Diseño Estratégico para un Coworking Pequeño: Ideas y Consejos Clave

En los últimos años, el coworking ha pasado de ser una tendencia emergente a convertirse en una solución imprescindible para trabajadores freelance, emprendedores, startups y pequeñas empresas que buscan un entorno flexible y colaborativo. El coworking está de moda y en pleno auge. Cada día oímos nuevas empresas dedicadas a ello que se instalan en nuestras ciudades buscando llenar un hueco que cada día parece más amplio. La digitalización de la sociedad ha supuesto el surgimiento de nuevas oportunidades de negocio y ha abierto la posibilidad de trabajar desde cualquier parte. El coworking es una forma de trabajo en la cual distintos emprendedores, freelances y pequeñas empresas comparten un espacio de trabajo común.

Trabajar en un coworking es una opción cada vez más extendida para quienes necesitan un espacio laboral que les ofrezca posibilidades, pudiendo compartir gastos y establecer sinergias con otros proyectos. Además de ahorrar en gastos fijos y equipamiento, se consigue una ubicación mucho mejor en las zonas claves de cada ciudad. Además, el horario lo fijamos nosotros y según nos convenga cada día. El hecho de compartir espacio de trabajo y que este no esté fijado, permite desarrollar el trabajo independientemente, pero a la vez se puede colaborar en determinados proyectos con otros freelance.

La Importancia de un Diseño Bien Pensado

El diseño de un espacio de coworking influye directamente en la experiencia de quienes lo utilizan. Un buen diseño interior de oficinas de coworking debe lograr un equilibrio entre funcionalidad, estética y confort para ofrecer un entorno de trabajo estimulante y eficiente. La importancia de un buen diseño de coworking reside en la heterogeneidad de los profesionales que lo utilizan y en la necesidad de ofrecer una experiencia adecuada para todos ellos. Un buen espacio de trabajo compartido debe asegurar desde su comodidad física hasta su productividad, la capacidad de concentración y el bienestar general.

El diseño de oficinas de coworking va mucho más allá de lo visual; es una herramienta estratégica que influye en la productividad, el bienestar y la interacción entre los usuarios. Un espacio bien planificado no solo debe ser funcional, sino también inspirador, fomentando la creatividad y la colaboración entre profesionales de diferentes sectores. En definitiva, un coworking bien diseñado es también un ecosistema vibrante que impulsa el crecimiento profesional y personal de sus miembros.

Aspectos Clave para el Diseño de un Coworking Pequeño

A la hora de comenzar con el diseño de espacios coworking, conviene centrarse en cuatro aspectos fundamentales: ergonomía, funcionalidad, estética y sostenibilidad. Vamos a ver cuáles son los principales aspectos a tener en cuenta a la hora de diseñar un coworking.

1. Flexibilidad y Variedad de Espacios

El principal rasgo que debe distinguir a un coworking es la flexibilidad para adecuarse a todo tipo de necesidades de los emprendedores que lo utilizarán. Un centro de coworking debe dar respuesta a muchas necesidades distintas y a un número variable de personas, por ello debe disponer de oficinas privadas, áreas comunes con mesas de trabajo compartidas, salas de reuniones o incluso salas de conferencias. Todas las necesidades que puedan surgir deben ser cubiertas al momento, por eso es necesario tener distintos espacios habilitados para cada una de estas necesidades.

• Espacios de trabajo personales o en grupo: Es el espacio para trabajar individualmente o en grupo y puede ser abierto, privado o semi-privado. Así que debe disponer de mesas individuales, pero también de salas de reuniones de distinto tipo y con distinto grado de privacidad, ya que no a todo el mundo le gusta trabajar en compañía o, dependiendo del momento, desearán mayor o menos intimidad para trabajar.
• Salas de reuniones: Muchos freelances optan por los espacios coworking porque tienen que tener reuniones. Asegúrate de que, además de puestos de trabajo, haya salas de reuniones. Además de para ver clientes, en muchos coworking los propios trabajadores hacen reuniones donde cada uno comenta su proyecto al resto y crean sinergias muy interesantes.
• Zonas de descanso y relax: Algunas personas piensan mejor sentadas, otras tumbadas o dando un paseo. Por este motivo, es bueno tener todo tipo de espacios para pasear, sentarse o tumbarse. El trabajo en un espacio compartido debe permitir que un autónomo que trabaja individualmente no vea su trabajo interrumpido por la reunión de un equipo.

