Qué Hacer Cuando un Negocio no es Rentable: Guía Completa

Lanzar y administrar una empresa puede resultar abrumador. Es fácil quedar atrapado en las tareas del día a día, sin mencionar que muchas personas inician su propio negocio sin una capacitación financiera formal. En la superficie, puede parecer que está haciendo muchas ventas, pero es posible que no sea necesariamente rentable. Descubrir que su negocio no es rentable es una píldora difícil de tragar.

Cuando tienes indicios de que algo en tu negocio no marcha bien, el paso más importante es identificar dónde reside el problema. En este artículo te orientamos sobre algunas de las razones más comunes por las que tu negocio no funciona y qué hacer al respecto.

¿Qué es la Rentabilidad y Cómo Identificar si tu Negocio no la tiene?

La rentabilidad es la cantidad de dinero que gana una empresa: es el rendimiento o la ganancia financiera. La importancia de la rentabilidad es clara cuando las cosas no van bien: no se puede administrar un negocio con dólares negativos. Un negocio rentable se construye de manera que no te agote. La conclusión es que te mereces ganar dinero cuando empiezas un negocio. Tu negocio debe apoyar tu vida, no consumirla. Cuando tratas los beneficios como una prioridad desde el principio, construyes un negocio sostenible, satisfactorio y que te empodera financieramente.

Cómo Calcular la Rentabilidad de tu Negocio

Para determinar la rentabilidad de tu propio negocio, deberás recopilar toda tu información financiera. Reúne todos tus recibos de gastos y súmalos. Sume tus ingresos durante el mismo período de tiempo que cubren los recibos, luego reste los gastos de los ingresos. Si tienes un número positivo, es rentable. También puedes encontrar que el número que te queda, aunque no es negativo, es más pequeño de lo que debería ser. Ser apenas rentable tampoco es una forma de administrar un negocio.

Llevar una contabilidad, por muy básica que sea, es lo mejor que puedes hacer si quieres crear un negocio rentable. Si no conoces tus números, no conoces tu negocio. Debes llevar un control de los ingresos, los gastos, el margen de beneficio y el flujo de caja desde el principio. Estos datos te indican si tu negocio está prosperando o si tienes problemas financieros. Evitar tus números pone en riesgo tu negocio. Los números siempre nos arrojan la verdad a la cara, sin paños calientes. Es importante tener paciencia e ir comprobando los resultados con ayuda de herramientas digitales hechas ex profeso.

Tipos de Gastos

• Los gastos fijos son los que no varían con el volumen de negocio o producción. Se mantienen constantes.
• Los gastos variables son los que varían en función del volumen de producción.

A la hora de tener en cuenta los gastos de tu negocio debes darle un par de días porque te puedo asegurar que seguro te estás olvidando de cosas. Un principio contable es el de la prudencia y nos dice que los ingresos se contabilizan cuando lleguen y los gastos en cuanto se conozcan.

Métricas Clave de Rentabilidad

Para una comprensión más profunda, existen dos rentabilidades principales a considerar:

Ahora anímate a calcular las rentabilidades de tu empresa.

Cuando un Negocio Demanda Más de lo que Da

Los negocios de baja rentabilidad son aquellos que demandan más de lo que dan. Cuando se le da luz verde a una idea y se la transforma en un emprendimiento es común que al principio se le dediquen más horas de las esperadas, además de mucho esfuerzo y dinero para sacar al proyecto adelante. Con esa ilusión se piensa en un negocio, se sacan cálculos y se define cuánto se podría ganar, en relación a costos y precio de venta. Pero puede suceder que, pese a todo, el negocio no de los resultados esperados y las deudas empiecen a superar a las ganancias.

Según explicó la asesora de emprendedores Alejandra Rey Gay, estos emprendimientos se caracterizan porque hay un momento en el que el emprendedor siente que su negocio "le da dinero". Y efectivamente es así. Cuando vende y entrega sus productos o servicios, cobra por su trabajo. En este momento el emprendedor empieza a recaudar dinero y se genera una idealización del emprendimiento.

Sin embargo, "el problema está en que gran parte de ese dinero se tiene que reinvertir en nuevos insumos para que el negocio siga funcionando. Ahí es donde surge el problema real, cuando ya pagaron todo y les queda poco dinero. Llega a fin de mes, en el mejor de los casos, con todo al día. Y en muchos otros ni siquiera eso. Y finalmente terminan siendo esclavos de su propia decisión de ser emprendedores", alertó.

