Desarrollo e Implementación de Sistemas ERP para la Gestión de Obras y Proyectos de Construcción

El actual proceso de digitalización ha llegado a empresas de todo tipo de sectores, entre los que se encuentra el sector la construcción. Contar con un software ERP para constructoras se ha convertido en un factor clave para lograr alcanzar los objetivos de rentabilidad de este tipo de empresas.

¿Qué es un ERP para Obras y Construcción?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema que ayuda en la automatización y administración de procesos empresariales de diferentes áreas. El software ERP para obras es una herramienta de planificación de recursos empresariales especializada en el sector de la construcción.

Un ERP de construcción es un software diseñado específicamente para la gestión de empresas constructoras. Constituye un apoyo esencial a la hora de administrar todo tipo de gestión de obras e instalaciones, ya sean públicas o privadas. Un ERP para innovación en construcción es una herramienta muy útil que posibilita la gestión de obras y proyectos, ya sean de obra civil, pública, privada, edificación, industrial y reformas. Esta herramienta permite planificar y gestionar un proyecto y ahorrar en tiempo y costes, gestionando de manera centralizada todos los recursos y procesos de negocio.

Los sistemas ERP cuentan con múltiples herramientas para la gestión de ventas, compras, almacenes, clientes, contabilidad y RRHH. El ERP es también una completa herramienta de análisis con la que podrás mejorar tu planificación estratégica a partir de los datos.

Cada sector cuenta con unas características propias y diferenciadas del resto, lo que implica que su sistema de información y gestión deba contemplar dichos requerimientos en su software. Un buen ejemplo de ello es el ERP construcción, un sistema pensado para el desarrollo de un sector caracterizado por la gestión de múltiples proyectos independientes (obras) con una duración media de entre 1 y 3 años. Uno de los puntos en los que más se diferencia del resto de sectores se deriva precisamente de las características propias de la gestión de largos proyectos independientes y diferenciados unos de otros, en los que intervienen una gran cantidad de empresas diferentes que deben ser gestionadas de una forma eficiente para garantizar la secuencia de procesos planificados.

En la actualidad, el 60 % de las empresas de la construcción utilizan algún ERP para gestionar sus procesos internos de manera más eficiente, ahorrando tiempo y dinero. Este software se ha convertido en un sistema muy cotizado por muchas empresas a nivel mundial. Su objetivo es posibilitar la planificación de recursos, costos, estructuras y tiempos de manera efectiva y visualmente amigable.

Funcionalidades Clave de un ERP para el Sector de la Construcción

Un sistema de gestión especializado en este sector, llamado habitualmente sistema de ERP Obras, debe contar con una serie de módulos que contemplen los requerimientos específicos de estas organizaciones. Un ERP de construcción permite dividir cada obra en fases y partidas, lo que permite gestionar y controlar la estructura real del proyecto. Proporciona la capacidad necesaria para administrar las tareas de cualquier proyecto dentro de un sistema. Facilita registrar y consultar de manera organizada toda la documentación relacionada con tus proyectos como, por ejemplo: planos de obra, fotos, hojas de cálculo, contratos, formularios de inspección.

Para las empresas del sector de la construcción es muy importante la organización de todos los elementos que forman parte del proceso de obra. El software de construcción permite aunar en un único sistema todas las gestiones relativas a un proyecto de obra y su ejecución, ya sean obras civiles o públicas, y el control de costes de obra.

Gestión de Presupuestos y Licitaciones

La gestión de presupuestos es capital en toda empresa de construcción. Debes evaluar los materiales, tiempos, maquinaria y mano de obra necesaria para cada proyecto. Las empresas de construcción necesitan realizar presupuestos muy detallados de las obras que llevan a cabo, así como planificar y hacer un seguimiento de dichos presupuestos. También necesitan gestionar las certificaciones de obra y controlar los costes y la rentabilidad que va generando el proyecto durante todo su proceso de implantación.

