Espacios de Coworking: La Oficina del Presente y del Futuro

Los espacios de coworking han experimentado un éxito rotundo en los últimos años, liderando la innovación y transformándose globalmente con infraestructuras más nuevas, grandes y completas. Lo que antes era una alternativa para freelancers, hoy es una tendencia global que redefine los entornos laborales. En un contexto donde el trabajo remoto e híbrido gana terreno, conocer las áreas esenciales que conforman un buen coworking ayuda a entender por qué estos espacios son el presente -y el futuro- del trabajo.

¿Qué es un espacio de coworking?

Una descripción más ajustada sería “espacio de trabajo compartido”. La razón de ser de un espacio de coworking es proporcionar a los freelancers, los nómadas digitales y las pequeñas start-ups un lugar de trabajo permanente, flexible, sin ataduras, y sin una gran inversión inicial. Se proporciona y comparte la infraestructura necesaria. Todos se sientan juntos, pero no necesariamente trabajan juntos. No hay reglas sobre cómo deben dividirse los espacios. A menudo se distribuye en una sala abierta, con una cafetería y sofás en una esquina, despachos individuales, minioficinas con áreas de descanso compartidas. Todo vale, pero nada es obligatorio.

Muchos espacios de coworking ofrecen también seminarios y talleres para todos. Promueven un sentido de comunidad ofreciendo desayunos conjuntos e incluso sus propias redes sociales. Esto atrae a las empresas, que alquilan espacio para proyectos concretos, lo que les permite atraer trabajadores freelance y estar en medio de las nuevas ideas y tendencias que se abren camino en el mercado.

Del freelancer a las grandes corporaciones: una evolución constante

Históricamente, la evolución de las dimensiones tecnológica, productiva, económica y social han tenido una enorme influencia sobre el concepto de trabajo, sobre las características del mercado laboral y, en última instancia, sobre los modelos con los cuales las empresas organizan su negocio y sus espacios de trabajo. La ubicuidad de Internet y el crecimiento de los dispositivos móviles junto con las plataformas de trabajo independiente y las herramientas digitales colaborativas que han surgido en los últimos años, permiten trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Lo que hace unos años parecía una moda pasajera, hoy es el motor de las empresas que mejor se adaptan al cambio.

Un creciente número de grandes empresas están utilizando espacios de coworking para sacar partido del contacto con freelances y pequeñas start-ups. Gabor Nagy, director del programa de investigación de Haworth, una empresa fabricante de muebles que ha equipado a empresas de coworking, explica: “Cada vez más, las grandes empresas se han dado cuenta del potencial del coworking para mantener una cultura de innovación. Las oficinas compartidas pueden cambiar el trabajo intelectual y ser un catalizador para la innovación.” Nagy también observa que los empleados se sienten más cómodos en los espacios de coworking, y que “los empleados jóvenes prefieren trabajar en una start-up que en una multinacional porque piensan que su trabajo va a destacar más así.”

Gigantes de la tecnología como Verizon, Microsoft, Apple, Google e IBM han iniciado la tendencia, y se observa una inclinación en todos los sectores a destacar pequeños grupos de empleados en espacios de coworking como si fueran avanzadas para la innovación. Uber también los utiliza, permitiendo a sus empleados convertirse en embajadores de la marca mientras conversan con freelancers y start-ups.

Como Matt Donovan, Director General de Microsoft Office Marketing, señala: «Estar conectados al lugar donde nacen buenas ideas mantiene a nuestros equipos actualizados y los hace mejores.»

