ERP para el Mantenimiento Industrial: Optimiza la Gestión de tu Planta

En todas las industrias, el mantenimiento es clave para la eficiencia. En el mercado empresarial, las empresas deben ser cada vez más competitivas para incrementar su rentabilidad, reducir costos y garantizar una operación continua, sin pérdidas inesperadas por la falta de equipo. Esto solo puede ser garantizado con un ERP para mantenimiento. La digitalización del mantenimiento industrial a través de GMAO y ERP no es solo una tendencia, sino una necesidad estratégica.

El mantenimiento industrial se refiere a las prácticas destinadas a asegurar que los equipos y sistemas funcionen de manera óptima. Una gestión eficiente del mantenimiento no solo prolonga la vida útil de los equipos, sino que también reduce costos operativos y minimiza los tiempos de inactividad. Es la revisión periódica de los equipos para evitar fallos costosos. Nadie se entusiasma con las actividades de mantenimiento hasta que algo importante se estropea.

Cuando su línea de producción se detiene, todo se detiene. Los pedidos se retrasan, los trabajadores se quedan parados y los costos se acumulan. Por eso las operaciones de fabricación inteligentes planifican y automatizan sus programas de tareas de mantenimiento en lugar de limitarse a reaccionar ante los problemas. El dinero se va de sus manos cada vez que una máquina se avería inesperadamente.

Este artículo explorará el ERP para mantenimiento, sus funcionalidades, beneficios y las mejores prácticas para su implementación.

¿Qué es un ERP para Mantenimiento?

Un sistema ERP para mantenimiento es un software integral que centraliza la información y procesos relacionados con el mantenimiento de los activos en una planta industrial. Este tipo de software tiene módulos o funcionalidades que abarcan desde la planificación y programación de las tareas relacionadas con el mantenimiento hasta la gestión de los repuestos, control de costos y la generación de informes para la administración de tareas de mantenimiento de los sistemas, maquinaria, vehículos y otros activos de la empresa.

Activos que gestiona un ERP de mantenimiento:

• Maquinaria de fabricación
• Mobiliario
• Equipo de aire acondicionado
• Equipos de embalaje
• Equipamiento médico
• Sistemas transportadores, sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación (AS/RS), carretillas elevadoras y escáneres de códigos de barras (logística)
• Bombas, transformadores y sistemas de climatización (utilidades)
• Paneles de control, sistemas de vapor o cogeneración y paneles solares (instalaciones energéticas)

En realidad, el mantenimiento va mucho más allá de las máquinas. Las máquinas pueden requerir lubricación, calibración y reparaciones, según el tipo y el estado de la máquina. Otros sistemas, como las cintas transportadoras, los sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación (AS/RS) y los escáneres de códigos de barras, también requieren un mantenimiento regular. Los sistemas coordinan y controlan las operaciones. Por ejemplo, piense en los sistemas de automatización y control, controladores lógicos programables (PLC), sensores de IoT o Sistemas SCADA. Una falla en uno de ellos puede detener la producción tan repentinamente como un fallo mecánico. El cuidado preventivo de los sistemas que no participan directamente en la producción pero que respaldan su operación es fundamental. Piense en las plantas eléctricas de su planta de fabricación industrial, por ejemplo, los transformadores, los disyuntores, los generadores de respaldo y los conmutadores que suministran energía a las máquinas. Si alguno de ellos falla, su línea de producción podría detenerse.

Tipos de Mantenimiento gestionados por un ERP:

La implementación de un ERP para mantenimiento permite gestionar las acciones de:

1. Mantenimiento Preventivo: Son aquellas tareas que se deben realizar en un tipo de maquinaria o sistemas para evitar que, a mediano o largo plazo, falle y provoque daños severos, paradas imprevistas y pérdidas de rendimiento. Las tareas de mantenimiento preventivo se realizan para anticipar y prevenir las averías de los equipos. El mantenimiento preventivo se planifica, programa y ejecuta a intervalos regulares. Es más adecuado para equipos con un desgaste predecible, como motores, cintas transportadoras, sistemas HVAC y montacargas.
2. Mantenimiento Correctivo: Es un tipo de mantenimiento que se realiza para reparar una máquina, equipo informático o vehículo para recuperar su funcionamiento normal. Esto puede incluir el reemplazo de piezas, la instalación de software o la reparación de sistemas. El mantenimiento correctivo se refiere a las reparaciones o reemplazos realizados después de descubrir un problema, pero antes de que esa máquina en particular falle. Es diferente del mantenimiento reactivo (o mantenimiento de emergencia), donde las reparaciones se realizan después de un fallo. Es una estrategia de bajo costo en comparación con el mantenimiento preventivo o predictivo. Es perfecto para activos no críticos en los que una falla no provocará consecuencias importantes para la seguridad o la producción, las reparaciones son rápidas y económicas y se puede reemplazar el activo fácilmente.
3. Mantenimiento Predictivo: Consiste en el análisis de datos de los que dispone la empresa sobre sus equipos o máquinas para identificar posibles problemas que podrían producirse a futuro, de modo que se pueda actuar antes de que se presente un incidente o avería. Usa sensores para monitorear los datos de los activos, como la temperatura, la vibración, el ruido y más, para detectar signos sutiles de deterioro. Los datos se envían a un modelo, a menudo un modelo de IA o ML, que procesa los datos en tiempo real, los compara con los datos históricos y predice los eventos de falla.
4. Mantenimiento Basado en la Condición (CBM): Es similar al mantenimiento predictivo. Al igual que el mantenimiento predictivo, el CBM se basa en los datos de los sensores para detectar anomalías y así poder realizar reparaciones o prepararse para ellas antes de que se produzcan fallos. Sin embargo, el mantenimiento predictivo analiza los datos a lo largo del tiempo y los compara con los datos históricos para detectar un problema en ciernes. Por otro lado, el CBM analiza los datos en tiempo real y alerta al usuario cuando la lectura supera un umbral definido.

Beneficios de Implementar un ERP para Mantenimiento

La implementación de un ERP para mantenimiento conlleva beneficios como:

• Mejora en la Eficiencia: La maquinaria y equipos industriales pueden operar de forma continua e ininterrumpida al recibir el mantenimiento necesario de forma preventiva y predictiva. Esto reduce los tiempos de inactividad y aumenta la eficiencia general en la planta.
• Reducción de Costos: Implementar un software de mantenimiento permite reducir los costos al no tener que parar repentinamente, reducir el uso de repuestos y materiales, además de minimizar los costos por paradas no planeadas, lo que representa un ahorro significativo de los recursos. Las empresas que pasan del mantenimiento reactivo al preventivo suelen reducir sus costos generales de mantenimiento entre un 15% y un 20%.
• Aumenta la Confiabilidad en los Activos: Los mantenimientos preventivo y predictivo, así como el monitoreo continuo del estado de los equipos ayuda a prevenir averías y paradas inesperadas, lo que aumenta la confiabilidad en los activos ya que permite garantizar su disponibilidad. La disponibilidad de sus equipos aumenta, a menudo un 30% o más.
• Toma de Decisiones Optimizada: Un ERP para mantenimiento brinda toda la información necesaria para que los encargados de proyectos y líderes empresariales tomen decisiones estratégicas basadas en datos para reducir costos y optimizar la eficiencia de la empresa.
• Seguridad y Cumplimiento Normativo: La implementación de software facilita el cumplimiento de las normas de seguridad y salud ocupacional, por lo que garantiza que la empresa aprobará las inspecciones y que se realizarán los mantenimientos preventivos en tiempo y forma para evitar accidentes.
• Optimización de Procesos: Un ERP brinda una visión global y en tiempo real de los procesos relacionados con el mantenimiento de la maquinaria, dispositivos y sistemas para analizar su funcionamiento y diseñar estrategias para optimizar los procesos.
• Acceso a Histórico de Averías y Reparaciones: Un ERP de mantenimiento permite tener acceso al historial de averías y reparaciones que se han realizado para tener una base de conocimiento para alargar la vida útil de las máquinas y sistemas.
• Menos Tiempo de Inactividad: El mantenimiento industrial es su primera línea de defensa contra los tiempos de inactividad inesperados. La inspección, el servicio y el mantenimiento proactivos evitan que las líneas de producción se queden en silencio inesperadamente.
• Aumento de la Vida Útil de los Equipos: Los equipos que reciben un mantenimiento regular simplemente duran más. Cuando no se excede el presupuesto de capital con sustituciones prematuras, ese dinero se puede destinar al crecimiento en lugar de solo a mantener las luces encendidas.
• Soporte a los Objetivos de Producción y Preparación para la Auditoría: El mantenimiento mantiene los activos en buenas condiciones y mejora la eficiencia. Esto ayuda a reducir razonablemente la posibilidad de fallos inesperados y mejora la eficiencia de la producción. El mantenimiento también es fundamental para el cumplimiento. Varias normativas exigen una prueba de mantenimiento, como los registros de mantenimiento, los registros de inspección y los certificados de calibración.

