Pago a los Proveedores PYMES: Guía Completa para una Gestión Eficaz

Gestionar correctamente los pagos a proveedores es clave para la estabilidad financiera de una empresa. Una buena gestión de pagos a proveedores garantiza la estabilidad financiera del negocio, evitando problemas de liquidez y fortaleciendo las relaciones comerciales.

Si la empresa realizara una sola operación de compra, la relación con el proveedor terminaría con el pago de su factura. Pero ni las empresas realizan una sola adquisición ni trabajan, en la gran mayoría de los casos, con un solo proveedor. Por eso es importante y recomendable establecer un sistema para llevar a cabo todo lo relativo a las compras, para que las actuaciones que se lleven a cabo en ese sentido sigan una pautas predeterminadas.

Técnicamente, un proveedor es el que suministra a la empresa los productos que ella compra para vender. No es lo mismo que un acreedor, que es el que provee a la entidad de bienes o servicios que necesita para desarrollar la actividad pero que no los adquiere con el fin de venderlos.

¿Qué es el Pago a Proveedores y por qué es crucial?

El pago a proveedores es un proceso crucial en la gestión financiera de cualquier empresa. Se refiere a cómo las organizaciones liquidan sus deudas con los proveedores por los bienes o servicios recibidos. El pago a proveedores no es solo soltar la plata. Es un proceso clave para que las empresas paguen lo que deben, bien y a tiempo. Esto va desde recibir la factura hasta hacer el pago.

La gestión del pago a proveedores es el proceso por el que se organiza, se controla y se ejecuta el pago de las facturas que se reciben de los diferentes proveedores de mercancía. Se trata de que los compromisos asumidos por la empresa no pongan en peligro su liquidez ni generen tensiones monetarias indeseadas.

Por eso, una parte importante de este proceso es la elaboración de las previsiones económicas de la manera más ajustada posible y, acorde a ellas, ir estableciendo el calendario de pagos. Como ya hemos comentado, la clave para optimizar lo relativo al pago de las facturas está en diseñar un sistema de pagos en base a los flujos de caja de la entidad y en ajustarse a él a la hora de asumir los compromisos.

Como es lógico, para gestionar del mejor modo posible la tesorería, a la empresa siempre le va a interesar aumentar los plazos de pago y disminuir los de cobro, porque eso garantizará que el flujo de caja no se ponga en riesgo.

El Viaje de un Pago a Proveedores

El flujo de pago a proveedores describe el camino que sigue una empresa desde que recibe una factura hasta que realiza el pago.

Llevar el control de los pagos a proveedores de forma manual puede suponer una carga considerable para el equipo financiero: recogida de facturas, aprobaciones lentas, errores contables, duplicidades o falta de visibilidad del estado de los pagos.

Este tipo de soluciones no solo mejora la eficiencia del proceso, sino que también aporta mayor control, visibilidad y seguridad a la gestión de los pagos a proveedores.

Problemas habituales al hacer el pago a proveedores

• Pagar fuera de plazo sale caro. Los pagos a destiempo, asimismo, son sinónimo de descontrol.
• Se resiente la relación con el proveedor. Pierdes prioridad de servicio, desaparecen descuentos por pronto pago y, en la siguiente negociación, el proveedor aprieta condiciones y precio.
• Afecta el riesgo operativo, que afecta directamente a tu cumplimiento con los clientes.
• Pierde ritmo financiero. Sin pagos a vencimiento, aparecen picos de salida de caja que desordenan el presupuesto y obligan a elegir entre pagar tarde o asfixiar otras partidas.

Marco Legal: ¿Qué dice la ley sobre los plazos de pago en España?

La legislación establece plazos máximos de pago a proveedores con el objetivo de evitar retrasos excesivos que afecten la cadena de suministro. Los retrasos en el pago de las facturas son un problema que afecta a la liquidez de las empresas, sea cual sea su tamaño.

En respuesta a estos retrasos, en 2010 entró en vigor la conocida como Ley de Morosidad (Ley 15/2010), que modifica la Ley 3/2004 y fija los plazos máximos de pago de las operaciones comerciales:

• Plazo máximo de 30 días para las administraciones públicas.
• Plazo máximo de 60 días para las empresas privadas, salvo pacto en contrario y siempre que no supere los 30 días desde la recepción de la mercancía o la prestación del servicio.