El diseño multifuncional, con espacios que pueden reconfigurarse fácilmente para diferentes usos, como trabajo individual, encuentros informales, presentaciones o formaciones, gana fuerza. Estos centros de coworking deben dar solución a toda una serie de necesidades, desde fotocopias a cafetería, lavabos, zonas de almacenaje y taquillas.

2. Acústica y Privacidad

Necesito privacidad. No se ve, pero es esencial prestarle atención. Nos referimos a la insonorización. Trabajar con otras personas, de sectores distintos, cada uno con sus necesidades y manías, puede ser complicado si no se cuida bien la insonorización de los espacios. Un mal aislamiento acústico puede generar distracciones y reducir la productividad.

• Soluciones prácticas: Unos biombos de tela que absorban los ruidos pueden ser una buena solución para colocar entre los puestos de trabajo.
• Cabinas telefónicas: Si el presupuesto lo permite, cread cabinas para poder hacer llamadas de teléfono sin molestar al resto. Las llamadas telefónicas merecen un capítulo aparte, pero por el momento te recomendamos que al menos uno de los teléfonos que tengas a tu alcance sea sin cables.

El ruido es uno de los principales inconvenientes en un espacio de coworking, aunque a la hora de la verdad nunca son tan ruidosos como la gente piensa. Sin embargo, hay momentos en los que necesitas más concentración o eliminar totalmente ese rumor de fondo.

3. Iluminación Óptima

¡Hágase la luz! Si hay algo que todos necesitamos al trabajar, eso es la luz. La iluminación afecta, y mucho, a la productividad, al estado de ánimo y a la salud en general, especialmente a la vista. Una iluminación inadecuada puede provocar fatiga visual y afectar la concentración.

• Luz natural: En espacios con luz natural, coloca estores que la difuminen para evitar reflejos en la pantalla que molesten. Diseña el coworking de manera que maximice el uso de la luz natural. Esto no solo reduce el consumo energético, sino que también mejora el bienestar y la productividad de las personas que trabajan en el espacio. Los ambientes diáfanos y amplios son los mejores, ya que en ellos se puede distribuir uniformemente la luz sin ningún tipo de obstáculo.
• Luz artificial: Para la iluminación artificial, opta por lámparas de techo generales y flexos individuales en cada puesto, para que cada uno pueda regular la potencia como quiera. En áreas donde la luz natural no es suficiente, opta por una combinación de luces directas e indirectas.

4. Mobiliario Ergonómico y Funcional

Que la ergonomía en el trabajo influye en la salud y el rendimiento laboral no es ningún secreto, y esto también aplica en las áreas de trabajo compartidas. Un coworking bien diseñado debe priorizar el bienestar físico, y el primer paso para ello es apostar por mobiliario ajustable tanto a las necesidades de las personas como de las actividades que deban realizar. El mobiliario de oficina de un coworking debe estar pensado para ofrecer un espacio cómodo con todas las facilidades para una buena calidad laboral.

• Sillas ergonómicas: Tener unas buenas sillas de trabajo es esencial. Las sillas de oficina ergonómicas son esenciales para evitar problemas de salud a largo plazo.
• Mesas de trabajo: La ergonomía también debe estar presente en la elección de las mesas de trabajo, las cuales deben tener una altura adecuada y un tablero con dimensiones suficientes para colocar ordenadores, documentos y otros accesorios. Invertir en mesas ajustables en altura puede marcar la diferencia.
• Mobiliario versátil: Los elementos y muebles de un coworking deben ser versátiles y ergonómicos para asegurar la comodidad de nuestros miembros y a la vez adaptarse a necesidades que pueden ir cambiando a lo largo del día. Por eso, debemos tener mesas y sillas ergonómicas que garanticen la seguridad y bienestar de los miembros, tanto si estarán 10 minutos como si trabajarán 8 horas seguidas.
• Almacenamiento: También corchos y tableros para organizar el trabajo, así como estanterías y espacios para guardar sus útiles. El desorden puede afectar la productividad, por lo que los muebles de almacenamiento son importantes.

Además, no olvides añadir alguna butaca, sofá o chaise longue para que todos puedan encontrar su rincón de inspiración.

5. Estética, Color y Decoración

Otro de los aspectos que destacan en los coworking es el cuidado diseño de sus espacios. Espacios que invitan a sentirse a gusto en ellos y a desarrollar todas nuestras capacidades. Por ello, se buscan diseños innovadores y creativos que ayuden a fomentar un estado mental adecuado. Si cada uno decora su rincón como quiere, el resultado puede ser muy caótico y dar muy mala imagen a los clientes que vayan a verte. Por este motivo, es necesario establecer unos mínimos de estilo que todos deban respetar.

