Desafíos tecnológicos para las PYMES: Superando los obstáculos de la digitalización

La pandemia del Covid-19 ha puesto de manifiesto los puntos débiles de las pequeñas y medianas empresas en el ámbito tecnológico. La transformación digital se ha convertido en una necesidad en el contexto actual debido a los cambios que estamos experimentando en la sociedad y en el mundo empresarial. La globalización, la aparición de nuevas tecnologías y la digitalización de los procesos han cambiado la forma en que las empresas operan, interactúan con sus clientes y compiten en el mercado.

No podemos negar que, aunque la transformación digital trae consigo muchos beneficios, el proceso de cambio que genera la digitalización puede causar también algunos problemas en las compañías. En esta época, las empresas se enfrentan a los retos que plantea la transformación digital. Uno de los procesos más importantes es la reorganización de las unidades de negocio de las compañías. La transformación digital supone un giro de 180 grados dentro de las compañías, tanto en el campo tecnológico como a nivel de los trabajadores.

Ciberseguridad: Un riesgo latente para las PYMES

Expertos de Konica Minolta y Keypoint Intelligence IT han llevado a cabo un estudio consultando a 550 directivos de PYMES de seis países, y el 37% han confirmado que sus trabajadores han sufrido amenazas de seguridad por las condiciones impuestas durante la crisis sanitaria. La ciberseguridad es como se denomina al conjunto de medidas de seguridad dirigidas a proteger la información confidencial almacenada en los equipos informáticos y dispositivos móviles. En el ámbito corporativo, la ciberseguridad siempre debe estar basada en la prevención, y para ello la formación de los empleados es clave ya que en la mayoría de casos son éstos los responsables de las intrusiones digitales.

El correo electrónico es uno de los principales puntos débiles de la seguridad digital de las PYMES, y es el responsable de casi el 50% de los ciberataques. Hay dos normas básicas para que los empleados puedan trabajar en remoto y conectarse a la plataforma de la empresa de manera segura. Deben contener letras minúsculas y mayúsculas, caracteres especiales y números. Por supuesto, el software siempre debe estar actualizado. Es importante proteger el router de accesos externos ya que los ciberdelincuentes buscan routers conectados vía cable o fibra óptica para ingresar en los equipos. Crear una copia de seguridad es una de las formas de asegurarse de tener los archivos importantes a salvo en caso de un ataque.

Costes y dependencia: Barreras para la adopción tecnológica

La digitalización requiere de una inversión inicial y atención para evolucionar al mismo ritmo con el que avanza la tecnología. Las tecnologías más punteras no suelen ser baratas. Esto crea una brecha competitiva entre las empresas que no pueden adoptarlas y aquellas que sí lo hacen. Al tener un precio elevado, su adquisición debe ir acompañada con un plan de empresa en que se realicen estimaciones detalladas de lo que se espera de dicha tecnología en cuanto a mejoras para el funcionamiento de la empresa. Este plan de empresa debe ser cuantitativo y cualitativo, es decir debe reflejar estimaciones numéricas y de mejora en los procesos en cuanto a tiempo invertido en mano de obra o por los trabajadores.

Como toda nueva tecnología, su uso y éxito dependerá de muchos factores, por los que adquirir tecnología novedosa conlleva un riesgo, y es que la implantación no cumpla con los objetivos propuestos y se incurra en un gasto con un retorno muy bajo o inexistente. La incorporación de tecnologías en el ámbito productivo suele dar lugar a nuevas relaciones con proveedores. Estos proveedores de tecnología son empresas muy técnicas y especializadas que nos ofrecerán también el soporte. En el caso de desarrollos a medida, lo más probable es que el proveedor inicial (al cual se le adquirió la plataforma o la tecnología) sea el único capaz de ofrecernos mantenimiento. Esto genera a la empresa una dependencia muy fuerte con este proveedor, y deberá barajar muy bien el aporte/beneficio que le ofrece esta tecnología frente a los costes de implantación y mantenimiento. En el caso de plataformas abiertas, pueden existir varios proveedores que den soporte, esto hace que aunque exista dependencia hasta la tecnología en sí no lo sea frente a un proveedor que fije los precios.

El impacto del Cloud Computing en las PYMES

La adopción de cloud computing puede ser muy variada según el tipo de negocio. Este modelo ha transformado la manera en la que operan las empresas: ofrece flexibilidad, reduce inversiones iniciales y permite trabajar desde cualquier lugar. Sin embargo, como cualquier solución tecnológica, también tiene sus limitaciones. El cloud computing no es una solución mágica, pero sí una herramienta poderosa si se implementa acorde a tus necesidades.

