ERP, CRM y Gestión de Proyectos en la Industria: Claves para la Optimización Empresarial

Muchas empresas industriales cuentan con programas informáticos de gestión que no se ajustan a su actividad, a las características internas de su organización, tamaño y perspectivas de crecimiento, o con soluciones obsoletas. Necesitan un ERP Industrial y, tras una mala elección, optan por ERP generalistas que no ofrecen las funcionalidades específicas que requieren sus industrias, obligándoles a conectarlos con herramientas externas o a hacer desarrollos. Esto trae consigo actualizaciones y mantenimientos complejos y costosos. El resultado es la falta de coordinación entre la producción y otros departamentos, procesos ineficientes, duplicidad de datos, errores en el inventario, dificultades para conocer el coste real de la producción, retrasos en los envíos, falta de trazabilidad, carencia de una visión en tiempo real de la planta, ausencia de contabilidad analítica, dificultades en el acceso a la información y problemas en la toma de decisiones.

¿Qué es un ERP Industrial y cuáles son sus funcionalidades clave?

Un ERP industrial es un sistema de Planificación de Recursos Empresariales específicamente diseñado para satisfacer las complejas necesidades de las empresas manufactureras y otras industrias relacionadas con la producción. Tan importante como la elección del socio tecnológico es la elección del software ERP. Al tratarse de un sector industrial, debe poner foco en resolver todo lo relacionado con la producción, la planificación de recursos, la cadena de suministro, el control de almacenes, la logística, etc., y por supuesto, la gestión empresarial (financiero, comercial, CRM, etc.).

Funcionalidades a destacar de un ERP para la industria:

• Planificación, programación, automatización y control de la Producción: Planificación y control de la producción, gestión de órdenes de trabajo, programación y seguimiento de la eficiencia productiva y la reducción de errores. Obtención de los costes teóricos y reales del proceso de producción.
• Gestión de Inventario: Control de existencias, seguimiento de materiales y productos, gestión de almacenes con o sin ubicaciones y procesos logísticos.
• Cadena de suministro: Gestión eficiente de los recursos materiales y humanos, mejorando la logística interna y externa.
• Planificador de recursos empresariales: Alineación de la demanda del mercado con las capacidades de producción, con el objetivo de optimizar los recursos disponibles.
• Compras y Proveedores: Automatización de procesos de adquisición, gestión de relaciones con proveedores, control de órdenes de compra. Contabilización de las facturas de compras.
• Ventas y Distribución: Gestión de ofertas y órdenes de venta, control de distribución, seguimiento de envíos y facturación. Contabilización de las facturas de ventas.
• Finanzas y Contabilidad: Gestión contable, control financiero, presupuestos, analítica y reportes financieros.

La implementación de un ERP industrial ayuda a las empresas a mejorar la eficiencia operativa, reducir costes, optimizar el uso de los recursos, mejorar la toma de decisiones y aumentar la transparencia y el control sobre los procesos empresariales.

Diferencias entre un ERP general y un ERP industrial

Aunque un software ERP generalista y un ERP industrial comparten el objetivo de integrar y automatizar procesos empresariales para mejorar la eficiencia y la toma de decisiones en las empresas, presentan diferencias claras:

Consejos para elegir el ERP industrial que mejor se adapte a tu empresa

Para que una empresa industrial pueda competir al más alto nivel tiene que contar con el ERP que mejor se ajuste a su actividad y tamaño. En el mercado existen numerosos ERP, y para elegir el correcto ten en cuenta los siguientes consejos:

1. Establece tus objetivos y lo que esperas del ERP Industrial: Plasma de forma rigurosa los objetivos a cumplir y el presupuesto destinado a ello. Los factores determinantes son: tamaño de la empresa, procesos empresariales, la complejidad de la organización y los resultados deseados. Cuenta con la opinión de los responsables de cada una de las áreas implicadas, que te trasladen sus requerimientos. ¡Ten claras tus necesidades!
2. Define el ERP industrial que se ajusta a tus necesidades: ¿Qué tipo de ERP necesitas? ¿Necesitas un ERP local o internacional? ¿On-premise o en la nube? ¿Necesitas integraciones? ¿Personalización?
3. Software ERP Industrial y funcionalidades para tu industria: Asegúrate de que cuenta con funcionalidades específicas para tu actividad, entre las que estarán las de planificación, programación y control de producción o la gestión de almacén. Busca referencias y opiniones de usuarios.
4. Experiencia de tu proveedor: Asegúrate de que tenga experiencia contrastada y que haya trabajado con empresas como la tuya. ¿Cuántas implantaciones de ERP Industrial han realizado? ¿Qué clientes tienen?

Soluciones ERP Industriales destacadas

SAP Business One como ERP Industrial

El ERP SAP Business One, junto con el software de fabricación de Beas manufacturing, es la solución perfecta para aquellas empresas que buscan flexibilidad, robustez, escalabilidad, optimización de los procesos de producción y reducción de costes.

