Dimensiones y Características Clave para el Éxito de un Espacio de Coworking

En los últimos años, los espacios de coworking han ganado gran popularidad en España, ofreciendo entornos de trabajo flexibles para freelancers, emprendedores y empresas establecidas. En España, los espacios colaborativos han emergido con fuerza, posicionándose en el tercer puesto del ranking mundial, solo por detrás de EE.UU. y Alemania. Estos datos demuestran que, a pesar del estado actual del país, los emprendedores se abren camino con otras alternativas de negocio y cubren las nuevas necesidades existentes.

El coworking es un espacio compartido donde personas de diferentes empresas trabajan juntas. Estos entornos compartidos son algo más que un simple lugar en el que trabajar; fomentan la colaboración, la creatividad y el networking.

¿Qué Busca un Emprendedor en un Espacio de Coworking?

Son varios los motivos que pueden llevar a un empresario a trabajar en un espacio de coworking, y en función de estos, puede resultar uno u otro más adecuado. Para que un coworking cubra las necesidades de todo tipo de profesionales, debe contar con determinadas prestaciones, que son básicas para el funcionamiento diario de cualquier trabajador.

Jorge Álvarez y Jorge Sotelo, fundadores de la firma de arquitectura y diseño Álvarezsotelo, nos cuentan que los factores clave a la hora de decantarse por un espacio de coworking incluyen un ambiente versátil, funcional, pluridisciplinar y, sobre todo, divertido. El mundo de la arquitectura y el diseño, por ejemplo, exige disponer de espacios amplios y luminosos, junto a un entorno de trabajo acogedor, donde los usuarios creen una atmósfera que ayude en el día a día.

Elementos Esenciales para un Coworking Funcional

Al seleccionar un espacio de trabajo compartido, es importante considerar factores como la ubicación, los servicios disponibles, la comunidad y los precios. Para un coworking que busca satisfacer a sus usuarios, es fundamental que la organización y el diseño del centro sean coherentes con esta finalidad. El entorno en el que trabajamos influye mucho en la productividad, la creatividad y la satisfacción con nuestro trabajo.

• Internet de alta velocidad: Uno de los requisitos más importantes es que tenga internet rápido y estable. Esta conexión es necesaria para realizar videoconferencias, trabajar con archivos grandes o navegar de manera fluida, con suficiente ancho de banda para varios usuarios simultáneamente.
• Equipación y suministros de oficina: Un buen coworking debe ofrecer acceso a equipación y suministros de oficina básicos, incluyendo escritorios, sillas, proyectores, pizarras y papelería.
• Impresión y fotocopias: Un coworking de calidad debería ofrecer estos servicios, que siguen siendo necesarios para muchos profesionales.
• Mobiliario cómodo y ergonómico: La comodidad es primordial cuando se pasan muchas horas trabajando, y el mobiliario ergonómico ayuda a mantener la productividad.
• Áreas tranquilas para la concentración: Es esencial que el coworking cuente con zonas designadas para el trabajo concentrado, aisladas del ajetreo de las zonas comunes.
• Iluminación y ventilación adecuadas: La luz natural, complementada con buena iluminación artificial, ayuda a reducir la fatiga visual y mejora el estado de ánimo. Una ventilación adecuada también es crucial para un espacio de trabajo saludable.
• Salas de reuniones: Para llevar a cabo reuniones, presentaciones y videoconferencias, es necesario contar con salas equipadas con herramientas audiovisuales, asientos cómodos y aislamiento acústico. Estas salas deberían poder reservarse y tener diferentes tamaños.
• Espacios colaborativos y zonas abiertas: Las zonas abiertas diseñadas para la colaboración fomentan las interacciones espontáneas y el trabajo en equipo.
• Salas de descanso y zonas de estar: Es necesario contar con salas de descanso y zonas de estar para desconectar, charlar y descansar del trabajo. Deben ser cómodas y acogedoras, con opciones como café y aperitivos.
• Cafetería o cocina: Disponer de cafetería o cocina es un plus importante, permitiendo descansar, guardar y calentar comida casera y comer en el lugar de trabajo.

Ubicación, Accesibilidad y Flexibilidad

El hecho de que un coworking esté bien ubicado y sea accesible es un punto a favor.

