El Estudio Administrativo en un Plan de Negocio: Clave para la Viabilidad y el Éxito

Un plan de negocio es un documento fundamental que identifica un proyecto, describe una oportunidad de negocio y analiza dicho negocio en cuestión. Su desarrollo parte de estrategias y procedimientos para convertir una oportunidad de negocio en un proyecto empresarial concreto. Dentro de este plan, el estudio administrativo juega un papel crucial, pues aborda en profundidad la planificación estratégica, la estructura organizacional, la legalidad, la fiscalidad, los aspectos laborales, y las fuentes y métodos de reclutamiento, entre otros.

En resumen, el Estudio Administrativo, Legal y Social de un proyecto es la información obtenida después de consultas y cálculos sobre Estrategia, Estructura, Aspectos legales de constitución y funcionamiento de la empresa, Impuestos, Aspectos laborales (contrataciones, prestaciones, salarios) y programas de impacto en la comunidad, como Programas sociales y de Medio Ambiente.

Pero, ¿realmente para qué sirve un estudio administrativo dentro de este plan? Sirve como base para discutir con terceras partes (bancos, inversores, etc.) y garantiza que el plan sea eficaz, estructurado y comprensible. Debe estar escrito con claridad, con vocabulario preciso, evitando jergas y conceptos muy técnicos, y ha de resultar de fácil comprensión, siendo breve y cómodo.

La Estrategia Corporativa: El Pilar del Estudio Administrativo

Con base en la premisa fundamental de Alfred D. Chandler, la primera parte del Estudio Administrativo, como lo es la Estrategia Corporativa (que se logra a través de la Planeación Estratégica), se refiere a la definición de los planes de acción que cursan los caminos para alcanzar la posición de privilegio que la empresa desea en el mercado. La Estrategia Corporativa crea las condiciones para que la Estructura se genere de manera que ésta soporte a aquella y se logren los objetivos.

Elementos clave de la Planeación Estratégica:

• Misión: Debe identificar propósitos organizacionales con la exigencia social y servir de fundamento para tomar decisiones.
• Visión: Debe identificar las metas, con lo que le dará certidumbre al negocio y, por tanto, sus líderes podrán establecer nuevos retos.
• Políticas: Definirán el área de trabajo para la toma de decisiones, aunque no dan la decisión en sí, sino lineamientos.

El análisis es una herramienta para ver pasos y acciones en un futuro. Se logra mediante el estudio del trabajo desempeñado en el presente, interior de la empresa, marcando posibles evoluciones para el éxito y permite que la gerencia reflexione y tenga mejor conocimiento de la organización.

La Estructura Organizacional: Operacionalizando la Estrategia

La segunda parte del Estudio Administrativo, tiene que ver con la Estructura; es decir, la manera de plasmar una representación gráfica de los diferentes niveles de la empresa, mostrando la dependencia, relaciones directas e indirectas, autoridad y responsabilidad. Dicho de otra manera, la Estructura permite operacionalizar la Estrategia a través de sus múltiples relaciones de jerarquía y comunicación.

La definición de una estructura organizativa supone el diseño de tareas, la asignación de responsabilidades y el establecimiento de líneas de autoridad y canales de comunicación, convirtiéndose en un medio para ayudar a la organización a alcanzar sus metas.

Herramientas para visualizar la estructura:

• Organigramas: Son recuadros que representan los puestos de la organización y sus niveles jerárquicos, líneas, autoridad y responsabilidad.

Aspectos Legales y Fiscales: La Formalización del Proyecto

En relación con los Aspectos Legales y Fiscales, se trata de la investigación tendiente a conseguir información sobre costos y gastos relacionados con normatividad para formalizar el proyecto ante autoridades. Asimismo, proyectar los egresos del flujo de caja relacionados con impuestos.

El Marco legal y fiscal atiende a la personalidad jurídica de la empresa según lo cual articulará su legislación y fiscalidad, en base al Código Mercantil y la Ley General de Sociedades Mercantiles, además de la legislación tributaria competente.

Aspectos Laborales y Sociales: Compromiso y Responsabilidad

Los Aspectos laborales contemplan las contrataciones, prestaciones y salarios. Por otro lado, los Aspectos sociales del proyecto tienen que ver con la intención expresada en la Planeación Estratégica sobre relación con el entorno, bien sea por proyectos sociales, ambientales o ambos, y los programas de impacto en la comunidad, como Programas sociales y de Medio Ambiente.

También se aborda el Aspecto ecológico, reflejando el compromiso de la empresa con la sostenibilidad.

El Proceso Administrativo: Un Enfoque Dinámico

El proceso administrativo es un conjunto de funciones administrativas, llevadas a cabo por parte de una empresa o institución, que engloba el capital humano, tecnológico y financiero, con el objetivo de sacar el máximo partido de los recursos existentes de manera rápida y eficaz. Incluso permite agilizar flujos de tareas como la facturación y los cobros. Gracias al proceso administrativo se puede disponer de un registro de horas de trabajo de cada profesional de la plantilla. Esto permite medir la productividad y el rendimiento de la empresa.

El origen del término “proceso administrativo” tiene su origen en el ingeniero francés Henry Fayol. Este escribió en 1916 un libro titulado “Administración industrial y general”, que contiene unas de las teorías más relevantes a día de hoy para los expertos en el sector de la administración.

