El Personal en una Franquicia de Restauración: Funciones y Responsabilidades

En el dinámico mundo de las franquicias de restauración, el personal juega un papel crucial en el éxito del negocio. Desde el encargado hasta el último miembro del equipo, cada uno tiene funciones y responsabilidades específicas que contribuyen a la experiencia del cliente y al buen funcionamiento del restaurante. En este artículo, exploraremos en detalle estas funciones y responsabilidades, y cómo las nuevas tendencias pueden ayudarte a ser el mejor en tu trabajo.

Como hemos dicho, para ser el mejor encargado, debes dominar tus funciones.

Funciones Clave del Personal en una Franquicia de Restauración

Independientemente del tipo de restaurante, ya sea una franquicia, un restaurante con estrella Michelin, un grupo de restauración mediano o un pequeño restaurante, hay tres funciones principales que el personal debe asumir:

1. Cuidar el Servicio al Cliente

El servicio al cliente es una de las principales responsabilidades de un encargado de restaurante. Un buen encargado debe asegurarse de que los clientes se sientan bienvenidos y cómodos en el restaurante, y de que su experiencia sea lo más agradable posible. Esto puede implicar muchas cosas, como por ejemplo:

• Asegurarse de que los platos se sirvan a tiempo y de que estén bien presentados.
• Asegurarse de que el personal de sala sea amable y servicial con los clientes.
• Resolver rápidamente cualquier problema que surja durante la comida.
• Asegurarse de que el restaurante esté limpio y ordenado en todo momento.
• Gestionar las reservas y asegurarse de que se respeten los horarios.

2. Gestionar el Personal

Gestionar el personal es una de las responsabilidades más importantes de un encargado de restaurante, ya que un equipo eficiente y bien coordinado puede marcar la diferencia en la calidad del servicio al cliente. Sabemos lo difícil que es gestionar personal en el sector de la hostelería y la restauración (subencargados, barra, camareros, seguridad, cocina, sala…). Pocas personas se imaginan el dolor de cabeza que genera la gestión de horarios, vacaciones, turnos, nóminas… ¡Ah! Y no es solo planificar constantemente sino que debes hacerlo mejorando la eficiencia de tu equipo y teniendo en cuenta la estacionalidad. Un verdadero quebradero de cabeza que te quita tiempo y energía.

¿Te sientes identificado con estas tareas? Como ya sabemos que no tienes tiempo, existen software de RRHH que te ahorrarán horas al mes en la gestión de tu restaurante. Automatizarías los turnos guardando plantillas y publicándolas en un clic. Tendrías las hojas de asistencia firmadas por tus empleados al instante. Podrías gestionar cambios de turnos, ausencias y vacaciones desde el móvil. Te avisarían cuando tu planificación no cumpliera con la ley. Tendrías en una misma plataforma las métricas sobre la productividad del local.

3. Dirigir las Funciones Estratégicas

Dirigir las funciones estratégicas es uno de los aspectos más importantes del trabajo de un encargado de restaurante. Esto implica tomar decisiones informadas y diseñar estrategias efectivas que permitan mejorar el negocio a largo plazo. Hay muchas estrategias que un encargado de un restaurante podría implementar para lograr este objetivo.

Por ejemplo, un programa de fidelización de clientes podría ser una excelente manera de aumentar la repetición de visitas y mejorar la imagen de marca. Además, una estrategia efectiva podría ser la optimización de los procesos de cocina para reducir los tiempos de espera y mejorar la satisfacción de los clientes.

Otra estrategia que podría ser efectiva es el uso de la tecnología para mejorar la experiencia del cliente. Por ejemplo, un encargado de restaurante podría implementar un sistema de reservas en línea para hacer que la reserva de una mesa sea más fácil y rápida. Además, podría usar la tecnología para mejorar la eficiencia en la gestión de pedidos y para permitir que los clientes realicen pedidos en línea.

En general, dirigir las funciones estratégicas implica estar siempre atento a las tendencias del mercado y a las necesidades de los clientes. Esto permite tomar decisiones informadas y diseñar estrategias efectivas para mejorar el negocio a largo plazo. Por lo tanto, es crucial que un encargado de restaurante tenga una visión clara de los objetivos del negocio y esté dispuesto a tomar medidas para lograrlos.

El Papel del Franquiciado y el Franquiciador

Las franquicias de restaurantes y hostelería son un modelo de negocio que no deja de crecer en países como España. Si estás pensando en franquiciar tu restaurante o eres un emprendedor que quiere abrir un restaurante de una cadena… ¡Enhorabuena! La franquicia de un restaurante consiste en la asociación comercial entre un empresario con una marca reconocida y un emprendedor que desea hacer uso de su identificación. En consecuencia, por un lado, tenemos al franquiciador que es el dueño de la marca. Es un empresario que desea tener un restaurante propio respaldado por una marca consolidada en el mercado. O bien, un modelo de negocio que ya ha sido probado por un empresario y ha tenido éxito.

Al adquirir la franquicia, el franquiciador provee su experiencia empresarial al franquiciado. Comparte con él sus estrategias de negocio y conocimiento requerido para brindarle el soporte necesario y hacer crecer la marca. Generalmente, los bienes o servicios que se venden son suministrados por el dueño de la marca.