Casos de éxito de SAP Business One como ERP Industrial:

• Inmesol apuesta por el ERP para fabricación SAP Business One: Inmesol Power Solutions, empresa dedicada a la fabricación de grupos electrógenos y generadores eléctricos, sus accesorios y repuestos, apostó por SAP Business One e Inforges como socio tecnológico para homogeneizar procesos y contar con una base de datos única para toda la compañía.
• Repuestos Murcia reduce los tiempos de ejecución de procesos con el ERP para producción SAP Business One: Repuestos Murcia decidió apostar por SAP Business One, considerando este ERP como una herramienta que les permitía integrar todos los procesos y donde la información se les presentaba disponible para todos, pudiendo así optimizar sus tiempos de respuesta.

Cegid XRP Enterprise como ERP Industrial

Cegid XRP Enterprise Industria marca el inicio de una nueva era en la gestión empresarial gracias a la integración de la Inteligencia Artificial (IA). Se trata de una solución cloud que se adapta a las necesidades productivas de cualquier empresa, aun siendo muy distintas entre ellas, optimizando la fabricación con información detallada sobre materiales, maquinaria y personal.

Casos de éxito de Ekon Cloud ERP Industrial:

• GIA Clecim Press apuesta por Ekon Cloud ERP para su industria: Los beneficios de apostar por Cegid Ekon Cloud como ERP Industrial han sido claros, un control de costes e inventario preciso para la toma de decisiones en los diferentes procesos de fabricación y mejora de la satisfacción de sus clientes al repercutirles directamente en fiabilidad, flexibilidad y tiempo de reacción por parte de GIA.
• Ekon Cloud ERP, el ERP Industrial de Rectificados Pulidos Cerámicos: Rectificados Pulidos Cerámicos S.L. (RPC), que se dedica al corte pulido y rectificado de materiales cerámicos, implementó Ekon ante las nuevas necesidades de evolución que requerían tanto clientes como proveedores.

Gestión de Proyectos Industriales: Un Enfoque Especializado

Las empresas que trabajan en base a proyectos, especialmente en el sector industrial y de ingeniería, se enfrentan a desafíos únicos. Proyectos complejos que requieren máxima coordinación, como las obras de gran envergadura en ingeniería, suelen requerir varias tareas al mismo tiempo, por lo que la eficacia y la eficiencia son claves. De hecho, estos proyectos son tan complejos que, en muchas ocasiones, cada tarea se divide en “mini proyectos”. Por la enorme cantidad de materiales y recursos que hay que dedicarle, son obras con grandes costes de ejecución que normalmente son pensadas para diseñarse a largo plazo.

Para estas empresas, es indispensable un sistema de Planificación de Recursos Empresariales que se adapte a la gestión de proyectos. Un ERP de gestión de proyectos ofrece múltiples ventajas al centralizar toda la información relevante en una única plataforma, mejorando la planificación, programación y seguimiento en tiempo real de los proyectos. Facilita la optimización de recursos al proporcionar una visión clara de la disponibilidad y carga de trabajo de los equipos, reduce errores mediante una mejor comunicación y colaboración entre departamentos, y asegura un control financiero y presupuestario riguroso.

Fases clave en la gestión de proyectos con un ERP:

1. Proceso de venta y oferta: Cuando se hacen las ofertas, es importante saber qué información se usa exactamente para ello. En el caso de los servicios, con frecuencia, se trata de una estimación del precio de coste esperado de las horas de trabajo y del material necesario. Para las empresas que (también) hacen desarrollo y producción, hay otros dos elementos extras presentes en las ofertas: como el coste de las materias primas y el de la tecnología de la producción. Los deseos de desarrollo y producción del cliente para las partes de los proyectos suelen estar en diseños técnicos en un programa específico de dibujo o de diseño, como el programa CAD. A través de una integración con el sistema ERP, estos programas proporcionan unas especificaciones técnicas exactas, a esto también se le conoce como modelado de información para la construcción (BIM, Building Information Modeling). De esta manera, el precio de coste de las partes del proyecto se pueden calcular de forma exacta.
2. Planificación detallada del proyecto: En cuanto se llega a un acuerdo para un proyecto, ya se puede empezar de verdad. La primera tarea del contratista se centra en el establecimiento de una amplia planificación del proyecto, en base a lo que se conoce como el triángulo de la planificación del proyecto (tiempo, recursos, material). A menudo, la planificación detallada del proyecto se muestra con ayuda de los Diagramas de Gantt (Gantt Charts) en los programas de gestión de proyecto. De esta forma, se planifican tareas específicas (tiempo), se añaden personas y herramientas (recursos) y se determina qué inventario debe obtenerse para la empresa (material).
3. Ejecución y control: En cuanto se ha hecho la planificación, los empleados pueden empezar con las tareas prácticas. Aquí son muy importantes las instrucciones de trabajo detalladas y las listas de materiales específicos o de materiales necesarios. Un segundo elemento importante en el cumplimiento de un proyecto son los flujos de trabajo (workflows). Todos estos pasos deben registrarse de forma minuciosa por la persona correcta, para que el sistema dé una visión general adecuada del avance del proyecto y sepa qué tareas deben realizarse. También hay un control presupuestario involucrado en la planificación del proyecto.
4. Facturación y análisis: Los costes para un proyecto pueden calcularse de forma relativamente precisa al principio, pero en el momento de la entrega se conoce el coste exacto. El modelo de facturación será muy decisivo para el desarrollo del módulo financiero del sistema ERP y para las conexiones ocasionales que deban hacerse. Como en cualquier otro tipo de empresa, las empresas en base a proyectos también se benefician bastante de los informes y análisis. Los costes y beneficios de los proyectos son más difíciles de calcular uno a uno, de ahí que, a menudo, haya que optar por una forma de inteligencia de negocios (BI, Business Intelligence) en el sistema ERP. Este módulo coloca en paralelo los costes reales de cada proyecto y lo que finalmente se facturó.
5. Gestión de portafolios: La gestión de portafolios, aunque no es un paso de la gestión de proyectos, está presente durante todo el proyecto. Es una función importante sobre todo para organizaciones que trabajan en distintos proyectos a la vez, ayudando a las empresas a tener una visión general del estado de los negocios.

