Obligación de Presentación de Cuentas Anuales para el Empresario Individual en España

En España, la obligatoriedad del depósito de cuentas en el Registro Mercantil para los empresarios individuales es un tema que genera dudas. En términos generales, la inscripción en el Registro Mercantil es potestativa para los empresarios individuales, tal como se indica en el artículo 19 del Código de Comercio (Cco).

Art. 19 Cco:

1. La inscripción en el Registro Mercantil será potestativa para los empresarios individuales, con excepción del naviero.
2. En los demás supuestos contemplados por el apartado uno del artículo 16, la inscripción será obligatoria.

El artículo 16.1 del Cco enumera quiénes deben inscribirse en el Registro Mercantil:

Art. 16. 1 Cco:

1. Los empresarios individuales.
2. Las sociedades mercantiles.
3. Las entidades de crédito y de seguros, así como las sociedades de garantía recíproca.
4. Las instituciones de inversión colectiva y los fondos de pensiones.
5. Cualesquiera personas, naturales o jurídicas, cuando así lo disponga la Ley.
6. Las agrupaciones de interés económico.
7. Las Sociedades Civiles Profesionales, constituidas con los requisitos establecidos en la legislación específica de Sociedades Profesionales.

El Instituto de Contabilidad y Auditoría Contable (ICAC) se manifestó sobre esta cuestión, señalando que lo dispuesto en el Art. 19 Cco implica que el depósito de cuentas no es obligatorio para los empresarios individuales cuya inscripción en el Registro Mercantil sea voluntaria.

Excepciones y Casos Especiales

Emprendedor de Responsabilidad Limitada

Para el caso especial del emprendedor de responsabilidad limitada, es crucial considerar lo establecido en el art. 11 de la Ley 14/2013 de apoyo al emprendimiento y a su internacionalización:

1. El emprendedor de responsabilidad limitada deberá depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil.
2. Transcurridos siete meses desde el cierre del ejercicio social sin que se hayan depositado las cuentas anuales en el Registro Mercantil, el emprendedor perderá el beneficio de la limitación de responsabilidad en relación con las deudas contraídas con posterioridad al fin de ese plazo. Recuperará el beneficio en el momento de la presentación.
3. No obstante lo anterior, aquellos empresarios y profesionales que opten por la figura del Emprendedor de Responsabilidad Limitada y que tributen por el régimen de estimación objetiva, podrán dar cumplimiento a las obligaciones contables y de depósito de cuentas previstos en este artículo mediante el cumplimiento de los deberes formales establecidos en su régimen fiscal y mediante el depósito de un modelo estandarizado de doble propósito, fiscal y mercantil, en los términos que se desarrollen reglamentariamente.

Esto significa que, aunque la inscripción sea voluntaria, si un empresario individual opta por la figura del Emprendedor de Responsabilidad Limitada, está obligado a depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil. La falta de depósito dentro de los siete meses posteriores al cierre del ejercicio social conlleva la pérdida del beneficio de limitación de responsabilidad.

Art 365.3 RRM: Los administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación.

Igual obligación incumbe a los liquidadores respecto del estado anual de cuentas de la liquidación.

Elaboración y Presentación de Cuentas Anuales

Las cuentas anuales deben elaborarse siguiendo los modelos establecidos por las Órdenes del Ministerio de Justicia y las Resoluciones de la Dirección General de los Registros y del Notariado. La presentación se realiza dentro del mes siguiente a su aprobación.

Aunque las cuentas anuales se presenten fuera de plazo, el Registrador debe admitirlas, calificarlas y depositarlas, pero deberá advertir en la nota de despacho que el depósito se realizó fuera de plazo. El cómputo se realiza de fecha a fecha, incluyendo los días inhábiles.

Obligaciones Contables Generales

La ley establece para los empresarios, independientemente de su forma (individual o societaria), la obligación de llevar la contabilidad conforme a lo previsto en el Código de Comercio o con lo establecido en las normas por las que se rigen. Esto implica llevar un libro diario, en el que se anota cronológicamente el importe de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de la actividad empresarial.

Este libro debe abrirse con el balance inicial detallado de la empresa (primer estado contable), transcribiendo con una periodicidad al menos trimestral, con sumas y saldos, los balances de comprobación (segundo estado contable). El último estado contable, al cierre de cada ejercicio contiene las cuentas anuales: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estados de cambio en el patrimonio neto, estados de flujo de efectivo y la memoria.

Los libros obligatorios se legalizarán por Internet con certificado electrónico.

La Ley General Tributaria (LGT) impone el deber de conservar los libros relativos al negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, desde su último asiento, salvo que una norma exija otro plazo. El plazo de conservación se aplica igualmente en caso de cese del empresario.

Resumen de Obligaciones

A continuación, se presenta una tabla resumen de las obligaciones mencionadas: