Cómo Crear y Gestionar Archivos CSV desde tu ERP para una Gestión de Datos Eficiente

Los sistemas ERP son soluciones integrales para gestionar los procesos de una empresa, abarcando desde la producción y ventas hasta el stock, la contabilidad y las compras. Estos sistemas son fundamentales para manejar el flujo masivo de información en un negocio. El valor de un software ERP es directamente proporcional a la cantidad de información que almacena. En este sentido, la capacidad de una empresa para actualizar toda su información de manera rápida y eficiente es esencial. Es aquí donde entran en juego los ficheros CSV.

Un archivo CSV (del inglés Comma-Separated-Values, es decir, Valores Separados por Comas) es un tipo de documento de texto simple que, como su nombre indica, utiliza comas para separar los valores. En lugar de almacenar información en columnas, los archivos CSV almacenan datos separados por comas. Estos archivos pueden crearse o editarse en programas como Excel, Google Sheets y OpenOffice Calc, y son utilizados por plataformas como Zenvia Customer Cloud para configurar mensajes personalizados y cargar bases de contactos. La capacidad de un negocio para actualizar toda su información de manera rápida y eficiente es esencial.

Los ficheros CSV ofrecen una serie de ventajas que los convierten en el formato ideal para el intercambio de datos entre programas, destacando su eficiencia en tamaño y almacenamiento. Son más compactos y requieren menos espacio de almacenamiento en comparación con otros formatos más complejos. Siempre hablamos de la importancia de una correcta carga de datos para implantar un ERP, pero también es muy importante saber cómo trabajar con la información una vez la tienes en el software de gestión.

En este artículo, conoceremos los requisitos del archivo y aprenderemos a crear un CSV utilizando Microsoft Excel, crear un CSV utilizando Google Sheets, editar un archivo CSV y resolver posibles problemas durante la importación. Antes de seguir las instrucciones, es importante confirmar si la funcionalidad está disponible para tu perfil de acceso.

Requisitos del Archivo CSV

Para asegurar una importación exitosa, el archivo CSV debe cumplir con las siguientes especificaciones:

• Debe estar en formato .csv.
• Contener hasta 120 MB.
• Estar guardado con codificación (encoding) UTF-8. Este tipo de codificación de archivo permite la lectura del contenido del archivo cuando contiene caracteres especiales.

Crear un CSV utilizando Microsoft Excel

Para crear un archivo CSV utilizando Microsoft Excel, sigue estos pasos:

1. Abre la aplicación Microsoft Excel y presiona la combinación de teclas CTRL + A para seleccionar todo (las celdas se pintarán de gris claro).
2. Asegúrate de seleccionar la opción Texto en el campo Formato de Número. Esto garantizará que todo el contenido ingresado en las celdas sea de tipo texto simple y no cause problemas de conversión o compatibilidad al importarse a la plataforma.
3. Crea las columnas (una para cada variable) y completa cada celda con su valor correspondiente. Recuerda que la primera fila del archivo debe ser el encabezado. Por ejemplo, si el texto de tu mensaje es "Tu consulta está programada para el {{fecha}} a las {{hora}}. Para cancelar la cita, llama al 0800 400 1100", es necesario que el archivo contenga las variables del mensaje organizadas en columnas distintas. Por lo tanto, debe contener las columnas Nombre, Fecha y Hora, ya que el texto del mensaje tiene las variables {{nombre}}, {{fecha}} y {{hora}}, además de la columna obligatoria Teléfono o correo electrónico.
4. Después de completar los datos, haz clic en Archivo > Guardar como.
5. Selecciona el lugar donde se guardará el archivo. Ponle un nombre al archivo y selecciona CSV UTF-8 (delimitado por comas) (*.csv) como tipo de archivo.
6. Haz clic en Guardar.

Si usas Microsoft Excel en Windows y no puedes guardar como CSV UTF-8, puedes utilizar Bloc de notas.

Utilizar Bloc de notas para guardar el archivo CSV en UTF-8

1. Abre el archivo en Bloc de notas.
2. Haz clic en Archivo > Guardar como.
3. Dale un nombre al archivo y agrega la extensión .csv al final.
4. En el menú Guardar como tipo, selecciona Todos los archivos.
5. En el menú desplegable Codificación, elige UTF-8.
6. Finaliza haciendo clic en Guardar.

Crear CSV utilizando Google Sheets

Google Sheets es una herramienta gratuita que puedes usar con tu cuenta de Google. Para crear un archivo CSV utilizando Google Sheets, sigue estos pasos:

