Guía Esencial de Gestión de Bases de Datos para Emprendedores

Emprender es un camino lleno de desafíos y oportunidades. En España, el auge del espíritu emprendedor es notable, con un aumento significativo en la actividad empresarial. Sin embargo, para tener éxito, es crucial estar preparado y manejar eficientemente todos los recursos disponibles. En este contexto, la gestión de bases de datos emerge como una herramienta fundamental para cualquier nuevo negocio.

¿Por qué la Gestión de Bases de Datos es Crucial para Emprendedores?

Cuando se tiene un pequeño negocio o se comienza a poner en práctica un proyecto de emprendimiento, no siempre es fácil pensar y conocer todas las partes de la gestión empresarial. La mera obtención de clientes es complicada, pero no lo es tanto si se dispone de una base de datos donde apoyarse y a donde dirigir nuestra idea.

De hecho, según el Informe Mundial GEM 2017 (Global Entrepreneurship Monitor), la actividad emprendedora española ya ha aumentado el 6,2%. Esto es un punto más con respecto al año anterior, y por primera vez en ocho años ha superado el umbral del 6%. Tenemos muchas ideas y muchos y muy buenos profesionales formados y con ganas de demostrar su valía y avanzar en una nueva aventura profesional. Este debe ser casi el primer paso de un emprendedor. ¿Y por qué? Porque en ella seguramente estén los primeros clientes. Y ya se sabe: si conseguimos tener un cliente satisfecho, este cliente nos recomendará y ampliaremos así su número y por ende nuestros ingresos.

¿Qué es una Base de Datos?

Cuando se trabaja con una base de datos en una empresa, lo principal es delimitar bien de qué se trata. Una base de datos es una colección de datos referentes a determinados temas u objetivos. Puede considerarse así que una base de datos en una empresa podría ser una especie de contenedor de información que permite después una recopilación o análisis de esos datos. Por tanto, podrá introducirse información, ordenarla, realizar consultas, facilitar informes, etc. La base de datos puede proporcionar información valiosa sobre el rendimiento del negocio.

Una vez que se ha establecido el modelo, el siguiente paso es seleccionar una plataforma tecnológica adecuada para la base de datos, ya sea una solución en la nube o un sistema local. Además, los datos relacionados se agrupan para facilitar el análisis.

Tipos de Bases de Datos

Existen tres tipos principales de bases de datos: jerárquicas, en red y relacionales. La base de datos relacional es el modelo más utilizado y moderno, siendo perfectamente apto para la gestión de datos de una empresa, por lo que lo tomaremos de referencia en esta guía.

Componentes y Estructura de una Base de Datos Relacional

Una base de datos se compone de tablas, que es lo que en realidad contiene la información en sí de la misma. A su vez, cada una de esas tablas está formada por Registros y Campos.

Definiendo el Tipo de Datos

Para comenzar, es crucial definir qué tipo de datos se van a almacenar, lo que incluye información sobre clientes, productos y transacciones. Sin una dirección clara, la recopilación de datos puede volverse caótica y poco útil.

Beneficios Clave de una Gestión de Bases de Datos Eficiente

Una base de datos bien gestionada ofrece múltiples ventajas para el emprendedor:

• Mejorar las estrategias de marketing y ventas: Con una base de datos actualizada y segmentada, se pueden desarrollar estrategias de marketing más precisas y efectivas.
• Segmentar y filtrar los contactos para acciones específicas: Con una base de datos bien estructurada, se puede segmentar a los clientes según diferentes criterios, como intereses, ubicación geográfica o historial de compras.
• Facilitar la labor del departamento de atención al cliente: Una base de datos actualizada y completa brinda al equipo de atención al cliente la información necesaria para brindar un servicio eficiente y personalizado.
• Obtener datos para evaluar el funcionamiento de la empresa: La base de datos puede proporcionar información valiosa sobre el rendimiento del negocio.