Funcionalidades Clave de un ERP para Mantenimiento

El ERP para mantenimiento cuenta con los siguientes módulos o funcionalidades:

• Gestión de Activos: Es un módulo que permite gestionar el inventario de todos los activos de la planta, por lo que brinda información de su ubicación, estado, fecha de adquisición, historial de mantenimiento y la documentación técnica.
• Planificación y Programación: Este módulo permite programar las tareas de mantenimiento a realizar, así como los recursos necesarios para cada tarea.
• Ejecución de Mantenimiento: Este módulo permite llevar un registro de la ejecución de las tareas relacionadas con el mantenimiento, como la inspección, tareas preventivas, lubricación, cambio de refacciones, entre otras.
• Gestión de Inventario de Repuestos: El módulo de inventario de repuestos permite realizar pedidos y órdenes de compra de los repuestos para maquinaria especializada. Un ERP bien configurado ayuda a gestionar el inventario de repuestos de manera eficiente, asegurando que siempre haya disponibilidad sin exceso de stock.
• Control de Costos: Es un módulo que permite llevar un registro de los costos relacionados con el mantenimiento, lo que abarca tareas como análisis, repuestos, mano de obra especializada, entre otros.
• Generación de Informes: Módulo que permite generar informes de rendimiento, historial de mantenimiento, costos asociados con el mantenimiento y otros KPI establecidos. El uso combinado de GMAO y ERP permite generar informes detallados sobre el rendimiento y los costos asociados al mantenimiento industrial.
• Gestión Documental: Los proyectos de las empresas de instalación, al igual que las acciones de mantenimiento y de reparación, generan mucha documentación. Tener un archivo físico puede ralentizar los procesos empresariales al no poder encontrar los documentos cuando es debido. Si el cliente pudiera firmar el albarán electrónicamente con un dispositivo móvil que tuviera el operario se aceleraría bastante el proceso.
• Gestión de Proyectos: Cada instalación es única y, por tanto, se tiene que tratar como un proyecto aparte. En la gestión de proyectos no sólo están los planos, sino también los cambios, avances, personal ocupado, presupuestos, etc. Dentro de un proyecto es muy importante conocer cuál es la versión más actual del proyecto que se va a abarcar finalmente.
• Gestión de Operarios y Tareas: En proyectos complejos es habitual tener que gestionar cuántos equipos estarán involucrados y qué equipo hará qué tarea, cuándo. Al otorgar tareas por grupos es necesario que haya una comunicación entre los equipos. Con ayuda de un software, ellos pueden avisar cada vez que una tarea haya sido finalizada.
• Portal de Proveedores: Este portal sirve para mandar solicitudes de propuestas a todos aquellos proveedores que puedan abastecer con uno o más materiales requeridos. Los proveedores mandan una propuesta con el precio y el tiempo de entrega.
• Sistema de Ticket: Se encarga de tener una omnicanalidad para poder gestionar las consultas y quejas de los clientes y poder atenderlas de forma adecuada.
• CRM (Customer Relationship Management): Sirve para llevar un seguimiento de los clientes. No solo los partes, sino que también los contratos, productos, albaranes, etc. Esta funcionalidad ayuda sobre todo en la parte inicial, cuando se está diseñando la versión final de un proyecto.

