Estados Contables para PYMES: Una Guía Esencial para la Información Financiera

La forma de conocer la situación económica real de una empresa es consultar sus estados contables. Los estados contables, también denominados estados financieros o cuentas anuales, son una serie de documentos que han de elaborar las empresas para informar sobre su patrimonio, su situación financiera y sus resultados y, de este modo, mostrar la imagen fiel de la empresa.

La contabilidad es el instrumento mediante el cual se registran todas las operaciones de una empresa. La información financiera que se incluya en los estados contables ha de ser relevante y fiable, además de clara y comparable. A través de la elaboración de las cuentas anuales, las compañías obtienen una información muy útil para la toma de sus decisiones. Pero la información contenida en estos documentos es también de utilidad para terceros, como inversores, sector financiero, autoridades fiscales, etc., pues gracias a ellos pueden conocer la imagen fiel y real de una empresa.

Es fundamental que, al terminar el ejercicio económico, se conozca la situación financiera en la que se encuentra una empresa, de cara a evaluar si es, o no, la correcta y si las acciones que se han realizado han sido las adecuadas o, por el contrario, hay que cambiarlas. Los estados financieros intermedios son una herramienta útil para negocios de todos los tamaños que busca determinar la situación financiera de la compañía en un momento concreto, aportando información vital para la toma de decisiones y el control. Estos informes son especialmente importantes para las PYMES puesto que tienen un flujo de caja más limitado que las grandes empresas.

Podríamos decir que las cuentas anuales (CCAA) son la síntesis informativa de todos los procesos contables que ha practicado una empresa durante un ejercicio económico concreto. Dicho de otro modo: hablamos de documentos que recogen la información financiera de una empresa. En función de la empresa, existen diferentes modelos de cuentas anuales: Cuentas anuales ordinarias, Cuentas anuales abreviadas, Cuentas anuales PYMES y Cuentas anuales consolidadas.

Las cuentas anuales deben redactarse con claridad, de forma que la información suministrada sea comprensible y útil para los usuarios al tomar sus decisiones económicas, debiendo mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, respetando siempre la normativa contable.

El Plan General Contable y las PYMES

El Plan General Contable es la norma legal que regula la contabilidad de las empresas españolas. En él se recogen qué estados contables han de presentar las empresas y cómo han de hacerlo. El Plan General Contable (PGC) es un conjunto de normas y criterios que regulan la contabilidad empresarial en España. El objetivo del plan es garantizar claridad, transparencia y homogeneidad en la información financiera.

La Unión Europea ha emprendido en los últimos años, un conjunto de medidas tendentes a simplificar las obligaciones de las pequeñas y medianas empresas. Para las PYMES existe una adaptación del Plan General Contable más sencillo de aplicar. Este plan concreto es el PGC de pequeñas y medianas empresas y está diseñado según las necesidades contables de microempresas y pequeños negocios. Con él reducen su carga administrativa sin perder precisión y rigor contable. Las PYMES pueden optar por escoger el modelo específico de cuentas anuales para PYMES. Eso sí, la opción que escojan deberá mantenerse al menos durante 3 ejercicios consecutivos.

El Plan General de Contabilidad para pymes es de aplicación voluntaria. Siempre es posible decidirse por la versión general. El PGC-PYMEs es aplicable si la empresa cumple al menos dos de los siguientes criterios:

• Un activo inferior a 4 millones de euros.
• Una cifra de negocios anual menor a 8 millones de euros.
• Menos de 50 empleados.

En este sentido, la contabilidad de las PYMES es más simple a nivel contable y administrativo. Los Modelos Abreviados de Cuentas Anuales son un formato de presentación de la información financiera con menos desglose. Las empresas que no superen ciertos límites pueden (o deben, según el caso) presentar sus cuentas (balance, memoria, etc.) en este formato simplificado.