Uno de los clientes más importantes en el sector de la construcción en cualquier país suele ser el sector público, cuyos procesos de selección de proveedores se basan en un sistema de licitaciones, concursos y adjudicaciones determinados por ley. Para quien trabaje con la Administración Pública, puede ser de gran utilidad el control de sus licitaciones conectado con su sistema de gestión, de forma que constituya el punto de inicio de este tipo de proyectos. Se trata de definir el proyecto de obra ligado o no a una licitación.

Un ERP permite la definición de las partidas y capítulos de obra, precios, unidades de medida y márgenes para estudiar los proyectos. La creación de presupuestos y el seguimiento de los mismos es un punto fundamental en un proyecto de construcción, por lo que un ERP para constructoras debe tener un apartado totalmente dedicado a la gestión de las partidas y los fondos que permita crear presupuestos y dividirlos en fases y subfases, dando la posibilidad de hacer todos los cambios que el usuario considere necesarios. A cada fase del presupuesto se podrán asignar partidas con los materiales, maquinaria y mano de obra que se utilizarán en cada una, así como su coste para de esta forma realizar el presupuesto de forma correcta. Además, permite supervisar todo el proceso del presupuesto, desde el inicio hasta el final, incluyendo todas las modificaciones que sean necesarias.

Planificación y Control de Recursos

El ERP es clave para planificar y controlar todos los recursos implicados en la obra: operarios, equipos, maquinaria e inventario. Evita quedarte sin materiales a mitad de la obra con un sistema planificado para la generación automática de compras. En caso de que fabriques tus propios recursos, puedes integrarlo con sistema MES y controlar las órdenes de producción y mejorar tu planificación.

Es importante gestionar de manera correcta la maquinaria y las herramientas de las que dispone la empresa. Cobran especial importancia los equipos pesados como excavadoras o perforadoras. Este tipo de módulos permite realizar el mantenimiento preventivo de las mismas, e incluir las fechas de revisiones y gestionar de manera eficiente el uso de la maquinaria en los diferentes proyectos que se encuentran en marcha. Conocer las tareas que realiza el personal tanto propio como externo es fundamental para realizar el proyecto en los plazos previstos. La planificación eficiente de los recursos disponibles permite gestionar el capital humano, las máquinas utilizadas, los materiales, empresas subcontratadas para ofrecer un servicio de calidad y poder cumplir con los plazos de entrega establecidos.

Seguimiento y Control de Proyectos

Documenta todos los procesos en tus proyectos de obra con un sistema ERP que facilite la coordinación entre todas las partes, gracias a la centralización de los datos. Existe la posibilidad de múltiples informes de seguimiento para controlar el estado del proyecto y las desviaciones. En muchas ocasiones se cuenta con proveedores que suministran diversas obras; el sistema tiene que tener la capacidad de diferenciar las partidas para imputar el coste al proyecto concreto y calcular su coste final.

El seguimiento es fundamental; comprobar los costes reales con los presupuestados, visualizar las incidencias o los retrasos son tareas fundamentales para poder tomar decisiones con respecto al proyecto. Para optimizar todos estos procesos, unificándolos al máximo, es necesario que utilicemos un software ERP para innovación en la construcción que nos permita gestionar todo lo relacionado con los proyectos de construcción desde una única plataforma.

El software permite supervisar los proyectos en cada una de sus etapas para prever posibles incidencias, desde su solicitud hasta el cierre de obra, y llevar así un perfecto control de todo el proceso y sus tiempos. También facilita hacer un seguimiento constante del desarrollo de las obras, reparaciones e instalaciones, y monitorizar la obra para detectar desviaciones en tiempo real y recalcular presupuestos de obra o márgenes de beneficio. Con un ERP, se pueden calcular automáticamente los costes reales de producción en función de los elementos que hayan intervenido en el proyecto y las modificaciones realizadas, incluyendo la imputación de costes y la gestión, control y seguimiento de la mano de obra y maquinaria.

