empezando con pasos claros, el proceso puede ser mucho más manejable.

1. Análisis y Diseño

Una vez hayamos seleccionado el partner, llega uno de los momentos clave del proceso, la definición de los requisitos. En esta etapa el consultor será una gran ayuda para esclarecer todas las necesidades de la organización. Se consensuará en detalle el alcance del proyecto, qué estará incluido y qué no y cualquier duda o preocupación que pueda surgir. Para esto el equipo de proyecto trabaja de la mano con el proveedor, pudiendo determinar las características del sistema, las funcionalidades, el diseño… Siempre asegurándose que el ERP sea flexible y fácil de usar. Esto significa crear los documentos que expliquen cómo se ejecutan las diversas actividades de la organización, quiénes llevan a cabo estas actividades, los subprocesos o tareas que conforman cada proceso.

2. Desarrollo e Implementación

La fase de desarrollo es la etapa crítica de la implementación del nuevo sistema. Diseño: se desarrollará todo lo relacionado con las aplicaciones y funcionalidades principales del ERP. Desarrollo de nuevos elementos previstos. Por ejemplo, cómo la inclusión de funcionalidades que permiten automatizar ciertas tareas. Además, se debe desarrollar toda actividad definida y acordada anteriormente. El tiempo necesario para la implementación de un ERP suele ser mucho más largo que el de otras soluciones TIC. Teniendo en cuenta esta peculiaridad, lo ideal sería colaborar con el proveedor durante todo el proceso de diseño. Para empezar, el proveedor no entregaría el programa completo, sino parte por parte para que los empleados de la empresa, o al menos un grupo de ellos, puedan ir probándolo. Esto abre la puerta a la introducción de modificaciones sobre la marcha, sin tener que esperar a que el software haya sido entregado. Sin embargo, hay que tener cuidado con la implementación continua de nuevas herramientas. Implementación: esta fase es crucial dentro de todo el proyecto.

El tiempo de implantación dependerá principalmente del tipo de software escogido, la dificultad de los procesos de la empresa y las modificaciones necesarias para adaptarlo a las exigencias de la compañía. Por ello, en caso de que se haya elegido un ERP on-premise (en local), el tiempo de implantación supondrá un proyecto de entre 6 meses a 1 año. El contrato que realice con su proveedor deberá contener una sección en la que se establezca el calendario aproximado del proyecto.

Tabla de Duración Estimada de Implementación de ERP

3. Migración de Datos

Abordar la posible migración de los datos es fundamental. En el caso de que ya disponga de un ERP y lo que desee sea cambiarlo, ha de tener en cuenta que, con la implantación del nuevo Software ERP se deberán traspasar datos maestros e información. La gestión de los datos es otro de los factores que hemos de priorizar durante la instalación de un sistema ERP. De esta manera, tenemos que hacer una correcta manipulación de la información que debe migrar al nuevo entorno de gestión. Será necesario analizar qué información se quiere traspasar y la calidad de la misma, teniendo en cuenta que no se han de migrar históricos entre plataformas, para facilitar el proceso de migración, reduciendo su tiempo y coste. La migración de datos es una actividad crucial en esta fase.

4. Comprobación y Validación

La siguiente fase comprende la comprobación y validación del sistema ERP, mediante un conjunto de pruebas. La finalidad es detectar cualquier falla o problema para realizar las correcciones pertinentes y garantizar el funcionamiento óptimo del software. Es importante que en la comprobación participen representantes de diversos roles. Esto es muy útil para detectar fallos tanto en la simulación del proceso cómo en la comunicación entre roles. Durante todo el proceso de desarrollo e implantación, el equipo seleccionado para la supervisión del proceso, se tendrá que responsabilizar de validar los pasos del partner tecnológico, para que así todo salga según lo acordado.

5. Puesta en Marcha

La puesta en marcha es la fase esperada de todo el proceso de implementación. Una vez el proceso de implantación se haya concluido, llega el momento más esperado, la puesta en marcha. La elección de la fecha es importante durante la etapa de planificación. Miembros del equipo del partner seleccionado se encargarán de explicarles todo en detalle e incluso hay partners que ofrecen jornadas de formación, para que el nuevo comienzo, donde todo es desconocido, resulte más fácil para todo su equipo. La autorización es clave en esta fase. Conseguir que la implementación se realice en el tiempo estipulado y cumpliendo las expectativas cuesta mucho esfuerzo, dedicación y tiempo.

