ERP para almacenes de suministros industriales: Clave para la eficiencia y la competitividad

La industria de suministros industriales enfrenta retos cada vez más complejos: desde la gestión eficiente del inventario hasta la optimización de la cadena de suministro. Las empresas del sector de suministros industriales manejan grandes volúmenes de productos, clientes y pedidos. Contar con una logística eficiente se ha convertido en uno de los puntos críticos de cualquier negocio y cómo lograrlo, una cuestión de base. En el sector de la logística, la eficiencia y el control de costes son cruciales para la competitividad. Por esta razón, en este artículo te mostramos información importante antes de elegir tu ERP para tu empresa y nuestra recomendación. ¡Empezamos!

¿Qué es un ERP y por qué es fundamental en el sector logístico?

Un ERP es un software destinado a simplificar los flujos de información entre los procesos de una empresa con el propósito de evitar repeticiones, desajustes o incoherencias entre los distintos departamentos. Un ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales adaptado a las necesidades específicas de este sector. Este tipo de software permite integrar y automatizar todos los procesos, desde la recepción de pedidos y la gestión de inventarios en almacenes hasta la facturación y contabilidad de tu empresa.

Implementar un software de gestión ERP para almacenes tiene un impacto significativo en varias áreas de la operación. Aquí detallo algunos de los beneficios clave:

1. Optimización de inventarios y almacenes

En la gestión de almacenes, un ERP de logística proporciona una visión completa del inventario en tiempo real. Esto te permite:

• Controlar el stock y reducir el exceso de inventario, lo que reduce costes de almacenamiento.
• Mejorar la rotación de productos, gestionando el flujo de entradas y salidas de manera eficiente.
• Evitar roturas de stock y anticiparte a picos de demanda, manteniendo siempre un equilibrio en el inventario.

También puedes implementar sistemas como el FIFO (First In, First Out) o LIFO (Last In, First Out) según las necesidades de cada tipo de producto, optimizando los recursos y evitando el deterioro de mercancías.

2. Gestión centralizada de la cadena de suministro

La logística moderna requiere una coordinación precisa de múltiples actores. Un software para este permite:

• Centralizar la información de toda la cadena de suministro, desde proveedores hasta clientes finales, mejorando la visibilidad.
• Reducir los tiempos de reacción ante imprevistos, ajustando rápidamente los planes en caso de cambios o problemas.

Una buena integración en la cadena de suministro ayuda a reducir los cuellos de botella y mantener una operación más ágil y fluida.

3. Automatización de tareas y reducción de errores

Muchas tareas son repetitivas y propensas a errores humanos. Un programa ERP ayuda a automatizar estos procesos:

• Generación automática de documentación como facturas y otros documentos.
• Gestión de facturación y contabilidad.
• Automatización de procesos de almacén.
• Procesamiento eficiente de pedidos y la actualización automática del inventario y otros sistemas relacionados.

La automatización no solo ahorra tiempo, sino que reduce los errores, mejorando la precisión y la satisfacción del cliente.

El uso de un ERP en la industria de suministros es una ventaja competitiva clave para cualquier empresa que busque mejorar su eficiencia y reducir costos. Un ERP facilita el flujo de información entre todas las áreas del negocio, incluido el almacén, con el fin de que los departamentos puedan organizar y coordinar los recursos.

ERP y SGA: ¿Debo instalar un ERP en mi almacén, un SGA o ambos?

Esta es una pregunta frecuente en el sector logístico: ¿Debería instalar un ERP en mi almacén?, ¿sería mejor un SGA?, ¿o, quizás, ambos sistemas? Lo más normal es tener ambos software: un ERP y un SGA. Disponer solo de un ERP limitará el crecimiento del almacén y, por tanto, del negocio. Y solo un SGA será poco viable en empresas con múltiples departamentos que deban compartir información entre sí con fluidez.

¿Qué es un SGA?

El SGA, en cambio, está focalizado en la gestión minuciosa de un centro logístico. No solo se adecua a las operativas del almacén, sino que es capaz de optimizar los movimientos y procesos. Incorpora módulos complementarios que añaden funcionalidades específicas para resolver las necesidades de cualquier almacén. Optimiza y simplifica al máximo las operativas mediante reglas para distribuir los productos. Sin duda, un SGA es la mayor garantía para el éxito, pues está diseñado específicamente para adecuarse a las particularidades de un almacén y elevar la productividad de este tipo de instalaciones.