Un caso práctico: La fidelización a través de la información

Desde el punto de vista del marketing, los pequeños negocios, que no siempre tienen unos recursos suficientes como para dividirse en departamentos, sí conocen bien su sector y su mercado, pero, en algunas ocasiones, algunos de ellos pierden oportunidades de maximizar sus ventas y de fidelizar clientes. La misma situación le puede ocurrir a un emprendedor que, con pocos recursos, podría no tener en cuenta la importancia de los datos y perder oportunidades.

Un caso real y simple es el de un quiosquero al que un vecino cercano le pregunta diariamente durante dos meses seguidos por una revista que colecciona y no se preocupa nunca por recibirla ni tampoco se la guarda. Finalmente, el quiosquero lo que consiguió fue que el vecino la comprase a otro quiosquero más lejano, que, además de guardársela, se la entrega siempre en una bolsa de papel para que no se estropee. Este segundo quiosquero va cogiendo confianza y preguntando para averiguar los gustos del comprador de la revista…; le está fidelizando porque, aunque esta persona tenga que esperar dos días hasta pasar por esa calle, le merece la pena como cliente. Todo esto parece algo obvio, pero gestionar bien una base de datos es fácil, sólo que como buen administrativo uno debe ser ordenado y meticuloso.

Errores Comunes en la Gestión de Bases de Datos

Para una gestión efectiva, es vital conocer y evitar los errores más comunes:

• Uno de los más frecuentes es no definir claramente los objetivos de la base de datos. Sin una dirección clara, la recopilación de datos puede volverse caótica y poco útil.
• Otro error común es la falta de organización en la estructura de la base de datos.

Sistemas de Gestión de Bases de Datos (SGBD) para Emprendedores

Lo primero es contar con un buen sistema de Gestión de Bases de Datos Relacionales (SGBD). Existen diversas aplicaciones que permiten a los usuarios diseñar y estructurar sus datos de forma intuitiva.

Access: Un SGBD práctico para la empresa

Tomaremos como referencia uno de los más comunes y utilizados, a la par de sencillos y prácticos: Access. Los componentes que aparecen en una base de datos con este programa se corresponde con lo que nos interesa, pues es posible encontrar tablas, consultas, formularios, informes o módulos para que se realicen las funciones automáticamente y que supone un nivel más avanzado.

Guía Práctica para la Gestión de Datos con Access

1. Mantener el Orden de los Datos

Mantener el orden de los datos es fundamental. Ello facilitará las consultas y por tanto se conseguirá una mayor eficacia. Para ordenar los datos dentro del programa Access, se entra en la opción de Vista Hoja de Datos y hacer clic sobre el campo correspondiente por el que se quiere comenzar a ordenar. El orden puede realizarse de forma ascendente o descendiente. Pueden ordenarse los datos por más de un campo.

2. Pensar en la Facilidad para las Consultas

Pensar en la facilidad para las consultas y filtrar datos de una forma rápida y sencilla es fundamental para una buena gestión de bases de datos. En una consulta pueden destacarse tres aspectos: dónde (en qué tablas se quiere realizar la búsqueda); qué (qué datos exactamente quiere que se devuelva) o cómo (con qué apariencia se quieren los resultados).

Cómo Crear Consultas en Access

¿Cómo pueden crearse consultas desde Access? Siga estos pasos:

1. Debe abrirse la base de datos previamente creada y optimizada.
2. Se activa la cinta de opciones Crear.
3. Después se hace clic en la opción Diseño de Consulta en el grupo Consultas.
4. Una vez hecho esto, aparecerá la ventana Mostrar Tabla, desde la que se decidirá qué tablas formarán parte de la consulta. También podrán incluirse consultas, porque al crear una consulta ésta se comporta como si fuera una tabla.
5. Para elegir el tipo de consulta, hay que seleccionar el grupo de opciones de Tipo de Consultas que ha aparecido en la ficha Diseño.
6. Seguidamente, hay que hacer doble clic sobre los campos que se muestran en el conjunto de registros de la consulta o los que quieren usarse como criterio de selección de datos.