A continuación, una tabla con las ventajas y desventajas del cloud computing:

Resistencia al cambio y falta de talento

La capacitación de los equipos de trabajo puede ser lenta y ofrecer resistencia, de forma que retrase la puesta en marcha de las nuevas soluciones tecnológicas. Los trabajadores pueden oponerse a cualquier cambio organizativo que quiera implementar la empresa, porque pueden sentirlo como una amenaza a su puesto de trabajo, en lugar de verlo como una herramienta para mejorar sus funciones. Si los directivos de la empresa no tienen las habilidades de liderazgo necesarias, no podrán implantar una cultura colaborativa que permita a la compañía alcanzar el objetivo y fracasará.

Hoy quienes mejor talento pueden aportar buscan algo más que salario: quieren entornos modernos y oportunidades para desarrollarse. Las empresas que siguen atadas a sistemas obsoletos terminan perdiendo atractivo para los perfiles más codiciados. Cada vez se hace más complicado encontrar personal que pueda trabajar y entender el valor de la IA, pues la creciente demanda de perfiles especializados agranda la carencia de talento en este sector. Tal es el problema que, ante este escenario, el Gobierno de España, en su Estrategia Nacional de Inteligencia Artificial, propone promover la creación de empleo cualificado, impulsando la formación y educación, estimulando el talento español y atrayendo el talento global.

La brecha digital y la Inteligencia Artificial en PYMES

La inteligencia artificial (IA) permite tomar mejores decisiones sobre ventas, marketing, desarrollo de productos o servicios y otras áreas estratégicas y a agilizar los procesos internos de la compañía. Según afirma la consultora Price WaterHouse Cooper en la IA existe una oportunidad de negocio de 15,7 billones de dólares y, en el caso de España, las previsiones señalan que el 45% de las ganancias económicas de 2030 vendrán de la aplicación comercial de soluciones de IA. En este contexto, sólo las grandes compañías parecen ser las que están aprovechando las ventajas de esta tecnología, que parece estar vetada a las pymes.

El estudio Indicadores de Inteligencia Artificial en las empresas españolas publicado por la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, junto a Red.es y Ontsi, revela que sólo el 7% de las pymes emplean la IA en sus procesos, lo que las coloca en una clara desventaja. Para muchas empresas españolas, la inteligencia artificial sigue siendo casi una desconocida. Impresiona saber que cerca del 45% ni contemplan su adopción y únicamente el 5,88% la ha incorporado realmente. Decidir no utilizar inteligencia artificial, lejos de ser una postura neutral, coloca a cualquier empresa en clara desventaja y va cerrando oportunidades de forma casi irreversible.

Obstáculos para la implementación de la IA en PYMES

atSistemas, consultora 100% española de servicios digitales, desgrana los obstáculos reales a los que se enfrentan las pymes a la hora de implementar la IA en sus procesos y servicios:

• Alto coste de los recursos necesarios para su implementación: Se trata de una tecnología cuyo coste inicial puede ser algo elevado, ya que es todavía muy joven, y muchas pymes se lo piensan dos veces antes de invertir en ella. Sin embargo, la tecnología avanza a pasos agigantados y cada avance, principalmente el cloud, supone una reducción drástica del precio que hay que pagar por este tipo de tecnologías.
• Ausencia de los datos requeridos: Los datos son el combustible de la inteligencia artificial y muchas empresas no disponen de una estrategia de datos clara para obtener y organizar la información antes de comenzar a experimentar con inteligencia artificial y aprendizaje automático. Es imposible usar la IA sin tener datos de calidad de los cuales aprender.
• Dificultades en la aplicación de la IA: A las empresas les falta comprensión de qué es y para qué sirve la inteligencia artificial, así como la definición y validación de los Casos de Uso, lo cual deriva que su implementación se dilate considerablemente.
• Escasez de talento tecnológico: La creciente demanda de perfiles especializados agranda la carencia de talento en este sector.
• Cuestiones éticas: Cuando se habla de este tipo de tecnología también aparecen ciertos asuntos éticos, como el miedo que relaciona la IA con reemplazar a los seres humanos por máquinas.

“Es importante que tanto el gobierno como la UE multipliquen sus esfuerzos para que la Inteligencia Artificial no sea exclusiva de grandes empresas y pueda llegar a las compañías de menor tamaño y con menos recursos.