Funcionalidades de un ERP en la gestión de almacenes

Con un módulo de logística, el ERP dispone de información relevante sobre la mercancía (qué productos han llegado, qué pedidos han solicitado los clientes, cuáles se han expedido, etc.). Con un ERP, además, se puede organizar rudimentariamente el stock del almacén, estableciendo alertas para las existencias que están bajo mínimos a fin de asegurar un correcto aprovisionamiento. En consecuencia, se aprovecha mucho mejor el espacio útil y se evitan errores y retrasos en las operativas, incluida la preparación de pedidos.

La sinergia entre ERP y SGA

La combinación de un ERP y un SGA es la solución más potente para una gestión logística integral. Mientras que el ERP coordina todos los procesos empresariales, el SGA se especializa en la gestión detallada del almacén. El ERP con sistema de gestión de almacén es una herramienta fundamental para el control de la cadena de suministros. En esta línea, si bien algunos software ERP cuentan con funcionalidades de gestión de almacén, lo cierto es que no todos tienen características diferenciadoras.

Veamos el ejemplo de la empresa IXOS cealco, cliente de Mecalux, que se servía únicamente de su ERP para controlar toda la mercancía y las operativas de su almacén. No obstante, a medida que los pedidos empezaron a aumentar, la compañía se vio obligada a modificar los procesos. “Fue entonces cuando nos planteamos seriamente implementar un sistema de gestión de almacenes con ciertas garantías y prestigio en el mercado”, dice Manuel Hervás, responsable de logística de la firma.

Existen muchos motivos por los que instalar un programa de gestión de almacén, como Easy WMS de Mecalux en un almacén que ya tenga un ERP:

• Operativas estándar: un software de gestión como Easy WMS de Mecalux posee un abanico de más de 70 funcionalidades que se han ido incorporando al producto estándar en base a las necesidades de los clientes.
• Comunicación con el ERP: es muy común integrar un SGA con un ERP.
• Integración con otros elementos del almacén: un SGA se adapta muy bien a la complejidad de cualquier almacén, integrándose con elementos automáticos como transelevadores, miniloads o transportadores, así como con otras soluciones tecnológicas como el picking por voz o los dispositivos pick-to-light y put-to-light.
• Estrategias y reglas para definir el funcionamiento del almacén: un SGA incluye infinidad de opciones para concretar la lógica de cada una de las operativas del almacén.

Implementar un software de gestión de almacenes es la solución más eficaz para ejercer un control estricto sobre todo lo que ocurre en la cadena de suministro.

¿Es posible gestionar un almacén sin ERP?

Sí, un almacén puede gestionarse sin un ERP. El control de los productos y de las operativas, por tanto, podría realizarse con la única ayuda de un SGA. Ese sería el caso de Global Freaks, e-commerce especializado en figuras de coleccionista. Esta empresa comercializa sus figuras en eBay, Amazon y directamente desde su propia página web con PrestaShop. Easy WMS puede comunicarse directamente con estas plataformas y organizar todas las operativas (recepciones, almacenaje, preparación de pedidos y expediciones) sin requerir un ERP.

Consejos antes de elegir el mejor ERP para tu empresa

Para que un ERP de facturación y contabilidad realmente haga la diferencia, es importante implementarlo y usarlo correctamente. Aquí van algunos consejos prácticos para optimizar su uso:

1. Personaliza el ERP según las necesidades de tu negocio

No todos los sistemas ERP son iguales. Elige un software de gestión ERP para logística que puedas personalizar y adaptar a los procesos específicos de tu empresa. En el sector logístico, cada negocio tiene particularidades (como tipos de productos, volúmenes de carga, destinos, etc.) que el ERP debería poder reflejar. No todos los programas se adaptan a las necesidades de cualquier empresa. Para que un ERP industrial sea realmente efectivo, debe contar con funcionalidades específicas que optimicen la operativa del negocio.

2. Involucra a todos los departamentos desde el principio

La implementación de un ERP es un proyecto que afecta a varias áreas de la empresa: almacén, logística, administración, ventas, etc. Involucra a todos los equipos en el proceso de implementación y capacitación para que comprendan cómo el ERP puede mejorar sus tareas diarias y contribuir al éxito global de la empresa.

