Explicación de las Cuentas de Balance para PYMES

Las cuentas anuales son documentos que recogen la información financiera necesaria de una empresa para que todas aquellas personas relacionadas con ella puedan conocer la situación y marcha de la misma a fin de poder tomar una decisión económica basándose en ella. Las cuentas anuales de las pymes son el conjunto de documentos financieros que todas las pequeñas y medianas empresas deben presentar anualmente. Es decir, los informes que reflejan la situación económica de un negocio, ya que incluyen el patrimonio, los resultados del ejercicio y todo dato contable que sea relevante.

La Importancia de las Cuentas Anuales para PYMES

Lo avanzábamos en la entradilla: las cuentas anuales resumen la actividad económica de un negocio durante un ejercicio contable. Muestran información esencial sobre el patrimonio, la situación financiera y los resultados obtenidos y son obligatorios para todas las sociedades mercantiles. De hecho, deben ser depositados anualmente en el Registro Mercantil.

La peculiaridad en la que nos vamos a centrar es que para las pymes y microempresas existe la posibilidad de presentar versiones abreviadas de las cuentas anuales si se cumplen ciertos requisitos. De todas formas, cualquier empresa, independientemente de su tamaño, está obligada a formular y depositar sus cuentas anuales.

Marco Normativo: El Plan General de Contabilidad para PYMES

Por lo tanto, será el Plan General de Contabilidad el que debas tener en cuenta para a la hora de hacer las cuentas anuales. Eso sí, en el caso de las pymes (pequeñas y medianas empresas) existe una versión simplificada (Plan General de Contabilidad para Pymes), que permite a los pequeños negocios no aplicar criterios como los de las grandes empresas.

El Plan General de Contabilidad de Pymes es un marco legal específico para las pequeñas y medianas empresas. En ese sentido, especifica los documentos de carácter fiscal y contable que deben presentar al finalizar el año ante las autoridades.

Una vez la empresa decida qué modelo usar, deberá mantenerlo durante al menos tres ejercicios consecutivos. Yendo a la parte legal, hay que comenzar haciendo una distinción. Por un lado, las cuentas anuales de empresas, en general, se regulan en el Plan General Contable publicado en el BOE. Sin embargo, la normativa contable española para pequeñas y medianas empresas tiene sus matices: Real Decreto 1514/2007 y Real Decreto 1515/2007.

Es fundamental que tanto pymes como grandes corporaciones cumplan las normativas para evitar problemas con las autoridades fiscales y el Registro Mercantil.

Requisitos para ser una PYME y presentar cuentas simplificadas

Las cuentas pymes son para las pequeñas y microempresas que estén en funcionamiento y generando actividades comerciales en su sector. El Plan General de Contabilidad divide las cuentas anuales en ordinarias, abreviadas y pymes. En el caso de las cuentas abreviadas, deben cumplir dos de las tres siguientes condiciones:

• El total de los activos no superarán los 4.000.000 de euros.
• El importe neto no sobrepasará los 8.000.000 de euros.
• La cantidad de empleados no superará los 50.

Las empresas que cumplan con estos requisitos podrán presentar sus documentaciones de forma abreviada. Por tanto, la información será más reducida en cada uno de los apartados, facilitando el trabajo a los contadores. Por otro lado, las cuentas para pymes aplican para el balance, memoria y para la cuenta de pérdidas y ganancias, pero los requisitos son simples. Las cuentas anuales pyme son un solo modelo para las empresas que no superan ciertas condiciones en los ejercicios anteriores.

Documentos que componen las Cuentas Anuales PYME

En cualquier caso, los documentos a presentar varían según el tamaño de la empresa y, sobre todo, si ésta opta por el modelo normal o el modelo abreviado. De aquí se desprenden el balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de patrimonio y la memoria. De este modo, las cuentas pymes llevan el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria. Los tres documentos mencionados en la sección anterior son de carácter obligatorio y todas las pymes deben presentarlo ante el registro mercantil.

A continuación, detallamos cada uno de ellos:

Balance de Situación

El balance de situación refleja toda la información acerca de los activos de la empresa y sus respectivas deudas. Además, está incluido todo el patrimonio neto que esté formado tanto por financiación como por fondos propios de la organización. Refleja el estado del activo, pasivo y el patrimonio neto de tu empresa. En este sentido, el balance mostrará los activos y pasivos de la organización.

El balance de situación es un documento que representa la imagen fiel y real de una empresa en un momento dado. La estructura que debe cumplir el balance de situación viene dada por el Plan General Contable para pymes, que estandariza dicho documento para que todas las empresas cuenten con una estructura homogeneizada que facilite su correcta interpretación. Recoge el conjunto de bienes y derechos que forman el activo de una empresa, y los recursos propios y fondos ajenos con que se financian éstos. El Balance de las PYMEs, al igual que el abreviado del PGC presenta una menor desagregación de las partidas que el ordinario, y se adapta a las diferencias que se aplican sólo a las PYMEs, principalmente en valoración de activos.

