Coworking y Oficinas Flexibles: La Evolución del Espacio de Trabajo

Hoy hablamos del coworking, el lugar ideal para trabajar con flexibilidad e intercambiar información con otros emprendedores y freelancers. No paramos de oír hablar del Coworking. Y de nuevas empresas dedicadas a ello que se instalan en nuestras ciudades buscando llenar un hueco que cada día parece más amplio. Las oficinas tradicionales van perdiendo fuelle frente a los espacios compartidos de trabajo como las oficinas de coworking.

¿Qué es el Coworking y las Oficinas Flexibles?

Seguro que has oído hablar del coworking o espacios de trabajo compartido pero, ¿de qué se trata exactamente? El coworking es una forma de trabajo en la cual distintos emprendedores, freelancers y pequeñas empresas comparten un espacio de trabajo común. Es uno de los fenómenos surgidos de la era digital. La digitalización de la sociedad ha supuesto el surgimiento de nuevas oportunidades y ha abierto la posibilidad de trabajar desde cualquier parte. A la sombra del coworking han nacido las oficinas flexibles.

Las oficinas flexibles son espacios de trabajo que ofrecen a las empresas mayor capacidad de adaptación a sus necesidades y ritmos, ya que cada compañía tiene unas demandas y situación diferentes. Son como un “lienzo en blanco” en el que el cliente decide cuántos metros cuadrados necesita y cómo los quiere distribuir. Este nuevo concepto de oficina se encuentra en espacios de trabajo donde se fomenta la colaboración y la interacción con distintos profesionales. Este nuevo concepto de espacio de trabajo se encuentra normalmente dentro de grandes edificios en los que se ofrecen los servicios para las empresas.

Empresas como Betahaus, Neuehouse, Impact Hub, Urban Station o The Surf Office ofrecen espacios de trabajo que incluyen todo tipo de espacios. Desde oficinas privadas, áreas comunes con mesas de trabajo compartidas, salas de reuniones o incluso salas de conferencias. El coworking flexible es un modelo de espacio de trabajo que permite a profesionales y empresas utilizar oficinas, puestos o salas sin contratos rígidos ni compromisos a largo plazo. Un coworking flex funciona bajo un sistema modular y adaptable. Las flex offices o espacios de coworking son centros de trabajo evolucionados que han sido concebidos para adaptarse al máximo a las necesidades de las empresas.

Ventajas del Coworking frente a la Oficina Tradicional

¿Cuáles son sus ventajas frente a una oficina tradicional? Hoy vamos a descubrir esta oficina flexible y sus ventajas. Y por qué cada día están ganando más espacios. El hecho de compartir espacio de trabajo y que este no esté fijado, permite desarrollar el trabajo independientemente. Además de ahorrar en gastos fijos y equipamiento conseguimos una ubicación mucho mejor en las zonas claves de cada ciudad. Además el horario lo fijamos nosotros y según nos convenga cada día. Una de las principales ventajas es la flexibilidad total. Otro factor importante a tener en cuenta es el ahorro de costes frente a la oficina tradicional. Los suministros, el mantenimiento, la seguridad, la limpieza son gastos fijos que en el caso de las oficinas flexibles están incluidos en el precio del alquiler. A esto también hay que sumar que al acceder a una oficina flex ya dispones de todo el mobiliario para poder operar. No exige compromiso alguno, solo pagas por lo que vayas a utilizar el espacio, ya sea un día, una semana e incluso un mes. Todo hace pensar que sí.

Con la precariedad laboral y la nueva era digital ha llegado el aumento de trabajadores por cuenta ajena que necesitan un espacio para desarrollar su trabajo, mantener entrevistas, intercambiar información... todo ello sin los gastos fijos que una oficina tradicional supone. Con la actual pandemia de COVID-19, el teletrabajo se ha puesto a la orden del día para prácticamente cualquier empresa. Gracias a una oficina flexible, el gasto fijo de un espacio de trabajo sin trabajadores se sustituye por pagar únicamente por el servicio que utilizas. Además, formar parte de un coworking, que a su vez es una pequeña comunidad, genera muchos beneficios para las empresas y sus trabajadores. De hecho, una empresa que haya optado por el modelo de oficina flexible comenzará a ser más rentable que su competencia que opte por un modelo de espacio de trabajo tradicional.

Este nuevo concepto de oficina se encuentra en espacios de trabajo donde se fomenta la colaboración y la interacción con distintos profesionales. Además, el hecho de que sea una zona de reunión de emprendedores, startups y negocios nacientes hace que se cree un clima ideal para el intercambio de ideas y el surgimiento de colaboraciones. Los centros que albergan las oficinas flexibles, por lo general, también disponen de otras opciones para cubrir las necesidades puntuales que puedan tener todo tipo de usuarios. Otro de los servicios a los que se pueden tener acceso es el de alquiler de salas de reuniones o formación por horas, medias jornadas o jornadas completas.

Pero no solo esto: las empresas acceden a ubicaciones prime dentro de las ciudades a las que no podrían optar de otra forma. Este sistema no solo supone una gran comodidad y tranquilidad para las empresas, sino que también mejora su imagen de cara a clientes o colaboradores. ¿Cómo? Flexibilidad de servicios: el usuario tiene a su disposición todos los servicios que desee pudiendo solicitar soporte para aquellos que no estén a priori a su alcance (una compañía que le desarrolle su web o un administrativo para soporte puntual). Colaboración y networking: trabajar cerca de otros profesionales también puede resultar en colaboraciones, sinergias e incluso nuevas oportunidades de negocio. Ubicaciones prime: los flexspace suelen estar ubicados en zonas empresariales de las ciudades y, habitualmente, en edificios de oficinas importantes. Salas de reuniones o eventos: las salas cuentan con todo lo necesario para celebrar reuniones, pequeños eventos o formaciones.

