Cuentas Anuales Obligatorias para PYMES: Guía Completa

Sabemos que la contabilidad no es un tema apasionante de leer, pero también conocemos de primera mano lo importante que es para una PYME, y no solo por el mero hecho de que sea una obligación, sino por la cantidad de datos que reporta y que pueden ser de utilidad para el devenir del negocio y de la actividad empresarial de una pequeña o mediana empresa. Hablamos de una de las obligaciones contables por excelencia que debe cumplir una empresa.

Las cuentas anuales resumen la actividad económica de un negocio durante un ejercicio contable. Muestran información esencial sobre el patrimonio, la situación financiera y los resultados obtenidos y son obligatorios para todas las sociedades mercantiles. Es decir, los informes que reflejan la situación económica de un negocio, ya que incluyen el patrimonio, los resultados del ejercicio y todo dato contable que sea relevante. En este post te damos las claves para que abordes el mundo de las cuentas anuales para PYMES/microempresas de una forma amena y sencilla.

¿Qué son las Cuentas Anuales de una PYME?

Podríamos decir que las cuentas anuales (CCAA) son la síntesis informativa de todos los procesos contables que ha practicado una empresa durante un ejercicio económico concreto. Dicho de otro modo: hablamos de documentos que recogen la información financiera de una empresa. Las cuentas anuales son un conjunto de documentos financieros que resumen la actividad económica de una empresa durante un ejercicio. Son un conjunto de documentos que hay que presentar al Registro Mercantil en los que se refleja información detallada sobre tu empresa.

Las cuentas anuales deben redactarse con claridad, de forma que la información suministrada sea comprensible y útil para los usuarios al tomar sus decisiones económicas, debiendo mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa (respetando siempre la normativa contable). El objetivo de presentar estas cuentas es dejar constancia de la situación financiera de la empresa y hacerla pública y accesible a cualquiera que esté interesado en ellas para, por ejemplo, iniciar una relación comercial.

En función de la empresa, existen diferentes modelos de cuentas anuales: Cuentas anuales ordinarias, Cuentas anuales abreviadas, Cuentas anuales PYMES, y Cuentas anuales consolidadas. Las cuentas anuales abreviadas son una versión simplificada de las cuentas normales que busca aligerar la burocracia para las empresas pequeñas y medianas. Por su parte, las PYMES pueden optar por escoger el modelo específico de cuentas anuales para PYMES. Las empresas que no superen ciertos límites pueden (o deben, según el caso) presentar sus cuentas (balance, memoria, etc.) en este formato simplificado. Para poder marcar uno u otro debes cumplir determinados requisitos. Una vez la empresa decida qué modelo usar, deberá mantenerlo durante al menos tres ejercicios consecutivos. En este post nos centraremos en este modelo concreto: las cuentas anuales de pequeñas y medianas empresas. En cualquier caso, los documentos a presentar varían según el tamaño de la empresa y, sobre todo, si ésta opta por el modelo normal o el modelo abreviado.

Yendo a la parte legal, hay que comenzar haciendo una distinción. Por un lado, las cuentas anuales de empresas, en general, se regulan en el Plan General Contable publicado en el BOE. Sin embargo, la normativa contable española para pequeñas y medianas empresas tiene sus matices. Por lo tanto, será el Plan General de Contabilidad el que debas tener en cuenta para a la hora de hacer las cuentas anuales. Eso sí, en el caso de las PYMES (pequeñas y medianas empresas) existe una versión simplificada (Plan General de Contabilidad para Pymes), que permite a los pequeños negocios no aplicar criterios como los de las grandes empresas. El Plan General de Contabilidad de PYMES que se aprueba constituye el desarrollo de las normas contables que pueden ser aplicadas por ciertas empresas, delimitadas en su cuerpo. Debe resaltarse el carácter voluntario de este Plan General de Contabilidad de PYMES, cuya aplicación es opcional para las empresas que cumplan las condiciones establecidas en el artículo 175 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas para la formulación de balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados.

El Plan General de Contabilidad de PYMES presenta una estructura idéntica al Plan General de Contabilidad, habiendo reducido sus contenidos en las operaciones que se ha valorado que los destinatarios de esta norma llevan a cabo con menor habitualidad y habiendo simplificado algunos aspectos puntuales. En caso de que una empresa que aplique este Plan General de Contabilidad de PYMES realice una operación no regulada en él, ha de remitirse a las normas correspondientes del Plan General de Contabilidad.

Requisitos para Aplicar el Plan General de Contabilidad de PYMES

La respuesta sobre quién puede presentar las cuentas anuales PYMES la encontramos en el Plan General de Contabilidad para Pequeñas y Medianas Empresas, un documento específico para este tipo de empresas con el que se pretende dotarlas de un marco normativo simplificado, en sintonía con el tipo de operaciones que la PYME desarrolla. Podrán aplicar este Plan todas las empresas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las siguientes circunstancias:

• Que el total de las partidas del activo no supere los 4 millones de euros.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 8 millones de euros.
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

Es decir, las empresas que cumplan esta situación son consideradas como pequeña o mediana empresa y pueden presentar sus cuentas ante el Registro Mercantil.