Más sociable, menos jerárquica: la atmósfera del coworking

Así es como los empleados perciben la atmósfera en un espacio de coworking, lo que les ayuda a trabajar de forma más autónoma. “Cada vez más empresas van a utilizar espacios de coworking, pero también van a construir los suyos propios. Va a ser una combinación,” predice Nagy. La flexibilidad ofrecida por los espacios de coworking puede tener un impacto profundo en el equilibrio entre trabajo y vida. La capacidad de trabajar más cerca de casa, evitar largos desplazamientos y tener acceso a comodidades como gimnasios o espacios al aire libre contribuye a una mejor salud mental y física. Trabajar en un entorno de apoyo y comunal puede mitigar los sentimientos de aislamiento que a menudo se asocian con el trabajo remoto. El atractivo estético y el diseño moderno de muchos espacios de coworking también pueden mejorar la imagen de marca de tu empresa.

Lena Schiller Clausen, co-fundadora de Betahaus Hamburgo, considera que “muchos proyectos innovadores fracasan antes de arrancar porque las estructuras corporativas son demasiado rígidas. Los procesos establecidos, la organización jerárquica de las grandes corporaciones no permiten un espacio creativo en el que uno se pueda desarrollar por sí mismo. Los espacios de coworking ofrecen a las personas y a las grandes empresas la oportunidad de entrar con facilidad en sus comunidades. Si quieres atraerte a trabajadores jóvenes que trabajan en campos digitales creativos, tienes que adoptar una forma de pensar compatible con la nueva forma ágil y altamente relacional en que trabaja esta nueva generación digital.”

Beneficios económicos y estratégicos de los espacios de coworking

La razón puramente económica es clara: ¿Ampliar las oficinas centrales? ¿Comprar o alquilar oficinas? ¿Para qué? Los espacios de coworking son una alternativa rápida, flexible y sin obligaciones. Will Sandford, Director de Coworking de Yardi, predice una verdadera revolución en el sector, donde el 30% del espacio de oficinas se gestionará bajo modelos flexibles.

Análisis comparativo: Oficina Tradicional vs. Coworking

La oficina tradicional, alguna vez símbolo de estabilidad, se está convirtiendo en un anacronismo. Las limitaciones de los espacios de oficina convencionales se hacen cada vez más evidentes. La rigidez de los arrendamientos a largo plazo, la ineficiencia de los espacios subutilizados y el drenaje financiero de mantener grandes huellas físicas están llevando a las empresas a replantear sus estrategias inmobiliarias.

A continuación, se presenta una tabla comparativa de los modelos de oficina:

El modelo de Workplace as a Service (WaaS) representa un cambio de paradigma en el que las empresas pasan de tener la propiedad de los activos inmobiliarios a acceder a un espacio de trabajo -que incluye todos los servicios necesarios para la operación- por un tiempo determinado y un fee mensual: una oficina a medida en la ubicación justa sin tener que pensar en el mantenimiento y sin desembolsar importantes montos al inicio. El modelo WaaS está orientado a proporcionar a las empresas un servicio tal que les permita implementar espacios que se puedan actualizar, transformar y adaptarse a medida que cambian los mercados y las necesidades operativas. De esta forma se puede evaluar el uso del espacio y realizar fácilmente los cambios y mejoras que hagan falta para satisfacer los requerimientos de la organización.

Ejemplos de espacios de coworking en Europa y el mundo

Los espacios de coworking han estado presentes en Europa desde hace tiempo, adaptándose a las necesidades locales y globales:

