Requisitos Legales para Coworking en España: Guía Completa

Abrir un espacio de coworking es un reto que puede ser apasionante y enriquecedor, pero también está lleno de dificultades, especialmente en lo que respecta a los aspectos legales. No existe una licencia específica para la actividad de coworking, lo que puede complicar el proceso de regulación.

¿Qué es un Coworking?

Un coworking es un espacio de trabajo compartido que ofrece a profesionales independientes, startups, pequeñas empresas y freelancers un entorno flexible y colaborativo. A diferencia de las oficinas tradicionales, los coworkings no están sujetos a contratos a largo plazo, lo que permite a los usuarios alquilar un espacio por horas, días, semanas o meses, según sus necesidades.

Además de escritorios y salas de reuniones, los coworkings suelen incluir servicios compartidos como internet de alta velocidad, impresoras, áreas de descanso, e incluso servicios adicionales como cafeterías o eventos de networking.

Los coworkers pueden asociarse, trabajar en común, o mantener su autonomía. De ese modo pueden acceder a un local compartido en que coincidan varios de ellos. Y además de compartir espacio físico también comparten servicios comunes, conexión a internet, etc.

Popularidad Actual de los Coworkings

Hoy en día, el coworking sigue siendo extremadamente popular por varias razones:

1. Flexibilidad: El trabajo remoto y el freelance han ganado protagonismo en los últimos años, especialmente tras la pandemia de COVID-19, que aceleró la adopción de modelos de trabajo más flexibles.
2. Fomento de la colaboración y la comunidad: Uno de los principales atractivos de los coworkings es la oportunidad de colaborar y crear una red con otros profesionales.
3. Costos más bajos y optimización de recursos: Los coworkings ofrecen planes flexibles que permiten a los usuarios acceder a un entorno profesional sin los costos elevados de una oficina tradicional.
4. Espacios diseñados para la productividad y creatividad: Los coworkings están diseñados cuidadosamente para crear un ambiente inspirador y funcional, con iluminación natural, espacios abiertos y zonas de descanso.
5. Diversidad de servicios y comodidades: Desde internet de alta velocidad y café ilimitado, hasta espacios dedicados para reuniones, cabinas telefónicas y áreas para eventos.
6. Un modelo de trabajo alineado con las tendencias actuales: El coworking se alinea con tendencias laborales como el auge de los nómadas digitales y el crecimiento del trabajo freelance.

Guía Paso a Paso para Montar un Coworking Exitoso

Montar un coworking desde cero puede parecer un desafío abrumador, pero si sigues un enfoque organizado y planificado, el proceso será mucho más manejable. Aquí te dejamos una guía paso a paso para ayudarte a crear un coworking atractivo, funcional y rentable.

Paso 1: Realiza un Estudio de Mercado Detallado

Antes de iniciar cualquier proyecto, es vital conocer el mercado local. La demanda de coworking varía según la ciudad y el tipo de público que deseas atraer.

• Identifica tu público objetivo: Freelancers, startups, nómadas digitales, pequeñas empresas o grandes corporaciones.
• Analiza la competencia: Visita otros coworkings en la zona y evalúa sus características, servicios y precios.
• Demanda local: Asegúrate de que existe demanda en el área donde planeas abrir tu coworking.

Paso 2: Elige la Ubicación Ideal

La ubicación de tu coworking es uno de los factores más importantes para su éxito.

• Accesibilidad: Busca un lugar que esté bien comunicado, cerca de estaciones de transporte público.
• Entorno del barrio: Evalúa los servicios que ofrece la zona, como restaurantes, cafeterías y tiendas de conveniencia.
• Competencia y visibilidad: Asegúrate de que la ubicación sea visible y de fácil acceso.
• Tamaño y estructura del local: Elige un local que tenga suficiente espacio para áreas de trabajo comunes, oficinas privadas y zonas de descanso.

Paso 3: Define el Diseño y los Espacios Clave

El diseño de interiores de tu coworking es crucial para atraer y retener a tus usuarios.

• Área de trabajo abierta: Mobiliario cómodo y funcional, como escritorios grandes y sillas ergonómicas.
• Oficinas privadas y salas de reuniones: Equipadas con pantallas, proyectores y buena acústica.
• Zonas de descanso y networking: Espacios donde los miembros puedan relajarse y conversar.
• Espacios adicionales: Cafetería, gimnasio o terraza al aire libre.

Paso 4: Adquiere el Mobiliario y la Tecnología Adecuada

El mobiliario y la tecnología son dos aspectos esenciales para que tu coworking sea funcional y atractivo.

• Mobiliario ergonómico: Sillas y escritorios de alta calidad.
• Iluminación adecuada: Aprovecha la luz natural y complementa con iluminación LED.
• Tecnología y conectividad: Acceso a internet de alta velocidad y enchufes en cada estación de trabajo.
• Software de gestión para coworking: Utiliza una plataforma para administrar las reservas de espacios y la facturación.