Seguridad, Mantenimiento y Evolución de tu Base de Datos

Asimismo, es importante garantizar la seguridad de los datos recopilados. La implementación de un plan de recuperación ante desastres es vital para minimizar el tiempo de inactividad y la pérdida de datos. Finalmente, es crucial establecer protocolos de mantenimiento y actualización de la base de datos.

Cumplimiento Normativo: 'Facilita Emprende' de la AEPD

Para empresas con modelos de negocio que utilizan tecnologías como plataformas colaborativas, comercio electrónico, software en la nube (SaaS), desarrollo de juegos o aplicaciones web o análisis masivo de datos, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ofrece un recurso invaluable. ‘Facilita Emprende’ está pensada para este tipo de empresas.

Este nuevo recurso de la Agencia es gratuito y fácil de utilizar, y se compone de una serie de cuestionarios guiados que ayudan a la persona responsable a caracterizar el tipo de tratamientos que realiza su empresa. Al completar estos cuestionarios, cuya duración estimada es de 30 minutos, la herramienta genera un documento adaptado a los datos introducidos que sirve de guía para cumplir con las obligaciones impuestas por la normativa de protección de datos.

Al igual que FACILITA - RGPD, FACILITA - EMPRENDE es una herramienta fácil de utilizar y gratuita basada en una serie de cuestionarios guiados que permiten caracterizar los tipos de tratamiento realizados por la empresa. Al finalizar su ejecución se generan un conjunto de documentos adaptados que sirven de guía y apoyo para cumplir con las obligaciones impuestas por la normativa en materia de protección de datos.

Documentos Generados por 'Facilita Emprende'

En concreto, obtendrá un conjunto de documentos clave para la gestión de la protección de datos:

Consideraciones Importantes sobre el Uso de la Herramienta

Es fundamental entender que la mera obtención de los documentos que proporcionan las herramientas de la AEPD no supone, en ningún caso, el cumplimiento automático de las obligaciones que el RGPD y la LOPDGDD establecen para los responsables y encargados de los tratamientos de datos personales, en particular lo referido al principio de responsabilidad activa que el RGPD desarrolla en su Capítulo IV. Se trata de documentos iniciales de ayuda orientados a facilitar la comprensión de dichas obligaciones y abordarlas, inicialmente, de forma adecuada.

Sobre la base de los documentos obtenidos, los responsables y encargados de los tratamientos de datos personales deberán llevar a cabo cuantas adaptaciones fueran necesarias de forma particularizada para cada tratamiento de datos personales; teniendo en cuenta los riesgos que para los derechos y libertades de las personas físicas pudieran derivar de dichos tratamientos en función de su naturaleza, su alcance, su contexto y sus finalidades (Considerando 76 y Artículo 35.1 del RGPD).

Sin embargo, a diferencia de FACILITA - RGPD y como consecuencia de los tipos de tratamientos que suelen ir asociados a los modelos de negocio desarrollados por el tipo de empresas a las que va dirigida FACILITA - EMPRENDE, puede ser que la empresa no se encuentre en un escenario de bajo riesgo, por ejemplo, si la persona responsable del tratamiento ofrece una aplicación móvil a sus personas usuarias a través de la que recoge datos de geolocalización para ofrecer determinados servicios en función de la ubicación de la persona interesada. En esos casos, será necesario que personalice y complemente los entregables obtenidos con otros recursos y materiales ofrecidos por la Agencia y por las salidas de otro tipo de herramientas como GESTIONA - RGPD.

En cualquier caso, tenga en cuenta que esta herramienta constituye sólo una ayuda y que, por tanto, la obtención de los documentos resultantes no implica, de por sí, el cumplimiento automático de las obligaciones impuestas por la normativa.