1. Abre la página inicial de Sheets en sheets.google.com y haz clic en Nuevo +. La hoja de cálculo se creará y abrirá. También puedes crear hojas de cálculo en la URL sheets.google.com/create.
2. Si ya tienes una base de datos en Excel u otra plataforma, importa tu archivo en formato XLS a una hoja de cálculo de Google. Para hacerlo, sigue los pasos a continuación:
   1. Haz clic en Archivo > Importar.
   2. Selecciona el archivo de Excel y haz clic en Seleccionar.
   3. Elige una opción de importación: Crear nueva hoja de cálculo, Insertar nuevas hojas o Reemplazar hoja de cálculo.
   4. Haz clic en Importar datos. Si es necesario, haz clic en Abrir ahora.
3. Crea las columnas (una para cada variable) y completa cada celda con su valor correspondiente. Recuerda que la primera fila del archivo debe ser el encabezado. Por ejemplo, si el texto de tu mensaje es "Tu consulta está programada para el {{fecha}} a las {{hora}}. Para cancelar la cita, llama al 0800 400 1100", es necesario que el archivo contenga las variables del mensaje organizadas en columnas distintas. Por lo tanto, debe contener las columnas Nombre, Fecha y Hora, ya que el texto del mensaje tiene las variables {{nombre}}, {{fecha}} y {{hora}}, además de la columna obligatoria Teléfono o correo electrónico.
4. Haz clic en Archivo > Descargar y selecciona el formato Valores separados por comas (.csv). Por defecto, la codificación es UTF-8.

💡 Tip: Asegúrate de nombrar el archivo para que puedas encontrarlo fácilmente en tu computadora.

Editar un Archivo CSV

Puedes hacer ediciones o adiciones a los datos que deseas enviar. Para hacerlo en una hoja de cálculo, agrega columnas con los valores que deseas asignar. Ahora, para agregar o editar información en un archivo CSV, ten en cuenta que:

• Cada grupo de datos debe estar organizado en una línea.
• Cada dato debe estar separado por una coma; sin embargo, el último registro en una línea no debe contener una coma.

Para editar tu archivo CSV, simplemente utiliza un editor de texto de tu preferencia. La mayoría de los ordenadores tienen editores de texto compatibles con archivos .csv. A continuación, usamos Bloc de notas, pero también puedes usar WordPad o Excel. Para hacerlo, haz clic con el botón izquierdo del ratón en el archivo, selecciona Abrir con y selecciona el editor de texto.

Aquí tienes un ejemplo de cómo se presentan las informaciones al abrir un archivo CSV:

Teléfono,Nombre,Fecha,Hora+5511999999999,João Manoel,10/06,14:00+5511988888888,Sonia Amaral,11/06,10:30

Observa que:

• La primera línea corresponde al encabezado y cada valor está separado por una coma, sin espacios. Estos valores son Teléfono, Nombre, Fecha y Hora.
• Cada línea contiene los datos correspondientes a ese contacto en el orden del encabezado. Por ejemplo, los datos relacionados con João Manoel están en una línea, mientras que los relacionados con Sonia Amaral están en otra, siguiendo la misma secuencia (Teléfono > Nombre > Fecha > Hora).
• No añadimos una coma al final del dato porque es el último registro en la línea.

Una vez que hayas finalizado los cambios, haz clic en Archivo > Guardar. Ahora que sabes cómo crear y configurar el archivo que contiene la información de tus contactos, súbelo al enviar mensajes en la etapa de Configuraciones.

Posibles Problemas en la Importación y Cómo Resolverlos

Durante la importación del archivo, es posible que encuentres algunos problemas. A continuación, se detalla qué hacer si te encuentras con alguno de los siguientes errores:

Exportación e Importación de Datos con un ERP

A veces es necesario crear y/o actualizar datos de forma masiva, desde la creación y/o modificaciones en la información de los clientes, proveedores, productos o la lista de precios, etc. Los ERP son la solución para poder manejar tanto flujo de información. El análisis de datos puede ser realizado por un profesional del área; sin embargo, esto requiere una mayor inversión de tiempo y esfuerzo. En cambio, con un ERP este proceso se automatiza, ya que el propio software genera y presenta la información de forma organizada. De igual manera, cada dato proporcionado, sea la plataforma o herramienta que se use, es recomendable que haya una limpieza y análisis exhaustivo de cada dato. Ante todo, siempre es recomendable conocer los objetivos que se tienen dentro de la empresa, así es más fácil comenzar a realizar un análisis.

Para exportar e importar datos desde un ERP, como Openbravo, el proceso general es el siguiente:

1. Selecciona los registros que quieres exportar con el campo ID.
2. Una vez modificados los datos, los vuelves a importar en el sistema.

La importación de datos de productos desde el fichero intermedio (I_product) por vía fichero csv, graba algunos campos (No todos) de la pestaña general de productos y la pestaña de compras. Algunos de los campos clave son:

1. UPC/EAN
2. Moneda
3. Precio Tarifa
4. Precio

En la opción de introducir un producto de forma manual, para ver los datos que nos pide y su introducción, se consideran los siguientes campos:

1. Identificador (Código del Producto de nuestra compañía)
2. Nombre del Producto
3. Unidad
4. Código de Tercero (Proveedor)
5. Moneda
6. Código Proveedor (Código referencia de Proveedor)
7. Precio Venta
8. Precio Compra
9. Categoría de Producto
10. Fecha Vigente desde
11. Fabricante
12. Categoría Proveedor

Al terminar de introducir todos los datos a mano de un producto, se debe pulsar el botón de importar productos. Dicho botón graba la información a nuestro ERP en el maestro de productos, si no existe ningún error en dicho traspaso.