Superados estos plazos, la ley permite reclamar los intereses de demora e indemnizaciones por los costes de cobro, fijados conforme al tipo de interés oficial más ocho puntos porcentuales. Un ejemplo de incumplimiento puede ser una empresa de construcción que acumula deudas con sus proveedores debido a retrasos en los pagos. Pese a ello, muy pocos proveedores exigen a sus clientes los intereses de demora por sus facturas atrasadas: el 83 % de los proveedores que tienen clientes que no pagan sus facturas se resisten a exigir intereses por miedo a perder la relación comercial.

Es obligatorio que las sociedades mercantiles incluyan en la memoria de sus Cuentas Anuales el dato correspondiente a su período medio de pago a proveedores, de forma que si este supera los 60 días que la ley establece como plazo máximo deberá explicar las medidas que tomará en el siguiente ejercicio para que este se vea reducido.

Métodos y Modalidades de Pago a Proveedores

Las empresas pueden elegir entre diversas formas de pago según su flujo de caja y necesidades de liquidez. Hay muchas formas de pagar a tus proveedores, por eso es importante elegir el método más adecuado para cada tipo de pago. Así no solo garantizarás una buena relación comercial con tus proveedores, sino que también mejorarás el flujo de caja de tu negocio.

Principales métodos de pago

• Efectivo: Normalmente, los pagos en efectivo solo se usan para transacciones de poco valor, ya que mover grandes cantidades de dinero en efectivo supone un riesgo de robo o fraude. Además, los pagos en metálico suelen ser más difíciles de rastrear por su poca transparencia en comparación con otros métodos, como las transferencias bancarias. Recuerda respetar siempre el límite de pago en efectivo de 1000 € vigente en España.
• Transferencia bancaria: Es el método más utilizado por su rapidez y seguridad. Permite programar pagos automáticos y reducir errores. Sus principales ventajas son la comodidad de poder hacer transferencias a través de la banca digital y la transparencia a la hora de registrar todos los pagos de tu negocio. Si realizas los pagos a tus proveedores a través de transferencias bancarias, tu empresa puede aumentar los plazos jugando con las fechas en que estas se realizan.
• Domiciliación bancaria: A diferencia de las transferencias, en los pagos mediante domiciliación bancaria es el proveedor quien da la orden al banco para cobrar los fondos de la cuenta del cliente. Este método es muy cómodo para pagar las facturas recurrentes de tus proveedores habituales, ya que el proveedor es quien toma el control del proceso de pago -evitando excusas y retrasos- y tú solo tendrás que validar el pago. Permite la automatización de pagos recurrentes, facilitando el control de vencimientos y reduciendo el riesgo de impagos.
• Cheque: Otro método de pago son los cheques (en papel o en cheque electrónico), aunque este método está empezando a desaparecer en favor de las tarjetas de crédito y la banca digital. Un cheque puede tardar varios días en cobrarse, ser devuelto por falta de fondos (con sus correspondientes comisiones) o incluso haber sido falsificado. En caso de que el pago a proveedores se realice a través de cheques o pagarés, los proveedores obligarán a tu compañía a pagar en una fecha determinada.
• Pagaré: El pagaré es un método de pago a proveedores similar al cheque. Es un documento contable con el que el cliente se compromete a pagar una cantidad determinada al proveedor antes de la fecha de vencimiento fijada. Se llama así porque, para que sea válido, debe figurar en él literalmente la palabra «pagaré».

Otras formas de financiación (instrumentos de crédito a corto y medio plazo)

Cuando las empresas no cuentan con liquidez inmediata, pero necesitan cumplir con sus compromisos de pago, existen diversas fórmulas financieras que permiten mantener la relación con los proveedores sin poner en riesgo la tesorería. Estos tres métodos de pago sirven como instrumentos de crédito a corto y medio plazo para obtener financiación sin tener que solicitar los clásicos préstamos.