¿Quiénes no pueden aplicar el Plan General de Contabilidad de PYMES?

Por otro lado, encontramos una serie de supuestos bajo los cuales no se puede optar por esta posibilidad. En ningún caso podrán aplicar este Plan las empresas que se encuentren en alguna de las siguientes circunstancias:

• Que cumpla la definición de entidad de interés público.
• Que forme parte de un grupo de sociedades que formule o debiera haber formulado cuentas anuales consolidadas.
• Que su moneda funcional sea distinta del euro.
• Que se trate de entidades financieras que capten fondos del público asumiendo obligaciones respecto a los mismos y las entidades que asuman la gestión de las anteriores.

Adicionalmente, se exige que la empresa no se encuentre en alguno de los supuestos de exclusión regulados.

Documentos Obligatorios en las Cuentas Anuales de PYMES

Las cuentas anuales de una PYME deben estar formadas por: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, y la memoria. Se trata de documentos obligatorios que todas las PYMES deben presentar en el Registro Mercantil.

Balance de Situación

El balance de situación es una cuenta que refleja el activo (bienes y derechos), el pasivo (obligaciones) y el patrimonio neto de la empresa. Este documento refleja el patrimonio de la empresa en un momento determinado y se calcula teniendo en cuenta los siguientes factores:

• Activo: son los bienes y derechos que posee la empresa como, por ejemplo, dinero en efectivo, material de oficina, locales comerciales, mercancías, etc.
• Pasivo: son las fuentes de financiación de la empresa, por ejemplo, las deudas que tiene pendiente de pago tanto a corto como a medio y largo plazo.
• Patrimonio neto: Es el resultado de restarle el pasivo al activo, y representa el capital propio con el que cuenta la empresa.

Cuenta de Pérdidas y Ganancias

Es un documento que muestra los ingresos (haber) y los gastos (debe) de un periodo económico concreto. También se le llama cuenta de resultados, y es el documento que recoge las pérdidas y ganancias durante el ejercicio. Sirve para poder comprobar la situación de una empresa rápidamente, además de ser la base para el cálculo del impuesto de sociedades.

Memoria

Por su parte, la memoria amplía y comenta la información contenida en el balance de situación y en la cuenta de pérdidas y ganancias. La función de la memoria contable es ampliar, completar o aclarar la información que ya contienen los demás documentos, explicando los eventos más relevantes y su impacto económico en la empresa. Además, incluye datos importantes de la empresa, por ejemplo, la actividad, la aplicación de resultado o las normas de registro de valoración.

Si bien esos tres documentos son la base, las PYMES pueden incorporar voluntariamente otros dos estados financieros que para las grandes empresas son obligatorios. Las PYMES podrán incorporar en sus cuentas anuales un estado de cambios en el patrimonio neto, y un estado de flujos de efectivo que se elaborará de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad. Con el ánimo de simplificar las obligaciones contables de las empresas que no superen el tamaño exigido para obligar a someter sus cuentas anuales a auditoría, la Ley 16/2007, de 4 de julio, no exige a estas empresas la presentación del estado de flujos de efectivo.

Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (Opcional)

El ECPN refleja los cambios en la financiación propia que posee una empresa. Se compone de dos partes: Estado de ingresos y gastos, donde se registran todos los ingresos y gastos que afectan al patrimonio neto, y el Estado total de cambios en el patrimonio neto, que incluye no solo ingresos y gastos, sino todas las transacciones que afectan al patrimonio neto, como por ejemplo, la entrada o salida de socios en la empresa.

Estado de Flujos de Efectivo (Opcional)

Este documento registra la manera en que se mueve el dinero en efectivo del que dispone la empresa, tanto cuando se gasta como cuando se ingresa, es decir, indica los pagos y los cobros.

El Régimen Especial de Microempresas

Dentro del régimen de PYMES, existe una categoría especial con mayores simplificaciones: las microempresas. Si tu negocio cumple durante dos ejercicios consecutivos al menos dos de los siguientes requisitos, puedes acogerte voluntariamente a criterios contables aún más sencillos:

• Activo total: No superior a 1 millón de euros.
• Importe neto de la cifra de negocios: No superior a 2 millones de euros.
• Número medio de trabajadores: No superior a 10.

Acogerse a este régimen permite simplificar la contabilización de operaciones como los arrendamientos financieros (leasing) o el impuesto sobre sociedades, lo que supone una ventaja administrativa considerable. El primer criterio específico se refiere al tratamiento contable de los acuerdos de arrendamiento financiero y otros de naturaleza similar, estableciéndose la imputación de la cuota devengada en el acuerdo, como un gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias. El otro criterio específico se refiere al registro contable del impuesto sobre beneficios, considerándose como gasto por impuesto el importe que resulte de las liquidaciones fiscales del ejercicio corriente, es decir, el gasto por impuesto sobre beneficios se hace equivalente al gasto por impuesto corriente.

