Prevención de Riesgos en Espacios de Coworking: Guía Completa para un Entorno Seguro

Los espacios de coworking se han consolidado como una de las principales alternativas al modelo de oficina tradicional. Representan el nuevo modelo de trabajo: flexible, colaborativo y centrado en la comunidad. En un mismo coworking coexisten profesionales independientes, startups, equipos de grandes compañías, consultores, formadores, proveedores y asistentes a eventos. Este entorno, que mezcla oficina, espacio formativo y comunidad, genera un perfil de riesgo propio que requiere una atención especial.

El flujo es más dinámico que en una oficina convencional: hay cambios diarios de puestos, altas y bajas de usuarios, eventos externos y estancias de corta duración. Aunque el tipo de trabajo de oficina sedentario que realizamos muchos nos hace suponer que está exento de riesgos laborales, esto no es cierto. Existen riesgos definidos y regulados que debemos conocer y varias normas de seguridad específicas que debemos seguir.

Para el trabajador autónomo o para las pequeñas empresas, es muy fácil que la necesidad de elaborar un plan de riesgos laborales se pierda en el olvido, ya sea por despiste, por pensar que no es necesario o por no poder afrontar el coste que supone contratar a una empresa para que lo prepare.

Responsabilidad y Normativa en la Prevención de Riesgos Laborales en Coworkings

Una de las dudas más frecuentes es la responsabilidad de los riesgos laborales en un espacio de coworking, especialmente porque cuando surgieron los primeros espacios no había una normativa específica que los regulase o no estaba clara su interpretación.

Definición Legal de Centro de Trabajo

Los centros de coworking se consideran «centros de trabajo», aunque haya espacios diferenciados por empresas, proyectos o actividades. El Estatuto de los Trabajadores, en su artículo 1.5, define el centro de trabajo como una unidad productiva con organización específica y dada de alta ante la autoridad laboral. No obstante, la jurisprudencia ha matizado esta definición legal, incluyendo criterios funcionales que van más allá de la simple alta administrativa.

Esto significa que un espacio puede ser legalmente un centro de trabajo aunque no esté formalmente declarado como tal, si cumple ciertos elementos organizativos.

Para que una instalación sea considerada centro de trabajo deben cumplirse varios requisitos legales con base en criterios técnicos y funcionales. Estos incluyen: autonomía productiva, organización propia, separación geográfica del resto de la empresa y, en muchos casos, alta en la autoridad laboral. Por tanto, no todos los espacios de actividad cumplen con la condición de centro de trabajo, especialmente en casos como coworkings o teletrabajo.

El “lugar de trabajo” es cualquier espacio donde una persona presta servicios, pero sin necesariamente constituir una unidad organizativa propia. Un coworking o el domicilio de un trabajador remoto pueden ser lugar de trabajo, pero no centro si no tienen medios materiales ni dirección propia. Esto tiene consecuencias directas en la normativa de los centros de trabajo, como la prevención de riesgos o la representación sindical.

Obligaciones Legales al Abrir un Centro de Trabajo

Cuando una empresa abre un nuevo centro de trabajo, debe cumplir una serie de obligaciones reguladas por la legislación estatal y autonómica. La principal es la comunicación de apertura ante la autoridad laboral, que debe realizarse de forma telemática y en plazo.

Antes de iniciar la actividad, deberás presentar:

• Evaluación de riesgos laborales adaptada al centro.
• Plan de seguridad y salud, si existe obra de construcción.
• Alta del centro en la Seguridad Social y notificación a la autoridad laboral.

Cumplir estos pasos es obligatorio para operar legalmente y evitar responsabilidades en caso de inspección o accidente.

La comunicación de apertura debe realizarse antes o dentro de los 30 días siguientes al inicio de la actividad del nuevo centro. En el caso de obras, debe comunicarse antes del inicio de los trabajos, junto con el acta de aprobación del plan de seguridad y salud laboral.

Cada centro de trabajo debe cumplir con las leyes de seguridad en el trabajo, lo que implica una gestión activa de la prevención de riesgos. Esto incluye formación específica, dotación de medios adecuados y evaluación continua del entorno. Además, las instalaciones deben cumplir con los requisitos técnicos exigidos según la actividad, superficie, aforo, ventilación o maquinaria utilizada. Estas condiciones son revisadas en inspecciones periódicas o tras denuncias ante la autoridad laboral.

