Cómo Crear y Gestionar Proveedores en un Sistema ERP Open Source

La correcta gestión de proveedores es un pilar fundamental para cualquier empresa, ya que garantiza la continuidad de las operaciones y optimiza los procesos de adquisición. En los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), especialmente en soluciones de código abierto como OpenERP, la creación y configuración detallada de los proveedores es un paso crítico. Este artículo explora cómo crear un proveedor en OpenERP, profundizando en los beneficios y consideraciones de los sistemas ERP de código abierto.

La Evolución del ERP Open Source

A partir de los años 90, las soluciones de negocio open source comenzaron a florecer con la Open Source Initiative (OSI). Los precursores partieron de la idea de que si el código fuente del software se hace público, todos pueden contribuir al desarrollo del software. De esta manera, querían contrarrestar el poder de los principales desarrolladores de software, como Microsoft, SAP y Oracle. En los siguientes años, el open source avanzó a grandes pasos. Actualmente, existe una variante open source de cada tipo de software empresarial. Por lo general, es una alternativa completa a la variante tradicional.

Ventajas del ERP Open Source

• Funcionalidades: En lo que respecta a funcionalidades, apenas hay diferencia entre un ERP open source y los paquetes tradicionales. De hecho, como cada usuario puede usar el código fuente para su propio desarrollo, las nuevas aplicaciones a menudo están disponibles a un ritmo rápido.
• Libre Distribución del Código Fuente: Una gran ventaja es que el código fuente se puede distribuir libremente, lo que en principio, permite conseguirlo gratis. Sin embargo, es importante recordar que la libre distribución no siempre implica que todas las licencias open source sean gratuitas, ya que las empresas a menudo facturan por el desarrollo del sistema o por licencias empresariales ya listas para usar.
• Flexibilidad y Opciones de Elección: La naturaleza abierta del código fuente permite que una gran cantidad de desarrolladores creen aplicaciones, ofreciendo una amplia gama de opciones y personalizaciones. Es importante establecer prioridades en la implementación de un ERP, empezando con un sistema que cubra los requisitos mínimos.
• Integración Sencilla: El software ERP de código abierto se basa en un estándar abierto y, por lo tanto, es relativamente fácil de integrar con otro software como inteligencia de negocios (Business Intelligence, BI) o sistema de gestión documental (DMS, Document Management System).
• Autonomía y Derechos de Decisión: La mayoría de las empresas también consideran una ventaja que el ERP de código abierto les otorgue muchos derechos en la toma de decisiones. El mantenimiento lo puede hacer uno mismo, y las aplicaciones pueden tanto hacerlas las propias empresas como terceros, lo que evita estar atado a un único proveedor.
• Coste: Los paquetes de ERP open source pueden salir más asequibles que los sistemas propietarios. Las licencias básicas empiezan a veces desde 15 euros por usuario al mes. Sin embargo, es importante tener en cuenta que por esta cantidad no se obtiene un sistema ERP completo, y se necesitarán añadir aplicaciones y considerar costos de puesta en marcha, mantenimiento, hospedaje y soporte.

Desventajas y Consideraciones del ERP Open Source

• Oferta de Proveedores Limitada: Aunque la cantidad de proveedores que tienen una gran experiencia con la implementación de paquetes open source crece cada vez más, la oferta es más limitada que la del mercado del ERP tradicional.
• Soporte: Con un paquete de ERP open source, una empresa no siempre tiene un único punto de contacto para soporte. Estas empresas dependen de su propio departamento TIC, de la comunidad open source o del proveedor con el que se haya contratado el soporte. Los proveedores de licencias de código abierto a menudo ofrecen contratos de soporte directo para mitigar esta desventaja.
• Licenciamiento y Redistribución: En el caso de desarrollos a medida para clientes, la gestión de licencias (como AGPL que puede obligar a redistribuir el desarrollo) y la política de colaboración con la comunidad pueden generar dudas. Es crucial que el informático o consultor haga entender al cliente cómo se trabaja con OpenERP y el software libre, o considerar opciones de pago como las versiones Enterprise.

Es importante tener en cuenta muchos otros elementos aparte de si es de código abierto o cerrado. A menudo, incluso es más importante comparar los paquetes en el área funcional.

Creación de un Proveedor en OpenERP

La creación de un proveedor en un sistema ERP como OpenERP implica varios pasos para asegurar que toda la información relevante esté registrada correctamente.

