ERP vs. SGA: Comprendiendo las Diferencias y su Impacto en la Gestión Logística

Los programas de gestión, como los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) y los Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA), son herramientas esenciales en la administración de empresas y organizaciones modernas. Permiten una rápida y segura disposición de flujos de datos para ganar competitividad y eficiencia. Sin embargo, muchas empresas desconocen realmente lo que estos sistemas de gestión pueden hacer y cuál es la diferencia fundamental entre ambos, llevando a menudo a un uso indistinto de sus términos.

La Real Academia de la Lengua Española define la logística como el “conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución”. Esta definición deja claro que la logística juega un papel fundamental en el desarrollo de una empresa. Si te mueves en el sector logístico y quieres exprimir todo el potencial de tu empresa al máximo, tanto los software ERP como los SGA te lo ponen mucho más fácil, cada uno con un enfoque y alcance particular.

¿Qué es un Sistema ERP?

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés) es un software integrado de gestión empresarial. Los ERP son software o programas de gestión que planifican todos los recursos empresariales, y están especialmente dirigidos a optimizar las operaciones de producción, incluyendo la distribución de bienes y servicios. El ERP es un sistema integrado que abarca múltiples áreas funcionales de una empresa, como finanzas, recursos humanos, ventas, compras, producción, entre otros. El ERP es el software encargado de controlar y coordinar todos los procesos en la empresa, abarcando áreas como marketing, ventas, gestión de recursos humanos, atención al cliente, control de calidad y aspectos financieros.

Los sistemas ERP tratan de homogeneizar los procesos operativos y lo logran a través de módulos especializados. Los sistemas ERP están organizados en varios niveles si los ordenamos de más general a más específico: módulos, procesos, transacciones y programas. Todos ellos tejen un entramado que bebe de la misma fuente: una base de datos común o repositorio. Esto significa que las empresas pueden seleccionar y activar los módulos que necesitan, como finanzas, recursos humanos, producción, compras, ventas, etc., y personalizarlos según sus requerimientos dentro de la implantación de un ERP.

Un ERP es la solución para conseguir la agilización de procesos, lo cual es una máxima en un mundo empresarial cada vez más competitivo, no solo para diferenciarte de la competencia, sino para sobrevivir en el mercado. Sí, los ERP facilitan la circulación de la información dentro de la empresa, pero eso también incluye la de los datos sensibles. Los ERP son, por definición, soluciones de escalabilidad, ya que permiten a las empresas hacer cambios “sobre la marcha”, pudiendo afrontar los picos de demanda con éxito. Desde los parámetros del almacén hasta el control de todos los flujos y movimientos, esta solución te permite atender a la demanda.

Módulos Comunes en un ERP:

• Finanzas ordenadas: Olvídate de perder tiempo cuadrando facturas y gestiona los movimientos de gastos e ingresos.
• Compras o aprovisionamientos: Gestiona los procesos que surten de materiales a las operaciones de producción y ventas.
• Fabricación planificada al detalle: Gestiona recursos, tiempos y materiales de forma eficiente.
• Pedidos y almacén sincronizados: Sabes qué entra, qué sale y cuánto stock real tienes.
• Proyectos bajo control: Ideal para constructoras, instaladoras y empresas de servicios.
• Datos que hablan: Integración con Power BI para transformar cifras en decisiones.

El ERP desempeña un papel crucial en la logística y distribución, optimizando y organizando las actividades de adquisición, producción y distribución. Sin embargo, si el objetivo es gestionar contactos de clientes, aumentar las ventas y generar mayores ingresos, lo que realmente se necesita es un sistema CRM.

¿Qué es un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA)?

El SGA se centra específicamente en la gestión y control de las operaciones dentro del almacén o depósito de una empresa. El SGA se enfoca en la gestión eficiente del almacén y el control de inventarios. Los SGA están más enfocados en la gestión de la cadena de suministro, centrándose en la gestión de inventarios, ubicaciones, pedidos y transporte dentro del almacén. En TLSI somos especialistas en sistemas de gestión de almacén. Nuestro sistema WHALES está desarrollado para dar soluciones a las necesidades logísticas de nuestros clientes.

El sistema de gestión de almacén es más específico para todas las funcionalidades necesarias dentro de este sector. Un SGA es capaz de gestionar equipamientos y zonas de trabajo para tener un mejor control de las mercancías. Gracias a un SGA es posible ejercer un control total sobre aspectos críticos como el inventario, las entradas y salidas de mercancías, los pedidos y las ubicaciones, entre otros. Los SGA permiten a las empresas realizar un seguimiento preciso de las existencias en tiempo real. Los SGA ayudan a las empresas a organizar y gestionar las ubicaciones de los productos en el almacén. El SGA es capaz de gestionar almacenes de tipo automáticos y manuales.

Diferencias Clave entre un ERP y un SGA

Aunque ambos sistemas son fundamentales para la eficiencia empresarial, sus enfoques y funcionalidades principales difieren significativamente:

Resumiendo, un ERP sirve para todos aquellos controles llamados de back office, tales como la gestión de ofertas, pedidos, facturas y la contabilidad, y en algunos casos incluye opciones modulares como el análisis de negocio, RRHH, gestión de nóminas, fabricación, gestión de proyectos, etc. Un ERP necesitaría la instalación de complementos para llegar a ser tan preciso dentro de un almacén. Muchos proveedores de ERP han desarrollado módulos extra que cuentan con algunas de las funcionalidades características de un SGA.

El SGA se centra principalmente en la gestión de operaciones de almacén, como la gestión de inventarios, la gestión de ubicaciones, la gestión de pedidos y el seguimiento de empleados en el almacén. Hay que destacar que mostramos un ejemplo muy sencillo que no hace justicia a la complejidad que se maneja en los almacenes hoy en día. Los sistemas de gestión de almacén se han hecho indispensables para operar con flujos de mercancías numerosos y complicados.

Ejemplo de Gestión con SGA:

La gestión de equipamientos o maquinaria: Algunos SGA ofertados actualmente son capaces de gestionar los equipamientos y además, crear zonas de trabajo donde los asigna dinámicamente. Es decir, el SGA es capaz de indicarnos el equipamiento (ej. Toro mecánico) que necesitamos para acceder a la ubicación donde se encuentra la mercancía que queremos recoger de manera óptima. Por ejemplo, si tenemos en una ubicación una mercancía con un peso de 100 kilos y tenemos 2 toros mecánicos (uno que soporta hasta 50 kilos y otro hasta 200 kilos), el SGA nos indicará qué equipamiento necesitamos, dónde está para cogerlo y la ruta óptima para ir desde donde está al destino teniendo en cuenta multitud de variables. La gestión de tareas: Los ERP no están preparados para realizar la gestión de tareas en un almacén, como podría ser la gestión de movimientos que hace un operario en las tareas de “picking”, ejemplo que hemos puesto en el punto anterior, optimizando y controlando los tiempos, realizando informes estadísticos y permitiendo una medición cuantitativa de los datos, para facilitar la toma de decisiones.

La Crucial Integración entre SGA y ERP

La integración entre el Sistema de Gestión de Almacén (SGA) y el Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es crucial para lograr una gestión eficiente y coordinada de toda la cadena de suministro y operaciones empresariales. Al conectar ambos sistemas, se asegura el flujo de información en tiempo real, lo que permite una toma de decisiones más rápida y precisa. Es común que necesites integrar tu nuevo SGA con el sistema de Planificación de Recursos Empresariales o ERP ya existente. En consecuencia, es imperativo que la comunicación y coordinación entre ambos programas sea absolutamente perfecta, ya que operarán en continua sinergia, compartiendo información de manera constante.

Beneficios de la Integración:

• Inventario y control de stock: La sincronización del inventario es esencial para evitar problemas de sobrestock o desabastecimiento.
• Procesamiento de pedidos: La integración del proceso de pedidos entre el SGA y el ERP garantiza que las órdenes de venta sean capturadas y procesadas correctamente. Desde la recepción del pedido en el SGA hasta la facturación y seguimiento en el ERP.
• Movimiento de mercancías: Los movimientos de mercancías dentro del almacén, como recepción, ubicación, picking y packing deben reflejarse instantáneamente en el ERP.
• Información de clientes: La información relevante de los clientes, como datos de contacto, historial de compras y preferencias, debe ser compartida entre el SGA y el ERP.
• Informes y análisis: La integración de datos entre el SGA y el ERP proporciona una visión holística del rendimiento del almacén y su impacto en el resto de la empresa. Ambos sistemas de gestión, tanto los ERP como los SGA, ofrecen herramientas de informes y análisis que permiten a las empresas generar informes personalizados y realizar análisis de datos para tomar decisiones informadas.
• Visión estratégica: Otro beneficio clave radica en una mejor toma de decisiones, ya que se tiene acceso a información actualizada, lo que proporciona una base sólida para tomar decisiones informadas.