Los sistemas ERP para el mantenimiento industrial se han vuelto cada vez más sofisticados, ofreciendo funcionalidades que van más allá de la gestión básica. A continuación, se presenta una tabla comparativa de las funcionalidades clave que un ERP puede ofrecer para mejorar la gestión del mantenimiento industrial:

Mejores Prácticas y Cumplimiento Normativo con ERP

El decálogo de las mejores prácticas con un ERP es:

• Centralización de todos los procesos en una sola plataforma: Contar con toda la información de la empresa permite una rápida visualización de los procesos más importantes de la empresa.
• Integración de herramientas: Las empresas que cuentan con soluciones de software como CRM deben integrarlas para el intercambio de información, lo que permite un mejor control de todos los procesos. En el caso de un ERP para mantenimiento, contar con la información de los vehículos, maquinaria y equipos informáticos es clave para su funcionamiento.
• Automatización: Automatizar las tareas y procesos es indispensable en todas las áreas, y en el caso del mantenimiento permite cumplir con las fechas programadas para tareas como la lubricación, el cambio de piezas o las órdenes de compra de refacciones. Esta automatización permite ahorrar recursos y garantizar el cumplimiento de las tareas.
• Control de procesos: Tener pleno control del mantenimiento no solo garantiza la disponibilidad de las máquinas, sino el cumplimiento de normativas del sector.
• Escalabilidad de procesos: Elegir un software escalable permite añadir nuevas tareas, usuarios y procesos para asegurarse de que no será necesario adquirir otro sistema a mediano y largo plazo.
• Cree un inventario de equipos: Este es el paso fundamental de todo mantenimiento.
• Desarrolle procedimientos estándar para las tareas de mantenimiento habituales: Unas instrucciones claras reducen los errores y garantizan una calidad uniforme, sobre todo con los nuevos técnicos.
• Establezca un sistema proactivo de órdenes de trabajo de mantenimiento basado en la programación del mantenimiento preventivo: Lleve un registro de quién ha solicitado el trabajo, qué hay que hacer, quién lo ha realizado y cuánto tiempo ha llevado.
• Capacite a sus operarios para que realicen tareas básicas de mantenimiento preventivo: Como la lubricación y las inspecciones de seguridad. Ellos trabajan con el equipo a diario y a menudo detectan los problemas antes de que se agraven.
• Programe revisiones periódicas de su programa de mantenimiento: ¿Qué funciona? ¿Qué no funciona?

Es importante reconocer que ningún tipo de mantenimiento preventivo es mejor que otro. Siga las recomendaciones del manual y del fabricante a la hora de determinar el tipo de mantenimiento que necesita su equipo. El mantenimiento preventivo no es un término general. Si su empresa utiliza cierta maquinaria o equipos todos los días, es una buena idea hacer un seguimiento del uso (es decir, monitores de equipos, horas de funcionamiento, ciclos de producción), especialmente si el equipo no produce automáticamente tickets o notificaciones cuando se ha alcanzado un determinado número de horas de funcionamiento.

¿Cómo Implementar un ERP para Mantenimiento en una Empresa?

La implementación de un ERP para mantenimiento debe realizarse con previa planificación para determinar los recursos técnicos y humanos para cada tarea. Contar con la asesoría especializada es indispensable para analizar las funcionalidades que la empresa requiere y las necesidades que pueden ser resueltas con un ERP.

Después de haber elegido el software y los módulos, la siguiente etapa es la migración de los datos a la plataforma, la asignación de tareas y la capacitación del personal que va a utilizar el sistema.

Para garantizar la eficiencia de la implementación, es indispensable monitorear cada etapa y los meses posteriores, lo que además permite detectar áreas de oportunidad para incrementar la eficiencia.

Empiece por lo básico: inventario de equipos, procedimientos de tareas claros y un sistema sencillo de órdenes de trabajo. Empiece poco a poco con herramientas básicas como hojas de cálculo o soluciones ERP básicas que incluyan funciones de mantenimiento preventivo. Estos sistemas proporcionan una planificación estructurada y visibilidad sin el alto costo de las plataformas complejas.

Consejos para una Implementación Exitosa:

• Comience con las directrices generales del fabricante y, a continuación, adáptelas en función del entorno, el uso y el historial de averías de su equipo.
• Recopile y revise los datos de mantenimiento a lo largo de 6-12 meses para identificar patrones y ajustar los intervalos según sea necesario.
• Aunque el mantenimiento preventivo puede parecer más caro debido a las inversiones iniciales en programación, capacitación y piezas de repuesto, suele generar costos más bajos a largo plazo al evitar reparaciones de emergencia, retrasos en la producción y la sustitución prematura de equipos.

Si busca mejorar el mantenimiento industrial en su empresa, considere la implementación de Abismo-Net GMAO y su integración con un sistema ERP.