• Ubicación central: Un coworking céntrico es mucho más atractivo que cualquier coworking en las afueras. El transporte, los restaurantes y otras comodidades urbanas facilitan integrar la jornada laboral con otro tipo de actividades.
• Accesibilidad para todos los usuarios: La inclusividad debe ser una prioridad. El espacio debe ser accesible para personas con discapacidad, con rampas, ascensores, baños accesibles y espacios de trabajo diseñados para todos los usuarios.
• Opciones de aparcamiento y transporte: Poder aparcar o desplazarse en transporte público es muy importante para llegar al lugar de trabajo.
• Planes flexibles: A medida que las empresas y los individuos evolucionan, sus necesidades de espacio de trabajo pueden cambiar. Un buen espacio de coworking debe ofrecer flexibilidad en los planes de inscripción, permitiendo a los usuarios elegir lo que mejor se ajusta a sus necesidades. El alquiler de oficinas por hora, por ejemplo, ofrece flexibilidad y conveniencia.

El alquiler de coworking proporciona a las startups un espacio de trabajo profesional sin los altos costos de un arrendamiento de oficina tradicional. WeWork es una de las principales empresas globales de coworking, ofreciendo soluciones de oficina flexible en diversas ubicaciones.

Dimensiones de los Espacios de Coworking y su Optimización

El tamaño de un espacio de coworking es un factor determinante en su funcionalidad y éxito. En España, no existe una superficie mínima legal específica para abrir un coworking, ya que se tramita como uso terciario de oficinas y depende de la normativa municipal y de las condiciones técnicas del local.

Recomendaciones Profesionales de Metros Cuadrados por Persona

Como referencia profesional, se recomiendan:

• Entre 6 y 8 m² por persona en espacios abiertos.
• Entre 4 y 6 m² por usuario en puestos flexibles o rotatorios.
• Entre 8 y 10 m² por trabajador en oficinas abiertas convencionales.

Estas cifras se refieren al área de trabajo directa. Cuando se incluyen zonas comunes -salas de reuniones, recepción, áreas de descanso, circulación-, la superficie total necesaria por usuario aumenta de forma significativa. Reducir demasiado los metros por puesto puede provocar incomodidad, ruido excesivo y baja calidad percibida, factores que influyen directamente en la ocupación y la rentabilidad del negocio.

El Real Decreto 486/1997 establece disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo, con requisitos como una superficie libre mínima aproximada de 2 m² por trabajador y un volumen mínimo de unos 10 m³ por persona. Sin embargo, en la práctica, un coworking que se limite a estos parámetros difícilmente resultará atractivo para el mercado.

Tipos de Coworking según su Tamaño

En el mercado español actual pueden identificarse tres formatos habituales de coworking en función de la superficie:

1. Micro-coworking (aprox. 40-80 m²): Permite normalmente entre 2 y 8 puestos de trabajo. En espacios cercanos a 40 m², lo habitual es instalar 2-3 puestos cómodos, pudiendo llegar a 4 en configuraciones muy optimizadas. A partir de unos 60-80 m², la capacidad aumenta, permitiendo entre 5 y 8 puestos con condiciones más adecuadas. Este formato suele ofrecer servicios básicos y, en algunos casos, una pequeña mesa para reuniones puntuales.
2. Coworking compacto (80-150 m²): Permite aproximadamente entre 8 y 18 puestos de trabajo. Con estas superficies ya resulta viable incorporar una sala de reuniones independiente, zonas diferenciadas para trabajo individual y pequeños espacios de apoyo. Este rango suele considerarse el tamaño mínimo para un coworking plenamente funcional desde el punto de vista comercial.
3. Centro de coworking completo (más de 200 m²): A partir de unos 200 m² es posible desarrollar un espacio con alta capacidad y servicios avanzados, incluyendo múltiples salas de reuniones, áreas comunes amplias, zonas de descanso y oficinas privadas. Este formato compite directamente con centros de negocios.

El tamaño medio de un espacio de coworking varía, pero en general:

• Los espacios pequeños suelen tener entre 150 y 500 metros cuadrados. Son ideales para autónomos, teletrabajadores y equipos pequeños.
• Los espacios de tamaño medio tienen una superficie de entre 500 y 1.500 metros cuadrados. Combinan oficinas privadas, mesas compartidas, salas de reuniones y zonas comunes.
• Los grandes espacios de coworking pueden tener entre 1.500 y más de 5.000 metros cuadrados.

Según datos del informe “El estado del Coworking en España 2022-2023” de Coworking Spain, el 48% de los centros de coworking tiene menos de 200 m², el 25% entre 200 y 500 m², el 8% entre 500 y 1.000 m² y el 19% supera los 1.000 m². La dimensión media se estima en 643 m².

Infografía: Distribución de tamaños de espacios de coworking.