Para entender mejor la relación entre el franquiciado y el franquiciador, veamos las responsabilidades de cada uno:

El Franquiciado

• Inversión inicial: El franquiciado debe hacer una inversión inicial que cubra los recursos necesarios para poner en marcha el negocio que se quiere franquiciar. En la facturación se incluye, el precio de la maquinaria, del establecimiento, del personal, la formación y el material publicitario.
• Pagar el canon y las regalías al franquiciador: El franquiciado debe pagar el “canon de apertura” una vez firme el contrato. Posteriormente, continuará pagando una tarifa periódica por los servicios prestados y por el uso de la marca.

El Franquiciador

• El permiso de explotación: Por medio de un contrato, el franquiciador le otorga al franquiciado el derecho de explotar su restaurante, marca o servicio en su localidad.
• El primer impulso: Las franquicias colaboran con la búsqueda de un establecimiento adecuado, la maquinaria, el montaje y la contratación del personal que desarrollará la actividad.
• Capacitación: El franquiciador le brinda al futuro propietario todo el conocimiento necesario para aprender a gestionar y administrar la franquicia.
• Apoyo permanente: El franquiciador y el franquiciado mantienen una relación permanente para tratar temas importantes que garanticen el éxito de la franquicia.

Pasos para Crear una Franquicia de Restaurante Exitosa

Si estás pensando en franquiciar tu negocio es porque tu restaurante ya ha tenido éxito y la marca ya se ha consolidado en el mercado. Además, debes de tener personas interesadas en tu modelo de negocio. Pero, para lograr franquiciar tu restaurante con éxito debes realizar una serie de pasos para replicar los logros que has obtenido con tu restaurante original.

1. Es importante que la marca de tu restaurante cuente con aspectos originales para que sea reconocible por el público. La idea es que todos los establecimientos mantengan una decoración unificada.
2. Al igual que cualquier empresa, las franquicias necesitan contar con la documentación legal del negocio para poder operar en el mercado. Para ello, será imprescindible que te rodees de profesionales especializados en franquicias.
3. Debes crear una central de franquicia para proporcionar el apoyo y asistencia técnica a tus franquiciados.
4. Los manuales de operación son una herramienta valiosa para lograr el éxito de tu franquicia. En ellos debes especificar las funciones y responsabilidades que deben seguir tus franquiciados para operar en sus puestos.
5. Elabora una estrategia publicitaria o plan de marketing para dar a conocer el nuevo establecimiento. Esto te va a ayudar a mejorar tu posicionamiento, llegarás a un público interesado en probar tu producto o servicio.
6. Una de las primeras cosas que el franquiciado querrá saber es el margen de rentabilidad de la empresa o restaurante.
7. Al momento de abrir un nuevo establecimiento o lanzar un nuevo producto va hacer muy provechoso realizar un análisis FODA (DAFO, debilidades, amenazas, fortalezas, oportunidades). Esto te permitirá identificar y analizar las fortalezas y debilidades de tu proyecto.
8. Ofrece a tus franquiciados el apoyo necesario, asesoría técnica y capacitación constante para garantizar el éxito del negocio. Para ello, es necesario que tengas claro el tipo de formación que le darás a tus franquiciados. Aparte, debes colaborar con el franquiciado en la búsqueda de un local adecuado, la maquinaria necesaria e incluso en la decoración del establecimiento.
9. Normalmente, es el franquiciador quien debe conseguir todos los elementos indispensables para el funcionamiento de la franquicia.

En el mercado actual, las franquicias de hostelería y restauración se encuentran entre de los modelos de negocios más estables y rentables que hay en España, incluso pese a la crisis. Pero, ¿cuánto hay que pagar para franquiciar restaurantes? Los precios de las franquicias varían mucho según su popularidad. Además, cada franquicia establece sus propias normas y acuerdos, incluyendo el coste de la inversión inicial.

El Rol del Consultor de Franquicias

Creer que lo sabes todo y que no necesitas contratar los servicios de un consultor supone correr riesgos innecesarios. Uno de los errores más comunes por parte del empresario es elaborar por si mismo el proyecto de franquicia de su negocio sin conocer todas las necesidades que acompañan a este proceso, ni como ejecutarlas, una vez configuradas. Preparar un proyecto de franquicia consistente, conlleva años de experiencia y no todo el mundo está capacitado para acometerle sin acompañamiento.

