Guía Completa sobre el Pago de la Seguridad Social y la Liquidación de Contingencias Comunes para PYMES

Uno de los mayores quebraderos de cabeza de trabajadores y empresarios es el pago de los seguros sociales. Los seguros sociales corresponden a las cotizaciones a la seguridad social de los trabajadores que se encuentran dados de alta en una empresa. En esta ocasión, vamos a hablar de otro de los pagos periódicos que más influyen en las condiciones económicas de la empresa: los seguros sociales. La cotización es uno de los temas más complejos para trabajadores por cuenta ajena y para los autónomos, ya que tanto las prestaciones como la cuota mensual son aspectos que tienen muchas variables que la mayor parte de la gente desconoce.

1. ¿Qué son las Cotizaciones a la Seguridad Social y su Obligatoriedad?

Las cotizaciones a la Seguridad Social son el resultado de sumar la aportación que debe hacer el empresario y la aportación que corre a cargo del trabajador. Por tanto, ambos están obligados a cotizar. Se debe pagar a la Seguridad Social todo el tiempo que se esté trabajando en la empresa. Tanto los trabajadores por cuenta ajena como los trabajadores por cuenta propia, así como las sociedades, tienen la obligación de cotizar a la Seguridad Social con el objetivo de sostener el sistema. Cuando cotizas, estarías aportando unos recursos que te aseguran una serie de beneficios.

Las cotizaciones están formadas por distintos conceptos, como contingencias comunes, accidentes de trabajo y contingencias profesionales. Uno de los conceptos que siempre aparece al revisar una nómina es la cotización por contingencias comunes. Es la cotización que se utiliza para el pago del paro o prestación por desempleo. Una parte de la cotización se destina a fondo de garantía salarial, que se utiliza en caso de impago del empresario.

2. Las Contingencias Comunes: Base y Cobertura

Las contingencias comunes hacen referencia a aquellas situaciones que pueden impedir que un trabajador continúe con su actividad laboral, siempre que el origen no esté vinculado al entorno laboral. Las contingencias comunes son circunstancias por las que un trabajador tiene derecho a una baja laboral sin que la causa o motivo de dicha baja esté relacionado con su trabajo. Un ejemplo de contingencia común sería una gripe cuyos síntomas obliguen al empleado a ausentarse del trabajo, así como un accidente doméstico que desemboque en una baja médica por lumbalgia. Las contingencias comunes cubren aspectos como la enfermedad común, el accidente no laboral, la jubilación, la baja por maternidad o paternidad, el riesgo durante el embarazo o el riesgo durante la lactancia natural. Cuando se cubren las incapacidades laborales que se generen por enfermedades comunes o accidentes que no se relacionen con el trabajo, estas son las contingencias comunes.

También se incluyen en este ámbito la menstruación incapacitante secundaria y la interrupción del embarazo y semana 39 de gestación.

Para calcular la cotización por contingencias comunes, se toma como referencia el salario bruto mensual, incluyendo el sueldo base y los complementos salariales (como pluses de antigüedad o productividad). El importe que debes ingresar a la Seguridad Social es el resultado de aplicar un tipo de cotización porcentual, anualmente establecido, sobre una base de cotización mensual que quedará condicionada a la previsión del promedio mensual de los rendimientos netos en cómputo anual, dentro de una tabla general fijada anualmente en la Ley de Presupuestos Generales del Estado y limitada por una base de cotización mínima y máxima en cada tramo.

Este tipo de cotización se reparte entre el empleador y el trabajador. En el caso de los trabajadores por cuenta ajena, una parte de las cotizaciones las aporta el trabajador y otra la empresa. La parte más importante de esas cotizaciones a la Seguridad Social son lo que conocemos como contingencias comunes. Para las contingencias comunes, la empresa paga el 23,6% de la base de cotización y el trabajador el 4,70%. Tanto para los contratos indefinidos como para los contratos de duración determinada, la cuota de contingencias comunes será del 28,3%. Este porcentaje se dividirá en un 4,7% a cargo del trabajador y el resto (23,6%) a cargo de la empresa. La regla general, aplicable a contratos indefinidos y a los contratos de duración determinada, es que la cuota de contingencias comunes será del 28,3 % de la base de cotización del empleado.

Aquí te mostramos un desglose del reparto de las cotizaciones por contingencias comunes:

En caso de incapacidad permanente de cualquier tipo por enfermedad común o accidente no laboral, la cuantía del complemento IT que percibirá la persona afectada dependerá de su base reguladora y del grado de incapacidad reconocido. En general, existe una amplia casuística en cuanto al cálculo de las prestaciones que toman como referencia la aportación del trabajador por contingencias comunes.