• Factoring: Se presenta como una solución especialmente útil para aquellas compañías que tienen clientes con plazos de pago extensos. En lugar de esperar a cobrar las facturas, pueden cederlas a una entidad financiera y recibir el importe por adelantado. Este adelanto permite liberar recursos que pueden destinarse, por ejemplo, al pago de proveedores estratégicos. Esta alternativa beneficia a los proveedores cuyos clientes suelen retrasarse en el pago. Consiste en que un banco (factor) otorga al proveedor un crédito a cambio de un conjunto de facturas pendientes de cobrar, más los correspondientes intereses y comisiones. De este modo, la gestión del cobro de esas facturas pasa del proveedor al banco.
• Confirming: Es una modalidad de financiación en la que la empresa ordenante acuerda con el banco pagar a sus proveedores, quienes reciben el importe anticipado por la entidad financiera. Posteriormente, la empresa liquida la deuda con el banco en el plazo pactado. Esta opción resulta especialmente atractiva en entornos donde la reputación financiera y la fidelización del proveedor son claves. Funciona de forma opuesta al factoring. El banco se encarga de gestionar los pagos de su cliente a sus proveedores, adelantando el importe de la factura al proveedor a cambio de cobrar unos intereses a su cliente por la gestión.
• Letra de cambio: Aunque cada vez se utiliza menos, es otro documento mercantil con el que el cliente (librador) ordena el pago de un importe determinado al proveedor (librado) antes de la fecha de vencimiento que se especifica.
• Líneas de crédito: Muchas compañías, especialmente aquellas con fuertes variaciones de ingresos a lo largo del año, utilizan líneas de crédito para cubrir picos de gasto puntuales. Negocios como el turismo o la organización de eventos, con alta estacionalidad, encuentran en estas líneas una herramienta eficaz para afrontar pagos durante los meses de menor facturación.

Período Medio de Pago a Proveedores (PMP)

El Periodo Medio de Pago a Proveedores (PMP) es un indicador clave de la gestión financiera de una empresa. El Periodo Medio de Pago a Proveedores (PMP) es un indicador que refleja cuántos días tarda, de media, una empresa en pagar a sus proveedores. Este dato es clave para evaluar la salud financiera de la empresa y su nivel de compromiso con sus obligaciones.

Si el resultado de su cálculo es 36, por ejemplo, quiere decir que la entidad paga a sus proveedores en una media de 36 días. Como ya hemos comentado, es un dato que figura en la Memoria de la sociedad y que no debería superar el límite de 60 días que establece la normativa. No obstante, si se supera este límite habría que explicar las medidas a aplicar en el siguiente ejercicio para reconducir la situación.

Existen dos formas de calcularlo, según se trate de una empresa que elabore Cuentas Anuales Abreviadas o de Pymes, o bien presente las Cuentas Anuales Normales.

Cálculo del PMP

1. Cálculo del período medio de pago a proveedores en las empresas que elaboran las cuentas anuales abreviadas o aplican el plan PYME.
2. Cálculo del período medio de pago a proveedores en las empresas que elaboran las cuentas anuales normales.

Ratio operac. ptes. pago = ∑ (Nº de días ptes. El resultado de esta fórmula te indica el promedio de días que tu empresa está tardando en pagar a los proveedores que tiene en general o a cada uno de ellos. Debes tener en cuenta que la partida contable de acreedores comerciales incluye la partida de proveedores y acreedores varios por deudas. Al analizar un saldo medio de deuda por pagar, este será más exacto cuanto mayor sea el periodo que se esté analizando.

Indicar el periodo medio de pago a proveedores e informar sobre el mismo es un requisito legal que tienen que cumplir todas las empresas en España.

Estrategias para una Gestión Eficaz del Pago a Proveedores

Una gestión eficaz del pago a proveedores no solo se basa en cumplir con los plazos, sino también en establecer estrategias que favorezcan la salud financiera de la empresa y fortalezcan la relación con los suministradores.

Negociación de plazos y condiciones

Una de las herramientas más valiosas para optimizar la gestión de pagos es la capacidad de negociar plazos, métodos y condiciones con los proveedores. En sectores donde las compras se realizan de forma periódica, como el retail o la restauración, establecer acuerdos claros desde el principio puede suponer un ahorro significativo. Por ejemplo, una cadena de restaurantes que pacta con su proveedor de bebidas un plazo de pago de 45 días en lugar de los 30 habituales, gana tiempo para transformar ese stock en ingresos antes de tener que abonar la factura.