Ya sea para franquiciar una empresa o integrarse en una de ellas, hay que tener muy claro cuáles son las cualidades de un consultor de franquicias y qué me pueden aportar. Aquí hay algunas funciones importantes de un consultor de franquicias:

1. Determinar la idoneidad de mi perfil: Para empezar, el experto asesor te dirá si cumples con el perfil necesario para afrontar los retos que plantea este sistema. Para ello, evaluará tus habilidades y tu proyecto de futuro, centrándose en tu experiencia, intereses y objetivos que servirá como un primer acercamiento personal entre ambas partes.
2. Comprobar la franquiciabilidad del negocio: Como segundo punto, el consultor de franquicias se centrará en estudiar tu propuesta de negocio, y deducir si este es franquiciable o no. En este aspecto, debe cerciorarse que se trata de un modelo rentable y de éxito y que su saber hacer es transmisible. Si únicamente quieres emprender en una franquicia, el profesional te ayudará a determinar cuál es la marca más adecuada para ti.
3. Análisis de la competencia: Seguidamente, el consultor pasará a estudiar tu competencia. Es necesario conocer cuáles son los puntos fuertes de tu negocio y en qué se diferencia del resto de marcas similares del sector. Este factor es clave en la búsqueda de nuevos franquiciados y sobre todo para la expansión de la franquicia.
4. Análisis y/o redacción de la relación jurídica entre las partes, el contrato de franquicia: Teniendo claro los tres primeros apartados, el consultor de franquicias entrará de lleno en el desarrollo del contrato de franquicia. En él se recogen las cláusulas que deben cumplir ambas partes, entre estas: el modelo de negocio como tal, duración del contrato, zona de exclusividad asignada, royalty, canon de entrada, marketing y publicidad, inversión necesaria, entre otras.
5. Apoyo en la creación de la central franquiciadora (El proyecto de franquicia): Una vez completadas las condiciones contractuales, es el momento de crear la central franquiciadora. El consultor de franquicias te ayudará a que esté bien estructurada, ya que será la encarga de gestionar todos los materiales y acciones que son necesario para triunfar. También la central de franquicias será la encargada de trasmitir correctamente el know-how y una formación en la que se explique las bases del negocio, los productos o servicios que se ofrece, la metodología de trabajo diaria, la búsqueda del establecimiento y el lugar ideal para el desempeño de la actividad, y más.
6. Soporte en la captación de franquiciados: Por último, tras constituir la franquicia y comprobar que todo ha salido bien y que es un modelo que se puede replicar sin ningún impedimento, es la hora de iniciar la expansión mediante la búsqueda de franquiciados. El consultor de franquicias también conoce este proceso de crecimiento y las técnicas más eficientes para captar candidatos y emprendedores. Por lo que lo más recomendable es confiar la expansión de tu marca al mismo consultor o consultora que ha creado el proyecto.

Capacitación y Desarrollo del Personal

La capacitación del franquiciado y de su personal es esencial. A medida que capacitamos a los miembros del equipo con un enfoque en la excelencia operativa, también nos enfocamos en la diversión a medida que fortalecemos la cultura de la hospitalidad por la que somos conocidos. Comenzamos con el final en mente: una experiencia increíble para el cliente. Al ser brillantes con los conceptos básicos y buscar crear una experiencia increíble para los miembros del equipo, podemos replicar resultados exitosos para todas las partes interesadas.

Para Tony Roma’s, las personas que dirigen sus restaurantes son la parte más importante del equipo. Dentro de cualquier restaurante existe una cantidad de movimiento de personas y alimentos, trabajo por realizar, contabilidad qué examinar, conflictos qué resolver, entre otras tareas.

Habilidades y Formación del Gerente de Restaurante

Cualquier persona con interés de entrar en el extenso cosmos que comprende la administración de empresas podría preguntarse qué hace el gerente de un restaurante para ganarse el pan de cada día. En su rol de comunicador, debe mantener informado de absolutamente todo al dueño del negocio. Busca aquellos proveedores que se ajusten mejor a las necesidades del restaurante y compara sus presupuestos, cotizaciones y condiciones. Como representante, soluciona reclamos y participa en la solicitud o el trámite de los documentos necesarios para la adquisición de licencias, impuestos, entre otros, para mantener todo perfectamente legal. Estos son algunos de los más relevantes, pero ciertamente puede haber mucho más.

Ha quedado claro que la lista de tareas de un encargado de restaurante es considerablemente amplia. Los ambientes de estrés en restaurantes son bastante comunes, los problemas podrían estar a la vuelta de la esquina, casi literalmente, y pueden tratarse de disputas entre empleados o clientes, mal funcionamiento de la maquinaria, una equivocación con una de las encomiendas realizadas, y otros casos. Para ser el mejor jefe de restaurante debe tenerse la capacidad de trabajar en varios proyectos a la vez sin perder el hilo. Así mismo, se necesita tener conocimiento en administración de empresas, contabilidad y experiencia de primera mano en el manejo de la clientela.

En cuanto a las capacidades técnicas, son todas aquellas nociones que se obtienen al trabajar y conocer directamente todos los campos del restaurante. Según los especialistas, uno de los requisitos mínimos para lograr este puesto es tener al menos 3 años trabajando como empleado en algún servicio donde obligatoriamente tenga contacto con los clientes.

Una de las carreras ideales para poder cumplir las funciones de un administrador de restaurante es Administración de Empresas. Existen formaciones más específicas para el campo, como es la Administración de Restaurantes, que cubren los ámbitos de franquicia, hotelera o de catering. Sin embargo, la cuestión no acaba aquí. Entre los requisitos para ser un gerente de restaurante también hay cierta preferencia por aquellos que tengan certificaciones en áreas de hotelería o turismo. En la experiencia laboral se acumula conocimiento de primera mano.