6. Estabilización y Soporte Post-Implementación

Esta fase consiste en monitorizar continuamente el sistema durante varios días posteriores a la implantación. Una vez instalado el nuevo ERP en una organización, es conveniente programar una fase de acompañamiento y formación. El éxito de la implantación del ERP también depende de que el usuario pueda comprender la tecnología y de que disponga de una guía para solucionar o superar las incidencias o resolver las dudas que se presenten durante el uso del sistema.

Soporte

Seguramente el partner por el que se decante también preste servicio de soporte. La principal función de este tipo de servicio será solventar posibles fallos técnicos que se puedan dar en el ERP así como la implantación de las mejoras que se deseen. Dependiendo de la especialización técnica que se requiere para solventar las incidencias, existen diversos niveles de soporte. Se encuentra el soporte básico en el que los técnicos solucionan problemas comunes y notifican al usuario. También se encuentra el soporte avanzado compuesto por técnicos especialistas, el soporte especializado, para casos muy complejos que requieren la intervención de los máximos expertos el servicio de soporte. Si has optado por un ERP estándar podrás disfrutar de plena flexibilidad e independencia para gestionar las mejoras y el soporte, ya que habrá muchos partners en el mercado que trabajen con el mismo ERP que usted ha elegido. Esto le proporcionará una tranquilidad adicional, ya que si el día de mañana por cualquier motivo desea cambiar su partner, no tendrá ningún problema para hacerlo.

Gestión del Cambio y Factores Críticos de Éxito

Acometer este proceso supone adoptar, generalmente, una nueva cultura empresarial. Una organización cuyos miembros ya han abrazado la tecnología de gestión empresarial con anterioridad tendrá menos reparos a la hora de involucrarse en la instalación, en la selección de componentes y en la definición de procesos. Cuando nos decidimos a trabajar con un ERP, asumimos el establecimiento de un sistema basado en normas que rigen la operativa de nuestra empresa.

Comunicación Interna y Gestión del Cambio

Las actividades paralelas conforman la gestión del cambio, y tienen como fin garantizar que la organización pueda alcanzar el rendimiento que se prevé en el proyecto. Se debe ser claro y abierto con el personal en todo lo relacionado a la implementación del ERP, es decir, informarles desde el principio y poner al alcance de ellos la información necesaria para que les genere confianza y reducir así, la resistencia al cambio. En toda empresa la aplicación de nuevos recursos tecnológicos puede significar un tanto de resistencia, debido al desconocimiento y a la incertidumbre a la que se somete la plantilla, que teme que su puesto se vea amenazado. Para reducir este miedo se debe plantear claramente que la implementación de un ERP lejos de amenazarles, busca más efectividad en las operaciones básicas de cada uno de ellos, reduciendo los márgenes de error y por lo tanto incrementando la productividad en cada estación de trabajo. Es vital plantear a los empleados que el cambio de ERP busca efectividad, reducción de errores y por tanto mejorar la productividad de todo el equipo.

• Un plan de comunicación es esencial.
• Un plan de formación adecuado para todos los usuarios.
• Un seguimiento y control de la puesta en marcha.
• Involucración del personal: Pida su opinión y no la dé por sentada. De esta forma pueden sentir que el sistema es de ellos, ellos aportaron su granito para configurar el sistema que va a hacer crecer a la empresa. Es primordial lograr un compromiso por parte de toda la empresa. Si no existe implicación por parte de los trabajadores, la implementación del nuevo ERP puede convertirse en un problema más que en una solución. Si no existe implicación por parte de toda la organización, el nuevo ERP puede convertirse en un problema más que en una solución.

Gestión de Riesgos

Además, es imprescindible contemplar las incidencias o problemas que puedan presentarse en las diferentes fases de la implementación. Existen multitud de riesgos a tener en cuenta en la implantación de un ERP para cualquier compañía. Todos estos riesgos deben estar contemplados y analizados por el personal de la empresa contratante con anterioridad a comenzar la implantación. Además, debido a la gran cantidad de recursos económicos y de tiempo que conlleva un proyecto de este tipo, es necesario que se gestionen los riesgos no deseados para reducirlos. Muchas consultoras y proveedores de programas ERP no contemplan este ámbito de riesgo en el diseño de sus intervenciones y soluciones, respectivamente. El hecho de que haya fases no significa que todo salga según lo planeado. La falta de consideración de todos los factores relativos a una nueva implantación puede llevar a cualquier compañía a perder grandes cantidades de dinero difícilmente recuperable.