3. Analiza datos y toma decisiones informadas

La gran ventaja de los ERP es la cantidad de datos que generan. Utiliza los informes y estadísticas que te proporciona el sistema para evaluar el rendimiento de tu operación logística. Analizar estos datos te permitirá identificar puntos débiles, ajustar procesos y anticipar problemas, optimizando cada área de tu negocio de transporte y logística.

Costo Total de Propiedad (TCO)

En ocasiones, las empresas deciden seguir con su ERP porque a priori supone un menor coste. A pesar de ello, un SGA suele conllevar una inversión menor teniendo en cuenta las licencias, la implementación, customizaciones, interfaces con elementos automáticos, formación, soporte técnico, actualizaciones y mejoras.

Soluciones ERP y SGA recomendadas

MGest: Una opción integral

Si buscas un ERP que integre todos los procesos logísticos, MGest es una opción que puede ayudarte a gestionar tu negocio de forma eficiente. MGest permite un control completo, facilita la generación de informes y la gestión de documentación, lo que ahorra tiempo y reduce la carga administrativa. Además, al ser un sistema modular, solamente pagarás por las funcionalidades que necesites, y que podrás ir añadiendo módulos según las necesidades. ¡Puedes probarlo totalmente gratis! Te animo a probar el software de MGest y probar todas sus funcionalidades.

Vortex ERP: Especializado en inventario industrial

Vortex ERP transforma la complejidad del inventario industrial en una ventaja competitiva. Nuestra solución multialmacén permite ajustar los niveles de stock a la demanda real, reduciendo costes de almacenamiento y eliminando errores en el suministro. Optimice su ciclo de ventas industriales con un sistema diseñado para la complejidad técnica. Vortex ERP garantiza una navegabilidad fluida entre ofertas, pedidos y albaranes, asegurando la trazabilidad total de cada operación. Nuestro sistema de gestión de expediciones permite coordinar transportistas y rutas de reparto de forma eficaz, centralizando la trazabilidad del envío en una sola pantalla. Transforme su área financiera en el motor de estabilidad de su negocio. Vortex ERP integra un potente módulo financiero que permite monitorizar la cartera de efectos y prever la posición de tesorería con precisión quirúrgica. Evite las compras impulsivas y las roturas de stock mediante un motor de aprovisionamiento inteligente. Vortex ERP automatiza el cálculo de necesidades, permitiendo a los responsables de compras auditar en detalle las propuestas de suministro antes de su envío.

Aqua Fer: Para distribución mayorista y retail

Aqua Fer es un Software ERP para empresas de distribución mayorista y retail de ferretería, suministros industriales y centros de bricolaje. Flexible y de gran potencia, incorpora una extensa funcionalidad sin recurrir a costosos desarrollos personalizados. Aqua Fer ayuda a la reducción de los niveles de stock, a través de la rotación de productos, ayudando a disminuir los tiempos y costes en la gestión de pedidos. Aqua Fer es una plataforma software robusta y flexible, con una dilatada experiencia en el sector retail, puntos de venta de ferretería y suministros industriales. Amplia funcionalidad, agilidad y eficiencia en la gestión del área de administración, organización y finanzas. Ofrece readecuación de los niveles de seguridad, consola de configuración por roles de usuario y políticas de password obligatorias.

Easy WMS de Mecalux: SGA líder

En Mecalux tenemos Easy WMS, un sistema de gestión de almacenes presente en numerosas instalaciones logísticas. Empresas de todos los sectores lo utilizan a diario para organizar su cadena de suministro, optimizar los recursos de su almacén y prestar un servicio ágil y efectivo a sus clientes. Los almacenes manipulan un número muy elevado de existencias y, como resultado de la logística omnicanal, cuentan con una operativa frenética y con cada vez más pedidos que se entregan en un menor tiempo. Instalar un ERP en un almacén es un paso hacia la transformación digital de la logística.

Funcionalidades clave que un software ERP con gestión de almacén debe reunir:

• Coordinación entre punto de venta, almacén y planta de producción. El ERP permite integrar los datos en una sola herramienta, facilitando la comunicación interna entre los distintos puntos de la cadena de suministros.
• Reducción de costes en el control de almacén.
• Soluciones multialmacén.
• Registro digital de datos.

En definitiva, un software ERP con gestión de almacén es una solución completa que debe reunir todas las funciones.