Guía Completa de la Estructura Organizacional para PYMES

En el dinámico mundo empresarial, la estructura y la organización son claves para el éxito. Si quieres que tu empresa funcione de forma eficiente, planificar correctamente la estructura organizativa es esencial, especialmente para las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Un organigrama bien diseñado facilita la gestión interna y mejora la comunicación entre áreas y la eficiencia en la toma de decisiones.

¿Qué es un Organigrama Empresarial?

Un organigrama es una representación gráfica de la estructura interna de una empresa. Se trata del gráfico que marca las funciones, responsabilidades y relaciones de los recursos humanos de una empresa. Es un esquema organizacional que informa a quien lo observa, por ejemplo, nuevos empleados o directores de departamento, sobre las relaciones de trabajo en la organización para que comprendan cómo encajan dentro de la estructura empresarial y a quién deben acudir si desean algo.

Un organigrama, al igual que un análisis DAFO y un plan de negocios, es un documento muy importante para las empresas grandes, pero también para las pequeñas. Por lo tanto, es una herramienta clave para entender la organización y sus áreas y, además, se adapta a las necesidades específicas de cada PYME.

Beneficios Clave de un Organigrama para PYMES

Implementar un organigrama en una empresa pequeña tiene múltiples beneficios que impactan significativamente tanto en la experiencia de los empleados como en la organización en sí:

• Claridad en la estructura: Proporciona una visión clara de las relaciones jerárquicas y las responsabilidades de cada empleado y área.
• Mejora la comunicación: Facilita la creación de canales de comunicación efectivos, asegurando que la información fluya correctamente entre los diferentes niveles y departamentos de la empresa.
• Eficiencia en la gestión: Permite conocer información clave para coordinar las diferentes áreas de negocio y tener controladas en todo momento las responsabilidades y jerarquías de todos los miembros.
• Planificación y crecimiento: Facilita un crecimiento alineado con la estructura y los planes de la empresa, y permite una visión rápida de todos los departamentos, sus funciones y sus objetivos.
• Fortalecimiento del liderazgo: Los líderes pueden reafirmar su posición al estar reflejados en una posición específica y la organización puede tener una visión general de todos los responsables.
• Detección de errores: Un organigrama claro facilita la identificación de redundancias en el trabajo y si existen responsabilidades que se solapan.
• Motivación y compromiso: Fomenta la motivación y el compromiso de los empleados al proporcionarles un entorno de trabajo claro y organizado.

Departamentos Esenciales para una PYME

Aunque las PYMES no tienen la necesidad (ni los recursos) de cubrir todos los cargos y departamentos que son habituales en empresas de mayor tamaño, es importante crear una estructura organizativa y asegurarse de que todos los cargos están claramente definidos. Cada empresa tiene sus necesidades particulares, pero estos son los departamentos más habituales:

1. Dirección General/Gerencia: Este departamento es el eje central de la empresa y su función principal es la de coordinar las actividades, tomar decisiones estratégicas y asegurarse de que todos los demás sectores trabajen de manera alineada con los objetivos de la organización. En muchas PYMES, es el fundador o gerente quien asume todas estas responsabilidades.
2. Ventas y Marketing: Es el motor para generar visibilidad de marca, atraer clientes potenciales y generar ingresos. Incluye la parte de investigación de mercado, creación de la marca, publicidad y promoción. Tanto si tu negocio ofrece productos como servicios, un equipo de ventas es imprescindible.
3. Operaciones y Procesos: Este departamento se encarga de la gestión y optimización de los procesos diarios de producción y entrega de productos o servicios. Toda empresa necesita cumplir las promesas que hace a sus clientes y entregar los servicios y productos acordados.
4. Finanzas y Contabilidad: Las finanzas son un factor clave para el éxito de cualquier empresa y su mala gestión es una de las principales causas de fracaso. Este departamento supervisa cuentas por cobrar y pagar, los presupuestos y la estrategia financiera general.
5. Atención al Cliente: Los clientes captados gracias a marketing y ventas representan uno de los activos más importantes de una empresa y es esencial ser capaces de mantenerlos a lo largo del tiempo.

