El Teléfono en la Actividad Empresarial: Importancia y Usos Estratégicos

La evolución tecnológica ha transformado radicalmente la comunicación empresarial, posicionando al teléfono, tanto fijo como móvil, como una herramienta indispensable para el desarrollo y éxito de cualquier negocio. Lejos de ser un simple dispositivo de comunicación, el teléfono se ha convertido en un aliado estratégico para potenciar las ventas, mejorar la productividad y optimizar la gestión empresarial.

Prácticamente todo el mundo tiene, por lo menos, un teléfono móvil, y esta omnipresencia ofrece innumerables ventajas en el ámbito empresarial. En este artículo, exploraremos la importancia y los diversos usos del teléfono en la actividad empresarial, desde la optimización de ventas hasta la gestión de equipos y las implicaciones fiscales.

La Revolución de la Conectividad Móvil en el Trabajo

El uso del celular en el trabajo dejó de ser visto con miedo o desconfianza, al menos en el caso de aparatos corporativos. Estos aparatos ayudan a realizar tareas, automatizar procesos y mucho más. Todo eso, entre otras tareas, pueden ser realizadas con un celular o tablet. Es decir, su empresa consigue aumentar la productividad con smartphones y agilizar tareas que antes tomarían mucho más tiempo.

La naturaleza móvil de un celular también ayuda a los equipos externos a tener siempre las herramientas e informaciones que necesitan. A diferencia de otros equipamientos, los smartphones y tablets, dependiendo de los modelos, poseen precio asequible y desempeño satisfactorio. El costo-beneficio en relación con la inversión no es el único tipo de ventaja, cuando se trata del uso de celulares y tablets corporativos en su empresa.

Ventajas de los Dispositivos Móviles Corporativos

• Aumento de la productividad: Los smartphones y tablets agilizan tareas y automatizan procesos, permitiendo a los empleados ser más eficientes.
• Movilidad y flexibilidad: Equipos externos tienen acceso constante a las herramientas e información necesarias.
• Costo-beneficio: Precios asequibles y desempeño satisfactorio en comparación con otros equipos.
• Gestión remota simplificada: Puedes localizar aparatos, enviar archivos y notificaciones, personalizar la pantalla de inicio, instalar y actualizar apps de forma remota, además de muchas otras funcionalidades. Esto reduce la necesidad de procesos de formación y adaptación en profundidad de los equipos con el equipamiento nuevo.

Ya es ampliamente conocido que, con los avances de la tecnología Wi-Fi, los empleados pueden permanecer conectados a Internet el día completo sin estar atados a una computadora de escritorio. Si analizamos cómo la conectividad a Internet móvil ha impactado en los lugares de trabajo a los efectos de establecer si realmente ha propiciado ambientes más eficientes y productivos, aún hoy algunos directivos tienen la duda. Es claro que cuando se usa correctamente está demostrado que aumenta la productividad.

Aunque algunos países están ahorrando más tiempo siendo más productivos que otros, lo que esto sugiere es que, a nivel global, las redes Wi-Fi combinadas con una cultura BYOD (Bring Your Own Device) están llevando a un ahorro de tiempo no solo en el horario laboral. Esto es más factible porque las personas están más cómodas y más conscientes de cómo utilizar sus dispositivos eficientemente minimizando riesgos.

Sin embargo, este aumento de productividad tiene un costo asociado. Aún hoy está vigente el debate en muchas empresas si esta metodología de trabajo realmente impacta en una mejora en la productividad. Sin embargo, este análisis funciona en ambos sentidos. Cualquier empleador quiere empleados conectados al negocio la mayor parte del tiempo y, es lógico, que cuando un empleado tenga algún evento de su vida personal que merezca atención sea capaz de atenderlo desde la oficina a través de su dispositivo personal. Si los empleadores quieren sacar el máximo provecho de sus colaboradores, es recomendable que confíen en ellos permitiéndoles conectar sus dispositivos móviles a una red Wi-Fi ágil y segura.

Optimización de la Gestión de Dispositivos Móviles

Pero con un gran número de celulares y tablets, configurar todos esos aparatos debe dar mucho trabajo, ¿verdad? ¡No! De esta forma su empresa consigue aprovechar todos los beneficios del celular corporativo sin sobrecargar de trabajo al sector de TI.

El Teléfono en la Comunicación y Atención al Cliente

La evolución que ha tenido la tecnología, especialmente en la comunicación, ha hecho que prácticamente todos los negocios cuenten con un teléfono. De hecho, es posible optimizar las ventas con el celular, ya que se mejora el servicio al cliente. No obstante, es indispensable que sepas cómo usar el teléfono en empresas de manera precisa.

