Diagnóstico de un plan de negocios: Clave para el éxito empresarial

Hacer un diagnóstico empresarial siempre será necesario cuando quieras conocer la situación real de una organización. Con esto se logran evaluar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Desde la gestión de empresas, los diagnósticos empresariales se realizan para tener una visión más clara sobre el desempeño de cada área. Sin duda, se debe contar con un diagnóstico de empresa para tomar mejores decisiones.

Una preocupación común en los empresarios radica en la incertidumbre por no tener certeza sobre cómo va el negocio, o sobre si su idea de negocio es viable y económicamente rentable. Para saberlo, la mejor solución es efectuar un diagnóstico de tu negocio. El diagnóstico de una empresa puede realizarse en las 5 principales áreas que todo negocio posee: dirección estratégica, contabilidad y finanzas, marketing y ventas, recursos humanos y producción. A nivel externo, facilita información a inversores, bancos, administración pública o proveedores.

¿Qué es un diagnóstico empresarial?

Un diagnóstico empresarial es un análisis profundo que permite evaluar el estado actual de una organización. Esto se centra en estudiar los factores internos y externos que influyen en el desempeño de la compañía. El objetivo está en identificar qué aspectos funcionan bien y cuáles requieren mejorar. Sirve para comprender a fondo la situación actual de una empresa en términos de su funcionamiento, recursos y desempeño. Proporciona una evaluación integral de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que enfrenta la organización.

Realizar un análisis exhaustivo de tu empresa te proporcionará una comprensión profunda de su situación actual, identificando áreas de mejora y oportunidades de crecimiento. Así como le permite a los líderes y gerentes de una empresa tomar decisiones informadas y estratégicas. Les brinda una visión completa de la situación actual de la empresa, lo que les permite establecer objetivos realistas y desarrollar planes de acción efectivos para alcanzarlos. El objetivo principal del diagnóstico empresarial es aprender y mejorar procesos para continuar con el progreso de la empresa.

Fases del proceso de diagnóstico empresarial

El proceso de diagnóstico empresarial generalmente se divide en varias fases que guían la evaluación integral de la empresa:

1. Etapa preliminar: Determinar el objetivo del análisis. Hay que tener clara la información imprescindible para realizar este análisis y el grado de precisión que se perseguirá en el mismo.
2. Recopilación de información: Este proceso implica recopilar y analizar información relevante sobre la empresa y su entorno, como datos financieros, resultados operativos, competencia, tendencias del mercado, percepciones de los clientes y empleados, entre otros.
3. Análisis de la información: Se lleva a cabo un análisis exhaustivo para identificar patrones, tendencias, áreas de fortaleza y debilidad, oportunidades y amenazas.
4. Desarrollo de recomendaciones: Se desarrollan recomendaciones concretas y prácticas para abordar los problemas identificados.
5. Plan de acción: El diagnóstico debe transformarse en un plan de acción concreto.

Tipos de diagnóstico empresarial

Para llevar a cabo un diagnóstico empresarial existe una gran diversidad de metodologías. Hay quienes utilizan métodos propios para analizar el comportamiento de la organización en tareas específicas y hay quienes prefieren contar con un experto auditor que evalúe el desempeño global de la empresa. Todas las empresas tienen un desarrollo único que ocurre a su propio ritmo.

1. Diagnóstico organizacional

El diagnóstico organizacional es el más común ya que sus resultados dan cuenta del modo en que una empresa gestiona sus engranajes. Se enfoca en conocer la situación actual de la empresa frente a su entorno. Este evalúa el rendimiento de áreas específicas, como finanzas, marketing, recursos humanos o producción.

2. Diagnóstico funcional

Gira en torno a identificar áreas de oportunidad en el funcionamiento de la empresa. A través de un diagnóstico funcional sabrás qué tareas se realizan, cómo se desempeñan tus colaboradores y cuál es el valor de su trabajo. Estas pruebas permiten a las empresas llevar a cabo acciones correctivas cuando sea necesario y promover la productividad y eficiencia.

3. Evaluación cultural

Su finalidad es identificar el estado de las relaciones internas de una organización desde un punto de vista más humano. El interés es saber si los empleados comparten una visión común y si existe un buen nivel de satisfacción entre sus colaboradores.

4. Diagnóstico estratégico

Un diagnóstico estratégico es una radiografía profunda de tu negocio. Sirve para entender dónde estás, qué funciona, qué falla y qué riesgos o oportunidades tienes por delante. No se trata solo de números o informes: es el primer paso para tomar decisiones más inteligentes y coherentes. El diagnóstico estratégico puede evaluar la evolución de una empresa e identificar aquellos planes de acción y estrategias que mejor han funcionado para su crecimiento. Además, ayuda a reforzar métodos de trabajo, a sustituir o priorizar objetivos y metas a corto, medio y largo plazo y a dar cuenta de la forma en que una empresa se ve condicionada por el medio en el que opera.

¿Para qué sirve un diagnóstico estratégico?

• Detectar cuellos de botella o puntos débiles.
• Confirmar qué áreas están funcionando bien.
• Descubrir oportunidades de mejora o innovación.
• Alinear al equipo en torno a una visión común.
• Priorizar acciones en lugar de ir apagando fuegos.

Componentes clave de un diagnóstico empresarial estratégico

Un buen diagnóstico no es una auditoría contable. Es un análisis completo que incluye tanto factores internos como externos, como por ejemplo:

• Análisis interno:
  • Modelo de negocio: ¿cómo gana dinero tu empresa?, ¿es escalable?, ¿sigue siendo competitivo?
  • Recursos y capacidades: equipo, procesos, tecnología, cultura.
  • Rentabilidad real por área, producto o cliente.
• Análisis externo:
  • Competencia: ¿qué están haciendo otras empresas similares?, ¿en qué te diferencias?
  • Tendencias de mercado: cambios en hábitos, tecnología, normativa.
  • Clientes: ¿quiénes son hoy?, ¿qué valoran?, ¿qué esperan?

Herramientas útiles para el diagnóstico estratégico

• DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades)
• Análisis PESTEL (factores políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ecológicos y legales)
• Benchmarking sectorial
• Entrevistas con stakeholders clave

5. Diagnóstico integral

Es el diagnóstico más complicado de realizar, debido a que involucra a todos los anteriores métodos de evaluación. Los diagnósticos integrales ofrecen un panorama completo de lo que sucede dentro de una empresa y permite establecer relaciones complejas entre distintos elementos. Esto hace evidentes cosas que generalmente pasaríamos por alto, permitiendo diseñar estrategias globales para optimizar la salud de la empresa. Todas las herramientas que hemos visto hasta ahora pueden integrarse en este tipo de diagnóstico.

Cómo realizar un diagnóstico de plan de negocios

Aunque cada método de diagnóstico implica diferentes procesos y cada herramienta demanda un modo de aplicación particular, existen algunos consejos generales que deberás tomar en cuenta antes, durante y después de llevar a cabo tu diagnóstico.

1. Disposición para mejorar

En primera instancia siempre debe haber una disposición para mejorar las debilidades de tu empresa. Si quieres realizar un diagnóstico, deberás conocer los alcances que tendrá en tu empresa y estimar un resultado, aunque este sea poco certero. Es decir, tendrás que tener una percepción y expectativas claras sobre tu empresa para ser más realista en el futuro y encontrar disonancias entre lo que crees y lo que los hechos revelan.

2. Involucrar a los empleados

Un diagnóstico empresarial solo puede llevarse a cabo cuando todos en la organización aportan información verídica y honesta sobre la compañía, su nivel de satisfacción y su propio desempeño. Por eso resulta esencial que comuniques a tus trabajadores la relevancia de ciertas herramientas, como las encuestas y entrevistas personales. De esta manera sabrán que su colaboración es imprescindible para detectar los puntos críticos. Sin embargo, existen algunas ocasiones en las que no debes notificar a tus equipos sobre la estrategia de evaluación, ya que puede alterar los resultados.

3. Recopilación de datos

Esta es la parte más importante del proceso y requiere que cuentes con personal capacitado para su ejecución. Al recabar los datos es importante resguardarlos para los siguientes pasos.

4. Análisis e interpretación de datos

Este paso depende directamente de la recopilación de datos. Sin embargo, algunas herramientas, por su naturaleza, necesitan efectuar un proceso analítico posterior. Por ejemplo, si se ha aplicado un método de evaluación DAFO en todos los empleados, deberá realizarse una interpretación de los resultados para encontrar fortalezas y debilidades comunes entre los trabajadores, o para encontrar áreas de oportunidad y amenazas que ellos perciben en relación con la empresa.

En este punto toda la información ya ha sido obtenida, pudiendo visualizarse los puntos fuertes y débiles de la empresa. Para que esta información adquiera relevancia, las empresas deben reaccionar a los problemas a los que se ha llegado a la conclusión y generar un plan de acción para contrarrestar los factores que afectan a la empresa y para incentivar el mantenimiento de los que le están beneficiando.

Diagnóstico económico financiero

Para realizar el estudio económico financiero se toman como fuente los estados financieros que exige el plan general contable. El diagnóstico financiero debe ser fiable y cómo se trasladarán los datos del diagnóstico financiero a sus usuarios.

Documentos financieros clave

1. Balance de situación: Es una fotografía del estado financiero de una empresa en una fecha determinada. Si se sabe leer un balance, se puede ver si la estructura financiera de la empresa es la adecuada.
2. Cuenta de resultados o de pérdidas y ganancias (PyG): Es un instrumento de análisis de la posición económica de una empresa. En la cuenta de PyG se resumen todos los ingresos y gastos que genera una organización durante un ejercicio contable.
3. Memoria: Amplía y comenta la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales. En ella se desglosan y detallan determinadas partidas del balance y de la cuenta de resultados.
4. Informe de auditoría: Además de evaluar la situación económica de la empresa, permite certificar la veracidad de los Estados Financieros. El auditor, tras la revisión de la contabilidad y de las cuentas anuales de la sociedad, emite un informe de auditoría.
5. Informe de gestión: Es un complemento de la memoria anual de la empresa, cuya misión es contribuir a aumentar la transparencia en la presentación de información sobre una sociedad.

Herramientas de análisis financiero

1. Ratios financieros

Las ratios financieras o contables son coeficientes que aportan unidades financieras de medida y comparación. Los ratios financieros son indicadores clave que permiten evaluar el comportamiento de la empresa. Estos pueden ser liquidez, capital de trabajo, nivel de endeudamiento, etc. Las ratios se pueden dividir en económicas y financieras. Y con ellas, se pueden comparar las fortalezas y debilidades de las empresas. A la hora de realizar un análisis de ratios hay que analizar otros factores, ya que por sí solo, el resultado de determinadas ratios nos puede inducir a error en nuestros análisis. Las ratios contables aportan una valoración cuantitativa.

Algunos ejemplos de ratios importantes:

• Solvencia y liquidez: Se diagnostica la capacidad de la empresa para afrontar sus obligaciones de pago.
• Ratio de liquidez (Fondo de maniobra): Su resultado debería de ser mayor que uno. Ya que hay una parte del activo corriente (como el stock de seguridad o el saldo mínimo necesario de disponible) que, por su importancia en el proceso productivo, deben ser financiados con capitales permanentes. En cualquier caso, su análisis por sí solo puede inducir a error.
• Ratio de tesorería o coeficiente de liquidez inmediata (RT): Mide las posibilidades de hacer frente a las obligaciones de pago a corto plazo. Su valor óptimo es entre 0,1 y 0,3.
• Ratio de autonomía financiera (RAF): Relaciona los recursos propios netos con las deudas totales, e informa sobre la composición estructural de las fuentes de financiación.
• Periodo medio de cobro: Mide el número de días que, por término medio, se tarda en cobrar a los clientes. Desde el punto de vista del ciclo de explotación, nos aportará información sobre el número de días que transcurren desde que vendemos un producto hasta que se produce el cobro. También lo podemos interpretar como el número de días que estamos financiando a nuestros clientes. Si el sector en el que se aplica esta ratio es muy estacional, debería calcularse por períodos, al objeto de obtener una información lo más objetiva posible.
• Periodo medio de pago: Mide el número de días que se tarda en pagar a los proveedores. Cuanto más elevado sea el valor de esta ratio, más se demora el pago a los proveedores.
• Rentabilidad económica: Mide la capacidad del activo de generar beneficio, independientemente de cuál sea la composición de la estructura financiera de la empresa.
• Rentabilidad financiera: Mide la capacidad de la empresa para remunerar a sus accionistas. Representa el coste de oportunidad de los fondos que se mantienen en la empresa, frente al coste del dinero o inversiones alternativas.

2. Análisis horizontal

Con esta técnica de análisis se evalúan los rendimientos de la empresa a través de la comparación entre dos periodos o más. El análisis es de carácter horizontal, pues se evalúa la información histórica, en el tiempo, tomando como referencia periodos ordenados consecutivos de izquierda a derecha.

En el análisis interanual, si casi todas sus partidas han crecido en el ejercicio 2020 con respecto a 2019, siendo las de mayor crecimiento las de clientes y proveedores, esto es una buena señal. Además, si ha bajado la deuda con bancos y ha subido la partida de proveedores, es decir, se ha cambiado financiación bancaria con coste por financiación de tus proveedores a coste cero. ¡Genial! En cuanto a la cuenta de resultados, si los costes de las ventas han bajado del 60% de tu cuenta de explotación al 53,33%, lo cual es genial no solo porque ha descendido sino porque, por contra, se han aumentado las ventas un 50%. La conclusión es que tienes un negocio escalable: cuanto más vendas menos te cuesta producir.

3. Análisis vertical

Se realiza en base a información correspondiente a un mismo periodo. Se le llama también análisis porcentual porque se otorga un porcentaje a los elementos que participan en el análisis en base a un concepto determinado, estas pueden ser las ventas netas o el total de los activos. De esta forma se puede medir el peso financiero de un recurso en específico sobre una operación. Con el análisis vertical puedes ver cuáles son las partidas del Balance y Cuenta Resultados de tu empresa que más pesan durante un año.

Con el análisis vertical puedes ver mediante porcentajes qué partidas son las más importantes del balance y trabajar en ellas. Por ejemplo, del total de Inversiones la más importante es el stock de mercancías en almacén y el dinero que te deben los clientes. Del total de Financiación, la partida más importante es deudas con bancos y deudas a proveedores. En el análisis vertical de la cuenta de resultados, si la mayor partida es costes de las ventas, se debería revisar y mirar si se puede reducir.

4. Rentabilidad

Indica si la empresa está dando beneficios para mantenerse en el tiempo o no. Esta técnica permite medir la eficiencia con la que una empresa determinada aprovecha sus activos para conseguir la rentabilidad.

5. Equilibrio financiero

Existe equilibrio financiero cuando una organización tiene una estructura económica sólida y es capaz de asumir sus obligaciones respetando los plazos y vencimientos.

6. EBITDA

El EBITDA es uno de los indicadores de medición del resultado de la empresa más utilizados. Este acrónimo proviene del inglés earnings before interest, taxes, depreciation and amortization (ganancias antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones).

7. Fondo de maniobra o fondo de rotación

Es una medida de la liquidez de la empresa que indica la capacidad de maniobra que un negocio tiene para poder hacer frente a sus pagos en el corto plazo. Y, a la vez, poder realizar inversiones o adquisiciones propias de cualquier actividad mercantil. El activo corriente está compuesto por las existencias, tesorería, los derechos de cobro a corto plazo y en general por cualquier activo líquido. Mientras que el pasivo corriente aglutina las obligaciones de pago a corto plazo. El resultado de la fórmula ha de ser positivo. Si el fondo de maniobra es negativo, parte del activo no corriente estará financiado con pasivos corrientes. Lo que aumenta la probabilidad de entrar en concurso de acreedores, al no poder la empresa hacer frente a sus deudas a corto plazo con sus activos más líquidos (activos corrientes).

8. Cash flow

El Cash flow es el indicador de análisis financiero que nos permite valorar la capacidad que tiene una empresa para generar liquidez y, por tanto, atender sus pagos. Para ello no es suficiente con conocer el beneficio de la empresa.

Cuándo hacer un diagnóstico de plan de negocios

No hace falta estar en crisis para hacerlo. De hecho, los mejores momentos son:

• Antes de lanzar un nuevo producto, servicio o línea de negocio.
• Al cerrar un año y planificar el siguiente.
• Cuando hay sensación de “estancamiento” o confusión.
• Si quieres pedir financiación o presentar un plan a inversores.
• Al iniciar la andadura empresarial.
• A principios de cada año.
• Cuando se realiza un nuevo plan estratégico (cada cuatro o cinco años).

El diagnóstico empresarial es fundamental para una compañía. Permite identificar los problemas y las fortalezas de la empresa. El análisis de la información es clave. La mayoría de empresas solo realizan el diagnóstico empresarial cuando inician su negocio o cuando realizan un nuevo plan estratégico, por lo general cada cuatro o cinco años. Este informe inicial es imprescindible para saber de dónde partes y hacia dónde vas. Además, recomendamos no hacerla solo al iniciar la andadura empresarial, sino realizarlo a principios de cada año.

Ejemplos prácticos de diagnóstico empresarial

El tiempo que puede durar el proceso de diagnóstico puede variar dependiendo del tamaño y la complejidad de la empresa, así como de los objetivos específicos del diagnóstico.

1. Empresa de manufactura: En una fábrica de automóviles, se realiza un diagnóstico empresarial para mejorar la eficiencia de la producción. Se lleva a cabo un análisis exhaustivo de los procesos de fabricación, identificando áreas de desperdicio, tiempos muertos y problemas de calidad. Se implementan encuestas de satisfacción del cliente para evaluar la percepción del producto final.
2. Empresa de servicios financieros: En una firma de consultoría financiera, se lleva a cabo un diagnóstico empresarial para identificar áreas de crecimiento y optimizar la rentabilidad. Se analizan los datos financieros de la empresa, incluyendo ingresos, gastos, márgenes de beneficio y flujo de caja. Se realizan entrevistas con el equipo directivo y se estudia el mercado y la competencia. Se identifican oportunidades para diversificar la cartera de servicios, expandir la base de clientes y mejorar la eficiencia operativa.
3. Empresa de tecnología: En una empresa de software, se lleva a cabo un diagnóstico empresarial para fortalecer la cultura organizacional y aumentar la retención de talento. Se realizan encuestas de clima laboral y entrevistas con los empleados para evaluar la satisfacción y el compromiso. Se identifican áreas de mejora en la comunicación interna, el liderazgo y el desarrollo profesional. Se implementan programas de capacitación y desarrollo del personal, se establecen sistemas de reconocimiento y recompensa, y se fomenta una cultura de trabajo colaborativo.