En el proceso de firma de contrato con los proveedores se negocia y se establece el momento de pago. Negociar con los proveedores condiciones ventajosas por realizar pagos anticipados puede ser una estrategia igualmente eficaz. Este tipo de acuerdos permiten acceder a descuentos que, a largo plazo, suponen un ahorro importante para la empresa.

Control y seguimiento riguroso

Llevar un registro riguroso de los pagos realizados, los vencimientos y las facturas pendientes es fundamental para evitar retrasos, penalizaciones o problemas con la reputación de la empresa. En negocios con alto volumen de transacciones, como las distribuidoras o mayoristas, un descuido en la gestión puede traducirse en duplicidades o impagos involuntarios. Incorporar alertas internas y establecer revisiones periódicas del estado de cuentas permite anticiparse a cualquier desviación y corregirla a tiempo.

Digitalización y automatización

Digitalizar la gestión de pagos facilita la eficiencia operativa y reduce errores humanos. Soluciones como los sistemas ERP o plataformas de gestión financiera permiten centralizar toda la información, automatizar tareas repetitivas y generar informes útiles para la toma de decisiones. Empresas con operaciones en varias delegaciones, como las del sector logístico o industrial, encuentran en la automatización una manera de mantener un control unificado sobre todos sus pagos.

Llevar el control de los pagos a proveedores de forma manual puede suponer una carga considerable para el equipo financiero: recogida de facturas, aprobaciones lentas, errores contables, duplicidades o falta de visibilidad del estado de los pagos. Este tipo de soluciones no solo mejora la eficiencia del proceso, sino que también aporta mayor control, visibilidad y seguridad a la gestión de los pagos a proveedores.

Previsión de flujo de caja

Tener una visión clara del flujo de caja presente y futuro es imprescindible para garantizar que la empresa podrá hacer frente a sus compromisos sin dificultades. Esta previsión resulta especialmente crítica en sectores con ingresos variables, como las agencias de marketing o las empresas culturales, donde los cobros pueden concentrarse en ciertos momentos del año.

Herramientas y Plantillas para la Gestión de Pagos

Contar con una herramienta sencilla y visual para registrar los pagos a proveedores es fundamental para mantener el control financiero del negocio. Esta herramienta te permite registrar la información clave de cada factura (proveedor, número, fechas, importe, estado y observaciones) y realizar un seguimiento claro de los pagos pendientes, realizados o vencidos.

Además, si indicas que una factura está “Vencida” en la columna correspondiente, la celda se marcará automáticamente en color rojo suave para facilitar su identificación visual. Lo mismo con los estados “Pendiente” (en amarillo) y “Pagada” (en verde).

Software especializado para la gestión de pagos

Al utilizar un software especializado, las empresas pueden:

• Automatizar Tareas Repetitivas: Reducir el tiempo y el esfuerzo en la gestión de pagos.
• Ser Más Exacto: Minimizar errores en el procesamiento de pagos.
• Acceso en Tiempo Real: Tener una visión clara y actualizada del estado de los pagos.

Bemmbo: Tu aliado en el pago a proveedores

Bemmbo es una solución de software que automatiza el flujo de pago a proveedores, haciéndolo más eficiente, rápido y sin errores. Con Bemmbo, las empresas pueden:

• Automatizar la Aprobación de Pagos: Asegurando que todos los pagos sean correctos y oportunos.
• Integrar con Otros Sistemas: Facilitando un flujo de trabajo fluido.
• Mejorar la Transparencia: Proporcionando un registro claro de todas las transacciones.

Sus prestaciones van mucho más allá de lo relativo a la gestión y pago de proveedores.

GoCardless: Agilizando cobros recurrentes

Sea cual sea el modelo de comercio electrónico que mejor se adapte a tu negocio, en GoCardless te ayudamos a gestionar todos tus cobros recurrentes y agilizar los procesos administrativos, reduciendo el tiempo que pasas reclamando el cobro de tus facturas pendientes. Además, también te ofrecemos una amplia selección de integraciones para que conectes GoCardless con tu software de contabilidad preferido.

Cuando no necesitas procesar montañas de facturas en papel, localizar transferencias y hacer una reconciliación bancaria laboriosa, tienes más tiempo para dedicarlo a expandir tu negocio.