Paso 5: Cumple con los Requisitos Legales

Abrir un coworking también implica cumplir con ciertos requisitos legales.

• Licencias de actividad y uso de suelo: Asegúrate de que el local esté autorizado para ser usado como un espacio de trabajo.
• Seguridad y normativas laborales: Tu coworking debe cumplir con las normas de seguridad y accesibilidad para personas con movilidad reducida.
• Seguro para el negocio: Contrata un seguro comercial que cubra tanto el local como el equipamiento.

Paso 6: Ofrece Servicios Adicionales que Marquen la Diferencia

Para que tu coworking destaque entre la competencia, debes ofrecer servicios adicionales que atraigan a tus usuarios.

• Climatización eficiente: Un sistema que mantenga una temperatura agradable durante todo el año.
• Consignas o taquillas: Para que los usuarios puedan guardar sus pertenencias.
• Cafetería o cocina compartida: Un espacio para preparar café o tomar un snack.
• Salas de eventos o formaciones: Para alquilar estos espacios para actividades específicas.

Paso 7: Diseña tu Estrategia de Marketing

Una vez que tengas todo listo, es momento de darte a conocer.

• Crea un sitio web atractivo: Muestra las diferentes áreas de trabajo, precios y beneficios de tu coworking.
• Posicionamiento SEO: Utiliza técnicas de SEO para que tu coworking aparezca en los primeros resultados de búsqueda de Google. Comparte fotos del espacio.

Aspectos Legales Clave

Los aspectos legales son fundamentales para la apertura y gestión de un espacio de coworking. Aquí se detallan algunos de los más importantes:

Licencia de Actividad

La licencia de actividad es un documento imprescindible para abrir cualquier tipo de negocio en un local. Es el permiso del ayuntamiento para llevar a cabo determinada labor en un local específico. No existe una licencia empresarial específica para coworkings; de ahí la importancia de saber qué actividades se incluyen dentro de la propia licencia de centro de negocios/oficinas, y qué actividades paralelas que quieres organizar en el espacio van a necesitar de licencias propias (eventos, exposiciones, «marketplace»…).

• Ubicación: Dependiendo de la ciudad o región, las regulaciones y requerimientos pueden variar.
• Tamaño del espacio: Influye en el tipo de licencia requerida.
• Tipo de actividades: Si se van a realizar eventos, seminarios o actividades que involucren a muchas personas, pueden ser necesarias licencias adicionales.

¿Qué IAE debo presentar?

La Dirección General de Tributos ha contestado (Consulta nº V3457-16 de 20 Julio 2016) que en un centro de trabajo en el que distintos autónomos, PYMES y aficionados artísticos podrán realizar su actividad compartiendo el mismo espacio y los mismos equipamientos, debería darse de alta en las siguientes rubricas de la sección primera:

• Por la explotación del centro de trabajo y sus equipamientos, cesión de espacios a terceros, en el epígrafe 861.2 “Alquiler de locales industriales y otros alquileres”.
• Por la prestación de servicios de secretaria y recepción, en el epígrafe 849.6 “Servicios de colocación y suministros de personal”.
• Por la prestación de servicio de reprografía, si el contenido efectivo de esta actividad consiste en la reproducción de textos o imágenes por procedimientos tales como multicopistas, offset, fotocopias por procedimientos fotográficos, electrostáticos u otros, sistemas de reproducción de planos, microfilmación, etc. en cuyo caso estamos en presencia de una actividad industrial que corresponde clasificar en el epígrafe 474.3
• Por uso del mobiliario, así como la cesión de distintos instrumentos de trabajo, rótulos de grabación, caballetes, taquillas etc, en el grupo 859 "Alquiler de otros bienes muebles n.c.o.p., (sin personal permanente)”.

Normativa de Protección Contra Incendios

Es fundamental tener en cuenta la normativa de protección contra incendios: número mínimo de salidas de emergencia, extintores, señalización, según la legislación nacional vigente.

Movilidad/Accesibilidad

El espacio deberá cumplir con los mínimos de movilidad/accesibilidad exigidos por la normativa del país.

Prevención de Riesgos Laborales

Otras cuestiones que debes tener en cuenta, ya seas coworker o bien ofrezcas los servicios de coworking, son las relacionadas con la prevención de riesgos laborales ya que desaparece el concepto de puestos estáticos clásicos. Por eso a la hora de evaluar los riesgos laborales hay que tener en cuenta que no disponer de un puesto fijo, puede implicar mayores riesgos ergonómicos, ya que en algunos centros de coworking cada trabajador se sienta en aquellos sitios que queden libres, o incluso trabajando de pie.

Por otro lado se debe prestar especial atención a los riesgos relacionados con las condiciones ambientales, las condiciones de temperatura, iluminación, acústica, entre otras.