Claves para una Comunicación Telefónica Efectiva

• Atención profesional: La mayor profesionalidad en el trato con el cliente es una de las grandes ventajas de contar con una línea de teléfono exclusiva para el trabajo, ya que permite marcar diferencias entre el momento de trabajo y el resto del tiempo.
• Homogeneidad y marca: Las líneas empresariales suelen tener una numeración similar, dando una impresión de homogeneidad delante de los clientes.
• Saludo formal y agradable: El saludo tiene que ser formal, agradable y amigable en cada una de las llamadas. Una presentación general incluye algún beneficio principal que se garantiza en la empresa.
• Claridad en la llamada saliente: Si eres tú el que está llamando al cliente potencial, hay que dejar claro desde el principio el propósito de la llamada.
• Preguntas atractivas y soluciones: Haz una pregunta que llame la atención del consumidor y ofrece algo que pueda aportar una solución a determinado problema.
• Guión de llamada: Un guión te será de mucha utilidad para tratar los puntos más importantes en la llamada.
• Programar seguimiento: Tras captar el interés de los clientes, programar una cita para tratar más detenidamente el negocio es lo mejor.
• Atención inmediata: El último aspecto que estaremos analizando para optimizar las ventas con el celular es la atención inmediata. No dejes que pase mucho tiempo para responder y en caso de que sea una llamada hazlo en ese mismo instante.

WhatsApp Business como Herramienta de Ventas

Para nadie es un secreto que esta aplicación ha revolucionado el mercado de la mensajería instantánea. Ya hemos indicado que esta aplicación permite hacer videollamadas, enviar notas de voz y fotografías, lo que la convierte en una herramienta potente para la comunicación y el cierre de ventas.

Impacto de los Smartphones en el Desarrollo de Negocios

Ciertamente para las empresas la adaptación al formato móvil en sus productos y servicios es vital para su desarrollo. Un buen contenido optimizado para smartphones, plasmado de manera atractiva, intuitiva, sencilla y eficiente ayudará a que la experiencia de usuario sea satisfactoria. El desarrollo de productos y servicios innovadores está ligado en la actualidad a su facilidad de vinculación con smartphones y de la misma manera a su empleo a través de estos.

Los dispositivos móviles crean multitud de oportunidades de negocio, y estas se pierden si no se aprovecha esta característica del mercado. Con los Smartphones, las empresas en la actualidad pueden ofrecer servicios y productos a domicilio, así como llevar el control de su propio negocio físico, en cualquier área del planeta. La tecnología está de nuestro lado en las futuras décadas, como empresarios y clientes, ya que todo se encuentra al alcance de uno de estos celulares inteligentes, que pueden almacenar grandes cantidades de información importante, multitud de aplicaciones y programas diversos.

Tarifas Especiales y Beneficios para Empresas

Son muchas las compañías que ofrecen tarifas especiales para grupos de empleados, por lo que podrás contar con unos servicios que no siempre están disponibles para los clientes particulares. De la misma manera, el acceso a internet que se destina para los terminales de trabajo suele incluir un paquete de datos ilimitado o de gran capacidad. Por último, aunque verdaderamente interesante, la posibilidad de tener a todo tu equipo conectado te dará un extra de productividad. Como puedes ver, las ventajas de contar con móviles de empresa son innumerables tanto para la empresa como para el trabajador.

La Telefonía Digital (Voz IP) en la Empresa Moderna

Con el surgimiento de nuevas tecnologías, ha surgido la telefonía digital, sistema de voz IP. Este sistema ofrece múltiples beneficios para la actividad empresarial:

Deducción Fiscal de los Gastos Telefónicos para Autónomos

La Agencia Tributaria considera que la línea telefónica de un autónomo es gasto deducible en el IRPF cuando se utiliza exclusivamente para la actividad económica, como establece en el artículo 22 del Reglamento del IRPF. El uso del teléfono debe estar vinculado a la actividad profesional, lo cual puede resultar difícil de discernir si la línea se utiliza indistintamente para uso personal y profesional. Hacienda puede requerir que se demuestre que el uso del teléfono es necesario para el desempeño de la actividad.

En caso de trabajar en un local deberá afectar el uso del teléfono a este, mediante la declaración censal 037. Desde 2018, la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo establece que los gastos por electricidad, gas, agua, telecomunicaciones (teléfono e internet) y suministros, cuando el autónomo trabaja en su vivienda habitual serán deducibles en un 30% de la proporción de metros cuadrados dedicados a la actividad respecto a la superficie total.

Un Breve Viaje por la Historia del Teléfono

El teléfono en su funcionalidad básica fue inventado por Antonio Meucci a finales del siglo XIX, llamado en ese momento teletrófono, para comunicar su oficina con el dormitorio de su esposa enferma, que se encontraba en el segundo nivel de su casa. Posteriormente patentado por Alexander Graham Bell. Estaba diseñado para transformar impulsos eléctricos en la voz humana. A diferencia de la portabilidad de los celulares de hoy en día, los primeros teléfonos eran fijos y necesitaban de una manivela para su funcionamiento. Por cierto, en esa época, las llamadas se hacían a través de una operadora que comunicaba a los interlocutores.

En 1973, el ingeniero estadounidense Martin Cooper de Motorola, conocido como el padre del teléfono móvil, hizo la primera llamada sin cables. El primer teléfono celular medía unos 25 x 5 x 10 centímetros y pesaba más de un kilo, su carga solo permitía hablar por 20 minutos. Los teléfonos inteligentes fueron el mayor cambio en la historia de los teléfonos móviles.