La integración fluida de estos circuitos entre el SGA y el ERP elimina la necesidad de realizar tareas manuales, evita errores y retrasos, y mejora la eficiencia y la productividad en toda la cadena de suministro y operaciones empresariales. No obstante, esta integración también puede llevarse a cabo de manera nativa, lo que significa que el software de logística se integra directamente y es compatible con el ERP.

La integración de nuestro programa de SGA con tu ERP permitirá optimizar la gestión empresarial y mejorar la eficiencia en toda la cadena de suministro. Como hemos comentado, el programa de SGA propio de APPIA GROUP tiene la capacidad de integrarse con multitud de ERP. El SGA de APPIA GROUP puede integrarse con todos los ERP mencionados, entre otros muchos. Sin embargo, esta integración no es posible de forma nativa.

El Auge del Software ERP para Logística y Distribución

En el sector de la logística, el tiempo es oro, ya que la agilidad en los procesos es la base para ofrecer servicios de calidad, por lo que las empresas deben contar con soluciones que eviten cuellos de botella en cualquier fase de la cadena de producción. El auge del software ERP para logística y distribución es una consecuencia de la necesidad de optimizar los recursos en época de crisis. En el sector logístico, la comunicación interna es crucial. Para evitar problemas a la hora de compartir información entre los distintos departamentos, los ERP ayudan enormemente en esta tarea. ¿Por qué? Gracias a estos software de logística y distribución, cada vez más desarrollados, gestionas mejor los pedidos, coordinas adecuadamente la distribución de mercancías y, lo más importante, ajustas el stock a las necesidades de cada momento. Los tiempos de respuesta están directamente relacionados con la fluidez comunicacional entre departamentos.

La COVID-19 ha obligado a miles de pequeñas y medianas empresas en nuestro país a adaptarse a modelos de trabajo en remoto. Pero en el caso del sector logístico, la necesidad de adquirir este tipo de soluciones ha sido acuciante, debido, fundamentalmente, al cambio en los hábitos de compra online de los españoles durante el confinamiento. Llevarse el almacén a casa es imposible. Pero un software ERP te permite cambiar o recortar funcionalidades según las necesidades de la empresa.

El Supply Chain Management es una figura clave en las empresas de logística y distribución, ya que se encarga de organizar todas las actividades de adquisición, producción y distribución de los bienes que una compañía pone a disposición de sus clientes. Es, en definitiva, el mayor gestor de la cadena de suministros y, como tal, necesita apoyo tecnológico de primer nivel. Adaptarse a todas las necesidades de gestión de una pyme, no solo en el plano logístico, sino en de compras, ventas, nóminas, contabilidad, etc.

Ejemplo: Sage ERP

La mayoría de las empresas españolas aún gestionan su contabilidad en hojas de cálculo y controlan su stock "a ojo". Algunas sobreviven. Otras crecen. En un momento en el que el tiempo escasea, los márgenes se estrechan y la ley exige cada vez más, apostar por un ERP no es una opción tecnológica: es una decisión de supervivencia. Sage ERP es una herramienta que centraliza todo lo que pasa en tu empresa: finanzas, ventas, compras, fabricación, almacén, personal. Lo hace en tiempo real. No hay traducciones forzadas, ni funcionalidades que no encajan. La pregunta debería ser: ¿qué pierde si no lo hace? Si has respondido "sí" a una o varias... probablemente Sage ERP te ayude. No esperes a tener problemas para buscar soluciones. La digitalización no es una moda: es el nuevo estándar.

La gran ventaja de Sage 200 Advanced es que no parte de cero. Ideal para empresas manufactureras, farmacéuticas, agroalimentarias o de maquinaria industrial. Sage 200 Advanced permite gestionar la producción, aprovisionamiento, calidad, inventario y trazabilidad en un solo entorno. El módulo de proyectos permite gestionar obras, presupuestos, certificaciones, proveedores y costes en tiempo real. Muchos clientes llegan a nosotros después de haber probado soluciones que no se ajustaban bien a su realidad. En sectores como el agroalimentario o la distribución farmacéutica, el uso de Sage 200 Advanced ha permitido reducir un 40% el tiempo de gestión de pedidos y minimizar los errores de stock.