Contrato de Coworking

En nuestro ordenamiento jurídico el coworking no es más que un arrendamiento parcial de un local de negocio, entre un coworker y un propietario que le ofrece un espacio y unas instalaciones a cambio de un precio, que puede ser por horas, semanal o mensual. Además el coworker puede tener acceso a otros espacios dentro de la organización: servicios, instalaciones comunes para comidas, sala de reuniones, etc, siempre que estos términos se hayan establecido en el contrato.

La relación entre el coworker y el propietario no es una relación laboral sino mercantil porque el coworker no trabaja para el propietario, actúa por cuenta propia. Por su parte, el responsable no obtiene ningún beneficio del trabajo realizado por el coworker más allá del pago de la renta.

El coworker debe informar al arrendador de cualquier incidencia que impida la prestación del servicio y permitir las reparaciones que sean necesarias. También es importante, predeterminar en el contrato las reglas de comportamiento que deben regir en el coworking, por ejemplo a modo de anexo establecido como un reglamento de comportamiento que los coworkers deben firmar y comprometerse a cumplir.

Al final del artículo podrás descargar un modelo de Contrato de Coworking.

Consideraciones Adicionales

• Forma jurídica: Consulta con tu abogado de empresa qué forma jurídica es la más adecuada para tu actividad. Puedes operar el coworking como freelance hasta constituirte en una SL por ejemplo.
• Impuestos y retenciones: Ten en cuenta los impuestos y retenciones que debes pagar como inquilino, siendo un 19%. Lo más común es anexar la factura de suministro al contrato de alquiler con el dueño del local e incluir el cambio de titularidad.

Espacio de Coworking como Centro de Trabajo

Determinar si un espacio físico donde uno o varios trabajadores prestan servicios es un centro de trabajo es crucial porque de esa calificación nacen diversas obligaciones formales específicas, que no se dan si no existe y es un mero lugar de trabajo.

El Estatuto de los Trabajadores (ET) definió el concepto de centro de trabajo hace ya más de 40 años como “la unidad productiva con organización específica, que sea dada de alta, como tal, ante la autoridad laboral” (artículo 1.5).

De manera resumida, y aunque hay que analizar cada caso concreto, existe un centro de trabajo siempre que haya una unidad de servicios con configuración propia y diferenciada, que cuente con un equipo integrado en una estructura jerárquica independiente y el trabajo se organice de forma autónoma.

En concreto, según la doctrina judicial, se podrá considerar que es un centro de trabajo cuando:

• Exista una unidad productiva dotada de una organización específica, requiriéndose a este respecto, por ejemplo, que la unidad productiva cuente con un organigrama de personal incluyendo a un responsable general.
• Exista una unidad de explotación con individualidad propia y diferenciada, dotada de los medios materiales y personales necesarios para elaborar un producto o un componente, o para prestar uno o más servicios, y de una organización específica. Además, esta unidad de explotación debe estar claramente diferenciada desde el punto de vista geográfico o de localización.

Por tanto, volviendo a las preguntas anteriores, no toda ubicación física donde uno o varios trabajadores presten servicios ni todo espacio alquilado en un coworking serán necesariamente un centro de trabajo si allí no concurren los requisitos indicados.

Que un espacio físico sea o no un centro de trabajo es una cuestión de relevancia, pues hay diversas obligaciones formales asociadas a este (de comunicación de apertura, de seguridad social o de prevención de riesgos laborales, por ejemplo) que no se dan en un mero lugar de trabajo.

Domiciliar tu Empresa en un Coworking en Barcelona

Domiciliar una empresa implica registrar la sede social y fiscal de tu negocio en una dirección específica. Esta dirección se utilizará para todas las comunicaciones oficiales, incluidos correos, notificaciones de Hacienda, y cualquier otra correspondencia legal o administrativa.

Al domiciliar tu empresa en un coworking, puedes acceder a una dirección comercial sin la necesidad de alquilar una oficina completa. Los espacios de coworking ofrecen diferentes planes que pueden adaptarse a tus necesidades.

1. Investiga y selecciona un espacio de coworking en Barcelona que ofrezca servicios de domiciliación.
2. Asegúrate de que el espacio de coworking cumple con todos los requisitos legales para ser utilizado como dirección fiscal y social de tu empresa.
3. Una vez que hayas seleccionado el coworking adecuado, contrata el servicio de domiciliación.
4. Actualiza la dirección de tu empresa en los registros oficiales.
5. Asegúrate de que el coworking te informe sobre cualquier correspondencia recibida en tu nombre.
6. Opta por un coworking situado en una zona céntrica y bien comunicada de Barcelona. Considera los servicios adicionales que ofrece el coworking, como salas de reuniones, eventos de networking, y soporte administrativo. Un buen servicio de atención al cliente es crucial.

Domiciliar tu empresa en un coworking en Barcelona puede ser una excelente opción para startups, freelancers y pequeñas empresas.

Con esta guía completa, estarás mejor preparado para navegar por los requisitos legales y normativas necesarias para abrir y gestionar un espacio de coworking exitoso en España. ¡Valor y al toro!