3. Cálculo General de las Cuotas a la Seguridad Social

Los seguros sociales se cumplimentan a partir de los conceptos sujetos a cotización que integran las nóminas de los trabajadores, los cuales, sumados, forman las bases de cotización, que son las que se aplican los tipos de cotización para hallar la cuota a pagar. La base de cotización varía según los diversos Regímenes del Sistema de la Seguridad Social (general, autónomo, minería, del mar…). La base de cotización se calcula añadiendo a las retribuciones mensuales que tenga derecho a percibir el trabajador (o que realmente perciba, de ser estas superiores), la parte proporcional de las pagas extraordinarias y las demás percepciones de vencimiento superior al mensual o que no tengan carácter periódico y se satisfagan en el ejercicio. La primera de ellas, o BCCC, se consigue al sumar el salario base, los complementos salariales que cotizan y, por último, el prorrateo de las pagas extra. Al resultado de este sumatorio le llamamos base de cotización y a dicha suma se le deberá aplicar el tipo o porcentaje correspondiente a las contingencias comunes (normalmente, el 28,3 %, repartido entre empresa y trabajador).

Hay que recordar en este punto que existen para las bases de cotización unas bases mínimas y máximas, variables en función de la categoría profesional del empleado, las cuales marcarán los límites inferior y superior para dichas bases. El tipo de cotización es el porcentaje que se aplica a la base de cotización, siendo el resultado la cuota o importe a pagar. Cada una de las contingencias por la que se cotice, de las comentadas al principio de este artículo, va a tener su tipo variable en función de que cotice por él el empresario o el trabajador (en el caso de aquellos que se aplican a los dos). Además, en el caso de la contingencia de desempleo, el tipo también variará en función de las características y condiciones del contrato de trabajo (temporal o indefinido, tiempo completo o parcial, ETT).

A diferencia del IRPF, que se calcula teniendo en cuenta las circunstancias personales del trabajador, en las cotizaciones sociales se paga siempre el mismo porcentaje, una parte a cargo de la empresa y otra a cargo del trabajador. La empresa paga las cotizaciones a la Seguridad Social y realiza las retenciones en la nómina del trabajador para ingresar también la parte que le corresponde. Cada mes tu empresa tiene que aplicar una serie de retenciones obligatorias en tu nómina, como son el pago del impuesto de las personas físicas (IRPF) o el pago a la Seguridad Social. El coste de la Seguridad Social para la empresa se calcula aplicando a la base de cotización todos los tipos vigentes según la normativa actual. Por norma general, una empresa paga entre el 32 % y el 38 % del salario bruto mensual del trabajador.

La empresa y el trabajador no contribuyen por igual, ni para cubrir las mismas contingencias. El importe que va a pagar la empresa en el documento de cotización (TC1/TLC) va a estar en función de la suma de las bases de cotización de sus trabajadores y los tipos aplicados a esas bases, que a su vez dependerán de variables como el tipo de contrato, la actividad realizada, etc.

Vamos a ver con un ejemplo cuál sería el desembolso total de la empresa y su coste mensual en concepto de seguros sociales. Esto nos será útil para estimar lo más exactamente posible las previsiones de tesorería y de resultados que debemos hacer al realizar el plan de negocio inicial de nuestra empresa. Simplificando, supongamos un trabajador con un salario bruto anual de 36.000 euros, de los cuales 30.000 están distribuidos en salario base y plus de actividad, mientras que los 6.000 euros restantes se cobrarán en conceptos no salariales (dietas, plus de transporte, etc). La base de cotización mensual que integraría el TC1 de la «empresa X» junto a la del resto de compañeros sería de 2.500 euros (30.000 dividido entre 12 meses de presentación y pago de Seguros Sociales). Supongamos que hay 4 empleados más en la empresa con el mismo sueldo. Si para el ejemplo anterior en vez de 2.500 euros, por ser un sueldo superior (p. ej. 4.000 euros, cuando la base máxima es 3.000), la base de cotización sería de 3.000 euros. Como podemos observar, el coste total de la empresa se sitúa entre el 32,09 y el 37,75 % del salario bruto del trabajador, en función de la actividad y el tipo de contrato. Hay que señalar que existen casos en los que se pueden reducir esos costes salariales mediante bonificaciones que se aplican en los TC´s, en función del tipo de contrato y el colectivo al que pertenezca el trabajador. Hay distintos tipos de reducciones y bonificaciones en las cuotas a la Seguridad Social.

4. El Proceso de Liquidación y Pago de las Cotizaciones

El empresario deberá solicitar la liquidación de cuotas y comunicar a la TGSS las bases de cotización de sus trabajadores calculadas en función de sus retribuciones. Asimismo, deberá informar todas sus variaciones. Una vez que la TGSS ha practicado la liquidación correspondiente, te facilitará un recibo de ingreso. La empresa debe ingresar las cotizaciones de cada mes a lo largo del mes natural siguiente.

Pagar los seguros sociales es una obligación de los trabajadores y las empresas que realizan, sin falta, el día 20 de cada mes (si se opta por domiciliarlo) y el último día del mes (si se prefiere la transferencia bancaria o, lo que es lo mismo, un cargo a cuenta). La empresa debe pagar los Seguros Sociales en el mes siguiente al de su devengo. Es decir, para la nómina del mes de septiembre, los seguros sociales correspondientes deberán abonarse antes del 31 de octubre. El pago de los seguros sociales debe realizarse entre el día 1 y el último del mes siguiente al del devengo. ¿Cuál es el último día para pagar los Seguros Sociales? Es importante tener en cuenta que, además de los domingos y festivos, los sábados tampoco tienen la consideración de día hábil para la Seguridad Social, tal y como se especifica en el artículo 8 del Real Decreto 1415/2004, por el que se aprueba el Reglamento General de Recaudación de la Seguridad Social. En el artículo 31 de la Orden TAS/1562/2005, se especifica que los ingresos realizados por medios electrónicos en sábados, domingos o festivos se entenderán hechos en días hábiles. Con el nuevo modelo de cotización, mediante el cual la Tesorería General de la Seguridad Social efectúa el cálculo de la liquidación y proporciona un recibo para su ingreso por medios electrónicos, se modifica el plazo de presentación, reduciéndolo un día respecto del plazo actual (hasta las 23:59 del penúltimo día natural del mes).

Los métodos de pago disponibles son: Domiciliación en cuenta y Pago electrónico. Para ello, tienes que abonar su importe en una Entidad Financiera colaboradora con la TGSS. Si se prefiere el abono de los seguros sociales por “pago electrónico”, se tendrá que presentar el modelo RLC. Está basado en la emisión de un «Recibo de Liquidación de Cotizaciones» resultado del cálculo de las cotizaciones realizado por la Tesorería General de la Seguridad Social. En este recibo consta la cabecera de datos para el Pago Electrónico, que permite a las empresas o profesionales realizar el ingreso de sus cuotas mediante diferentes canales de pago (cajeros automáticos, banca telefónica o banca a través de Internet). El Modelo RNT (antiguo TC2), también conocido como ‘Relación de Liquidación de Cotizaciones’, es el que informa de los pagos de los seguros sociales que, al mes, realiza la empresa a la Seguridad Social. El TC2 o RNT (Relación Nominal de Trabajadores) es el documento que desglosa la información de cotización de cada trabajador por separado.

5. Consecuencias del Impago y Opciones de Aplazamiento

De no ingresar el importe de deuda, la TGSS emitirá un documento denominado providencia de apremio que te será notificado electrónicamente. Además, dejarás de estar al corriente en el cumplimiento de tus obligaciones con la Seguridad Social. El inicio del procedimiento de recaudación ejecutiva determina la aplicación inmediata de un recargo que puede ser de un 20 o de un 35 por ciento y el devengo de intereses. Si no se presentaran los TC2, se pagará el 20% de recargo si se paga la deuda en el plazo establecido en la reclamación de deuda o acta de liquidación y el 35 % si se abona fuera de ese plazo.

Tanto si eres empresario como trabajador autónomo o, en general, responsable del ingreso de deudas de seguridad social y tienes dificultades de tesorería, siempre que cumplas una serie de requisitos, puedes solicitar un aplazamiento para el pago de tus deudas o de la cuota corriente, siempre que esta última sea solicitada dentro del plazo reglamentario de ingreso. El aplazamiento está sometido al tipo de interés de demora que se encuentre vigente en cada momento durante el periodo del aplazamiento. No son objeto de aplazamiento aquellas cuotas de la Seguridad Social que son consideradas inaplazables, que son las cuotas correspondientes a accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y las cuotas sociales correspondientes a las aportaciones de los trabajadores por cuenta ajena. Para solicitarlo, puedes utilizar el servicio electrónico Aplazamiento en el pago de deudas a la Seguridad Social. Debes disponer de identificación electrónica. Si no tienes estos medios de identificación, selecciona esta opción al acceder al servicio y sigue las indicaciones. Como puede verse, no siempre es posible el aplazamiento y a veces habrá que tratar con la tesorería correspondiente, que puede dictar sus propias normas.

6. Particularidades en el Pago de Prestaciones por Incapacidad Temporal (IT)

En caso de incapacidad temporal (IT), la prestación comienza a cobrarse a partir del cuarto día de baja. En caso de accidente de trabajo o enfermedad profesional, la prestación se pagará desde el día siguiente al de la baja en el trabajo.

