Configuración de Correos Electrónicos de Salida en Sistemas ERP

El correo electrónico se ha convertido en una de las formas de comunicación más comunes entre una empresa y sus contactos, ya sean clientes, proveedores, empleados o cualquier persona con la que sea necesario contactar en el día a día. Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) permiten la configuración de correos de salida de manera eficiente para optimizar esta comunicación.

Automatización y Beneficios de los Correos ERP

La automatización de correos electrónicos en Enterprise Resource Planning (ERP) está redefiniendo la forma en que las operaciones logísticas gestionan la comunicación y el flujo de datos. Al incorporar notificaciones automáticas por correo dentro de las plataformas ERP, las empresas pueden optimizar tareas de mensajería repetitivas como confirmaciones de pedidos, alertas de despacho y gestión de excepciones. El software ERP soporta procesos logísticos clave como la gestión de inventarios, el procesamiento de pedidos y la programación del transporte a través de un único sistema. Cuando se integra con la automatización de correos, estas funciones operan conjuntamente para garantizar que el despacho de un envío desencadene automáticamente una notificación al cliente con los detalles de seguimiento.

Los estudios de caso muestran resultados contundentes. Las empresas que usan la automatización de correos en ERP informan hasta una mejora del 25% en las tasas de entregas puntuales gracias a una toma de decisiones más rápida provocada por alertas instantáneas. La analítica combinada con el enterprise resource planning refuerza la transparencia en toda la cadena de suministro. Los paneles integrados en el ERP ofrecen información sobre tiempos de entrega, niveles de inventario y tasas de rotación de stock. El ERP proporciona el marco para estas alertas predictivas, que comunican de forma proactiva actualizaciones críticas a proveedores, transportistas y clientes. Por ejemplo, una previsión de congestión en el almacén puede generar una notificación para que los horarios de envío se ajusten antes de que surjan problemas.

La analítica dentro de las plataformas ERP también ofrece beneficios a largo plazo. Ayuda a optimizar la planificación de la cadena de suministro, a supervisar la gestión de la producción y a abordar los desafíos de la gestión de inventarios sin generar informes manuales. El ERP en logística juega un papel esencial en la optimización de la operación de almacén y la gestión de almacenes. Las alertas automáticas por correo desencadenadas por el ERP aseguran que los equipos sean notificados de inmediato sobre cambios en pick-and-pack, necesidades urgentes de reposición o retrasos en envíos entrantes.

Configuración de Servidores de Correo Saliente en Odoo

Odoo permite su configuración de una manera sencilla para los correos de salida. Para crear un nuevo servidor de correo saliente, tendrá que activarse el modo desarrollador y acceder a Ajustes > Técnico > Servidores de correo saliente. La configuración tiene que quedar de la siguiente manera:

Los campos que hay que tener en cuenta son los siguientes:

• Descripción: Es el nombre del servidor de correo saliente, al que se le puede dar un valor libre.
• Servidor SMTP: Utilizar el valor 587.
• Seguridad de la conexión: Seleccionar el valor "TLS (STARTTLS)".
• Autenticar con: Seleccionar el valor "Nombre de usuario".
• Nombre de usuario: Hay que introducir la clave de aplicación, cuya obtención se explica a continuación.

Para obtener la clave de aplicación, se abrirá una pantalla en la que tendrá que seleccionarse "Otra (nombre personalizado)" en el desplegable de selección de aplicación. Finalizada la configuración, se mostrará la contraseña de aplicación.

Una vez introducidos estos valores, se tendrá que pulsar en el botón "Probar conexión" para asegurarse de que todo es correcto.

Configuración de Servidores de Correo Entrante en Odoo

También es necesario tener activado el modo desarrollador para configurar el correo entrante. La configuración sería la siguiente:

• Nombre: Se trata de un valor libre.
• Tipo de servidor: Seleccionar la opción "Servidor IMAP".
• Nombre del servidor: Indicar el valor 993.
• SSL/TLS: Activar esta opción.
• Nombre de usuario: Se trata de la clave de aplicación obtenida en el apartado anterior.

Asignación de la Cuenta de Correo al Usuario en Odoo

Una vez configurados los servidores de correo saliente y entrante, habrá que asignarle la dirección al usuario.

Configuración de Correos en el ERP General

La configuración del correo electrónico dentro de la aplicación puede hacerse desde dos pantallas: "Mi configuración" y "Cuestionario de configuración de la plataforma". Es recomendable aplicar esta configuración desde la pantalla "Mi configuración", así que nos centraremos en ella.

La siguiente ventana es donde introducimos todos los datos de la cuenta. Además de introducir estos datos, en esta pantalla tiene la opción de decidir dónde se van a guardar los mensajes de la cuenta que está configurando. Esta opción sirve, por ejemplo, para trabajar con un único archivo PST y tener todas las cuentas configuradas en él, manteniendo todos los mensajes en el mismo. En la ficha General introduzca un nombre que le ayude a identificar la cuenta. Tiene que tener en cuenta que, por defecto, la casilla "Dejar una copia de los mensajes en el servidor - Quitar del servidor después de 14 días" aparece activada. Si no quiere dejar copia deberá desmarcarla o cambiar las opciones.

Tipos de Cuenta y Configuración

El campo “Tipo de cuenta” requiere algo más de detalle; podemos dividir las tres opciones que nos propone en “envío directo”, serían las opciones de IMAP y POP3 y “envío indirecto”, que sería la opción “Enviar por Outlook”.

Envío Directo (IMAP/POP3)

Las opciones de IMAP y POP3 nos dan pie a indicar el nombre del servidor, el usuario y la contraseña, cambiar puerto del servidor y codificación; a simple vista lo único que varía entre ellos son el puerto y la codificación que proponen por defecto al seleccionar uno u otro, pero internamente su funcionamiento es distinto; en ocasiones hay que probar ambos hasta dar con el correcto para la cuenta de correo que se pretende configurar.

Si no empleamos el envío por Outlook se habilitan otras carpetas. En la carpeta “Servidores” hay ciertos campos griseados que no pueden desbloquearse, que son los que hacen referencia a IMAP; incluso al seleccionar el tipo de envío IMAP, los datos se han de especificar en los campos de SMTP. Por lo demás, en esta pantalla se informan el servidor, el usuario, la contraseña, que deberá indicarse en dos ocasiones para verificar que no se está cometiendo un error al escribirla, y deberá marcarse con casi total seguridad la opción “Servidor SMTP requiere autenticación” y no marcarse la opción “Requerir inicio de sesión utilizando Autenticación de contraseña segura (SPA)”, aunque depende de cada cuenta de correo.

En la pestaña “Avanzada” generalmente lo único que ha de modificarse son el puerto del servidor SMTP y el tipo de cifrado; aunque generalmente los valores que se ven en la imagen son válidos, estos datos dependen de la cuenta de correo que se esté configurando.

Envío Indirecto (Outlook)

La opción de envío por Outlook es más especial; para empezar, al seleccionarla se deshabilitan las carpetas “Servidores” y “Avanzada” porque dejan de tener utilidad; esta opción configura al programa de modo que, cuando ha de hacer un envío, abre el archivo de datos predeterminado del Outlook instalado en el equipo, deja el correo en la bandeja de salida, y es Outlook quien se encarga del envío. Esto obliga a tener Outlook instalado en el equipo en el que se está ejecutando el programa y tenerlo correctamente configurado; la configuración del correo en el ERP de este modo es mucho más sencilla y el envío más rápido, pero se han de tener presente algunos detalles:

• Únicamente es válido para Outlook, no lo es para otros gestores de correo.
• Si se trabaja por escritorio remoto es el equipo remoto el que ha de tener instalado y configurado Outlook.
• Si se tienen varias cuentas de correo configuradas en Outlook, el modo de controlar por qué cuenta se hace el envío desde el ERP, es seleccionar como predeterminado el archivo de datos asociado a la cuenta que se quiere emplear, no cambiar la cuenta predeterminada, que puede hacerse, pero no afecta al ERP. Este cambio de configuración se realiza desde la opción "Configuración de la cuenta" en Microsoft Outlook; consulte con su técnico de IT de confianza el modo de realizar este cambio y, sobre todo, si puede afectar a su uso de Outlook, como por ejemplo, afectando a los calendarios o la lista de contactos.
• Si Outlook bloquea el envío puede ser debido a algún problema de su propia configuración; se debería revisar en ese caso la configuración del “Centro de confianza” de Outlook, concretamente el apartado “Acceso mediante programación”.
• Un usuario que tenga el correo configurado en el ERP para hacer el envío por Outlook no podrá ejecutar mediante la funcionalidad de los procesos en diferido tareas que durante su ejecución envíen algún correo.
• Errores que hacen referencia a “Generador de clases COM” pueden significar problemas de permisos o problemas de instalación de Office; no se ha detectado que este tipo de errores se deba a un problema propio del ERP.

Gestión de Mensajes y Firma

Las carpetas “Gestión de mensajes” y “Firma” tampoco necesitan demasiada explicación; en “Gestión de mensajes” puede interesar marcar la solicitud de confirmación de lectura y cambiar el tipo de letra o su tamaño; respecto a la firma, es recomendable, en caso de incluir alguna imagen, que en lugar de incrustar una imagen de gran tamaño y ajustarlo en la propia ventana, se incruste la imagen con el tamaño correcto.