• Betahaus en Berlín: Clásico europeo, iniciado para freelancers y ahora con sucursales en Hamburgo, Sofía y Barcelona. Forma parte de una red global que promueve talleres y concursos de start-ups. Berlín es una ciudad con un crecimiento explosivo en coworking, generando una competencia feroz entre los grandes proveedores.
• Factory Forty en Bruselas: Adopta una atmósfera informal, ofreciendo salas hasta para 200 personas y permitiendo a los clientes usar las salas alquiladas como dirección oficial.
• First Floor en Brescia, Italia: Busca crear sinergias y facilitar nuevas alianzas entre sus usuarios.
• WeWork: El principal proveedor mundial, abrió en 2017 su elegante “WeWork La Fayette” en un edificio histórico de Bellas Artes en París, cerca de los grandes almacenes, con el objetivo de ofrecer un entorno estimulante para la inspiración. Dispone de la última tecnología con un estilo de los años 20 a lo largo de once plantas y 12.000 metros cuadrados. En el verano de 2018, WeWork abrirá el mayor espacio de coworking de Alemania en Potsdamer Platz, Berlín, el que será su quinto establecimiento en la capital. Miguel McKelvey, co-fundador de WeWork, observa una rápida tendencia hacia el coworking corporativo, siendo este el segmento de más rápido crecimiento con un 20% anual.
• Coworking in the Sun en Tenerife: Combina coworking con co-living, ofreciendo espacios para tres alojados que comparten cocina y baño, pero con dormitorios propios, prometiendo una atmósfera de trabajo atractiva.
• La Aduana Coworking en Málaga: Un espacio local con una treintena de socios estables y usuarios itinerantes, pensado para autónomos, emprendedores y pymes.

Los espacios de coworking también son una opción interesante para la educación y la formación. General Assembly, un proveedor internacional de formación, utiliza los servicios de TechSpace Aldgate, en el East End londinense, para ser flexible con el espacio que necesitan. Tom Ogletree, director de Impacto Social + Asuntos Exteriores de General Assembly, explica que “nos permite establecer puentes entre innovadores actuales y futuros. Ofrecemos formación en una serie de disciplinas técnicas y creativas. En TechSpace nos relacionamos con freelances y pequeñas empresas.”

La oficina del futuro: personalización, flexibilidad y tecnología

La oficina del futuro será vanguardista, con una estructura y decoración basada en formas sencillas y prácticas. La digitalización es la clave, buscando facilitar tareas rutinarias y aumentar la eficiencia. En las oficinas del futuro no puede faltar la personalización, facilitando a cada empleado lo que necesita para sentirse a gusto y aprovechar su talento, ya sea un espacio abierto, una zona más privada, una temperatura determinada o un área de descanso para reuniones informales. Sin olvidar la identidad de marca, las oficinas del futuro pondrán el foco, ahora más que nunca, en transmitir valores y generar sentimiento de pertenencia a través de una imagen reconocible y una distribución propia de los espacios.

El diseño del espacio de trabajo estará al servicio de una fuerza laboral flexible y móvil. Las empresas invertirán cada vez más en sus oficinas para diferenciarse de sus competidores al mismo tiempo que mejoran la experiencia de los empleados. La gente es el activo más importante de las empresas por lo que el bienestar en el lugar de trabajo se está convirtiendo en una necesidad estratégica. Hay estudios que avalan que este enfoque permite un aumento de la productividad y un impacto positivo sobre el rendimiento.

El modelo híbrido: la nueva normalidad

Más allá de la personalización, la flexibilidad y adaptabilidad se llevan a la práctica total con la generación de un nuevo modelo de trabajo que se ha impuesto y consolidado en la mayoría de las empresas debido a la crisis sanitaria: el modelo híbrido, que combina el trabajo en remoto y el trabajo presencial. En Lexington, siempre han apostado por un concepto de espacios de trabajo flexibles, un modelo con miras al futuro, pero aplicado en el presente. Esto es precisamente lo que les ha permitido desarrollar y continuar ofreciendo opciones de oficinas flexibles ajustadas a las necesidades de cada cliente durante los meses de pandemia. Como CEO de Disaster Avoidance Experts, he estado en el epicentro de este cambio sísmico, ayudando a las empresas a navegar por las complejidades de los modelos de trabajo híbridos.

El futuro del trabajo es irrevocablemente híbrido y los espacios de coworking están preparados para ser una piedra angular de esta nueva realidad. La oficina como espacio físico no desaparecerá sino que seguirá evolucionando para dar sentido a las necesidades de colaboración, comunicación, socialización y bienestar de las personas.