Responsabilidad Compartida

De forma muy simplificada, podemos decir que los riesgos laborales requieren de la implicación de todos los miembros del espacio, aunque hay un responsable último, el titular, que es quien se encarga del acondicionamiento del espacio, de las contrataciones necesarias si hace falta y de informar al resto de coworkers sobre riesgos y medidas. Los coworkers, por su parte, tienen que colaborar en la coordinación y la información. La más importante es la de cooperación e información. Tienen que informar al titular de cualquier riesgo que detecten, coordinarse para aplicar la normativa, informarse recíprocamente de los riesgos específicos de las actividades que desarrollan en el centro y comunicar inmediatamente cualquier situación de emergencia.

Las obligaciones de las pymes no difieren de las grandes empresas. Además, a la empresa que promueve el uso de los espacios de coworking entre sus empleados también le atañe la seguridad de su gente en dichos espacios.

Aspectos Clave de la Prevención de Riesgos en Coworkings

Los espacios de coworking deben garantizar la seguridad de sus usuarios y de los equipos y dispositivos que utilizan. Esto implica medidas de seguridad física, informática e higiénica para crear un ambiente de trabajo confiable y cómodo.

Seguridad Física

Una de las principales medidas de seguridad en un espacio de coworking es contar con un sistema de monitoreo 24/7. Es esencial proteger las instalaciones tanto cuando están en funcionamiento como fuera del horario laboral. Las cámaras de videovigilancia permiten evitar robos y, en caso de pérdida de objetos personales, revisar grabaciones para esclarecer lo ocurrido.

El control de acceso es otra medida clave. Se recomienda el uso de tarjetas de entrada, códigos PIN o sistemas biométricos para restringir el acceso a personas no autorizadas. También es importante registrar a los visitantes y limitar el acceso a áreas sensibles.

Además, los coworkings deben contar con medidas de protección contra incendios, como detectores de humo, sistemas de rociadores y extintores en lugares estratégicos. Realizar simulacros de evacuación periódicos contribuye a la seguridad de todos los usuarios.

Seguridad Informática y Ciberseguridad

Proteger la información digital es fundamental en un coworking. La conexión a internet debe ser segura para evitar el robo de datos, especialmente para quienes manejan información sensible. Los espacios de coworking fomentan la colaboración, pero compartir WiFi o impresoras implica riesgos digitales.

Algunas de las medidas recomendadas incluyen:

• Uso de VPN (Red Privada Virtual): Una VPN establece una conexión segura y cifrada entre tu dispositivo y una red privada, evitando que los ciberdelincuentes puedan espiar tus comunicaciones.
• Redes seguras: Se deben utilizar contraseñas robustas y cambiar las claves predeterminadas de los routers.
• Software actualizado: Mantener los dispositivos y programas actualizados protege contra vulnerabilidades de seguridad.
• Antivirus y anti-malware: Es crucial contar con software de seguridad para prevenir ataques cibernéticos.
• Evitar compartir información confidencial en redes públicas: No acceder a cuentas bancarias ni realizar compras por internet desde un coworking sin medidas de seguridad adecuadas.
• Contraseñas robustas: No compartas tus claves ni las anotes en post-its o documentos físicos.
• Uso exclusivo corporativo: Si utilizas un equipo propiedad de tu empresa, debes conocer y aceptar su normativa de uso.
• La impresora como activo crítico: Los gestores y usuarios deben tratar a las impresoras compartidas como activos de red críticos, sujetos a las mismas políticas que un servidor. No abandones documentación sensible en impresoras o escáneres.
• El Internet de las Cosas (IoT): Las oficinas inteligentes con climatización controlada a distancia, iluminación inteligente o máquinas de café conectadas, introducen nuevos riesgos que deben ser gestionados.
• Phishing y Spear Phishing: Desconfía de correos electrónicos urgentes que soliciten información personal o pagos. Verifica siempre la dirección del remitente antes de responder, no descargues archivos de origen desconocido y nunca conectes memorias USB encontradas al azar sin revisarlas.
• Backups periódicos y cifrados: Es indispensable realizar copias de seguridad de forma regular.
• Cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): Si manejas datos de terceros, el cumplimiento del RGPD no es opcional, y además supone un factor de competitividad y fidelización.
• Plan de respuesta a incidentes: La anticipación es la diferencia entre un incidente gestionado y un desastre absoluto. Es fundamental contar con un plan de respuesta.