La primera de ellas es el activo no corriente, el cual representa todos los bienes, propiedades y derechos que tenga la empresa desde hace más de un año. El activo no corriente, a su vez, puede clasificarse en el inmovilizado material, donde se representan los edificios, territorios, maquinarias, etc., que pueda poseer la empresa en cuestión. Encontramos también en este grupo el inmovilizado tangible, donde se incluyen las patentes, diseños industriales y demás derechos que posea la empresa y, por último, el inmovilizado financiero, donde se registran las inversiones que esta tiene a largo plazo. Y la otra parte del activo es el activo corriente.

El pasivo de una empresa representa las fuentes de financiación de las que esta dispone. El Patrimonio Neto es el conjunto de capital propio (no externo) que financia y soporta la empresa.

Para la clasificación de activos y pasivos, se considera:

• Los activos vinculados al ciclo normal de explotación que la empresa espera vender, consumir o realizar en el transcurso del mismo. A estos efectos se entiende por ciclo normal de explotación, el periodo de tiempo que transcurre entre la adquisición de los activos que se incorporan al proceso productivo y la realización de los productos en forma de efectivo o equivalentes al efectivo.
• Aquellos activos, diferentes de los citados en el inciso anterior, cuyo vencimiento, enajenación o realización se espera que se produzca en el corto plazo, es decir, en el plazo máximo de un año, contado a partir de la fecha de cierre del ejercicio. Los demás elementos del activo se clasificarán como no corrientes.
• Las obligaciones cuyo vencimiento o extinción se espera que se produzca en el corto plazo, es decir, en el plazo máximo de un año, contado a partir de la fecha de cierre del ejercicio; en particular, aquellas obligaciones para las cuales la empresa no disponga de un derecho incondicional a diferir su pago en dicho plazo.
• Los pasivos financieros clasificados como mantenidos para negociar, excepto los derivados financieros cuyo plazo de liquidación sea superior a un año.

Detalles específicos del Balance para PYMES

• Los terrenos o construcciones que la empresa destine a la obtención de ingresos por arrendamiento o posea con la finalidad de obtener plusvalías a través de su enajenación, fuera del curso ordinario de sus operaciones, se incluirán en el epígrafe A.III.
• Si la empresa tuviera créditos con clientes por ventas y prestaciones de servicios con vencimiento superior a un año, esta partida del epígrafe B.II del activo del balance, se desglosará para recoger separadamente los clientes a largo plazo y a corto plazo.
• El capital social y, en su caso, la prima de emisión o asunción de acciones o participaciones con naturaleza de patrimonio neto figurarán en los epígrafes A-1.I. «Capital » y A-1.II. «Prima de emisión», siempre que se hubiera producido la inscripción en el Registro Mercantil con anterioridad a la formulación de las cuentas anuales. Si en la fecha de formulación de las cuentas anuales no se hubiera producido la inscripción en el Registro Mercantil, figurarán en la partida 3.
• Cuando la empresa adquiera valores de su propio capital, sin perjuicio de informar en la memoria, se registrarán en el epígrafe A-1.IV.
• Las subvenciones, donaciones y legados no reintegrables otorgados por terceros distintos a los socios o propietarios, que estén pendientes de imputar a resultados, formarán parte del patrimonio neto de la empresa, registrándose en la subagrupación A-2. «Subvenciones, donaciones y legados recibidos». Por su parte, las subvenciones, donaciones y legados no reintegrables otorgados por socios o propietarios formarán parte del patrimonio neto, dentro de los fondos propios, registrándose en el epígrafe A-1.VI.
• Si la empresa tuviera deudas con proveedores con vencimiento superior a un año, esta partida del epígrafe C.IV del pasivo, se desglosará para recoger separadamente los proveedores a largo plazo y a corto plazo.
• Cuando la empresa haya emitido instrumentos financieros que deban reconocerse como pasivos financieros pero que por sus características especiales pueden producir efectos específicos en otras normativas, incorporará un epígrafe específico tanto en el pasivo no corriente como en el corriente, denominado «Deuda con características especiales a largo plazo» y «Deuda con características especiales a corto plazo».

Cuenta de Pérdidas y Ganancias

Por otro lado, la cuenta de pérdidas y ganancias muestra los ingresos y gastos del periodo económico. Aquí se verán los ingresos y gastos de la empresa durante el ejercicio contable. En este segundo documento irán los gastos e ingresos. En la cuenta de pérdidas y ganancias se colocan todos los ingresos y egresos que hubo en el año, desde el gasto de personal hasta los ingresos por explotación.