Es importante mencionar que hay empresas que, aunque cumplan los requisitos, no pueden aplicar el PGC PYMES. En ningún caso podrán aplicar este Plan las empresas que se encuentren en alguna de las siguientes circunstancias:

• Que cumpla la definición de entidad de interés público.
• Que forme parte de un grupo de sociedades que formule o debiera haber formulado cuentas anuales consolidadas.
• Que su moneda funcional sea distinta del euro.
• Que se trate de entidades financieras que capten fondos del público asumiendo obligaciones respecto a los mismos y las entidades que asuman la gestión de las anteriores.

Estructura y Beneficios del PGC para PYMES

El Plan General de Contabilidad de PYMES presenta una estructura idéntica al Plan General de Contabilidad, habiendo reducido sus contenidos en las operaciones que se ha valorado que los destinatarios de esta norma llevan a cabo con menor habitualidad y habiendo simplificado algunos aspectos puntuales. Una vez que hemos optado por aplicarlo, deberemos hacerlo íntegramente. No obstante, puede haber realidades cuyo tratamiento no esté recogido en el PGC para PYMES y sí en el normal.

Las partes del PGC de PYMES son:

1. Establece por ley y decreto los principios básicos de la contabilidad.
2. Fija directrices para registrar y valorar las operaciones contables.
3. Describe pormenorizadamente cada cuenta contable, así como su relación con otras cuentas y su incidencia en los estados financieros.

Implementar el PGC de pequeñas y medianas empresas aportará numerosos beneficios, como:

• Simplificación administrativa.
• Claridad y transparencia financiera.
• Cumplimiento normativo.
• Facilidad de acceso al crédito.

En caso de que una empresa que aplique este Plan General de Contabilidad de PYMES realice una operación no regulada en él, ha de remitirse a las normas correspondientes del Plan General de Contabilidad. Esto es con la excepción de la norma de registro y valoración de activos no corrientes y grupos enajenables de elementos, mantenidos para la venta.

Criterios Contables Específicos para Microempresas

Dentro del régimen de PYMES, existe una categoría especial con mayores simplificaciones: las microempresas. Si tu negocio cumple durante dos ejercicios consecutivos al menos dos de los siguientes requisitos, puedes acogerte voluntariamente a criterios contables aún más sencillos:

• Activo total: No superior a 1 millón de euros.
• Importe neto de la cifra de negocios: No superior a 2 millones de euros.
• Número medio de trabajadores: No superior a 10.

Acogerse a este régimen permite simplificar la contabilización de operaciones como los arrendamientos financieros (leasing) o el impuesto sobre sociedades, lo que supone una ventaja administrativa considerable. El gasto por impuesto sobre beneficios se contabilizará en la cuenta de pérdidas y ganancias por el importe que resulte de las liquidaciones fiscales del impuesto sobre sociedades relativas al ejercicio.

Componentes Principales de los Estados Contables para PYMES

Los estados contables de una empresa comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. Solo las grandes empresas están obligadas a elaborar las cinco cuentas anuales; para las PYMES, sin embargo, el estado de flujos de efectivo es optativo y, además, pueden utilizar modelos abreviados para el balance, la memoria y la cuenta de pérdidas y ganancias. Las pequeñas y medianas empresas deberán formular el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria, que son los documentos que forman parte de sus cuentas anuales.

Los documentos obligatorios para PYMES en las CCAA son:

