El Auge del Coworking: Historia y Evolución de un Espacio de Trabajo Flexible

El mercado del coworking en España vive una época de oro incluso desde antes de que comenzase la pandemia en 2020, y la crisis sanitaria ha puesto de relevancia la necesidad de espacios flexibles de trabajo para el desarrollo del entramado empresarial en el territorio nacional. Aunque en sus orígenes el coworking en España lo copaban freelances, Pymes y startups; hoy en día teletrabajadores y multinacionales hacen uso de estas oficinas compartidas.

Con la llegada del teletrabajo forzoso, la digitalización de las empresas y la posibilidad de que se implanten formas de trabajo híbridas o semi-presenciales, cobran importancia los coworkings como el llamado «tercer espacio«. Es decir, lugares que no son ni la oficina tradicional ni el hogar. Este tercer espacio lo están ocupando los coworkings, hoteles, cafeterías o aeropuertos.

Orígenes del Coworking

La primera vez que surgió la palabra coworking fue en un libro publicado en 1628, refiriéndose al trabajo colaborativo de Dios y sus representantes. Tras esta primera publicación, hubieron varias publicaciones más en el transcurso de los años del siglo XVII: 1645, 1651, 1653 y 1657. Y desde entonces, no se tiene constancia del uso de nuevo de la palabra coworking hasta años más tarde.

En 1995 surge el predecesor del coworking, el Hackerspaces: comunidad concebida para ofrecer un espacio físico a la gente donde conocerse y trabajar juntos. Esta primera comunidad nació en el 1995 en Berlín (Alemania). La cual en 2002 creó una red WiFi disponible y promovió el acceso público a internet.

En 1999 la palabra coworking fue tomando forma de la mano de Bernie DeKoven, quien usó esta palabra para referirse a su nuevo método de trabajo, en el que se fomentaba el trabajo en equipo y los encuentros de negocios coordinados por ordenadores. Él quería un sistema de trabajo no competitivo para que a su vez la gente pudierá trabajar en sus proyectos personales.

Ese mismo año, en 1999, nacieron algunos de los primeros espacios de trabajo en Nueva York, creados por compañías de software para proporcionar un lugar de trabajo agradable con escritorios flexibles, tanto para autónomos como para compañías, con la posibilidad de ser cancelados en breve periódo de tiempo, pero pero seguian sin ser coworking. Esto supusó un gran avance en los inicios de lo que sería el coworking.

En 2001 con la burbuja tecnológica, supusó un gran empujón para el futuro coworking donde se incorporaron a estos antecesores del coworking muchos nuevos clientes.

Algunos, considerán que la madre de los espacios de coworking es Viena, concretamente Schraubenfabrik, en donde fue nombrado por primera vez un centro comunitario para los empresarios. Un tiempo después se extendió por Hutfabrik (Hat Factory 2004) y Rochuspark (Hat Factory 2007). Estos espacios se convertieon en la primera red local de epacios de coworking, los cuales no guardan ninguna relación con la Hat Factory de San Francisco.

El 9 de agosto del 2005 en San Francisco, nace por fin el primer coworking de la mano del programador Brad Neuberg, como respuesta a los antisociales centros de negocios y a la improductiva «homeoffice». Era una cooperativa sin ánimo de lucro en donde se ofrecía 8 mesas dos días a la semana con WiFi gratis, almuerzos compartidos, etc. Pero tenía un horario de cierre estricto, las 17:45. Quizás fuese una de las causas por las que un año después cerró sus puertas.

En 2006 en el mismo lugar donde estuvo el primer centro de coworking, se abrió de Hat Factory, el primer espacio a tiempo completo denominado «coworking space». Y entonces empezaron a nacer coworking por todo el mundo.

En 2007 fue considerado en Estados Unidos como la nueva tendencia en auge, surgiendo en numerosos medios de comunicación e incluso haciendo su aparición en Wikipedia.

En 2012 se cifraba en 2000 los espacios de coworking repartidos por todo el mundo.

En 2013 se contabilizaron 2498 espacios repartidos en un total de 80 países: Estados Unidos fue el país con más espacios de coworking con 781, Alemania fue el segundo país con más espacios de coworking con 230 y España fue la tercera potencia mundial en espacios de coworking con 199 espacios de coworking.