Presentación y Depósito de las Cuentas Anuales

Todas las Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes) deben formular sus cuentas anuales cada 12 meses de acuerdo con las normas contables del Plan General de Contabilidad de Pymes. Las cuentas anuales se elaborarán con una periodicidad de 12 meses, salvo en los casos de constitución, modificación de fecha del ejercicio social, o disolución. Deben presentarse cada 12 meses en el Registro Mercantil del lugar en que la empresa tenga su domicilio social, excepto en caso de constitución, modificación de la fecha de cierre o disolución de la empresa, que deberá hacerse antes.

Antes de presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil correspondiente hay que cumplir con dos pasos: la legalización de los libros contables y la aprobación de las cuentas en la Junta General de socios o accionista. Asimismo, las cuentas anuales deben presentarse en el Registro Mercantil una vez que han sido formuladas y aprobadas por los administradores y socios.

Es importante tener en cuenta que deben ser formuladas por el empresario o los administradores, quienes responderán de su veracidad, en el plazo máximo de 3 meses a contar desde el cierre del ejercicio. Lo normal es que estemos hablando del 31 de marzo como fecha tope para la formulación de las cuentas anuales (siempre y cuando el ejercicio coincida con el año natural). Una vez formuladas, las cuentas deben ser aprobadas por la Junta General de socios en los seis meses posteriores al cierre del ejercicio. Por tanto, la aprobación debe hacerse como máximo antes del 30 de junio. Una vez aprobadas las cuentas, el empresario o administrador tiene un mes para presentarlas ante el Registro Mercantil del domicilio social correspondiente. Siempre y cuando el fin del ejercicio coincida con el año natural, estaremos hablando de que la fecha de presentación o depósito de las cuentas cumple generalmente el día 30 de julio. De acuerdo con la Ley de Sociedades de Capital, las cuentas anuales deberán aprobarse en Junta General en un máximo de 6 meses después del cierre del ejercicio social, y presentarse dentro del mes siguiente a la fecha de su aprobación por parte de la Junta.

Plazos Clave para la Presentación de Cuentas Anuales

Para los casos en los que la empresa cierre su ejercicio el 31 de diciembre:

¿Cómo presentar las CCAA de una PYME?

El depósito de las CCAA que debe realizar una PYME se puede llevar a cabo de manera telemática con certificado digital mediante el programa D2. También se puede optar por presentar las cuentas en formato CD, DVD o en papel. Se puede presentar en papel, en CD o DVD y de manera telemática por internet. Para que la presentación sea válida, además de las cuentas anuales deberán ir acompañadas de otros documentos como: Una solicitud firmada por la persona que presenta las cuentas, certificación del acuerdo de la junta directiva de la empresa aprobando las cuentas, firmada ante notario, y el formulario de declaración de titularidad real de la sociedad.

¿Son Públicas las Cuentas Anuales?

Sí, cualquier persona puede solicitar en el Registro Mercantil las cuentas anuales de una empresa. Al considerarse información pública, cualquier persona o empresa puede acceder a la información recopilada en las cuentas.

Asesoramiento Contable para PYMES

Confeccionar, transcribir (en su caso) y depositar las cuentas anuales de una PYME no es tarea sencilla. Requiere de tiempo y conocimientos de contabilidad, por lo que, en caso de no disponer de los medios necesarios, recomendamos ponerse en manos de expertos contables. Ponemos a tu disposición nuestro equipo de expertos en cuentas anuales, dispuestos a brindarte la asesoría necesaria para cumplir con todas las obligaciones contables y fiscales. Nuestra misión es liberarte de la carga de la contabilidad para que puedas concentrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio. Contamos con aplicaciones tecnológicas propias que ayudarán y optimizarán las tareas contables de tu empresa.

Conocemos que presentar las cuentas anuales puede ser un proceso tedioso y complejo, más aún para las que no tienen un equipo contable. Por ello, es fundamental que tanto PYMES como grandes corporaciones cumplan las normativas para evitar problemas con las autoridades fiscales y el Registro Mercantil. Para determinar qué modelo de cuentas anuales corresponde a tu empresa, primero evalúa si cumples los requisitos establecidos para el modelo PYME o abreviado. Es importante cumplir con los plazos establecidos para evitar sanciones. Elegir el modelo adecuado de cuentas anuales es crucial para cumplir con las obligaciones legales de tu empresa de manera eficiente.

Si te ha surgido alguna pregunta, estamos aquí para ayudarte. Te orientamos con claridad y paso a paso. Estaremos encantados de darte más detalles de nuestro servicio de asesoría y gestoría contable para PYMES. Nuestros servicios incluyen: confeccionar las cuentas anuales de tu PYME, confeccionar el acta y el certificado de aprobación de las cuentas anuales, y depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.