El Impacto del Tiempo en la Rentabilidad

La variable que condiciona toda la fórmula es el tiempo. Esta variable es fundamental porque determina lo máximo que puedo ganar por día, en función de lo que puedo producir en la cantidad de horas que tiene el día.

El tiempo de producción/elaboración del producto que se va a vender, el tiempo de ir a comprar los insumos, el tiempo de gestionar las ventas (sacar fotos, editar, mantener las redes y los motores de venta actualizados, como Mercado Libre), sin contar el tiempo administrativo que todo negocio implica, son aspectos críticos. El tiempo de producción es el que va a determinar cuántos productos puedo producir en un día, y cuántos puedo vender. Y en conclusión, cuánto dinero puedo ganar.

Por ejemplo, supongamos que alguien sabe tejer y quiere apoyarse en esa habilidad para iniciar un emprendimiento. Lo primero es averiguar el costo de la lana. Vamos a suponer que la lana tiene un costo de $500. Lo siguiente es analizar el mercado, y ver: ¿a cuánto se puede vender una bufanda? Vamos a suponer que, generalmente, las bufandas se están vendiendo a $1.500. A simple vista, parece ser que este negocio tiene una gran rentabilidad porque tiene una ganancia muy superior al costo. Según estos números, podría tener una ganancia de $1.000 por bufanda.

Muchos emprendedores hacen su análisis hasta acá, y arrancan sus emprendimientos pensando que será un gran negocio. Sin embargo, hay una variable que no fue tenida en cuenta y es el tiempo. ¿Cuánto tiempo me lleva tejer una bufanda? A un principiante le podría llevar 4 horas aproximadamente tejer una bufanda. Ahora bien, vamos a suponer que se cuenta con un buen sistema de ventas, redes activas, y eso permite lograr una venta por día, al mes significaría una ganancia de $30.000, menos que un sueldo mínimo.

Y a esto se debería restarle todos los otros costos que tiene un emprendedor, como por ejemplo las comisiones por venta si se usa un portal, o los costos de publicidad, luz, alquiler, otros insumos como bolsas y etiquetas para la entrega, agujas, apliques etc. Y desde ya, tampoco se están calculando los tiempos administrativos (compras, respuestas a probables interesados, viajes, costos de envíos, etc.). De manera que la ganancia real rondará los $20.000, aproximadamente. Si ya se tiene más experiencia y se tiene la capacidad de tejer entre 2 ó 3 bufandas por día, podríamos multiplicar esa ganancia por 2 ó 3. En este caso, las ganancias reales rondarían entre los $40.000 y $60.000.

“Quizá para algunos emprendedores estos valores podrían ser aceptables, pero recordemos que para ganar esto, este emprendedor deberá trabajar de lunes a domingo, todo el día, para poder cumplir con la producción y entregar a tiempo todos los pedidos”, comentó Rey Gay.

Razones Comunes por las que tu Negocio no Funciona

Aquí te presentamos algunas de las razones más comunes por las que tu negocio podría no estar generando los resultados esperados:

