Plan de Viabilidad para un Centro de Coworking: Guía Completa

Trabajar en un coworking es una tendencia que empezó a popularizarse a partir de 2012, a raíz de la crisis económica. Hoy sigue siendo una buena oportunidad de negocio. El alquiler de oficinas compartidas ha experimentado un crecimiento exponencial en los últimos años, consolidándose con el aumento de la demanda y la entrada de grandes grupos que apuestan por modelos de negocio con una marca reconocida. Los datos hablan por sí solos, los ingresos obtenidos por el alquiler de espacios de trabajo en estos últimos años han sufrido un aumento del 30% anual. Estas cifras han llevado a muchos emprendedores a plantearse la idea de abrir las puertas de un nuevo centro de trabajo compartido en su ciudad.

Además de permitir a emprendedores y profesionales abaratar los costes de estructura propios de una oficina tradicional, trabajar en un coworking implica una serie de ventajas para las personas que contratan uno de estos espacios. La más importante es compartir, no solo el espacio, sino también el talento y los conocimientos de los profesionales que trabajan en él, lo que da lugar a sinergias y colaboraciones y hace del trabajo una mejor experiencia.

El Mercado del Coworking en España

Según datos del informe "El estado del Coworking en España 2022-2023" de Coworking Spain, hay 1.092 espacios de coworking y flex office en nuestro país, de los que 315 están en Barcelona y 225 en Madrid.

Tamaño de los Centros de Coworking

El 48% de los centros de coworking tiene menos de 200 m², el 25% entre 200 y 500 m², el 8% entre 500 y 1.000 m² y el 19% supera los 1.000 m²: la dimensión media se estima en 643 m². Especialmente llamativo resulta el incremento de la dimensión de los espacios de coworking, que en la última década no ha dejado de crecer en España.

Precios y Facturación

El precio medio de una mesa fija ronda los 195 €/mes y el pase diario 19 €. Se estima que los grandes players de la industria del coworking, con 54.000 usuarios en sus centros, facturan unos 259 M €, con una cuota de mercado del 54%, mientras que las pequeñas empresas alcanzan una facturación anual de 120 M €.

Elementos Clave de un Centro de Coworking Exitoso

A diferencia del alquiler de oficinas tradicional, el negocio del coworking ofrece un servicio que incluye el espacio de trabajo, los suministros necesarios y una serie de ventajas adaptadas a las necesidades de los usuarios.

1. Espacio de Trabajo

En este caso, la ubicación juega un papel crucial, así como la distribución del espacio interior y la decoración. Es importante que el espacio sea muy accesible y se ubique cerca de medios de transporte. Idealmente, debería permitir también cierta expansión: algunos espacios de coworking proporcionan oficinas a las empresas cuando se consolidan, consiguiendo así una mayor rentabilidad.

2. Suministros Básicos y Complementarios

Si bien diferenciar los suministros puede no ser fácil, se puede apostar por aspectos relacionados con los mismos.

3. Servicios Añadidos

En este apartado, la diferenciación es clave. Proponer diferentes soluciones que no están directamente relacionadas con el servicio principal siempre suma.

4. Filosofía Coworking

La "filosofía coworking" de espacio de trabajo compartido e inspirador que lleve a la co-creación es un pilar fundamental. Esto implica definirse como un community builder y un gestor de personas. La gestión del coworking está integrada en el mismo centro y para fomentar las relaciones entre coworkers se organizan varias actividades.

Claves para el Éxito Según Expertos

Javier Moral, con 9 años de experiencia en el sector y habiendo montado 4 espacios de coworking en Madrid, destaca como claves para conseguir el éxito en este sector aspectos como definir lo más exactamente posible el perfil del cliente, estudiar a la competencia y trabajar mucho los elementos de diferenciación.

En cuanto al espacio, recomienda cualidades como la polivalencia, la flexibilidad (con acceso las 24 horas), comodidad y un diseño inteligente del circuito interno. Ahondando un poco más en este último aspecto de importancia estratégica, el espacio debe ser muy accesible y ubicarse cerca de medios de transporte. Idealmente debería poder permitir también cierta expansión: algunos espacios de coworking proporcionan oficinas a las empresas cuando se consolidan, consiguiendo así una mayor rentabilidad.