Paso 1: Crear el Tercero

El primer paso es crear el "Tercero", que es la entidad base para clientes, proveedores y acreedores. Es importante recordar en colocar una secuencia diferente a la del Cliente en el campo Identificador cuando se introducen proveedores. Si es un Proveedor de Importación, se debe marcar el campo de Exento de Impuestos. En el campo de Grupos de Terceros, se deben añadir en la tabla grupos de terceros relacionados al mundo del Proveedor, por ejemplo: Constructores, Fabricantes, Proveedores, Acreedores. El ERP es Multi-Empresa y Multi-Organización, si introducimos un Asterisco (*), significa que dicho proveedor pertenece a todas las Organizaciones.

Ejemplo visual de la interfaz para crear un Tercero en OpenERP.

Paso 2: Introducir Direcciones y Personas de Contacto

Una vez creado el Tercero, nos vamos a la pestaña de Direcciones, damos de alta las direcciones del proveedor, teléfonos, fax y colocamos un visto a las direcciones de: Dir. factura, Dir. Cobro Proveedor y Dir. Una vez creado el Tercero, nos vamos a la pestaña de Direcciones, damos de alta las direcciones del proveedor, teléfonos, fax y colocamos un visto a las direcciones de: Dir. factura, Dir. Cobro Proveedor y Dir. Luego, picamos la pestaña de Persona de Contacto para crear e identificar a las personas que nuestra empresa con los Departamentos correspondientes.

Interfaz para añadir personas de contacto y sus detalles.

Es vital que se pueda contactar con el responsable del Departamento en caso de problemas, como pedidos no confirmados o mercancía no recibida.

Paso 3: Configurar la Pestaña de Proveedor/Acreedor

Una vez creado el tercero, sus direcciones y la Persona de Contacto, nos toca picar la pestaña de Proveedor/Acreedor. En esta sección, se introduce una combinación de cuentas contables relacionadas con el Proveedor. Si nuestra empresa tiene días de pago a proveedores, se pueden introducir en esta pantalla o en la de Condiciones de Pago. Si por casualidad están introducidos los días en los dos programas, el que prima primero es el maestro de Proveedores.

Vista de la pestaña de Proveedor/Acreedor para configurar información contable.

Condiciones de Pago

En la tabla de Condiciones de Pago, tenemos que crear nosotros los Modos de Pago. Dicha tabla sirve tanto para los Clientes, Proveedores y Acreedores. En dicha tabla podéis colocar los días del 1º, 2º y 3º vencimiento de Pago y en el maestro de proveedores también están esos días.

Si el Proveedor cobra por banco, aquí introduciremos nuestros datos bancarios.

Ejemplo de tabla de condiciones de pago y vencimientos.

Categoría de Impuestos

La tabla de categoría de impuestos agrupa tasas de impuesto similares. Una tasa de impuesto obligada pertenece a una categoría del impuesto, y está opcionalmente bajo una categoría de impuesto de tercero.

Una vez terminado de introducir todos los datos, picamos el icono del DISKETTE GRANDE para grabar los datos.

Datos Maestros Imprescindibles en un ERP

Los datos maestros de un ERP son aquellos datos críticos y necesarios para poder empezar a operar con la herramienta. Si no se registran previamente o en el momento de necesitarlos, no se puede trabajar con el sistema. Por ello, la acción de configurar estos maestros es la más complicada de la fase de implantación. Si no se hace correctamente, será imposible que el comportamiento del programa sea el esperado.

Tipos de Datos Maestros a Considerar:

1. Catálogo de Productos: Es fundamental definir cómo es nuestro catálogo. Un aspecto aparentemente trivial, pero que puede ser el escollo más importante a salvar en una implantación. Existen infinidad de formas de registrar y categorizar los productos de una empresa.
   • Código del artículo.
   • Referencias: Cómo identifico mi artículo como único.
   • Datos adicionales del artículo.
   • Serialización y números de lote de los artículos.
   • Qué tipologías y categorías de artículos es necesario que lleven números de lote o serial.
   • Atributos o variantes del artículo (Color, talla, medidas, etc.).
   • Indicar si requieren imágenes o no y cuántas.
   • Señalar si requieren registro de documentos adjuntos, cuántos y cuáles.
   • Cuántos hay y dónde están.
2. Tarifas de Venta: Las tarifas de venta son un aspecto fundamental en la configuración del ERP. En este apartado configuraremos los precios de compra y venta. Por ejemplo, podemos establecer que un precio de venta dependa de otros (como en el caso de diferentes monedas), o que el precio de venta de un producto sea un 20% del precio del proveedor. Establecida esta configuración, los precios se calculan automáticamente. Sobre esta tarifa, pueden colgar distintas versiones de tarifa, como pueden ser por fechas.
3. Precio Base: Hay varios tipos de precios: coste, venta y método de coste. Para que esto sea posible, debemos definir en la ficha de producto cuál es el precio de coste, el precio de venta y el método de coste.
4. Formas de Envío y Transporte (Logística): Señalar qué forma de envío es utilizada en función de qué condiciones. Esto incluye cualquier información relevante a embalajes (ejemplo: mercancía en contenedores, donde la agencia de transporte cobra por contenedor con un límite de peso, independientemente del número de bultos que incluyen).