INCIBE pone a disposición de empresas, profesionales y ciudadanos el número 017, un servicio gratuito, confidencial y personalizado, atendido por un equipo multidisciplinar (técnico, legal y psicosocial) en horario de 8:00 a 23:00 horas, los 365 días del año.

Prevención de Riesgos Laborales Tradicionales

Aunque no se cuelguen de cuerdas al vacío ni se trabaje con cables de alta tensión, el trabajo de oficina también tiene sus riesgos. Me refiero al riesgo de coger una mala postura mientras trabajamos, cansarnos la vista por no descansar de vez en cuando, una caída o traspiés inesperados… Parece que son más frecuentes después de un descanso prolongado o en épocas de estrés.

Algunos aspectos a considerar incluyen:

• Iluminación: Se debe garantizar una luz adecuada, preferiblemente natural, y en su defecto, optar por iluminación LED.
• Mobiliario: Es necesario contar con muebles ergonómicos y cómodos para largas jornadas de trabajo.
• Orden y seguridad: Evitar cables sueltos y obstáculos que puedan generar accidentes.
• Climatización y ventilación: Mantener una temperatura óptima y garantizar una buena ventilación para el confort de los usuarios.

Higiene y Mantenimiento

Mantener un espacio limpio es fundamental para la salud de los trabajadores. Es recomendable que las áreas estén diferenciadas y señalizadas, especialmente las zonas donde se manipulan alimentos.

Cardioprotección

Este entorno, que mezcla oficina, espacio formativo y comunidad, genera un perfil de riesgo cardiovascular propio. Por todo ello, la cardioprotección debe integrarse como un componente más de la infraestructura básica del coworking, al mismo nivel que la conexión a internet, la climatización o las medidas de prevención de riesgos.

Teletrabajo Híbrido

El mercado laboral vive una transformación profunda, y el teletrabajo híbrido ha llegado para quedarse. Este modelo ofrece flexibilidad y reducción de costes, pero también impone responsabilidades legales que las empresas no siempre contemplan. El contrato es la base de la relación laboral y debe reflejar la realidad del puesto. La Ley de Prevención de Riesgos Laborales también se aplica a los modelos híbridos. El teletrabajo implica costes adicionales para los empleados. Dejar estos aspectos sin regular puede provocar reclamaciones o litigios. El teletrabajo híbrido también plantea retos en materia de protección de datos y cumplimiento del RGPD.

Impacto de la Seguridad en la Productividad y Tecnologías Emergentes

Impacto en la Productividad

Un entorno seguro permite a los trabajadores concentrarse en sus tareas sin preocupaciones, lo que mejora el rendimiento y la satisfacción laboral. Además, las empresas que utilizan coworkings deben ser conscientes de su responsabilidad legal ante cualquier incidente de seguridad. Y si no trabajamos adoloridos, trabajamos más felices.

Tecnologías Emergentes en Seguridad

Los avances tecnológicos han mejorado la seguridad en los coworkings. Algunas soluciones innovadoras incluyen:

• Inteligencia Artificial y Machine Learning: Estas tecnologías pueden predecir y detectar amenazas mediante el análisis de patrones de comportamiento.
• Internet de las Cosas (IoT): Sensores inteligentes pueden monitorear el ambiente y detectar movimientos sospechosos.
• Blockchain: Garantiza la seguridad de datos y transacciones al evitar alteraciones no autorizadas.

Evaluación y Mejora Continua

Para garantizar la seguridad, es importante realizar auditorías periódicas y evaluar vulnerabilidades. La mejora continua implica actualizar políticas de seguridad, capacitar a los usuarios y adoptar nuevas tecnologías para prevenir riesgos.