Las "Tres C" del Diseño Moderno de Oficinas: Concentración, Colaboración y Comunidad

El diseño de oficinas está evolucionando, dando paso a espacios de trabajo abiertos y flexibles que fomentan la colaboración y la comunidad. Miciunas argumentó que el diseño moderno de oficinas debe guiarse por las "tres C": concentración, colaboración y comunidad.

• Concentración: Los trabajadores necesitan un espacio tranquilo donde puedan concentrarse sin distracciones, permitiéndoles sumergirse por completo en sus tareas.
• Colaboración: Destaca la importancia de contar con áreas dedicadas al trabajo en equipo, la lluvia de ideas y las reuniones, espacios donde las ideas puedan fluir libremente.
• Comunidad: Se refiere a las áreas diseñadas para socializar, establecer contactos y relajarse. Ya sea para tomar un café, asistir a un evento de networking o mantener conversaciones informales, estos espacios ayudan a establecer relaciones y a crear un sentido de pertenencia.

Para que un espacio de coworking sea realmente eficaz, debe incluir estos tres elementos. Tradicionalmente, las oficinas seguían un reparto 70/30 (70% para puestos individuales, 30% para zonas comunes). Sin embargo, los espacios de coworking se están moviendo hacia una proporción 50/50, dando el mismo espacio al trabajo concentrado y la colaboración compartida. Esto se debe a que muchos profesionales utilizan ordenadores portátiles y almacenan archivos digitalmente, prefiriendo un entorno de trabajo flexible y social.

Esquema: Las "Tres C" para un diseño de coworking equilibrado.

Distribución del Espacio en un Coworking

Un espacio de coworking debe adaptarse a diferentes necesidades, por lo que el plano y la distribución deben incluir mobiliario ajustable y puestos de trabajo reconfigurables. Los escritorios, las sillas y las zonas de descanso deben ser fáciles de mover para que el espacio se pueda reorganizar según sea necesario.

Aquí tienes una guía general sobre cómo dividir el espacio de forma eficaz:

Es crucial encontrar el equilibrio adecuado: ofrecer suficientes zonas de reunión sin que estas afecten la rentabilidad, priorizando los puestos de trabajo que generan ingresos constantes. Una buena regla general es que las salas de reuniones no superen el 25% de la superficie total.

Mobiliario y Equipamiento Específico

LAMBDA3 ofrece una amplia gama de mobiliario perfecto para el coworking. Para la zona operativa, la mesa Vital Pro es una opción resistente y personalizable. La mesa Nature es ideal como mesa de reuniones para coworking, con su diseño atemporal y colores naturales. Para sillería, la silla Noom ofrece un alto grado de personalización en acabados y estructura, mientras que la silla Whass es una gran elección para espacios polivalentes. La silla Wing, fabricada en una mezcla 100% reciclable, es resistente, ligera y apilable.

Las cabinas son un refugio de absoluto silencio, privacidad y tranquilidad. Son ideales para mantener llamadas telefónicas o videollamadas. Existen cabinas de una sola persona, como la Framery One Compact, hasta cabinas para seis personas, que incluso podrían reemplazar a las salas de reuniones en espacios reducidos.

Aspectos Legales y de Negocio para Centros de Coworking

Actualmente, no existe una licencia concreta de apertura y actividad de un centro de coworking, ni un marco legal específico que establezca reglas claras para la normalización del sector. Esto implica que se deben aplicar diferentes regulaciones en función de las distintas actividades que se lleven a cabo. Si el local ya tiene licencia previa, habrá que comprobar si se adapta al nuevo uso.

La Asociación sectorial ProWorkSpaces (Asociación de Centros de Negocios y Otros Espacios de Trabajo) ofrece a sus asociados un servicio de "Certificación y Categorización" a través de estrellas, asentando unos estándares que regulen y diferencien la actividad. Tampoco hay seguros específicos para el sector que incluyan circunstancias peculiares como los ciberriesgos, ni contratos ya establecidos capaces de recoger toda la casuística de las relaciones mercantiles.

Rentabilidad y Modelo de Negocio

Javier Moral, con 9 años de experiencia en el sector y fundador de 4 espacios de coworking en Madrid (incluyendo Fangaloka), destaca como claves para el éxito en este sector:

• Definir lo más exactamente posible el perfil del cliente.
• Estudiar a la competencia.
• Trabajar mucho los elementos de diferenciación.

El margen de un centro de negocio es directamente proporcional a los servicios ofrecidos y al tamaño del centro. Se estima que los grandes players de la industria del coworking, con 54.000 usuarios en sus centros, facturan unos 259 M €, con una cuota de mercado del 54%, mientras que las pequeñas empresas alcanzan una facturación anual de 120 M €.