Representación de los diferentes tipos de datos maestros en un sistema ERP.

Procesos de Negocio en un ERP

En este apartado, se incluyen en la medida de lo posible los procesos actuales de la empresa, y cómo estos se adaptarán al sistema ERP. Un ejemplo de proceso de logística y compras puede ser:

• Se verifica si existe stock del producto en almacén (Logística).
• Si existe, se sirve al Cliente (Logística).
• Si no existe y el producto es de distribución:
  • Se realiza pedido de compra a proveedor (Compras).
  • Recepción del material (Logística).
  • Verificación de su calidad (Calidad).
  • Si pasa el control, se incluye en almacén (Logística).
  • Si no pasa el control, se devuelve al proveedor (Logística).
  • Compras gestiona la devolución (Compras).
  • Atención al Cliente indica el retraso en la entrega al Cliente y facilita nueva fecha de entrega (Atención al Cliente).
• Si no existe y el producto es de fabricación, se fabrica (Fabricación).
• Se verifica su calidad (Calidad).
• Si pasa el control, se incluye en almacén (Logística).
• Si no pasa el control, se almacena y se sirve al Cliente.

Un ERP busca eliminar redundancias y mejorar la comunicación entre departamentos. Por ejemplo, en lugar de que el Dpto. de Atención al Cliente registre un pedido dos veces, Almacén tendrá acceso a consultar los pedidos de venta pendientes registrados en el ERP, eliminando varios pasos y errores potenciales.

Configuración de Documentos y Migración de Datos

Los documentos requeridos en cada área de trabajo o departamento deberán estar configurados en el ERP antes de la fecha de arranque para que puedan ser impresos desde la herramienta. Todos los datos deben ser consistentes y la estructura de datos está centralizada y normalizada.

Procesos de Migración

Habrá que desarrollar los procesos de migración correspondientes. Estos desarrollos son de por sí un proyecto y deben tratarse como tal. Es necesario estudiar las estructuras de datos en los que se encuentran actualmente los maestros de la empresa (ejemplo: ventas en una base de datos en Access, listado de proveedores en una hoja de cálculo).

Arranque del ERP

Es necesario pensar en cómo y cuándo hay que dejar de trabajar con el sistema antiguo y se empezará con el nuevo. Existen muchas formas de realizar un arranque:

1. Finalizar la gestión de temas pendientes (pedidos, albaranes, facturas, etc.) en el sistema antiguo. Se recomienda que queden en el sistema antiguo como histórico.
2. Extraer los datos del sistema antiguo y cargarlos en el nuevo.
3. Una vez configurados los datos de maestros de cada área, dicha área ya puede operar.
4. Definir una fecha real de arranque donde todas las áreas de la empresa estarán trabajando con la herramienta.

Consideraciones Finales para la Implantación de un ERP

Antes de solicitar un presupuesto para implantar un ERP, es crucial documentar los aspectos identificados en este artículo, incluyendo otros que se consideren relevantes o críticos para finalizar la implantación con éxito. La "filosofía" open source no interesa demasiado al cliente; lo que busca es una empresa que desarrolle un proyecto profesional. Los principales motivos para pasarse a OpenERP suelen ser económicos y por la capacidad de personalización.

En cuanto al modelo de negocio, puede ser interesante ofrecer dos tipos de contratos:

• Un contrato de mantenimiento anual con una serie de horas incluidas y un descuento en el coste de las horas de futuros desarrollos.
• Un tipo sin mantenimiento, cobrando solo la implantación y futuros trabajos.

La primera opción es más segura, permite mantener una plantilla estable de trabajadores y fideliza al cliente. La confianza que se genere en el cliente es lo que permitirá sobrevivir en este mercado.