1. Falta de un modelo de negocio claro: El éxito de tu negocio no se basa en realizar un modelo previo sino definirlo bien. El modelo de negocio debe ser, además de la visión genérica de lo que pretende ser tu negocio, también tu informe de cabecera; si no lo tienes claro empezar tu proyecto puede llegar a ser muy complicado. Es importante comprobar las tendencias de mercado, tu competencia y tus clientes potenciales para saber si se trata realmente de un modelo de negocio rentable o por el contrario te va a dar más quebraderos de cabeza de los habituales.
2. Desconocimiento del mercado: Escucha lo que te indica el mercado sobre oferta y demanda con un buen estudio de mercado. No nades a contracorriente y sin seguir las tendencias. Conocer los nichos más rentables, los precios de mercado o los índices de consumo es fundamental.
3. Márgenes de beneficio insuficientes: Es posible que vendas, pero no lo suficiente para cubrir costes que se te disparan cada mes. Esto se debe principalmente a que no has tenido en cuenta los márgenes. En un negocio la diferencia entre el ingreso por ventas y el costo de producción (también llamado de operación) indican el beneficio bruto que se puede ver limitado no sólo por los costes de producción. Muchos emprendedores fijan precios que cubren los costes y luego se preguntan por qué tienen dificultades financieras. Tus precios deben incluir un margen de beneficio incorporado.
4. Falta de ventas: La falta de ventas constituye uno de los principales motivos de cierre de negocios. ¿Tengo un plan de ventas? ¿Sé cómo comunicar sus beneficios? El motivo de por qué no vendes reside en la respuesta a alguna de estas cuestiones. Si no vendes, no estás en el negocio.
5. Baja fidelización de clientes: Es posible que hagas clientes nuevos, pero te compran solo una vez. La falta de fidelización es también un problema para tus ventas, máxime cuando las estadísticas indican que es mucho más barato fidelizar que hacer clientes nuevos. Éstos requieren esfuerzos extra de comunicación, comercialización y políticas de precio.
6. Falta de monitorización de marketing: Quizá sí implementas estrategias de marketing, pero a la hora de la verdad no monitorizas resultados. Error. Tener un diagnóstico de la situación es fundamental para saber dónde debes mejorar; pese a ello, aún existen pequeños negocios que no manejan información estadística o métricas (KPIs) con las que poder optimizar rendimientos económicos.
7. Escasa inversión en áreas clave: Muchos emprendedores tienen el objetivo de abaratar costes y dejan de invertir en áreas donde es casi obligatorio el gasto, especialmente si no cuentas con la formación necesaria. Es probable que seas realmente bueno administrando, pero ¿y captando clientes? Si no tienes ni idea de marketing y además dejas de invertir en él, nunca conseguirás atraer clientes. Además, otro punto en el que flaquean muchos negocios es en la implementación de herramientas tecnológicas. No debes quedarte atrás en el camino hacia la transformación digital.
8. Desatención al cliente: Andas ensimismado con tu negocio y con la idea de ganar que has perdido el que debe ser tu principal foco de atención: el cliente. Como una vez dijo el director ejecutivo de General Electric, Jack Welch: ¡Las compañías no pueden ofrecer estabilidad laboral. Solamente los clientes pueden!
9. Falta de actitud y perseverancia: Emprender no es una tarea sencilla, requiere ganas y actitud frente a los momentos duros.
10. Mala asesoría financiera: Con el cierre contable llega ese momento en el que confirmas que algo no marcha bien en tu negocio y te planteas si, en buena parte, es culpa de un mal servicio de asesoría.

Estrategias para Recuperar y Mejorar la Rentabilidad

¿Un negocio poco rentable tiene solución? Según indicó la experta en emprendimiento, "estos negocios, por más que duela asumirlo o identificarlo, generalmente no tienen solución. Salvo que intentemos mejorar la rentabilidad agregando algún adicional que no nos lleve tiempo (por ejemplo, algo que simplemente se pueda comprar e incluir en mi producto), y de esa manera mejorar la rentabilidad por venta". Esto se puede disfrazar dentro del catálogo como "producto premium", donde lo que varía puede ser: la presentación, el packaging, algún adicional, etc. Casi cualquier negocio puede ser rentable dependiendo de cómo se gestione y la inversión que se pueda hacer.

El problema no es el producto en sí, sino el modelo de negocio y la forma de ejecutarlo. Para abordar un negocio poco rentable, considera las siguientes estrategias:

1. Análisis y Control de Gastos

• Analizar gastos: A veces, a medida que aumentan las ventas, también aumentan sus gastos operativos. Es posible que haya tenido que invertir sus ganancias en su negocio para adaptarse al crecimiento. La compañía Best Buy, por ejemplo, analizó áreas en las que podría reducir costos: desde 2013, ha ahorrado $ 2 mil millones.
• Reducir la inversión: Vender máquinas, muebles, etc.
• Ajustar el nivel de stocks: Al mínimo según la demanda.
• Optimizar la propiedad del local: Alquilar un local en vez de comprarlo, o si ya lo tenemos en propiedad venderlo para luego arrendarlo.

2. Optimización de Ingresos y Oferta

• Enfocarse en productos/clientes más rentables: Si vende productos, busque los artículos de mayor beneficio. ¿Puedes comercializarlos para vender más? O mira qué artículos son los más populares: ¿cómo puedes vender más? Si eres un proveedor de servicios, analiza a tus clientes. ¿Cuáles pagan más y ocupan menos tiempo? ¿Puedes ofrecerles servicios adicionales o encontrar más clientes como ellos?
• Mejorar la oferta: Ya sea que sea un proveedor de servicios o venda un producto físico, siempre debe buscar formas de mejorar su oferta. Esto pasa por añadir y jugar con los colores, los aromas, los conceptos, etc. Al final de lo que se trata es de aportar un valor añadido que te diferencie del resto.
• Flexibilizar el modelo de negocio: A veces ocurre que la idea original no termina de despegar lo suficiente y se necesita pivotar el negocio, buscar los ingresos en otro mercado. No tengas miedo a modificar la primera idea, adáptate a las exigencias del mercado y flexibiliza todos los procesos que puedan suponer un freno a largo o medio plazo. Para lograrlo deberás ser capaz de identificar dónde estás fallando y dónde hay mejoras de negocio aprovechables con lo que ya has montado.