• Paleta de colores: La estética es una parte más importante de lo que puede parecer al diseñar un coworking. Optar por un color neutro como base y añadir 1 ó 2 colores como acento al mismo, buscando una combinación equilibrada, es una opción ideal. Las combinaciones entre el blanco o beige con tonos de azul o verde son una opción. Para diseñar un coworking moderno con detalles de color personalizados y un poco de contraste, lo recomendable es utilizar tonos vivos en pequeñas áreas, como por ejemplo aprovechar las vigas de la estructura. El color juega un papel crucial en cómo percibimos un espacio y en cómo nos sentimos en él. En áreas donde se necesita concentración, los colores neutros o suaves pueden ser más efectivos.
• Elementos divisorios: El espacio debe ser amplio y diáfano para que se circule libremente, pero a la vez también necesitará espacios más privados, por lo que los elementos divisorios serán muy importantes. Mejor aquellas divisiones más livianas que dejen pasar la luz y den transparencia como las divisiones de cristal o las mamparas de oficina.
• Plantas y detalles: Una planta es siempre una buena idea para decorar el espacio. Agregar plantas a tu oficina no solo mejora la estética, sino que también tiene beneficios para la salud. Las plantas ayudan a purificar el aire y pueden reducir el estrés. Además, estudios han demostrado que tener plantas en el entorno de trabajo puede aumentar la productividad.

6. Conectividad y Tecnología

Otro elemento vital es la conectividad y por eso debemos cuidar mucho el tema de enchufes, así como impresoras, copiadoras, proyectores, pantallas para videoconferencias y disponer de un wifi de máxima calidad para dar el mejor servicio a nuestros miembros. Los coworkings más modernos apuestan por la incorporación de tecnología para mejorar la experiencia: desde sistemas inteligentes para reservar puestos y salas hasta soluciones que monitorizan la calidad del aire o permiten reuniones híbridas sin molestar al resto. Todo ello destinado a que las personas que hacen uso de sus instalaciones destinen menos tiempo a gestionar el espacio compartido, y más a desarrollar sus tareas con eficacia.

7. Ubicación y Servicios Adicionales

Una de las claves del coworking es que su ubicación esté en una zona de fácil acceso, donde podamos llegar cómodamente ya sea en coche, metro, bus o con bicicleta, y en una zona donde tengamos cerca todo tipo de servicios. Si podemos tener una ubicación céntrica, aún mejor, ya que eso atraerá a más freelances a nuestro espacio. Una zona en que haya mucha actividad económica emergente sería perfecta. A tener muy en cuenta es que la ubicación y el edificio entren en sintonía con la filosofía de nuestro coworking, ya que será lo primero que nuestros miembros y sus clientes verán.

Dentro de un centro de coworking se debe dar solución a toda una serie de necesidades: desde fotocopias hasta cafetería, lavabos, zonas de almacenaje y taquillas. Todo lo que pensemos que puede ser útil en un momento dado debería estar, para hacer más fácil la vida de los que utilizan nuestro centro de coworking. También es importante que estemos en una zona donde tengan disponibles aquellos servicios que nosotros no podamos dar como restaurantes o mensajería.

8. Fomento de la Comunidad y la Interacción

Otro de los aspectos más importantes en un coworking es la interacción entre los distintos freelances que en él se encuentran. Por ello, debemos poner especial cuidado en los espacios de relax y diversión, así como en las zonas para eventos y de interrelación entre los miembros. Debemos pensar bien los distintos tipos de actividades en grupo que se pueden dar o que queremos fomentar y crear espacios especialmente pensados para ello.

Para fomentar la conexión entre los miembros y la vitalidad de la comunidad, el centro de coworking debe estar en continuo movimiento. Se deben ofrecer continuamente actividades que puedan ayudar a mejorar a nuestros miembros y crear relaciones entre ellos a fin de fomentar el networking. Un centro de networking es mucho más que unas mesas y unas sillas con conexión donde poder trabajar unas horas. Debe ser un vitalizador y un guía para sus miembros, por eso la comunicación de nuestra filosofía debe también ocupar su espacio. Las salas comunes, las de reunión, las zonas de intercambio deben transmitir nuestra filosofía como centro de coworking y fomentar la conectividad y cooperación entre los miembros.

9. Diseño Sostenible

El diseño sostenible no es solo una tendencia, sino una necesidad. Incorporar materiales reciclables, mobiliario duradero y procesos de fabricación responsables aporta valor añadido al espacio y responde a la creciente conciencia ecológica. Un entorno eficiente, cómodo y estéticamente agradable influye directamente en el bienestar diario y tiene un impacto laboral positivo.