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Estrategias fundamentales para defender y optimizar el volumen de operaciones de una pyme

En un entorno empresarial cada vez más competitivo, las pequeñas y medianas empresas (pymes) enfrentan el desafío constante de mantenerse rentables mientras mejoran la eficiencia de sus operaciones. Sin embargo, esto es más fácil de decir que de hacer. Con frecuencia se llevan a cabo proyectos de mejora, pero sus resultados a medio y largo plazo son poco satisfactorios. A partir de la experiencia de las empresas que han mejorado sus operaciones, puede elaborarse un plan de acción efectivo para defender y potenciar el volumen de actividad.

1. Optimización y diagnóstico de procesos internos

La optimización de procesos se refiere a la revisión y mejora continua de los procedimientos internos de una empresa. Para una empresa, la optimización de procesos es básica porque te permite hacer más con menos recursos. Lo primero es mirarse al espejo para preguntarte si uno de los cuellos de botella eres tú mismo. Empieza por aquellas áreas en las que probablemente no seas un experto, pero tienes que liderarlas.

• Eliminación de redundancias: Es muy buena práctica mantener tus proyectos limpios e incluir solo lo indispensable. Elimina todos los pasos redundantes o los procesos que hayan quedado obsoletos.
• Automatización inteligente: En todos los procesos hay alguna opción de automatizar algo. Analiza tus procesos pensando en esta cuestión para lograr mejoras de rendimiento.
• Estabilidad del proceso: Es básico que antes de iniciar cualquier cambio, el proceso a cambiar sea estable. Debe poder distinguirse la señal (el resultado normal del proceso) del ruido estadístico (su variabilidad).

2. Gestión basada en indicadores y datos

La empresa debe mejorar de forma continua su proceso productivo y los esfuerzos deben priorizarse en función del impacto que tengan en resultados. Esta se articula a través de unos indicadores que midan la efectividad de los procesos pertenecientes a aprovisionamiento, fabricación y entrega. Cada indicador debe estar asignado a un proceso de operaciones, y cada proceso debe tener uno o varios indicadores.

3. Integración tecnológica: El rol del ERP

Utilizar un ERP permite a las pymes almacenar, ordenar, gestionar e integrar todos los procesos operativos, automatizar tareas y operar de una manera más eficiente. A través del ERP una empresa puede visualizar y analizar los datos que maneja y la manera en la que se aprovecha o desaprovecha la información que engloban.

Todo tiene su tiempo. Lo primero de todo será abordar la importación de los datos de una manera ordenada, segura y fluida. No sirve de nada haber seleccionado el ERP más evolucionado del mercado si los implicados deciden no utilizar el sistema. Por eso, es importante involucrar a todos los que tienen que ver con la solución, especialmente, a quienes las tendrán que utilizar.

4. Capital humano y alianzas estratégicas

El personal que piensa en marchar de la empresa no dedica sus mejores esfuerzos a cumplir los procesos de trabajo existentes. Una alta rotación de personal es una sangría para la empresa, por el hecho de estar constantemente realizando la inversión de formar a las nuevas incorporaciones. Toda este análisis y esfuerzo no tienen sentido si no son bien aceptadas por el personal.

Es necesario considerar a los partners que están en nuestro propio negocio, y que por lo tanto deben formar parte de los procesos de la empresa de la misma forma que el personal propio. Proveedores, subcontratistas, talleres externos, empresas de multiservicio... La asignación de responsabilidades debe estar equilibrada con la autoridad suficiente otorgada para poder desempeñarlas.