3. Estrategias de Ventas y Marketing

• Escuchar a los clientes: ¿Tu cliente te pregunta si ofreces un determinado servicio o producto? ¿Qué están diciendo en las redes sociales? Debes practicar la escucha social, controlando lo que dice la gente sobre tu industria.
• Fijar políticas de cobro eficientes: Fomentar el pago anticipado para reducir el saldo pendiente de clientes. Esto es especialmente importante hoy en día, donde el problema no es tanto vender sino cobrar al cliente.
• Construir un plan de ventas sólido: Una estrategia de ventas sólida responde a dos preguntas clave: ¿cómo te encontrará la gente y cómo convertirás el interés en ingresos? Traza un camino claro desde la visibilidad hasta la conversión, ya sea a través de llamadas de descubrimiento, canalización de correo electrónico o contacto directo. Las actividades de ventas consistentes y proactivas dan sus frutos.
• Explotar el entorno digital: A la hora de abrir un nuevo negocio conviene tener en cuenta las posibilidades que ofrece el entorno digital, tanto si el negocio va a ser online como si se desempeña en el mercado analógico. La presencia de una marca en las redes es irrenunciable si quiere exprimir al máximo todo su potencial. Llevando tráfico a tu web, en la que deberás trabajar para que sea visualmente atractiva y sus contenidos estén optimizados para que te encuentren en Google. Y esa web necesita un blog debidamente optimizado en SEO.
• Difundir el negocio a través del marketing: El marketing es un basamento enorme sobre el que apoyar las ventas. Cuanto más cerca esté el cliente y más comunicativo sea contigo, más información tendrás de hacia dónde debe crecer tu marca. Aprovecha para testear tus productos o servicios en redes a través de encuestas, o preguntar por posibles mejoras o nuevos productos.
• Trabajar el networking: Un negocio naciente necesita crecer en las cuatro paredes de la oficina, pero también fuera de ella. No tengas miedo a salir del despacho y enseñar tu cara al público, ya sea en una conferencia o en un evento de networking. Al principio el contacto directo con posibles prescriptores es lo mejor que tendrás para vender tu negocio.

4. Gestión del Equipo y Sistemas

• Reinvertir en el negocio y empleados: Cuando su rentabilidad está baja, esto podría ser lo último que quiera hacer. Pero, si ha recortado costos, debería tener algo de dinero para reinvertir en el negocio. Invertir en los empleados los hará más felices de trabajar para usted y los alentará a realizar un trabajo de mejor calidad.
• Montar un buen equipo de trabajo: Es otra de las patas que sostienen tu negocio. Es básico encontrar una red de apoyos y colaboradores que te ayuden a sacar un proyecto adelante. Lo ideal es que busques personas complementarias en cuestión de ideas y ambiciones, gente competitiva que encare el proyecto de manera positiva.
• Implementar sistemas eficientes: Un negocio rentable se construye de manera que no te agote. Ahí es donde entran en juego los sistemas. Al crear procesos que automatizan tareas, delegan responsabilidades y establecen límites claros, liberas tiempo para centrarte en el crecimiento, no en el ajetreo.

5. Educación y Planificación Financiera

• Mantener tus finanzas al día: Especialmente como una pequeña empresa o un negocio secundario, es fácil posponer el cálculo de los gastos y la rentabilidad. Adquiera el hábito de hacerlo con regularidad y hágase responsable.
• Educación financiera: Es la clave de todo. No hemos aprendido en la escuela a emprender y tampoco hemos aprendido educación financiera.

Antes de arrancar cualquier negocio hay que hacer un análisis profundo de todos los costos reales. No solamente el costo de la materia prima y el valor de venta, sino también los tiempos de producción y trabajo. Por otro lado, hay que pensar en las posibilidades reales de crecimiento y de escalar este negocio. Hay negocios que por su característica no son escalables, no nos permiten crecer. Por ejemplo, una forma de crecer es ampliarse en locales o en franquicias. Un tipo de trabajo "muy personalizado" no tiene esa posibilidad porque no se pueden generar estándares. No pensar solamente en el árbol sino en el bosque que puedo crear.