• El Balance de Situación: Este estado contable refleja todos los elementos del patrimonio de una sociedad al finalizar el ejercicio. El balance puede verse como una foto fija que refleja la situación de la empresa en una fecha. Es un resumen de los activos, pasivos y patrimonio neto de una empresa en un momento específico. Muestra la posición financiera de la empresa al revelar lo que posee (activos), lo que debe (pasivos) y lo que les pertenece a los accionistas (patrimonio neto). El balance general sigue la fórmula básica: Activo = Pasivo + Patrimonio neto.
• La Cuenta de Pérdidas y Ganancias (o Estado de Resultados): Es un documento que recoge todos los ingresos y gastos que ha tenido la sociedad durante el ejercicio en cuestión. Si la empresa ha tenido más ingresos que gastos, obtendrá beneficios; en caso contrario, registrará pérdidas. A diferencia del balance, que es un documento estático, la cuenta de pérdidas y ganancias informa sobre lo que ha ocurrido durante todo el año. Refleja los ingresos generados y los gastos en que ha incurrido la empresa durante un período específico. Muestra si la empresa ha obtenido ganancias o sufrido pérdidas durante el período considerado. La fórmula básica del estado de resultados es: Ingresos - Gastos = Utilidad o Pérdida neta.
• La Memoria Anual: La memoria anual es el documento donde la empresa ha de comentar y detallar la información contenida en los otros estados contables. La memoria sirve de apoyo para explicar el contenido de los otros estados financieros, que son documentos principalmente numéricos. Amplía y comenta la información contenida en el balance de situación y en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Si bien esos tres documentos son la base, las PYMES pueden incorporar voluntariamente otros dos estados financieros que para las grandes empresas son obligatorios. Las PYMES podrán incorporar en sus cuentas anuales un estado de cambios en el patrimonio neto, y un estado de flujos de efectivo que se elaborará de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad.

• El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto: Informa sobre todas las modificaciones que se han producido en el patrimonio de la empresa, ya sean, por ejemplo, una ampliación de capital, un reparto de dividendos, etc. Refleja todos los cambios en el patrimonio neto de la compañía a lo largo de un período específico de tiempo. Proporciona una visión detallada de cómo los cambios en la estructura del patrimonio neto impactan en la posición financiera de la empresa.
• El Estado de Flujos de Efectivo: Este estado contable detalla los movimientos de tesorería de la empresa. Es decir, los movimientos y variaciones del efectivo en caja, en depósitos bancarios o en instrumentos financieros convertibles en efectivo con vencimiento no superior a tres meses. Muestra todas las variaciones de efectivo y equivalentes al efectivo que se han realizado en una empresa en cierto período de tiempo. Esta información aparece desglosada por actividades de operación, actividades de inversión y actividades de financiación.

Esquema visual de los componentes de los estados contables para PYMES.

Elaboración y Presentación de las Cuentas Anuales de una PYME

La gestión contable es fundamental para la transparencia y control financiero de cualquier empresa, especialmente en el caso de las PYMES en España. Para cumplir con la normativa vigente, estas empresas deben llevar un registro detallado de sus operaciones económicas.

Las cuentas anuales se elaborarán con una periodicidad de 12 meses, salvo en los casos de constitución, modificación de fecha del ejercicio social, o disolución. Además, deben ser formuladas por el empresario o los administradores, quienes responderán de su veracidad, en el plazo máximo de 3 meses a contar desde el cierre del ejercicio. Lo normal es que estemos hablando del 31 de marzo como fecha tope para la formulación de las cuentas anuales (siempre y cuando el ejercicio coincida con el año natural).

Plazos Clave para PYMES (Ejercicio que cierra el 31 de diciembre)

La normativa española exige que las empresas lleven su contabilidad conforme al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad (PGC). Los libros contables deben ser legalizados en el Registro Mercantil, un trámite que garantiza la autenticidad y transparencia de los datos. Las cuentas anuales deben presentarse en el Registro Mercantil dentro de los seis primeros meses del ejercicio siguiente, en cumplimiento del Código de Comercio y el Real Decreto 1515/2007.

Plazos de presentación de las cuentas anuales para PYMES.

Antes de presentar las cuentas anuales en el registro mercantil correspondiente hay que cumplir con dos pasos:

1. La legalización de los libros contables.
2. La aprobación de las cuentas en la Junta General de socios o accionista.

Una vez aprobadas las cuentas, el empresario o administrador tiene un mes para presentarlas ante el Registro Mercantil del domicilio social correspondiente. Siempre y cuando el fin del ejercicio coincida con el año natural, estaremos hablando de que la fecha de presentación o depósito de las cuentas cumple generalmente el día 30 de julio.

