ERP Cloud vs. Hosted (On-Premise): ¿Cuál es la mejor solución para tu empresa?

La elección de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es una decisión crítica para cualquier empresa, y uno de los factores más importantes a considerar es el tipo de alojamiento: ¿un ERP en la nube (Cloud) o un ERP alojado en local (Hosted o On-Premise)? Comprender las diferencias entre estas opciones es fundamental para tomar la decisión más adecuada a las necesidades y recursos de tu organización.

El Cloud Computing ha cobrado un lugar destacado en la estrategia de las empresas que buscan innovación, impulsando la digitalización en todo tipo de negocios. Esta tecnología se basa en la entrega bajo demanda de recursos tecnológicos (infraestructura, plataforma o software) a través de Internet.

Tipos de Nube: Pública y Privada

Podemos establecer dos grandes agrupaciones dentro de la nube:

• Nube Pública: Los servicios se contratan a una organización externa que se encarga de la administración y mantenimiento de hardware y software en instalaciones compartidas con otras organizaciones, garantizando la máxima seguridad para el acceso del cliente a sus aplicaciones y datos.
• Nube Privada: Es una instalación utilizada exclusivamente por una organización, que puede ubicarse físicamente en su centro de datos local o ser hospedada por un proveedor de servicios externo. En este último caso, el departamento de IT de la empresa sigue siendo responsable de su administración. La seguridad no es necesariamente mayor que en la nube pública.

Este año ha estado marcado por la consolidación de los servicios en la nube, y la mayoría de los mejores software ERP del momento ya son soluciones alojadas en la nube. El cloud computing y el ERP en la nube han transformado el concepto de programa de gestión.

Diferencias Clave entre ERP Cloud y ERP Hosted (On-Premise)

La principal diferencia entre ambos modelos radica en su tipo de instalación.

ERP Cloud (Nube)

Un ERP Cloud es una solución de gestión que se contrata en modalidad SaaS (Software as a Service) a un proveedor de nube pública. El software se aloja en servidores externos del proveedor y se accede a él a través de Internet, generalmente mediante un navegador web, sin necesidad de instalación local. El usuario paga una cuota mensual o anual, y el proveedor se encarga de la administración, disponibilidad y seguridad.

Ventajas del ERP Cloud:

• Costes iniciales más bajos: No se requiere una gran inversión inicial en hardware, licencias o personal de IT adicional. Los costes se basan en pagos mensuales o anuales, adaptándose al presupuesto de pequeñas y medianas empresas.
• Menores costes de mantenimiento: El proveedor gestiona todas las actualizaciones y el mantenimiento del software, eliminando estos gastos para la empresa.
• Accesibilidad y movilidad: Disponible desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, en cualquier momento y lugar. Permite agilizar procesos y tener acceso a las bases de datos 24/7.

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• Escalabilidad y flexibilidad: Fácil de escalar para aumentar prestaciones o funcionalidades, añadiendo módulos o usuarios de forma casi inmediata.
• Mayor seguridad en los datos: Los proveedores cloud ofrecen sistemas con cifrado avanzado, copias de seguridad automáticas, firewalls y sistemas Anti-DDoS. En muchos casos, la seguridad en la nube supera a la de servidores internos mal configurados.
• Implementación rápida: No se necesitan infraestructuras IT adicionales, lo que acelera la puesta en marcha.
• Soporte especializado: Los servicios de soporte suelen estar disponibles 24/7.
• Periodo de prueba: Muchos servicios ofrecen periodos de prueba gratuitos para evaluar la plataforma.

Desventajas del ERP Cloud:

• Menos control sobre actualizaciones: A veces no se pueden impedir determinadas actualizaciones, que siguen un estricto calendario no modificable.
• Menos flexibilidad en personalización: Los ERP cloud suelen ofrecer menos opciones de personalización en comparación con las soluciones locales.
• Dependencia del proveedor: El rendimiento del software dependerá directamente del proveedor.
• La migración no es tan sencilla como en un hosted (en el caso de querer cambiar de proveedor).

ERP Hosted (On-Premise)

Un ERP Hosted es una solución que proporciona un proveedor tecnológico, quien posee un centro de datos o lo ha alquilado. Este proveedor posee la licencia de uso del software (desarrollado por él o terceros) y ofrece sus servicios de alojamiento y soporte. En este caso, se accede a la solución mediante una VPN, una sesión remota/Terminal Services o Citrix, y a menudo se requiere la instalación de un software cliente que se conecte remotamente a los datos alojados en esa "nube".

Un ERP On-Premise (o local) se instala directamente en los servidores y la infraestructura de IT de la empresa. Esto significa que la empresa adquiere la licencia del software y lo aloja en sus propios ordenadores y servidores.

Ventajas del ERP Hosted (On-Premise):

• Mayor control: La empresa tiene el control absoluto sobre el servidor, el ERP y los datos, al estar instalados en sus propios equipos.
• Alto nivel de personalización: Ofrecen más opciones para adaptar el sistema a los procesos y flujos operativos específicos de la empresa.
• Seguridad de los datos: La propia organización es responsable de la seguridad de los datos que se encuentran en la empresa. Esto puede ser una ventaja si se cuenta con un equipo de TI experto y recursos adecuados.
• Sin cuotas mensuales o dependencia de terceros (en el caso de on-premise): Después de la inversión inicial, no hay pagos recurrentes por licencias si se adquiere una licencia perpetua.
• Acceso sin internet: Estas soluciones permiten acceder a los datos e información de la empresa incluso si no hay conexión a Internet.

Desventajas del ERP Hosted (On-Premise):

• Costes iniciales más elevados: Requiere una inversión significativa para adquirir el software, el hardware necesario (servidores, equipos de cómputo), las licencias y la infraestructura local.
• Mayores costes de mantenimiento: La empresa es responsable del mantenimiento periódico del hardware y las actualizaciones del software, lo que puede encarecer la solución.
• Requiere equipo de IT experto: Se necesita un equipo experto en IT para la instalación, configuración, puesta en marcha y mantenimiento.
• Menor escalabilidad: Para crecer en el futuro, es posible que se necesite contratar servidores más robustos, lo que implica nuevas inversiones.
• Implementación más lenta: La empresa debe configurar sus propias infraestructuras, lo que puede alargar el proceso de implementación.
• Vulnerabilidad de los datos: Si un equipo local sufre un daño o ataque, la información puede ser susceptible.

Comparativa de Costes

Una de las grandes diferencias entre los modelos On-Premise y Cloud es el costo. Cuando se adquiere un software ERP en la nube, el modelo está basado en un arrendamiento (pagos mensuales), sin requerir de una inversión inicial. Por el contrario, un ERP On-Premise implica la adquisición de:

• El servidor y la infraestructura local necesaria.
• El equipo de cómputo acorde a los requerimientos del software (espacio, memoria RAM).
• El número de licencias en función de los equipos/usuarios, sumado al mantenimiento y renovación.

Tabla Comparativa: ERP Cloud vs. Hosted (On-Premise)

La seguridad es a menudo la principal preocupación para los posibles compradores de ERP. La mayoría de los sistemas en la nube permiten una fácil accesibilidad móvil y muchos incluso ofrecen aplicaciones móviles nativas. Pero esta facilidad de acceso también viene con mayores consideraciones de seguridad, especialmente si los empleados acceden a los archivos de la empresa en sus dispositivos móviles personales.

Uno de los mayores beneficios del ERP en la Nube es la mayor seguridad que ofrece a empresas de todos los tipos y tamaños. Las plataformas cloud cuentan con medidas de seguridad como Backups, Firewalls o sistemas Anti-DDoS, para hacer frente a ataques externos.

En el debate sobre el ERP en la Nube frente al ERP tradicional, el primero tiene la ventaja de que los proveedores están especializados en la infraestructura. Es por eso que el ERP en la Nube funciona garantizando la conectividad, sin tiempo de inactividad del sistema, lo que se garantiza a través de un SLA (Acuerdo de Nivel de Servicio).

Factores a Considerar al Elegir

La elección entre un ERP Cloud y un ERP Hosted o On-Premise depende de las necesidades y características específicas de cada empresa. Para ello, es crucial tener claras las propiedades y recursos de la compañía: tamaño, sector, modelo de negocio, etc.

• Si la solución requiere de una personalización elevada y un total control de los ciclos de actualizaciones, quizá el ERP Hosted (On-Premise) sería más adecuado.
• Para una PYME, la opción de los servicios cloud suele ser más clara debido a los menores costes iniciales y de mantenimiento, la flexibilidad y la seguridad gestionada por el proveedor.
• Los SLA o acuerdos de nivel de servicio son puntos importantísimos. Una solución Cloud, por regla general, está mejor posicionada que una Hosted en cuanto a tiempos de parada y compromisos de soporte.

El ERP en la nube para pymes permite a las empresas recortar gastos generales y hacer un mejor uso del tiempo, que de otro modo se dedicaría a la coordinación de procesos. Con el tiempo ahorrado, se puede dedicar más atención al servicio al cliente y a la mejora continua de la empresa.

El mercado actual ofrece múltiples opciones de Software ERP. Es importante que la empresa interesada en adquirir una solución tenga muy en cuenta las diferencias entre ambas para tomar la mejor decisión de acuerdo a sus necesidades.