Diferencias cruciales entre ERP y Back Office en la gestión empresarial
Hoy vamos a hablar de dos conceptos que en ocasiones puede que no estén lo suficientemente claros, ya que puede llegar a ser complicado diferenciarlos si no se tienen los conocimientos suficientes: el ERP y el Back Office.
¿Qué es el Back Office?
El Back Office está comprendido por las áreas que no generan ingresos directamente para el negocio, pero brindan una función vital de soporte y administración. Esta área usualmente aborda los departamentos como el de informática, de operaciones, recursos humanos y contabilidad.
La función principal del Back Office es ayudar en la administración de la empresa y también en la producción de los servicios y productos. Una técnica muy efectiva que las empresas están aplicando últimamente es la externalización del Back Office, debido a los múltiples beneficios que trae este proceso de outsourcing. Aquellas compañías que deciden no externalizar estas tareas ven sus gastos aumentados debido al personal, infraestructura y tecnología.
El ERP como software de Back Office
Un ERP es un software de Back Office, es decir, de uso y procedimientos internos que no repercuten directamente en la relación con los clientes.
ERP de escritorio vs. ERP web
En este caso, estamos frente a dos modalidades de acceso a la aplicación resultado de la tecnología en la que el fabricante ha decidido desarrollar el ERP.
ERP de escritorio
Al hablar del ERP de escritorio nos estamos refiriendo a un software que se instala, al menos la parte cliente de la aplicación, en los dispositivos de tu empresa, normalmente un PC o un portátil. Para empezar, no existe dependencia alguna de Internet y, más importante aún, se consigue un mayor nivel de usabilidad y prestaciones para los usuarios.
ERP web
En el caso del ERP web, se trata de una solución normalmente desplegada en servidores remotos en Internet y, por tanto, requiere de una conexión remota y la utilización del correspondiente navegador. Las principales ventajas del ERP web son que se simplifica el despliegue en múltiples dispositivos y se proporciona una mayor movilidad a los empleados. Con el paso del tiempo, muchos proveedores de ERP han ido trasladando su oferta de servicio a la web, para poder apalancarse de tecnologías instauradas, tales como los navegadores de Internet, y los sistemas de cifrado público de datos. Además, de esa forma, han podido concentrar sus recursos en el desarrollo de las aplicaciones. Probablemente, la mayor desventaja de los ERP web es que su uso depende de la calidad de la conexión a Internet, incluyendo su velocidad y estabilidad.
Para concluir, es muy importante no confundir conceptos. Así, resumiendo, tanto el ERP web como el de escritorio es solo una característica tecnológica del producto elegida por el fabricante y nada tiene que ver con la modalidad de comercialización del mismo de pago por uso o compra de licencia.
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Tabla comparativa: ERP de escritorio vs. ERP web
| Característica | ERP de Escritorio | ERP Web |
|---|---|---|
| Instalación | Se instala en dispositivos locales (PC, portátil) | Desplegado en servidores remotos, acceso vía navegador |
| Dependencia de Internet | No hay dependencia de Internet | Requiere conexión a Internet (velocidad y estabilidad) |
| Usabilidad y prestaciones | Mayor nivel de usabilidad y prestaciones para usuarios | Depende de la calidad de la conexión y navegador |
| Movilidad | Menor movilidad (ligado al dispositivo de instalación) | Mayor movilidad para los empleados |
| Despliegue | Puede ser más complejo en múltiples dispositivos | Simplifica el despliegue en múltiples dispositivos |
| Tecnología | Tecnología más tradicional | Apalancado en tecnologías web, navegadores, cifrado público |
Diferenciación con el Front Office: El CRM
La otra área que contrasta con el Back Office es el Front Office. Esta área también consiste en gran parte de las funciones cara a cara con los clientes.
El CRM es un software para la administración de la relación con los clientes. Hablamos de un sistema informático de apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing y que se integra en los llamados Sistemas de Gestión Empresarial. También se le considera un Front Office porque es una herramienta que sí afecta a la relación con clientes y a los procesos externos. El CRM no es un nuevo concepto, lo que sí puede serlo es la tecnología que tenga detrás una u otra herramienta y su democratización a la PYME, sino que lleva tiempo inscrito en todos los manuales y ejemplos de gestión.
A la vista de esto ¿tienes claro qué tipo de ERP encaja mejor en tu empresa?