Se estima que para el año 2018 serán más de 12.000 espacios de coworking.

El Coworking en España

En nuestro país hace ya 40 años que se implantaron. 2008 supuso el impulso definitivo a este modelo de oficina en nuestro territorio, pero el primer espacio coworking en España abrió sus puertas en 1981. Concretamente fue la empresa Lexington y el coworking estaba en el Paseo de la Castellana, 141, en Madrid. Más tarde, la compañía inauguró su segundo centro en la calle Orense, allá por 1990, para expandirse a Barcelona también. Actualmente, esta empresa de servicios de coworking cuenta con un espacio de 5.000 m2 en Madrid.

Aunque la mayor parte de estas oficinas flexibles se concentran en Madrid y Barcelona; también han proliferado en otras ciudades como Valencia, Alicante, Sevilla, Bilbao, Zaragoza o Málaga. Entre 2013 y 2017 se incrementó un 246% el número de metros cuadrados contratados de este tipo de emplazamientos en Madrid y Barcelona.

Para 2030 se estima que los espacios de trabajo cooperativo ocuparán el 30% del mercado de oficinas en España, con una previsión de inversiones de más de 70 millones en los próximos años, según datos de la consultora inmobiliaria Savills Aguirre Newman.

¿Cómo son los espacios de coworking?

Las fotos de la primera oficina de coworking muestran una atmósfera de sala de estar. Hoy en día se ha establecido una fusión (sobre todo estética) entre la cafetería y la oficina. Esto puede explicarse probablemente por el hecho de que la gente que utiliza los espacios de coworking hoy en día solía trabajar en una cafetería y mientras estas se han transformado en espacios de coworking, sus usuarios no han querido prescindir de las comodidades de tener el servicio de cafetería cerca. De ahí que el área principal suela consistir en un espacio abierto con muchos escritorios y, por lo general, un bar o una cocina con zona de asientos.

Los escritorios suelen ofrecerse como hot desks: escritorios que no se asignan permanentemente, sino a diario. Si tenías este asiento un día, puede estar ocupado por otra persona a la mañana siguiente. Por lo tanto, tampoco se pretende que se almacenen objetos allí. Con el hot desking, solo pagas un alquiler diario. Pero también se pueden alquilar dedicated desks por un período de tiempo más largo. Éstos tienen la ventaja de que te puedes instalar en ellos hasta cierto punto y adaptar el lugar de trabajo a tus necesidades.

También es común que los espacios de coworking ofrezcan espacios cerrados. Los usuarios pueden elegir, entonces, entre diferentes salas de reuniones: si quieres mantener conversaciones tranquilas con tu equipo, clientes o inversores, puedes elegir una habitación del tamaño adecuado y con el equipo adecuado (proyector, pizarra, etc.). Algunos espacios también tienen cabinas más pequeñas en las que puedes retirarte para hacer llamadas telefónicas y a veces también ofrecen alquiler de taquillas para guardar los efectos personales, a veces durante la noche. Algunos espacios de coworking también proporcionan una oficina completa para equipos más pequeños que también se puede alquilar de forma flexible por períodos. Aquí se desvanece la frontera entre el coworking y la oficina clásica.

El equipamiento habitual de un espacio de coworking incluye:

• Un espacio abierto para los escritorios
• Oficinas completas para equipos pequeños
• Salas de reuniones
• Cabinas para llamadas telefónicas
• Taquillas
• Café, bar y cocina
• Zonas comunes
• Opciones de impresión y escaneado
• La recepción
• Un servicio de correo

Además de estos espacios muy generales, que puede utilizar cualquier persona que tenga un trabajo de escritorio, también hay ofertas especializadas. Por ejemplo, se han creado oficinas de coworking con bancos de trabajo, fresadoras, sierras y taladros orientadas a los sectores más artesanales. Las impresoras 3D también son cada vez más populares en estos espacios, también conocidos como maker spaces (espacios de fabricación). La ventaja es muy clara: una empresa joven no tiene que pagar los grandes costes de adquisición si, por ejemplo, solo quiere crear primero un prototipo. Se pueden encontrar ofertas similares para otras ramas.

Las tarifas difieren de un espacio a otro. Mientras que, en algunos, pagas al día, otros ofrecen un sistema de membresía flexible. Dependiendo de las necesidades, a menudo hay diferentes suscripciones disponibles. Los servicios adicionales se reservan por separado. Dado que ahora también hay empresas que operan a nivel internacional, los miembros pueden incluso trabajar en diferentes lugares del mundo sin mayores problemas.

¿Quiénes usan los espacios de coworking?

Estos espacios se crearon principalmente para ofrecer una alternativa a los trabajadores autónomos que, de otro modo, trabajarían desde casa. Con la proliferación de los ordenadores portátiles, ya no era necesario atarse a un escritorio. Aquellos que trabajan digitalmente pueden hacerlo teóricamente desde cualquier lugar.

Los espacios de coworking se dirigen en especial a los trabajadores autónomos del sector de la tecnología y los medios de comunicación. Incluso para los autónomos, que a menudo, aunque no siempre, trabajan en otras empresas, para ellos no vale la pena alquilar una oficina permanente. El coworking también juega un papel en la vida de los nómadas digitales. Este grupo de trabajadores independientes rara vez se queda mucho tiempo en un lugar fijo, sino que está en constante movimiento. Trabajan dondequiera que haya acceso a Internet, de modo que estos espacios pueden funcionar como un hogar temporal para los nómadas digitales.

Los fundadores de startups también han descubierto el concepto del coworking, sobre todo al principio, cuando todavía no está claro cómo va a crecer la empresa. En una oficina tradicional, la planificación suele excederse o quedarse corta, pero los espacios de coworking son flexibles y escalables. Si otro empleado se une al equipo, se puede reservar otro lugar de trabajo sin problemas. Dos de las empresas más conocidas que comenzaron como startups en estos espacios son Uber e Instagram.

En los últimos años, sin embargo, las empresas más grandes también han descubierto los espacios de trabajo comunales, que se usan para alojar a equipos o departamentos. Las razones de esto varían, pero la flexibilidad, por ejemplo, tiene un papel importante. A menudo, sin embargo, también se desea beneficiarse del intercambio con otros compañeros de trabajo (a veces muy innovadores), por lo tanto, el cambio del entorno de trabajo debería garantizar una mayor creatividad. Además, las grandes empresas se aprovechan del hecho de que no tienen que invertir sus finanzas en bienes inmuebles a largo plazo. Finalmente, la administración de los locales (por ejemplo, trabajos de limpieza y reparación) es asumida por el proveedor del espacio.

Ventajas y Desventajas del Coworking

Dependiendo de cómo y para qué se utiliza un espacio de coworking, el concepto tiene algunas ventajas, pero también desventajas significativas. Dado que los estilos de trabajo de las diferentes personas pueden ser muy diferentes, tienes que decidir por ti mismo qué lado prefieres.

Para muchos, las ventajas son bastante tangibles en la cuestión de los costes. Para comprometerse de forma permanente en una o más oficinas, debes tener seguridad financiera. Sobre todo, los trabajadores autónomos que todavía no facturan demasiado no pueden correr el riesgo de ser propietarios de sus propios locales. Es por eso que a menudo trabajan desde casa. Pero este no es un buen ambiente de trabajo para todos. Algunos quieren separar más claramente el trabajo y la vida privada y, por lo tanto, prefieren un espacio fuera. Otros, por otra parte, no pueden tolerar tal ambiente; una oficina tan abierta con muchas personas, parcial o totalmente desconocidas, es visto por algunos como una desventaja.

Por lo tanto, el coworking es también una cuestión de personalidad. Entre los partidarios del concepto, se consideran como ventajas el trabajo en red y su carácter comunitario. En un espacio de coworking, especialmente las personas extrovertidas pueden conocer rápidamente a otras personas que pueden ayudarles tanto a nivel privado como profesional. Otros necesitan la reclusión para concentrarse y tienen dificultades para socializar con extraños desde el principio. Para este segundo grupo de personas, el coworking será, en el mejor de los casos, una forma temporal de trabajo, hasta que pueda permitirse su propia oficina.

Tabla Comparativa: Ventajas y Desventajas del Coworking