Configuración de Correo Electrónico en SAP

Los siguientes son consejos útiles para configurar el servidor ERP en SAP. Descubra aquí qué parámetros de SAPConnect son importantes y cómo configurar el correo electrónico a través de SMTP en SAP Web Application Server. ¿Qué requisitos previos y pasos son necesarios dentro y fuera del sistema SAP? Aquí encontrará las respuestas correctas.

Los correos electrónicos deben enviarse desde el sistema SAP a través de SMTP. La interfaz RFC de SAPConnect ya no es compatible con el correo electrónico de SAP Netweaver 7.0. Los correos electrónicos no se envían ni reciben en el sistema SAP. Esta nota describe cómo ampliar el control de impresión de los mensajes en el formulario que también puede enviar documentos como datos adjuntos en un correo electrónico. El documento de impresión se adjunta a un correo electrónico como un archivo PDF. La dirección de correo electrónico del destinatario se introduce en la ventana emergente del control de impresión. La modificación afecta a los valores del QM y del PM, informes y órdenes.

Componentes y Configuración de SAPConnect

Nota importante: si lo desea, el sistema SAP se puede conectar a un servidor de correo tanto en el lado de entrada como en el de salida. En cualquier caso, debe equiparlos con escáneres de virus y filtros de spam adecuados antes de usarlos. Además, se recomienda separar el socket de recepción del firewall al exterior. Esto significa que la entrega por parte de terceros no es posible. También se recomienda que no se comunique con un servidor de correo fuera del firewall en el punto de salida.

Las instrucciones difieren ligeramente en diferentes estados de versión de SAP.

• Asignación de inquilino de atención Nombre del servicio: SAPconnect.
• Descripción: SAPconnect (E).
• Controlador SMTP: CL_SMTP_EXT_SAPCONNEC.
• Datos de inicio de sesión: (usuario, contraseña, idioma) del usuario del servicio.

Parámetros Clave de SAPConnect

• Tipos de direcciones compatibles: Internet y el rango de direcciones «*».
• Establecer dominio predeterminado: en la administración de SAPConnect, se introduce el dominio predeterminado con la transacción SCOT en «Configuración & » > Dominio». Aquí se define el dominio del inquilino de SAP, e.B.
• Mantener remitente: en Administración de usuarios, se almacena una dirección de correo electrónico para cada usuario. Esto sirve como remitente al enviar correos. Introduzca la dirección de correo electrónico en el campo Dirección de correo electrónico. Para el mantenimiento, utilice la transacción SU01. Si es posible, utilice el dominio del inquilino de SAP como dominio, como .B.
• Crear correo de prueba: cree un correo de prueba mediante las transacciones de SAPoffice SO01 o SBWP.
• Control de envío de correo - SAPConnect: órdenes de envío le controlan a través de la transacción SOST.

Puedes cambiar el correo electrónico del remitente con programación. Tenga en cuenta 2171371. Sin programación, el usuario en segundo plano puede mantener la dirección de correo electrónico. Si hay una dirección allí, se utilizará. Al igual que con las cartas comerciales, el correo electrónico también está sujeto a la obligación de proporcionar información mínima.

Términos Relevantes

• SMTP - El Protocolo simple de transferencia de correo: es un protocolo para intercambiar correo electrónico en redes informáticas. Principalmente, se utiliza para iniciar y reenviar correo electrónico. Los correos electrónicos se recopilan utilizando otros protocolos como POP3 o IMAP. Normalmente, los servidores utilizan el puerto 25 cuando reciben correo electrónico.
• TLS - Transport Layer Security (TLS) o su predecesor Secure Sockets Layer (SSL): es un cifrado para la transmisión segura de datos a través de Internet.
• SMTP-Auth - Esta autenticación: es un protocolo y un suplemento a ESMTP.
• SAPConnect: proporciona una interfaz unificada para la comunicación externa.
• Complemento SMTP: el complemento SMTP está disponible en SAP Web Application Server 6.10. El complemento funciona con cualquier servidor de correo habilitado para SMTP.
• SOST, SOSB, SOSG y SOIN - Transacciones SAP: para un resumen de los pedidos de envío.

Esquema general de la configuración de correos electrónicos de salida en un sistema ERP, mostrando la interconexión entre el ERP, el servidor de correo y los destinatarios finales.

Servicios de Correo Más Comunes

Los siguientes datos referentes a servicios de correo se incluyen por su recurrencia y por haberse comprobado desde el departamento técnico que han sido válidos para configurarlos; se indica el servidor de correo saliente a informar.

Estos son ejemplos comunes, y siempre es recomendable verificar la documentación oficial del proveedor de correo para obtener la información más actualizada.