Quizás estés pensando, ¿y recursos humanos o el departamento de IT? También son fundamentales en una empresa, pero se trata de áreas de trabajo que se pueden implementar cuando la empresa ya empieza a crecer. Además, muchas de las tareas que corresponden a estos departamentos de una PYME pueden asumirlas organismos externos, cuya contratación resulta prácticamente inevitable al iniciar un pequeño negocio, por ejemplo, una gestoría.

Tipos de Estructuras Organizacionales para PYMES

La elección de la estructura adecuada para una PYME depende de diversos factores. Existen diferentes tipos de organigramas en función del enfoque y la perspectiva de la organización. Para las PYMES, establecer una estructura organizacional efectiva es fundamental para alcanzar el éxito y facilitar el crecimiento.

Principales Tipos de Estructuras Organizacionales

A continuación, te presentamos los principales tipos de estructuras organizacionales que pueden ser implementadas en una PYME:

• Estructura Funcional o Estructural: Es la más habitual y consiste en agrupar a empleados por las funciones específicas que desempeñan. Cada departamento funciona de forma independiente y responde ante un director o vicepresidente. Es considerada como uno de los organigramas empresariales más antiguos y clásicos.
• Estructura Divisional: La empresa se divide en unidades más pequeñas o divisiones, donde cada una es responsable de un producto o de un mercado específico. Es más común en empresas grandes.
• Estructura Matricial: Combina aspectos de las estructuras funcionales y divisionales. El grueso de los trabajadores estará en contacto constante con ambas líneas, por ejemplo, funcional y geográfica.
• Estructura Vertical o Lineal (Jerárquico): Suele ser el más utilizado por su sencillez y porque se basa en la jerarquía para desarrollar la distribución; válido tanto para organizaciones pequeñas como de grandes dimensiones. Parte de un ámbito general, en el que se sugiere una estructura jerárquica, y expresa las áreas administrativas y su relación entre sí.
• Estructura Horizontal: Se despliega de izquierda a derecha, apareciendo las personas con mayor jerarquía en el extremo izquierdo. Reduce niveles jerárquicos y aporta formalidad a la organización. En una estructura horizontal, hay pocos o ningún nivel jerárquico entre los empleados y la alta dirección.
• Estructura Mixta: Fusiona el organigrama horizontal con el vertical. Partiendo de un área principal que actúa como director, se despliegan de arriba hacia abajo las diversas áreas y, de forma horizontal, los departamentos que la componen.
• Estructura Circular: Toma como eje de la estructura a la persona o departamento de mayor jerarquía, ubicados en el centro. Su estructura difumina las jerarquías, facilitando la integración entre áreas.
• Estructura de Red: Se basa en la subcontratación y colaboración con otras empresas o unidades externas.

Factores para Elegir la Estructura Organizacional Adecuada

La elección de la estructura organizacional correcta es muy importante para el éxito de cualquier empresa, especialmente para las PYMES. Puede marcar una gran diferencia si evaluamos de manera cuidadosa cada uno de estos factores:

1. Tamaño de la Empresa: Para empresas con pocos empleados, una estructura plana o horizontal puede ser más adecuada. A medida que la empresa crece, puede necesitar una estructura más formalizada, como la funcional o divisional.
2. Industria: La industria de tu empresa influye en la elección de la estructura organizacional. Empresas en sectores más tradicionales como la manufactura pueden requerir estructuras más rígidas y jerárquicas.
3. Estrategia Empresarial: Si la estrategia de tu empresa se centra en la innovación y el desarrollo rápido de productos, una estructura flexible puede ser más adecuada. Si tu empresa se centra en la eficiencia y la reducción de costos, una estructura funcional podría ser más eficiente.
4. Entorno: Para industrias y mercados que cambian rápidamente, una estructura que permita una rápida adaptación es crucial.

Cómo Elaborar un Organigrama: 8 Pasos Esenciales

Para elaborar un organigrama de una empresa, es fundamental seguir una serie de pasos que aseguren su claridad y utilidad. Asegúrate de que tu organigrama es sencillo y entendible: ten en cuenta que puedes utilizar colores, formas geométricas, flechas… y todo lo que necesites para tu organigrama, pero este debe ser siempre simple y fácil de comprender.