Un ERP para empresas de construcción debe ser capaz de llevar a cabo las imputaciones de tiempos de empleados, máquinas y de los materiales consumidos en el proceso. De esta forma, se pueden controlar en todo momento cómo evolucionan los costes y los tiempos, generando una visión general del proyecto para tomar las medidas que sean necesarias para corregir las desviaciones que vayan surgiendo en la obra a lo largo del tiempo.

Gestión Documental y Colaboración

La gestión documental integral unifica todos los documentos que requiere una obra como: planos, facturas, materiales, permisos, formularios de calidad, etc., para agilizar el trabajo y facilitar informes a responsables y clientes. Un ERP adaptado a constructoras permite que todos los procesos de negocio vinculados con la gestión de una obra estén integrados de forma correcta, desde el inicio hasta el final de la obra.

Beneficios de Implementar un ERP en la Construcción

Contar con un software especializado para empresas de este sector permite obtener diversos beneficios que afectan al conjunto de la organización. Los costes de los materiales y la mano de obra pueden hacer que un proyecto de construcción deje de ser rentable si no hay una buena planificación. Un ERP ofrece:

• Centralización de Datos: Todos los datos se encuentran en un solo lugar, lo que permite a los diferentes responsables acceder a ellos de una manera rápida y desde cualquier lugar. Con un sistema ERP Obras, toda la información se centraliza, y gracias a ello, los responsables de la empresa pueden contar con una visión global de todo lo que pasa.
• Control Exhaustivo: Control exhaustivo de los productos o servicios contratados para garantizar que se cumplen las condiciones de calidad, plazos, etc. Mayor control de proyectos y solución de incidencias, lo que permite solucionar fácilmente los posibles imprevistos o incidencias que pudiesen surgir. Esto aportará un mayor control durante todo el proceso.
• Mejora de la Toma de Decisiones: El análisis continuado de los diferentes proyectos en marcha permite observar las desviaciones que pueden ser analizadas de una manera rápida y eficiente. La información es mayor y está actualizada, por lo tanto, la toma de decisiones se realiza de una manera más rápida y eficiente.
• Optimización de Costes y Tiempos: Una importante reducción de costes y una mejora de los niveles de productividad. Automatiza la contabilidad y otros trámites administrativos, ahorrando un tiempo muy valioso en cálculos y gestiones que puede realizar el programa rápidamente y sin errores. Control de costes de obra. Como hemos comentado anteriormente, los proyectos se llevan a cabo en plazos largos de tiempo, lo que hace importante contar con una previsión del aumento natural de estos costes a lo largo del tiempo.
• Mayor Competitividad: Mejorar la competitividad y reducir costes. Gracias al seguimiento y control integral que ofrece de cada proyecto, se aseguran los márgenes de rentabilidad y se evitan desviaciones.

¿Cómo Elegir el Mejor ERP para Obras?

A la hora de elegir el mejor ERP para obras, debes fijarte en aquella herramienta más completa, flexible y escalable, que te permita una adaptación personalizada a las necesidades de tu negocio. Lo más complicado es tomar la decisión de cambiar. Es normal tener miedo a que algo salga mal durante el proceso de implantación, pero la transformación digital va a tener que llegar antes o después a tu empresa, y si quieres ser competitivo y diferenciarte del resto, no es aconsejable posponer la decisión.

Para ello, se recomienda fomentar un cambio de mentalidad entre los empleados y directivos. Hay que hacerles saber lo necesario que es que el funcionamiento de la empresa cambie y se oriente hacia un camino basado en la digitalización de los procesos de gestión (a través del ERP para empresas que más se adapte a lo que se necesita).

Antes de decantarse por un software de gestión u otro, es necesario tener claras las necesidades de negocio. ¿Cómo vas a saber qué ERP para gestión de obras elegir sin antes fijar unas necesidades, unos objetivos y un presupuesto que invertir? Una vez que se ha cambiado de mentalidad, se sabe que la empresa necesita un cambio y se sabe por qué se quiere emprender ese cambio, es el momento de encontrar el mejor ERP que permita llevar un control total de la ejecución de obras.