Un centro de coworking mediano o pequeño puede ser un "medio para llegar a un fin", un complemento importante en un conjunto de actividades, entre otros los programas formativos y la consultoría. En este sentido, sugiere asociarse con comunidades externas.

El precio medio de una mesa fija ronda los 195 €/mes, y el pase diario 19 €. En general, los ingresos por alquiler de puestos de trabajo suponen un 60% de los ingresos. No obstante, los ingresos no son constantes en este tipo de negocio, y es necesario controlar mucho los costes fijos para que no se resienta la tesorería.

Con los coworkings de repeople en las Islas Canarias, por ejemplo, podrás disfrutar de ventajas como la flexibilidad y la pertenencia a una comunidad. Trabajar en un coworking es una tendencia que empezó a popularizarse a partir de 2012, a raíz de la crisis económica. Hoy sigue siendo una buena oportunidad de negocio.

Inversiones y Gastos Ilustrativos para un Coworking de 300 m²

Consideremos un centro de coworking de 300 m², con un total de 40 puestos, situado en una zona céntrica de una ciudad española de tamaño medio. El local es alquilado, siendo necesaria una reforma para acondicionarlo.

Inversiones en inmovilizado material:

• Reforma y acondicionamiento del local: 7.000 €
• Mobiliario de despachos y salas: 14.000 €
• Herramientas y útiles: 1.500 €
• Equipos informáticos: 3.000 €

El importe total a financiar (Activo del balance inicial) asciende a 33.855 €. Si la emprendedora aporta un capital social de 15.000 €, el resto (18.855 €) se financiaría mediante un préstamo bancario a largo plazo (cinco años) al 5,5% de interés nominal anual, devolviéndose en 36 cuotas mensuales constantes de 569 €.

Gastos anuales típicos:

• Gastos de personal: En un supuesto donde la emprendedora gestiona y realiza funciones comerciales/comunicación (salario bruto anual de 18.000 €), y se contrata a tiempo parcial a un gestor del espacio (salario bruto de 12.000 €).
• Amortizaciones: Gastos ineludibles que recogen la pérdida de valor de los elementos del inmovilizado, ascendiendo a un total de 3.330 € al año en este ejemplo.

Marketing y Posicionamiento

El lanzamiento de un nuevo centro de coworking comienza con la creación y promoción de la imagen de marca, utilizando fotografías de buena calidad, una web atractiva y posicionamiento SEO. La actividad en las redes sociales debe ser constante, así como la creación de contenidos de valor para el público objetivo. Es muy recomendable involucrar a la propia comunidad, potenciando la notoriedad de los coworkers y fomentando las interacciones y el sentido de pertenencia.

El networking y la participación en eventos donde estén los potenciales clientes no pueden faltar en la estrategia de comunicación, así como la organización de actividades que susciten el interés de los medios de comunicación.

Factores Clave al Decidir el Tamaño y Diseño de tu Espacio de Coworking

El éxito de un coworking no solo depende del tamaño, sino de cómo se utiliza y planifica el espacio. Estos son los factores clave que pueden ayudarte a decidir el tamaño y la distribución:

1. Público objetivo y tipos de membresía: Piensa en quién utilizará el espacio (autónomos, equipos pequeños, empresas corporativas).
2. Ubicación y demanda: Los espacios más pequeños pueden funcionar en ciudades concurridas con alquiler caro, mientras que en zonas suburbanas podría necesitarse un espacio más grande.
3. Diseño y funcionalidad del espacio: Necesitarás una buena combinación de estaciones de trabajo, salas de reuniones (no demasiadas), áreas comunes y zonas tranquilas.
4. Presupuesto y costes: Un espacio más grande implica alquiler más alto, facturas de servicios públicos y costes de mantenimiento.
5. Flexibilidad y potencial de crecimiento: El mobiliario modular, las particiones móviles y las áreas multiuso pueden ayudar a ajustar la distribución a medida que el negocio crece.
6. Competencia y tendencias del mercado: Analiza los espacios de coworking de tu zona para evaluar la demanda y determinar el tamaño adecuado.
7. Comodidad y productividad de los miembros: El objetivo es crear un entorno de trabajo cómodo y productivo. El hacinamiento puede provocar una mala experiencia, mientras que un exceso de espacio vacío puede resultar poco acogedor.

Un espacio de coworking bien planificado, incluso de tamaño medio, puede tener tanto éxito como uno mucho más grande si está diseñado de manera eficiente. La clave está en equilibrar las áreas de trabajo privadas con los espacios compartidos para crear un entorno flexible y acogedor.