1. Reúne Información sobre la Estructura Actual: Es fundamental realizar una evaluación de los puestos existentes. Este proceso te ayudará a establecer las diversas categorías basadas en los roles laborales y sus respectivas responsabilidades.
2. Establece la Cadena de Mando: Determina la jerarquía del trabajo. Esto crea una estructura de autoridad sólida que deja claro quién supervisa a quién y permite a los gerentes comprender las responsabilidades de cada individuo.
3. Segmenta los Departamentos: La creación de departamentos es esencial para la correcta organización empresarial. Durante este proceso ya se habrá registrado en qué consiste cada trabajo y se podrán crear familias y departamentos.
4. Asocia Tareas y Responsabilidades a Cada Grupo: Es bueno delegar tareas y responsabilidades concretas a cada grupo de empleados. De esta manera, podrás detectar redundancias en el trabajo y si existen responsabilidades que se solapan.
5. Determina el Ámbito de Control: Se encuentra estrechamente relacionado con el concepto anterior. Esto ayuda a definir la independencia -o dependencia- de los empleados.
6. Ve de Arriba Hacia Abajo: Empieza por el CEO de la compañía y sigue con los cargos que dependen del Director Ejecutivo, los responsables de cada departamento, los mandos intermedios, etcétera, hasta llegar a los niveles más bajos.
7. Asegúrate de que Ofrece una Visión Global: Es importante que te asegures de que este ofrece una visión global de la empresa, es decir, de todo el equipo de personas que forman parte de ella. Es la manera más sencilla de que los empleados identifiquen toda la estructura de la organización y conozcan sus posibilidades reales de movilidad interna.
8. Utiliza Herramientas de Software para Diseñar tu Organigrama: Plasmar toda la cadena de mando y las funciones de cada área y de sus puestos de trabajo y la forma en que varios departamentos conectan.

Herramientas para Crear y Mantener Organigramas

Existen diferentes herramientas online para crear organigramas, tanto gratuitas como de pago, que facilitan este proceso y permiten mantener el organigrama actualizado.

• Lucidchart: Con un pack de funcionalidades muy completo, permite importar datos desde otras aplicaciones para crear organigramas interactivos de forma rápida.
• Canva: Un generador de organigramas con plantillas que permite crear diseños tan completos como sea necesario.
• Creately: Tiene la particularidad de que se pueden trabajar los organigramas online.
• Software de Organigramas Automatizados: Plataformas como Bizneo HR ofrecen soluciones para diseñar la estructura de tu empresa en muy pocos pasos. Al ser un organigrama automatizado, no importa el tamaño de la empresa o la complejidad de las relaciones laborales.
• Plantillas en Excel: Muchos equipos de consultores han creado plantillas de organigrama en Excel que ayudan a crear un organigrama sencillo con solo incluir el listado de trabajadores.

Una vez creado, es fundamental mantener el organigrama actualizado para reflejar los cambios en la estructura de la empresa. El organigrama no es un documento estático, se trata de una herramienta viva que refleja la estrategia y objetivos de la empresa. Asegúrate de que el organigrama refleje los objetivos estratégicos de la empresa con todo detalle.

El Futuro de los Departamentos de PYMES

Los negocios crecen junto a sus necesidades. Puede que aparezcan nuevos cargos o que, con la ayuda de nuevas tecnologías, los cargos existentes se amplíen para cubrir nuevas responsabilidades. Las estructuras organizativas deberían ser flexibles y capaces de evolucionar según sea necesario. Con nuevas herramientas, plataformas de formación y estrategias innovadoras, el futuro de los departamentos de PYMES no tiene límites.

Conectar los departamentos de PYMES puede suponer el éxito o el fracaso de un negocio. Cuando los datos quedan aislados en silos entre varios departamentos, se generan procesos y flujos de trabajo ineficientes y nadie de la empresa logra tener una vista de 360° del cliente ni una vista general clara de toda la empresa. Hoy, las PYMES están maniobrando para enfrentarse a los retos de la nueva normalidad y delegan nuevas responsabilidades a sus empleados. A medida que los departamentos de PYMES evolucionan, también lo hacen los cargos.

Verás que, con organización, las herramientas de apoyo adecuadas y una actitud proactiva, será posible gestionar estas responsabilidades de manera eficiente. Lo fundamental es empezar por reconocer las áreas clave de tu negocio y trabajar en los procesos de mejora de forma continua.