Si se empieza a buscar por Internet, se encontrará una gran variedad de softwares de gestión. Se recomienda quedarse con los tres ERP “más potentes” y empezar a comparar cada una de sus funcionalidades y características. Solo así se dará con lo que realmente se necesita. A la hora de decantarse, fíjate bien si el fabricante es fiable y si el software que venden tiene recorrido. Además, cambiar de ERP es una importante inversión de futuro, y si quieres implantar uno en condiciones, no será barato. Al finalizar el proceso de selección y haber elegido el sistema ERP para obras que va a cubrir las necesidades de la empresa, todavía queda un último paso muy importante: encontrar a la empresa que se va a encargar de realizar la implantación.

Consideraciones Clave al Elegir un ERP

• Adaptación a Licitaciones y Concursos: Es esencial trabajar con un sistema que pueda preparar ofertas competitivas, comparativas y bien documentadas, un aspecto fundamental para evitar duplicidades y errores.
• Movilidad y Acceso Remoto: Para tu equipo es fundamental contar con acceso remoto y en tiempo real desde dispositivos móviles o tablets en obra. ¿Necesitamos acceder a él a pie de obra o actualizar información de un proyecto desde un simple smartphone? Las soluciones alojadas en la nube o cloud permiten su accesibilidad desde cualquier lugar con conexión a internet.
• Escalabilidad: Mejora tu capacidad de adaptación y evita el desajuste presupuestario con un ERP escalable que evolucione a la par que el tamaño de tu empresa. Nuestras necesidades de hoy puede que no sean las mismas de acuerdo a nuestros planes de futuro. ¿Algún área de la constructora evolucionará en los próximos ejercicios o aumentará nuestro volumen empresarial?
• Cumplimiento Normativo: Hoy día todo ERP para obras tiene que estar adaptado a Verifactu y la Ley Antifraude.
• Gestión de Recursos Humanos: Depende del volumen de trabajadores que tengamos y el tipo de personal buscaremos soluciones más o menos sencillas de utilizar. Una de las grandes preocupaciones de toda empresa constructora se relaciona con los recursos humanos.
• Integración con Clientes, Proveedores y Almacenes: ¿Preocupado por mantener una excelente relación con tus clientes y proveedores? ¿Tienes tus propios almacenes de materiales y recursos? Puede que te beneficie enormemente automatizar su gestión a través del ERP para constructoras que implantes.

Soluciones ERP Específicas para Construcción

En el mercado de softwares de gestión, hay muchas empresas que se dedican al desarrollo de ERP para obras, constructoras y gestión de proyectos.

Personalización y Desarrollo

Existe la posibilidad de personalizar un ERP. Entre sus características se encuentran que, a la hora de implementarse, pueden añadirse y agregarse nuevas funcionalidades y módulos de acuerdo a la necesidad de la empresa. Esto no consiste en el desarrollo de una aplicación a medida desde cero sino en una adaptación personalizada a partir de la información recopilada en una consultoría previa sobre las necesidades específicas de la empresa. De esta forma se logra un ajuste total de la solución ERP. El objetivo es conseguir la mejor solución software posible adaptada a la empresa y así evitar tener que realizar labores de gestión, producción o control mediante herramientas externas. La adaptación con un ERP consigue las ventajas de los desarrollos a medida logrando personalizaciones con requisitos específicos, evitando inconvenientes, tales como: pérdida de tiempo y elevados costes de desarrollo, numerosas pruebas de validación, posibles fallos al tratarse de sistemas no probados, etc.

Un ERP para empresas de construcción, como es Sage 200 Advanced, es una solución de gestión integral que se adapta por completo a las necesidades de las empresas de este sector. Permite gestionar los materiales, la maquinaria y la mano de obra, los proyectos, todos los documentos relacionados con las obras, así como el mantenimiento de las mismas, etc., adaptándose a las particularidades de negocio de cada constructora.

Ejemplos de Plataformas ERP en el Sector

A continuación, se presentan algunas de las soluciones ERP destacadas en el mercado de la construcción: