ERP Genéricos vs. Parametrizados: ¿Cuál es la Mejor Opción para tu Empresa?

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) se han convertido en una parte fundamental de la operativa diaria de miles de empresas, independientemente de su tamaño o sector. La capacidad de automatización de transacciones y la integración de datos de negocio han convencido a los directivos más reticentes a la implementación de herramientas digitales.

En la literatura especializada podemos encontrar múltiples definiciones para los tipos de ERP. Atendiendo a su naturaleza, contenido y utilidad en la empresa, un software ERP es una aplicación informática estándar y relativamente adaptable que incluye soluciones integradas de negocio para los principales procesos de la empresa, así como para sus funciones administrativas.

Tipos de ERP: Genéricos y a Medida

Existen fundamentalmente dos tipos de ERP: el ERP genérico, diseñado para un propósito general, y el ERP a medida, un tipo de sistema desarrollado según las necesidades particulares de cada organización. La diferencia entre software empresarial genérico y personalizado es clave para tomar una decisión inteligente.

ERP Genérico (Estándar o Horizontal)

El software genérico es una solución prediseñada que cubre necesidades generales de múltiples empresas. Un ERP genérico es un sistema paquetizado que proporciona un ecosistema cerrado, es decir, con una serie de funcionalidades ya implementadas que tratan de abarcar el máximo abanico posible de escenarios de uso.

Características del ERP Genérico:

• Amplitud de uso: Puede ser empleado por empresas de diferentes sectores, cubriendo funciones básicas como contabilidad, inventario y facturación.
• Costo: Generalmente, su coste es muy bajo, lo que lo hace asumible para todo tipo de empresas. La gran cantidad de oferta existente ha hecho bajar el precio de las licencias.
• Implementación: Se caracteriza por un reducido plazo de implantación.
• Soporte: Ofrece nutridos servicios de soporte y la garantía de un buen rendimiento suele ser superior.
• Actualizaciones: Las actualizaciones de los ERP estándar entran automáticamente, asegurando mejoras y correcciones de rendimiento.
• Robustez: Están muy probados por múltiples usuarios diferentes, lo que garantiza su condición de soluciones fiables.

Inconvenientes del ERP Genérico:

• Al ofrecer una visión tan amplia de los procesos, es habitual que presente carencias específicas de algunos sectores de actividad, que deberán cubrirse con desarrollos personalizados.
• El mayor inconveniente es el tiempo empleado por el personal de la empresa en trasladar la información previa al programa y adaptarse a su uso.

ERP a Medida (Parametrizado o Vertical)

El software a la medida se diseña específicamente para tu empresa, atendiendo cada una de sus necesidades. Un ERP a medida es un software desarrollado ad-hoc para una empresa/cliente en concreto, construyendo la aplicación prácticamente desde cero.

Características del ERP a Medida:

• Extrema personalización: Ofrece un alto grado de personalización, ya que se desarrolla sobre la lógica particular del negocio.
• Especialización: Es un software muy especializado en un sector concreto, disponiendo de multitud de funcionalidades específicas y útiles para su industria.
• Adaptación: Una de las grandes ventajas es que la empresa no necesita desarrollos personalizados adicionales para cubrir las necesidades específicas de algunos de sus procesos.
• Comprensión del negocio: El partner que lo desarrolla aporta un altísimo grado de comprensión del negocio.

Inconvenientes del ERP a Medida:

• Costo: Son sensiblemente más caros que los ERP genéricos, tanto en desarrollo como en despliegue. Su precio suele ser superior a las versiones generalistas.
• Tiempo de implantación: Su periodo de implantación es mucho más largo.
• Complejidad: Su complejidad es muy superior, requiriendo expertos con mayor nivel de conocimiento y un mantenimiento oneroso.
• Soporte y actualizaciones: El soporte sobre las aplicaciones ad-hoc es más reducido y las actualizaciones tienen que ser desarrolladas por la misma consultora que creó la aplicación original.

Personalización vs. Configuración

Es importante distinguir entre personalización y configuración. Una configuración consiste básicamente en realizar ajustes para personalizar las funciones estándar de un sistema a las necesidades de la empresa sin modificar el código fuente. La personalización, por el contrario, sí requiere cambios en dicho código fuente. Es crucial tener en cuenta que las personalizaciones pueden causar problemas de compatibilidad, especialmente en soluciones ERP en la nube con actualizaciones automáticas.

Modelos de Despliegue de ERP

Además de la distinción entre genéricos y a medida, los ERP también se clasifican según su modelo de despliegue:

On-Premise (Alojado en Local)

Este tipo de ERP se aloja físicamente en las instalaciones de la empresa. La principal ventaja es que la misma empresa se encarga de la seguridad y del acceso a los datos. Un ERP a medida, Open Source, Vertical y alojado en local era la solución adoptada por empresas durante el auge de los programas de gestión.

Cloud y SaaS (En la Nube)

Un ERP Cloud o en la nube significa que el programa aprovecha el "Cloud Computing" para estar alojado en la nube y ser accesible desde cualquier lugar y con total seguridad. El modelo ERP Cloud permite al usuario acceder a un catálogo de funcionalidades estandarizadas y responder a las necesidades de su negocio de forma flexible y adaptativa, pagando únicamente por el consumo efectuado.

El software como servicio o como suscripción o SaaS (del inglés Software as a Service) es un modelo de entrega de software donde una aplicación informática se ofrece como un servicio a través de Internet. Esto permite que el usuario del servicio no necesite instalar o actualizar la aplicación en sus equipos. Esta circunstancia se vio favorecida por los avances de la informática, la difusión de Internet y el desarrollo de la integración con aplicaciones de proveedores y clientes (Business to Business -B2B- y Business to Customers - B2C- respectivamente).