Etapas del Proceso Administrativo:

1. Planificación

En la etapa de planificación se definen los objetivos que se pretenden alcanzar y todas las estrategias que permitirán cumplirlos. Para ello se deberá elaborar un documento con cada una de las actividades futuras a seguir en el proceso administrativo. Algunas de las cuestiones importantes que incluirán este plan son:

• Los tiempos y plazos de cada tarea para ser realistas en las metas y poder llevarlas a cabo.
• Determinar la situación actual de la organización e identificar posibles escenarios que puedan darse.
• Establecer cómo se actuará ante los problemas.

2. Organización

En la fase de organización deberemos organizar quién y qué departamento va a realizar cada actividad, así como la jerarquía entre el personal. Deberás proporcionar las herramientas y el material necesario a cada persona según las funciones que le sean asignadas dentro del plan de proceso administrativo. También es esencial establecer mecanismos que permitan integrar cada una de las tareas en los diversos departamentos y revisar su eficiencia.

3. Dirección

Se debe establecer una persona responsable que se encargue de liderar todos los equipos de trabajo. Esta se ocupará de que cumplan sus funciones, hagan sus tareas correctamente, en el plazo establecido y logrando los objetivos marcados. Además, será un líder para ellos, motivándolos, guiándolos y resolviendo sus dudas.

4. Control

En esta fase la supervisión es primordial para ver que el plan administrativo funciona como debe ser. En esta supervisión se medirán una serie de indicadores y se analizarán para ver el rendimiento de los procesos administrativos implementados. En este análisis es necesario detectar los puntos débiles y fuertes para poder aplicar mejoras o modificar las diferentes estrategias.

Características y Beneficios del Proceso Administrativo:

Cualquier proceso administrativo tiene varias características en común:

• Repetición: Las funciones del proceso administrativo se repiten constantemente de forma cíclica.
• Flexibilidad: El plan puede cambiar y adaptarse si se necesitan aplicar mejoras o resolver situaciones.
• Simultaneidad: Se pueden llevar a cabo distintos procesos a la vez.
• Transversalidad: Es transversal porque sus procesos competen a distintas personas del organigrama de la empresa.
• Jerarquía: Existe un orden jerárquico a la hora de ejecutar las funciones y se establece un plan para conseguir las metas marcadas por la organización.

El proceso administrativo tiene varios beneficios para cualquier empresa u organización. Entre ellos destacan principalmente las siguientes ventajas:

• Permite que la empresa esté enfocada en el futuro y sus objetivos.
• Facilita la toma de decisiones y la definición de las estrategias.
• Define la jerarquía de la empresa y establece funciones para cada persona dentro de la organización, para un buen funcionamiento.
• Permite diseñar métodos y procedimientos a la hora de llevar a cabo cada una de las actividades de la empresa.
• Evita que las funciones se dupliquen dentro de un departamento.
• Mejora el ambiente entre colaboradores y directivos.
• El trabajo fluye de forma constante.
• Gracias al proceso administrativo es posible detectar problemas y establecer mejoras para corregir las desviaciones.
• Es más fácil identificar los recursos necesarios para cada una de las actividades o tareas a desempeñar.

Emprendimiento Administrativo y Plan Económico

El emprendimiento administrativo es una de las herramientas que tienen las empresas para mejorar sus procesos internos y, a su vez, descubrir nuevas opciones para su negocio. El objetivo es que los procesos sean más eficientes y con ello, la empresa sea más competitiva.

EAE Business School define el emprendimiento administrativo como la actividad empresarial que se centra en las técnicas y funciones administrativas. El objetivo de este tipo de emprendimiento es aumentar la eficacia de una organización para hacerla más competitiva. Más allá del plan de emprendimiento, el plan económico concentra los estudios sobre ingresos y gastos y te permite conocer la viabilidad de la startup.

Componentes del Plan Económico:

• Plan de inversiones: Aquí el emprendedor tiene que recopilar cuáles son los gastos previstos en el lanzamiento de la startup.
• Balance: Para realizar el balance, se debe llevar a cabo un análisis exhaustivo sobre el valor de la startup.
• Cuenta de pérdidas y ganancias: Aquí la previsión de ingresos y gastos es clave. Se deben incluir las ventas previstas y cualquier ingreso que pueda recibir la startup.
• Presupuesto de caja: El presupuesto de administración, los costes previstos para el desarrollo de la startup y la previsión de ventas se incluyen en el presupuesto de caja.
• Plan de tesorería: Se deben detallar cuáles serán las entradas y salidas de dinero en un plazo determinado.

La elaboración del plan financiero y el resto de las tareas que conlleva el emprendimiento administrativo pueden ser un dolor de cabeza para muchos. Afortunadamente, existen herramientas que facilitan estas tareas, como Billage (facturación online y gestión de clientes), Holded (plataforma en la nube para pymes), Invisible Collector (plataforma de inteligencia artificial para el cobro de facturas), Zoho (suite de aplicaciones empresariales con módulo de finanzas) y Enloop (generador de texto para planes de empresa).

Solo el 35% de las empresas españolas tiene recursos económicos adicionales para sus planes de crecimiento. Así lo detalla el Informe Europeo de Pagos de Intrum, que identifica un problema en el sistema de cobros de las empresas: si no reciben los pagos de sus clientes a tiempo, no pueden realizar las inversiones previstas en sus hojas de ruta. Además, el 61% de las empresas españolas muestra preocupación por el crecimiento de su negocio: pero solo cerca de la mitad de las empresas tienen recursos para conseguirlo. El emprendimiento administrativo y los planes de crecimiento de tu startup pueden ser complicados si nunca te has enfrentado a un plan de negocio o a una estrategia financiera.