Estado de Cambio de Patrimonio Neto

Estado de cambio de patrimonio neto. Se señalan todos los movimientos que afectaron al patrimonio de la empresa.

Estado de Flujos de Efectivo

Estado de flujos de efectivo, es decir las entradas y salidas de dinero de la empresa.

Memoria

Finalmente, la memoria recopila los datos numéricos y no numéricos que complementan los documentos anteriores. Incluyendo datos importantes de la empresa, por ejemplo la actividad, la aplicación de resultado o las normas de registro de valoración. Sin embargo, la memoria es el documento más largo. A su vez los artículos 259, 260 y 261 de la Ley de Sociedades de Capital explican todo el contenido que debe llevar la memoria anual.

Por todo esto, la cuenta pymes tiene una gran ventaja, ya que presenta menos documentación que las grandes empresas. De esta manera, se podrá organizar toda la información que se tenga de una forma más sencilla. A partir de aquí los datos se expresarán de forma puntual y siguiendo todas las directrices que indica el Plan General de Contabilidad.

Plazos y Proceso de Presentación de Cuentas Anuales PYME

Tener una empresa implica cumplir con toda la normativa legal vigente. Y una de las normativas que se debe cumplir es la de presentar las cuentas anuales ante el registro mercantil donde se domicilie la empresa. Una vez hechas las cuentas no hemos terminado, falta presentarlas.

Así mismo, las cuentas anuales deben presentarse en el Registro Mercantil una vez que han sido formuladas y aprobadas por los administradores y socios. Se presentarán las cuentas pyme cada doce meses o cuando haya una disolución, constitución o modificación de la fecha del cierre contable. En consecuencia, la presentación de los documentos se hará en un tiempo máximo de tres meses después de la culminación del periodo económico. Además, es necesario legalizar los libros contables en el registro mercantil en un plazo máximo de cuatro meses después de la culminación del ejercicio económico.

Etapas y Fechas Clave

1. Formulación de las cuentas: se hace cada doce meses (salvo supuestos excepcionales) en el plazo máximo de tres meses a contar desde el cierre del ejercicio. El plazo para la formulación de las cuentas anuales, tanto para pymes como para grandes empresas, es de tres meses desde el cierre del ejercicio contable, que en la mayoría de casos coincide con el 31 de diciembre. Es decir, los administradores tienen hasta el 31 de marzo del año siguiente para formular las cuentas.
2. Aprobación de las cuentas: Una vez formuladas, las cuentas deben ser aprobadas por la junta general de socios en los seis meses posteriores al cierre del ejercicio. Por tanto, la aprobación debe hacerse como máximo antes del 30 de junio.
3. Depósito en el Registro Mercantil: Finalmente, el depósito de las cuentas en el Registro Mercantil debe realizarse en el plazo de un mes tras su aprobación, es decir, antes del 30 de julio.

Si quieres evitar sanciones o posibles bloqueos en tu actividad empresarial, no permitas que venzan estos plazos. La fecha máxima para presentar las cuentas anuales es de tres meses después del cierre del ejercicio económico. Por lo general esta fecha es el 31 de marzo. El motivo es porque el 31 de diciembre suele ser el momento final del ejercicio económico. No obstante, esto variará dependiendo de circunstancias especiales como un cambio en la fecha de cierre, constitución de una nueva pyme o la disolución de la empresa.

Consideraciones Adicionales

• Recuerda que si no has presentado cuentas anuales en los ejercicios pasados, el Registro Mercantil puede obligarte a presentar los cuatro últimos documentos para ponerte al día.
• En este punto también queremos hacer otra matización, dado que ya estamos plenamente inmersos en la era digital: el depósito de cuentas puedes hacerlo tanto presencialmente como de forma telemática.
• Si eres de los que prefiere elaborar en persona las cuentas de tu empresa y presentarlas en papel, aquí te dejo el link al modelo oficial normalizado y rellenable de cuentas anuales para pequeñas y medianas empresas. Pero ¡ojo!. Aviso que esto te llevará un rato tan largo que te parecerán dos.

Consejos para la Gestión Contable de PYMES

En este aspecto también te queremos ayudar. En Qonto sabemos por experiencia trabajando con startups, autónomos, microempresas y pymes que presentar las cuentas anuales puede ser un proceso tedioso y complejo. Más aún para las que no tienen un equipo contable.

Aquí te ofrecemos algunos consejos:

• Organízate y planifica: Una buena planificación te ayudará a cumplir con todos los plazos y requisitos.
• Invierte en tecnología: Utiliza herramientas digitales que te ayuden a controlar mejor tu contabilidad.
• Confía en el asesoramiento profesional: Un asesor contable puede ser clave para asegurar que tus cuentas se presenten correctamente.

A 31/12 del año anterior había un anticipo de clientes de 3.500. Este año hay anticipos por 4500.