Pérdida de competitividad por inacción tecnológica

No innovar es dejar escapar dinero todos los días, de formas a veces invisibles. El mayor coste no son solo las cifras que figuran en un Excel, sino las oportunidades que desaparecen delante de los ojos de la dirección. Operar con sistemas lentos, incurrir en errores repetitivos, perder ventas que nunca se reclaman: todo esto hace que el precio de la inacción aumente inexorablemente cada año. En la práctica, cuando una empresa permanece atascada en la tecnología del pasado, todo se resiente. Aunque pueda parecer un problema sin importancia al principio, lo cierto es que el estancamiento se transforma en un agujero que lo devora todo. Retrasar la modernización tiene varias consecuencias, entre las cuales destacan la progresiva pérdida de clientes y la dificultad para funcionar con eficiencia, lo que al final separa a las empresas avanzadas de las que están quedando obsoletas. La competencia no da respiro, y si una organización decide ignorar la transformación digital, pronto se encuentra con una brecha que parece imposible de cerrar. Basta mirar lo que ha sucedido con tantas empresas para entender que este riesgo es mucho más serio de lo que suele admitirse.

Consecuencias de no invertir en tecnología

• Pérdida de competitividad y cuota de mercado: Las empresas que rehúyen la innovación comienzan a notar que sus rivales las adelantan. Es evidente que las que se lanzan a automatizar y a digitalizar sus servicios logran productos mejorados, precios más atractivos y respuestas más rápidas a los clientes.
• Aumento de costes operativos y riesgos de seguridad: Cada vez que un empleado pierde tiempo por sistemas lentos o procesos manuales, la productividad puede caer muchísimo, llegando a reducirse en torno a un 12%. Además, la negligencia en la actualización tiene costes difíciles de asumir a largo plazo. Alrededor del 60% al 75% del presupuesto de TI de las empresas se va solo en mantenimiento de sistemas “legado”, bloqueando recursos para nuevas apuestas. El 55% de las brechas graves de seguridad están relacionadas con infraestructuras obsoletas.
• Dificultad para atraer talento y satisfacer al cliente: Los clientes exigen agilidad, personalización y disponibilidad omnicanal, algo que solo la digitalización puede ofrecer de verdad. La falta de recursos digitales no hace sino erosionar la confianza y empujar a los clientes a buscar opciones mejores.

A continuación, una tabla con el impacto económico de la inacción tecnológica por empresa:

Casos de fracaso por ignorar la innovación tecnológica

Casos como los de Kodak, Blockbuster o Nokia deberían ser suficientes para que nadie subestime los efectos de la complacencia tecnológica. Incluso quienes llegaron a liderar un mercado se han desplomado por no saber o querer adaptarse a lo que se avecinaba. Todas estas historias realzan una verdad: las empresas que dejan pasar las tendencias disruptivas y se agarran a lo conocido acaban pagando un precio demasiado alto, muchas veces con su propia existencia.

• Kodak: En 1975 inventaron la cámara digital, pero prefirieron mantener a salvo su rentable negocio de carretes. Cuando la foto digital arrasó, se encontraron con unos almacenes llenos de productos sin salida y una deuda que los arrastró a la bancarrota en 2012.
• Blockbuster: No vieron venir el streaming, rechazaron comprar Netflix por una suma irrisoria y se aferraron a las tiendas físicas y multas por retraso hasta que la realidad los aplastó.
• Nokia: Aunque fue la reina indiscutible de la telefonía móvil, nunca entendió el impacto de los smartphones ni la importancia de los nuevos sistemas operativos. Su insistencia en Symbian y su posterior apuesta por Windows Phone los condujo a una caída inesperadamente rápida.

Estrategias para impulsar la innovación y evitar el estancamiento

Para que la complacencia tecnológica no se apodere de una empresa, lo imprescindible es adoptar una actitud vigilante y estratégica. La clave no es sumarse a cada moda tecnológica, sino desarrollar la habilidad de identificar, ensayar e implementar aquello que realmente mejora el trabajo diario.

• Fomentar una cultura de innovación constante: En una organización innovadora, todo el mundo siente la responsabilidad de aportar ideas. Debe incentivarse la experimentación, el aprendizaje de los errores y la colaboración transversal. Iniciar proyectos piloto de bajo riesgo permite ver resultados rápidos, aprender en el proceso y convencer a todos del valor real de seguir invirtiendo.
• Medir, aprender y escalar de forma estratégica: La innovación debe estar siempre alineada con los retos reales de la empresa, escapando de modas vacías. Aplicar metodologías ágiles y apoyarse en consultores expertos ayuda a depurar el proceso, reducir el riesgo y convertir cada proyecto piloto en el inicio de una transformación mayor.

El resultado de hacer frente a los retos tecnológicos ha sido una aceleración de las estrategias de digitalización, tal y como han asegurado el 65% de los directivos participantes en el estudio. El 60% de los líderes empresariales a nivel global están convencidos de que todos los empleados necesitarán tener fluidez en el uso de las nuevas tecnologías en 2030. La digitalización de empresas no es un proceso sencillo, pero son muchos los beneficios que aporta.