Javier Moral considera un centro de coworking mediano o pequeño más bien como un "medio para llegar a un fin", un complemento importante en un conjunto de actividades, entre otros los programas formativos y la consultoría. En este sentido, también sugiere asociarse con comunidades externas.

Aspectos Legales y Administrativos

Actualmente no existe una licencia concreta de apertura y actividad de un centro de coworking, ni un marco legal específico que establezca reglas claras para la normalización del sector, previniendo episodios de intrusismo y de competencia desleal, así como fijando parámetros y estándares comunes. Para abrir un centro de coworking se tendrán que aplicar diferentes regulaciones en función de las distintas actividades que se lleven a cabo. Si el local ya tiene licencia previa, habrá que comprobar si se adapta al nuevo uso.

Uno de los aspectos que más miedo da a la hora de abrir un negocio, es la licencia. El consejo es intentar cumplir los máximos estándares incluidos en la regulación de espacios comerciales, es decir, si vas a tener puestos de trabajo, que las mesas cumplan con las medidas y la altura, al igual que el resto de mobiliario. Si además vas a poner una cafetería, que cumpla con todos los sistemas de salida de humos exigidos. En el caso de que el local ya cuente con una licencia previa, tendrás que ir al organismo de tu comunidad y rescatarla para conocer qué tipo de permiso es y sus características.

Por su parte, la Asociación sectorial ProWorkSpaces (Asociación de Centros de Negocios y Otros Espacios de Trabajo) ofrece a sus asociados un servicio de “Certificación y Categorización” a través de estrellas, asentando unos estándares que regulen y diferencien la actividad.

Tampoco hay seguros específicos para el sector, que incluyan de antemano circunstancias peculiares como los ciberriesgos u otros riesgos propios de los coworkers, ni contratos ya establecidos capaces de recoger toda la casuística de las relaciones mercantiles (cláusula de confidencialidad, diferentes tipos y duración de los contratos de alquiler, etc.).

Estrategia de Marketing y Comunicación

El lanzamiento de un nuevo centro de coworking empieza por la creación y promoción de la imagen de marca - siempre utilizando fotografías de buena calidad -, una web atractiva y el posicionamiento SEO en los principales buscadores. La actividad en las redes sociales debe ser constante, así como la creación de contenidos de valor para el público objetivo. Es muy recomendable involucrar en esto a la propia comunidad, potenciando la notoriedad de los coworkers y fomentando las interacciones y el sentido de pertenencia.

El networking y la participación en eventos donde estén los potenciales clientes no pueden faltar en la estrategia de comunicación, así como la organización de actividades que susciten el interés de los medios de comunicación.

Elaboración del Plan de Negocio

Elaborar un plan de negocios para un centro de coworking puede ser un proceso largo y complejo, en especial si no tienes experiencia. Una vez validada la viabilidad del proyecto, el siguiente paso será elaborar tu plan de negocio. El crecimiento del trabajo flexible y la digitalización han situado a los espacios de coworking como una opción de negocio relevante en España. Para asegurar la viabilidad de este tipo de proyectos, es imprescindible elaborar un plan de negocio que contemple un análisis de mercado detallado, identificando la demanda local y la competencia, así como una propuesta de valor diferenciada. Además, resulta fundamental definir la distribución del espacio, los servicios clave y una estrategia de marketing adaptada. El plan debe incluir también la cuenta de resultados, la estimación de flujos de caja y el cálculo del punto de equilibrio para anticipar la rentabilidad y los retos financieros.

Estructura del Plan de Negocio

• Resumen Ejecutivo: Es el primer apartado fundamental en cualquier plan de negocio para un espacio de coworking. Su función es ofrecer una visión clara y concisa del proyecto, permitiendo a inversores, socios y colaboradores entender rápidamente la esencia y el potencial del negocio.
• Visión, Misión y Valores: La visión de un espacio de coworking suele centrarse en convertirse en el punto de referencia para profesionales independientes, startups y pequeñas empresas que buscan un entorno flexible y colaborativo. Los valores pueden incluir la colaboración, la innovación, la sostenibilidad y la excelencia en el servicio.
• Concepto y Propuesta de Valor: El concepto de un espacio de coworking debe estar claramente definido. Por ejemplo, un coworking orientado a freelancers creativos y startups tecnológicas puede diferenciarse por ofrecer talleres de formación, eventos de networking y acceso 24/7. La propuesta de valor debe responder a la pregunta: ¿por qué elegir este coworking y no otro?
• Objetivos SMART: Para asegurar la viabilidad y el crecimiento del espacio de coworking, es imprescindible establecer objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales).
• Estudio de Viabilidad y Mercado: Describe a la empresa y aporta las conclusiones clave una vez finalizado todo el plan de negocio. Un estudio de mercado te ayuda a detectar si existe una oportunidad de negocio para tu coworking, quién es tu demanda, qué necesita y cómo te puedes diferenciar de tu competencia. Antes de definir tu oferta, es imprescindible identificar la demanda local y los perfiles de usuarios más relevantes. En la mayoría de ciudades españolas, los principales clientes potenciales suelen ser freelancers, startups, profesionales creativos y pequeñas empresas que buscan flexibilidad y servicios compartidos. El local donde desarrollarás la actividad es determinante para el éxito del negocio. Teniendo en cuenta la investigación de mercado previa, ya tendrás claro dónde querrás que se ubique tu local, así que delimita la zona y comienza tu búsqueda.
• Análisis de la Competencia: El siguiente paso es estudiar a fondo la competencia directa e indirecta. Los principales competidores suelen ser otros coworkings de la zona, centros de negocios tradicionales y cafés con wifi que ofrecen un entorno de trabajo informal.
• Segmentación y Posicionamiento: Una vez identificados los perfiles de usuario y la competencia, es clave segmentar el mercado según criterios como sector profesional, tamaño de empresa o necesidades de flexibilidad. El posicionamiento de tu coworking debe ser claro: ¿eres el espacio más económico, el más exclusivo, el más orientado a la colaboración o el que ofrece mejores servicios tecnológicos?
• Programa y Estudio Arquitectónico: Define los diferentes usos y necesidades de tu espacio en función de tu demanda. Diseño previo de la distribución del espacio siguiendo las indicaciones del programa arquitectónico. Será muy importante contar con un buen equipo de Arquitectos e Ingenieros que asesoren y diseñen los espacios con criterios claros y sostenibles.
• Plan de Marketing, Promociones y Precios: Sirve para atraer, captar y retener a los miembros potenciales de tu espacio de coworking. Documenta los precios que ofrecerás y compáralos con los de tus competidores. La política de precios es un elemento decisivo para la viabilidad del negocio. Para fijar los precios, utiliza datos de mercado obtenidos en portales especializados como CoworkingSpain o Idealista, así como encuestas a potenciales usuarios. El éxito de un espacio de coworking depende en gran medida de la variedad y calidad de los servicios ofrecidos, la estrategia de captación de clientes y la sostenibilidad del modelo de ingresos. La gama de servicios de un coworking debe adaptarse a las necesidades de sus potenciales usuarios: freelancers, startups, creativos y pequeñas empresas.
• Plan de Lanzamiento: Estrategia digital a tres meses vista de la apertura del espacio. Aquí tienes que describir cómo vas a alcanzar los objetivos descritos. Se recomienda una estrategia de lanzamiento co-creada.
• Plan Operativo: Es uno de los pilares fundamentales en el plan de negocio para un espacio de coworking. Una gestión eficiente, la correcta distribución del espacio y el cumplimiento de la normativa vigente son esenciales para garantizar la viabilidad y la sostenibilidad del proyecto. El equipo humano es el motor de cualquier coworking. Un diseño funcional y flexible es clave para atraer a diferentes perfiles de usuarios. En cuanto a la tecnología, es imprescindible disponer de internet de alta velocidad, sistemas de acceso seguro (tarjetas o códigos), cámaras de seguridad y, si es posible, una app para reservas y gestión de servicios. Para operar legalmente, es imprescindible cumplir con la normativa local y sectorial.
• Estudio Económico y Financiero: A 10 años bajo tres escenarios diferentes de ocupaciones que proyectará mensualmente los ingresos, los gastos operativos, la tesorería, además del Capex y las métricas clave de rentabilidad financiera para el modelo de negocio “space as a service”. El presupuesto inicial es un pilar fundamental en el plan de negocio de un espacio de coworking. Debe contemplar todos los gastos necesarios para poner en marcha la actividad.

Ejemplo de Plan Financiero Simplificado

La actividad prevista es un centro de coworking de 300 m², con un total de 40 puestos, situado en una zona relativamente céntrica de una ciudad española de tamaño medio. El local es alquilado, siendo necesario acometer una reforma para acondicionarlo al uso de espacio de coworking.

Inversiones Iniciales (Inmovilizado Material)

• Reforma y acondicionamiento del local: 7.000 €
• Mobiliario de despachos y salas: 14.000 €
• Herramientas y útiles: 1.500 €
• Equipos informáticos: 3.000 €

Activo Corriente

• Hacienda Pública deudora por IVA de inversiones iniciales: 5.355 €

El importe total a financiar (Activo del balance inicial) asciende a 33.855 €.

Financiación

• Aportación de capital social: 15.000 €
• Préstamo bancario a largo plazo (5 años, 5,5% interés nominal anual): 18.855 € (36 cuotas mensuales constantes de 569 €)

Gastos Operativos

• Gastos de personal: suma de los salarios brutos y seguridad social a cargo de la empresa.
  • Salario bruto anual emprendedora: 18.000 €
  • Cuota autónomos (cargada al negocio): 265 €/mes
  • Salario bruto anual gestor a tiempo parcial: 12.000 €
• Amortizaciones: gasto ineludible que recoge la pérdida de valor de los elementos del inmovilizado. En nuestro ejemplo ascienden a un total de 3.330 euros al año.

Tabla Resumen del Plan Financiero

Ingresos

El precio medio del puesto fijo ronda los 185 € al mes y del puesto flexible los 115 € al mes. En general los ingresos por alquiler de puestos de trabajo suponen un 60% de los ingresos. La previsión puede ser que el 70% de los ingresos provenga de membresías, el 20% de alquileres por horas y el 10% de servicios adicionales.

Los ingresos no son constantes en este tipo de negocio y es necesario controlar mucho los costes fijos para que no se resienta la tesorería. El margen de un centro de negocio es directamente proporcional a los servicios ofrecidos y al tamaño del centro.

Proyección Financiera y Rentabilidad

La proyección financiera debe cubrir un horizonte de al menos 3 a 5 años. Es esencial estimar los ingresos mensuales en función de la ocupación prevista y los diferentes tipos de membresía (puestos fijos, flexibles, salas de reuniones). En cuanto a los gastos mensuales, hay que considerar alquiler, suministros, personal, limpieza, mantenimiento y marketing. El valor de vida del cliente (LTV) se calcula multiplicando el ingreso medio mensual por cliente por la duración media de la membresía.

El punto de equilibrio o break-even indica el nivel de ingresos necesario para cubrir todos los costes. Para asegurar la viabilidad, es fundamental calcular el punto de equilibrio (cuántos miembros se necesitan para cubrir costes) y realizar estados financieros previsionales que incluyan ingresos, gastos y ciclos de mejora continua. La rentabilidad esperada se puede analizar mediante indicadores como el ROI (Retorno sobre la Inversión) y la TIR (Tasa Interna de Retorno). Las expectativas de rentabilidad deben ser realistas: se puede prever alcanzar el punto de equilibrio entre los meses 18 y 24, dependiendo del ritmo de captación de miembros y la optimización de costes.

El DSCR (Debt Service Coverage Ratio) es clave si se recurre a financiación externa. Este ratio mide la capacidad de la empresa para atender el pago de deudas con el flujo de caja operativo. Un DSCR superior a 1,2 se considera saludable. Los objetivos principales suelen centrarse en alcanzar una alta ocupación, lograr la satisfacción del cliente, asegurar la rentabilidad y fomentar el crecimiento de la comunidad. El capital inicial varía según el tamaño, la ubicación y los servicios ofrecidos, pero para locales medianos en ciudades españolas suele situarse entre 50.000 y 200.000 euros.

Cultura en un Espacio de Coworking: Claves para una Convivencia Exitosa

La forma en que trabajamos y colaboramos ha experimentado una transformación significativa, dando lugar a un concepto revolucionario: el espacio de coworking. Este concepto redefine nuestro enfoque hacia el lugar de trabajo e introduce una nueva dimensión cultural en el ámbito laboral.

Un espacio de coworking es más que simplemente un lugar para trabajar. Estos espacios crean un sentido de pertenencia y una red de apoyo entre sus miembros. Actividades como eventos de networking, talleres y sesiones de brainstorming colectivas son habituales, fomentando la colaboración y el intercambio de conocimientos. Esta cultura de comunidad enriquece la experiencia laboral de los individuos mientras que abre puertas a nuevas oportunidades de negocio y crecimiento personal.

Cómo Fomentar la Colaboración en un Espacio de Coworking

En un espacio de coworking, la convivencia exitosa y la colaboración efectiva son elementos fundamentales para crear un ambiente de trabajo productivo y armonioso. A continuación, te ofrecemos una serie de estrategias y consejos para lograrlo:

• Organización de eventos de networking: Un ejemplo es realizar eventos mensuales donde los miembros del espacio de coworking puedan conocerse, intercambiar ideas y establecer conexiones profesionales. Estos encuentros promueven la creación de relaciones valiosas entre los usuarios del espacio.
• Sesiones de brainstorming colaborativas: Programar sesiones regulares de brainstorming en grupo donde los miembros puedan compartir sus proyectos y desafíos. El intercambio de ideas puede dar lugar a soluciones innovadoras y a la colaboración en proyectos conjuntos.
• Gestión de conflictos: Establecer un protocolo para resolver conflictos de manera abierta y respetuosa. Fomentar la comunicación directa entre los involucrados y buscar soluciones que beneficien a ambas partes, evitando la escalada de tensiones.
• Espacios comunes: Diseñar zonas comunes acogedoras y funcionales que inviten a la interacción entre los miembros. Estos espacios pueden incluir áreas de descanso, zonas de café y salas de reuniones informales.
• Plataformas digitales de colaboración: Promover el uso de herramientas en línea, como aplicaciones de mensajería instantánea o software de gestión de proyectos, que faciliten la comunicación y la colaboración entre los usuarios, incluso cuando no están físicamente en el espacio.
• Diversidad e inclusión: Impulsar una cultura de diversidad e inclusión, donde se valoren las diferencias individuales y se promueva un ambiente donde todos se sientan aceptados y respetados.
• Feedback y evaluación continua: Realizar encuestas periódicas a los miembros del espacio de coworking para recopilar sus opiniones y sugerencias sobre la convivencia y la colaboración. Esto permite identificar áreas de mejora y ajustar las estrategias en consecuencia.

La Importancia de una Cultura de Coworking Positiva

En un espacio de coworking, la cultura que se fomente puede marcar la diferencia en la experiencia de sus usuarios. La cultura de coworking positiva tiene un impacto directo en la productividad, la colaboración y el bienestar de quienes lo utilizan. Aquí te contamos las ventajas.

• Aumento de la productividad: Una cultura de coworking positiva puede impulsar la productividad de los profesionales que comparten el espacio. Cuando los usuarios se sienten inspirados y motivados, tienden a ser más eficientes en su trabajo. Por ejemplo, imagina un espacio de coworking en el que se promueva la concentración y se eviten distracciones innecesarias. Los miembros pueden trabajar en un ambiente tranquilo y productivo, lo que les permite realizar sus tareas de manera más eficaz y en menos tiempo.
• Fomento de la colaboración: La colaboración es una parte esencial de muchos entornos laborales, y un espacio de coworking bien gestionado puede fomentarla de manera natural. Una cultura de coworking positiva promueve la interacción entre los usuarios al crear oportunidades para compartir ideas y conocimientos. Por ejemplo, se pueden organizar eventos, talleres o áreas comunes diseñadas específicamente para que los miembros se conozcan y colaboren en proyectos. Esto crea un ambiente propicio para la sinergia y el trabajo en equipo.
• Bienestar de los usuarios: El bienestar es un aspecto fundamental en una cultura de coworking positiva. Un espacio de coworking que se preocupa por el bienestar de sus miembros ofrece comodidades y servicios que contribuyen a su calidad de vida. Por ejemplo, áreas de descanso cómodas, servicios de cafetería saludable, o incluso actividades de bienestar como yoga o meditación. Cuando los usuarios se sienten bien atendidos y cuidados, su nivel de satisfacción aumenta, lo que a su vez impacta positivamente en su productividad y su actitud en el espacio de coworking.