Con el paso del tiempo y el avance en distintas tecnologías, el ERP genérico, de desarrollo privado, horizontal y alojado en la nube se ha impuesto en el mercado, ya que permite a las empresas adoptar un programa con bajos costes en la implementación, al no tener que pagar licencias y al permitir pagar según el período de uso. Además, usan un software actualizado sin tener que disponer de un equipo técnico que se dedique a implementar nuevas funcionalidades obligatorias por ley o para ampliar las posibilidades de su programa.

Módulos y Funcionalidades Comunes en un ERP

Un ERP integra soluciones de negocio para los principales procesos y funciones administrativas de una empresa. La integración de la información en una única base de datos común para toda la organización deriva en una mejora de los resultados en términos de ventas por empleado, margen de beneficio, retorno de la inversión, reducción de los niveles de inventario, rotación de activos y aumento de la productividad.

Algunas de las funcionalidades y módulos comunes en un ERP incluyen:

• Finanzas y Contabilidad: Gestión de nóminas, facturación, contabilidad general, impuestos.
• Gestión de Inventario: Control de stock, catálogos digitales actualizados en tiempo real.
• Ventas y Marketing: Gestión de relaciones con los clientes (CRM), seguimiento de ventas, integración con e-commerce.
• Fabricación: Planificación de la producción, control de calidad.
• Administración de Proyectos: Gestión de obras, instalaciones y proyectos.
• Recursos Humanos: Gestión de nóminas, contratación, seguimiento del personal.
• Gestión de Riesgos: Procesamiento de datos y proyecciones para la toma de decisiones.

Coste Global de la Solución ERP

El coste global de la solución para la empresa es un factor determinante. Las inversiones en un ERP se distribuyen en varias categorías:

1. Hardware: Suele ser la de menor cuantía.
2. Software: Depende del número de módulos y usuarios.
3. Consultoría: La más importante, supeditada al grado de adaptación del sistema ERP.

Precisamente la integración de los diferentes tipos de sistemas ERP facilita que los errores que los usuarios cometen afecten considerablemente al resto de áreas de la empresa, lo que supone un riesgo potencial para la gestión. Por consiguiente, la seguridad del ERP se convierte en un aspecto clave, máximo teniendo en cuenta que los datos están almacenados en una única base de datos a la que en principio tendrían acceso todos los usuarios.

Tomando la Decisión: ¿Genérico o a Medida?

La elección de un sistema de gestión adecuado para cada empresa no es fácil. Los responsables de una empresa que se estén planteando la adquisición de uno de estos sistemas deben estudiar primero todas las necesidades de su empresa, diferenciando aquellas que son críticas de las que son deseables.

Es importante informarse acerca de si realmente se pueden encontrar soluciones personalizadas para el sector al que pertenece la empresa. Algunas de las más habituales están dedicadas a la alimentación, la fabricación, la gestión de los residuos o gestión de proyectos (obras, instalaciones, etc.). Pero no hay que olvidar que son muy específicas y que pueden perder funcionalidad en otros sectores si se quiere aprovechar su potencia.

Asimismo, tampoco hay que menospreciar el ritmo de evolución del negocio y de las necesidades de la empresa, ya que la gran inversión que implica un software de este tipo hace indispensable que pueda ser viable durante un largo periodo de tiempo.

Factores a Considerar al Elegir un ERP:

• Necesidades del Negocio: ¿Qué procesos son críticos? ¿Qué carencias existen en la gestión actual?
• Presupuesto: ¿Cuál es la inversión disponible para el desarrollo, implantación y mantenimiento?
• Tiempo de Implementación: ¿Cuánto tiempo puede la empresa dedicar a la implantación y adaptación?
• Personalización Requerida: ¿La empresa requiere una personalización extrema o se adapta a soluciones estándar?
• Soporte y Actualizaciones: ¿Qué tipo de soporte y actualizaciones se esperan?
• Escalabilidad: ¿El ERP podrá crecer con el negocio y adaptarse a futuras necesidades?
• Integración: ¿Se integra con otras aplicaciones de negocio ya existentes?

En definitiva, la elección de un ERP sectorial, un ERP a medida o un ERP generalista pasa por conocer en detalle el coste total, las necesidades de cada empresa y analizar las posibilidades de adaptación de cada tipo de software a sus requerimientos.

A continuación, se presenta un cuadro comparativo con las diferencias más importantes a tener en cuenta:

La implantación de un ERP puede realizarse modificando los procesos de trabajo ya existentes en una organización o, según sus necesidades, llevando a cabo una reingeniería que mejore los mencionados procesos e incluso permita eliminar aquellos que no creen valor. Para poder elegir el mejor ERP para nuestro negocio, podemos afirmar que mientras las soluciones a medida eran la norma cuando la tecnología dedicada a gestionar una empresa estaba en pañales, hoy en día la mejor solución sin lugar a dudas es el ERP alojado en la nube que nos permite adaptar a nuestra empresa sin necesidad de ser un desarrollo a medida con un gasto mínimo.

Ejemplo de ERP Genérico para PyMEs: Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central es un ERP genérico que aglutina todas las características que una PyME necesita de un sistema de gestión empresarial. Reúne todos los módulos operativos de una empresa en una sola aplicación: finanzas, ventas, envíos, fabricación, administración de proyectos y servicio al cliente. Se integra con otras aplicaciones de negocio muy extendidas (las que componen la suite Microsoft 365) y muy útiles (Microsoft Power BI), proporcionando una experiencia de usuario sin fisuras. Además, permite la conexión con aplicaciones de negocio creadas con Power Apps para aumentar sus capacidades y adaptarlas a las necesidades de cada organización.