ARBENTIA Project Management: Soluciones para ingenierías

ARBENTIA Project Management es una plataforma que crece al ritmo de tu empresa, una solución modular bajo ecosistema Microsoft para empresas que se gestionan por proyectos. La inteligencia artificial para ingenierías ayuda a centralizar memorias, cálculos, BIM, manuales y experiencias de proyectos anteriores, enriqueciendo la información con metadatos y trazabilidad. ARBENTIA AI Tender, el asistente de IA, ayuda a estructurar la oferta, redactar apartados recurrentes, responder dudas y comparar condiciones entre concursos.

El ERP para ingeniería de ARBENTIA es una solución escalable que permite a las empresas de ingeniería personalizar y adaptar la herramienta a sus necesidades específicas. Además, proporciona características y funcionalidades avanzadas para mejorar la gestión de proyectos, la colaboración de los equipos e incrementar la productividad. Proporciona un sólido modelo analítico con una visión 360º de la empresa desde diversos puntos de vista (financiero, tipos de proyecto, áreas de actividad, departamentos…), cuadros de mando prediseñados e indicadores de productividad. Nuestro software ERP para proyectos de ingeniería permite transformar presupuestos en proyectos con un solo clic.

Caso de éxito de ARBENTIA:

• Arce Clima mejora el control de sus proyectos, instalaciones y mantenimientos con tecnología Microsoft: Arce Clima, empresa especializada en instalaciones de climatización y protección contra incendios, ha confiado en ARBENTIA como partner tecnológico para digitalizar sus procesos de negocio y mejorar el control de sus proyectos.

Preguntas frecuentes sobre un ERP Industrial

¿Qué empresas utilizan un ERP Industrial?

Cuando hablamos de sectores y ERP Industrial hacemos referencia a industria textil, industria de alimentos, industria química, industria metalúrgica, industria del plástico, industria de pinturas, industria de fabricación de maquinaria, etc. Del mismo modo, sectores como el packaging y la transformación de materiales encuentran grandes ventajas en soluciones como un ERP para la industria del papel y cartón, diseñadas para optimizar la planificación, la producción y la gestión de la cadena de suministro.

¿Necesita mi empresa un ERP industrial?

Si eres una pyme industrial de producción que todavía no tienes un ERP y has detectado algunos de estos problemas, puede que necesites un ERP:

• La producción no está coordinada con la actividad del resto de los departamentos.
• Algunos procesos no son eficientes.
• Hay duplicidad de datos y pérdida de tiempo en tareas innecesarias.
• Hay errores en tu inventario.
• Tienes dificultades para conocer el coste real de la producción.
• Acumulas tiempos de retraso en los envíos.
• Necesitas conocer la trazabilidad de los productos.
• No tienes una visión en tiempo real de todo lo que sucede en planta.
• No cuentas con contabilidad analítica.
• Dificultad en el acceso a la información y problemas en la toma de decisiones.
• Necesitas reducir costes.

¿Cuál es el mejor ERP Industrial?

El mejor ERP Industrial es aquel que mejor se adapta a tus necesidades. La elección del paquete dependerá de las actividades específicas de la empresa. En muchas organizaciones que trabajan en base a proyectos la logística, la planificación (de la producción) y la facturación son lo más importante. La gestión documental como sistema aparte tiene en este caso menos prioridad. Por otro lado, para otras empresas, la planificación de la producción, del inventario y del material es menos importante, simplemente porque no producen ellos mismos. En este tipo de empresas, la gestión de proyectos se centra sobre todo en mantener todos los documentos de los proyectos en orden.