¿Cómo Presentar las Cuentas Anuales de una PYME?

El depósito de las CCAA que debe realizar una PYME se puede llevar a cabo de manera telemática con certificado digital mediante el programa D2. También se puede optar por presentar las cuentas en formato CD, DVD o en papel. Confeccionar, transcribir (en su caso) y depositar las cuentas anuales de una PYME no es tarea sencilla. Requiere de tiempo y conocimientos de contabilidad, por lo que, en caso de no disponer de los medios necesarios, se recomienda ponerse en manos de expertos contables.

Es importante saber que las cuentas anuales son públicas. Cualquier persona puede solicitar en el Registro Mercantil las cuentas anuales de una empresa. Al considerarse información pública, cualquier persona o empresa puede acceder a la información recopilada en las cuentas.

Proceso detallado para la presentación de cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Consecuencias del Incumplimiento

El incumplimiento de las obligaciones contables puede dar como resultado sanciones administrativas, dificultades en el acceso a financiación y deterioro de la imagen empresarial.

Herramientas y Servicios para la Gestión Contable de PYMES

Conseguir que una empresa sea económicamente solvente no es una tarea fácil, pues requiere trabajo constante de numerosas personas para su correcto funcionamiento. Con el fin de conocer al detalle la situación financiera de una determinada compañía, existe un equipo concreto (el departamento de finanzas) que se encarga de llevar todas las cuentas de la organización, así como de calcular y supervisar el dinero que entra y sale de las cuentas.

Uno de los principales objetivos de BBVA es ofrecer a los negocios las mejores herramientas y soluciones para facilitar su gestión y obtener la mejor información financiera de su empresa. En concreto, pone a su disposición el agregador de empresas, una solución para poder ver los movimientos de todos tus bancos desde BBVA. Mediante este agregador bancario, puedes añadir cuentas, cuentas de crédito y tarjetas, tanto de BBVA, como de otras entidades financieras.

Usar esta herramienta y disponer rápido del detalle de la información financiera de tu empresa es de lo más sencillo. Tienes más de ochenta entidades financieras disponibles para agregar cuentas, tarjetas y otros productos financieros y poder controlar las finanzas de tu negocio de la manera más simple. Una vez conectados los productos de las distintas entidades financieras, dispondrás de una visión cómoda y multi-entidad de todas las cuentas y el resto de productos. Se puede acceder al detalle de cada uno de ellos y consultar cargos, movimientos, etc. Para que te resulte más fácil trabajar con tus datos, el agregador de empresas clasificará tus movimientos en categorías que podrás reclasificar para adaptarlas a tu empresa. En el apartado de ingresos y gastos se permite establecer objetivos por categorías y analizar su evolución en el tiempo.

El agregador de empresas te informa de eventos relevantes que se producen en tus cuentas, como un descubierto en cuenta, y te permite resolverlo rápidamente. Además, la herramienta permite emitir transferencias individuales desde cuentas BBVA y gracias a su motor inteligente, recomienda en cada caso la mejor opción de pago en función de las preferencias del cliente y los datos de la transacción (cuenta de destino, importe, momento del día o comisiones). De forma ágil y sencilla: elige una de tus cuentas agregadas, completa los datos de beneficiario, importe y concepto y listo, se habrá iniciado el pago.

La asesoría contable es un apoyo clave para las PYMES en el cumplimiento de sus obligaciones financieras.

Si tu empresa no cuenta con un equipo interno cualificado, no tienes tiempo y/o la contabilidad te parece compleja, existen servicios de gestoría y asesoría contable especializados para PYMES. Estos equipos de expertos en cuentas anuales brindan la asesoría necesaria para cumplir con todas las obligaciones contables y fiscales. Su misión es liberar a los empresarios de la carga de la contabilidad para que puedan concentrarse en lo que realmente importa: hacer crecer sus negocios. Estos servicios suelen incluir:

• Confección de las cuentas anuales de la PYME.
• Confección del acta y el certificado de aprobación de las cuentas anuales.
• Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.