Las empresas colaboradoras en la gestión de la Seguridad Social continuarán abonando la prestación a su cargo hasta la fecha en que se notifique al interesado el alta médica o la resolución que extinga el derecho a la prestación, incluyendo, en su caso, la situación de prórroga de los efectos económicos de la Incapacidad Temporal. La colaboración obligatoria en el pago de la prestación continuará hasta que se notifique al interesado el alta médica por curación, mejora o incomparecencia injustificada a los exámenes médicos, o hasta el último día del mes en que el Instituto Nacional de la Seguridad Social haya emitido el alta médica con propuesta de Incapacidad Permanente, o hasta que transcurra el plazo máximo de 545 días, finalizando en todo caso en esta fecha.

Cuando el trabajador esté percibiendo prestaciones contributivas por desempleo y pase a situación de IT, el Servicio Público de Empleo Estatal (SPEE) abonará la prestación por IT en régimen de pago delegado hasta que expire la duración de la prestación por desempleo, así como las cotizaciones a la Seguridad Social. Una vez transcurridos los 365 días de IT, si la inspección médica del Instituto Nacional de la Seguridad Social ha emitido propuesta de informe, la obligación de pago de la prestación por IT en régimen de pago delegado cesará el último día del mes en que se emitió el alta médica con propuesta de incapacidad.

Existen excepciones a estas reglas generales: son empresas autorizadas que colaboran voluntariamente en la gestión del Régimen General, cuando la causa corresponda a las contingencias incluidas en el acuerdo de colaboración. También se consideran excepciones los casos de representantes de comercio, profesionales taurinos o artistas.

7. Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA)

Aunque este artículo trataba sobre los seguros sociales que pagan las empresas por sus trabajadores encuadrados en el régimen general de la seguridad social, hacemos un inciso para las cotizaciones sociales del RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos) dada su importancia relativa en los costes de muchas empresas, sobre todo PYMES. En el caso de los autónomos, deben realizar el pago a la Seguridad Social a través de su propia cuota de cotización, la conocida y temida cuota de autónomos. Además, si eres autónomo y tienes trabajadores a tu cargo, deberás hacerte cargo de la cotización de tus trabajadores. Esto aplica también a trabajadores por cuenta propia agrarios y del mar.

El RDL 13/2022 aprobó el nuevo sistema de cotización que determina bases y cuotas en función de rendimientos netos. El importe que debes ingresar a la Seguridad Social es el resultado de aplicar un tipo de cotización porcentual, anualmente establecido, sobre una base de cotización mensual que quedará condicionada a la previsión del promedio mensual de los rendimientos netos en cómputo anual, dentro de una tabla general fijada anualmente en la Ley de Presupuestos Generales del Estado y limitada por una base de cotización mínima y máxima en cada tramo. De esta forma, se abre un proceso de regularización anual de cuotas que puede resultar a ingresar (cuando se ha cotizado por debajo de lo que correspondería en función de los ingresos obtenidos), a devolver (en el caso contrario) o conforme. Cuando acabe cada año, el autónomo tiene que regularizar sus cotizaciones a la Administración. Tendrá que reclamar las cuotas si los rendimientos netos definitivos están por debajo de lo previsto o devolver la diferencia si están por encima de lo esperado. Cuando haga la declaración de la renta del año, tendrá que calcular los ingresos netos reales que ha tenido.

Primero hay que calcular la base de cotización por contingencias comunes para autónomos, tal y como hemos visto en el apartado anterior. Una vez calculada la base, el pago será el resultado de aplicar un porcentaje concreto a ese importe. El porcentaje a aplicar sobre la base de cotización por contingencias comunes, como ya te he dicho, es del 28,3%. Espero que con mi ayuda ahora tengas todos los aspectos relacionados con la base de cotización por contingencias comunes de los autónomos algo más claros. Aunque es algo muy difícil, lo sé. Por eso, mi recomendación es que cuentes con profesionales del sector que puedan ayudarte a entender todo. El equipo de Ayuda T Pymes podrá asesorarte y encargarse de todos los trámites necesarios para que tú te centres en hacer crecer tu negocio.

8. Marco Legal

La normativa principal que regula estos aspectos incluye:

• Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley General de la Seguridad Social.
• Real Decreto 2064/1995, de 22 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento general sobre cotización y liquidación de otros derechos de la Seguridad Social.
• Real Decreto 1415/2004, de 11 de junio, por el que se aprueba el Reglamento general de recaudación de la Seguridad Social.
• Orden TAS/1562/2005, de 25 de mayo, por la que se desarrolla el Reglamento General de recaudación de la Seguridad Social, aprobado por el Real Decreto 1415/2004, de 11 de junio.
• Resolución de 26 de diciembre de 2014, de la TGSS, que autoriza el uso de tarjetas como medio de pago de deudas en vía voluntaria no ingresadas en plazo, de deudas en vía ejecutiva y de deudas objeto de reclamación.