Usuarios Habituales y Crecimiento del Sector

¿Qué tipo de usuarios son los más habituales y por qué? El coworking flexible se ha convertido en una de las soluciones de trabajo más demandadas por pymes, startups, autónomos y equipos remotos en España. En la actualidad más de 10.000 y sigue en crecimiento. Y es que parece que las empresas de coworking han venido a ocupar un espacio necesario en las ciudades.

Evolución del Número de Oficinas de Coworking en el Mundo

El crecimiento de la oferta de oficinas flexibles se ha incrementado en España, llegando a más de 46.000 puestos. Madrid continúa a la cabeza con una ocupación del 80% con más de 24.500 puestos. El crecimiento de la demanda de oficinas flexibles está siendo exponencial. La postpandemia trajo consigo que muchas empresas y trabajadores repensaran su continuidad en las oficinas tradicionales como lugar de trabajo. La apuesta por el trabajo híbrido ha acelerado el crecimiento de las oficinas flexibles, que se caracterizan por ser espacios colaborativos, versátiles y que permiten la escalabilidad. El coworking flexible no es una moda, sino una evolución natural del trabajo.

El Diseño y la Tecnología en las Oficinas Flexibles

Cada vez más, tomamos conciencia de la importancia de crear espacios de trabajo agradables en los que sentirnos cómodos. Atrás quedaron las oficinas con despachos diminutos y oscuros, los pasillos laberínticos y el mobiliario incómodo y anticuado. Poco a poco las oficinas se abren a una nueva realidad y se transforman en lugares coloridos, motivadores y vibrantes. Eso al menos intentan las oficinas de Coworking. Podemos encontrar mesas de trabajo en grupo o privadas, salas de reuniones de todo tipo y hasta salas de conferencias. Y también todos los servicios imaginables desde mensajería a recepción, zonas de descanso, gimnasios, cafeterías en la oficina, bibliotecas, restaurantes, actividades de todo tipo…. Todo ello a un precio asequible que nos permite no tener un gasto fijo alto en oficina.

El buen uso del color en la oficina, ya sea aplicado de forma notoria y radical o de forma más discreta y puntual, puede ser de gran utilidad para despertar ciertas sensaciones o sentimientos en algunos espacios concretos. Por ello, poco a poco el color empieza a hacerse hueco en el mundo de las oficinas y los espacios se tiñen de optimismo, energía y modernidad. Atrás quedaron las oficinas oscuras, rigurosas y serias. Un nuevo concepto de trabajo basado en una mayor felicidad laboral que nos ayuda a ser más creativos, comunicativos y a generar ambientes más atractivos que nos permiten disfrutar en mayor medida de nuestro trabajo. Esta es una de las claves del diseño de las oficinas de coworking. Salas de reunión y de descanso se confunden o incluso podemos decir que se funden. Un ambiente que pretende escapar de la rigidez tradicional de estos espacios para darles una nueva visión y con ello un nuevo enfoque. Está claro que el estado de ánimo de los trabajadores repercute enormemente en los resultados de una empresa.

Toda oficina flexible dispone de zonas de descanso y relax. Una zona de descanso que se precie tiene que tener buenos y mullidos sillones en los que poder reposar un rato y meditar sobre la próxima estrategia o el nuevo proyecto que vamos a empezar. Pero si además dispone de zona de biblioteca, ¡aún mejor! Pero también se incluyen zonas de ocio. Las empresas tecnológicas marcan la pauta y ellas son las que han convertido las salas de juego en un elemento más de la oficina. Algo que años atrás habría parecido impensable y un despropósito, hoy en día se ve como algo normal en las empresas más punteras del mundo. O incluso espacios para hacer deporte. Hay algunas oficinas que disponen de su propia pista para correr y otras tienen habilitadas zonas para practicar el minigolf o el paddle. En una empresa de coworking disponen incluso de su propia pared de escalada y otras muchos tienen zona de gimnasio....Todo a nuestra disposición para hacernos la vida más fácil. La vida laboral y privada ya no es tan incompatible si en el trabajo puedes aprovechar los ratos muertos para hacer unas carreras. Los espacios exteriores o los elementos naturales en el interior como pequeños patios, jardines verticales o vegetación cada vez más ocupan un puesto relevante en los centros de coworking. Las mejores plantas para la oficina dan mucha paz.

La tecnología ha revolucionado el mundo del trabajo de oficina. En el pasado se van a quedar los escritorios y mesas llenas de cables, ya que gracias al concepto de “hot-desking” todo el mundo trabajará libre de cables y con tecnología totalmente “wireless”. También van a desaparecer montones de cajones llenos de archivos. Todo esto permite que las personas pueden literalmente trabajar desde cualquier lugar del mundo, en cualquier momento, solo con una buena conexión. Por ello ya no es necesario disponer de una oficina física pero quizás queremos mantener reuniones con posibles clientes o proveedores y el coworking puede ser la solución perfecta. Dispone de todas las instalaciones necesarias para las pequeñas empresas y los emprendedores a un coste mínimo. El aspecto tecnológico es otro de los que más importa en los espacios de oficinas flexibles. Contar con una excelente conexión a Internet es vital para poder operar a diario.

La Comunidad y el Networking en el Coworking

Las oficinas de coworking buscan también fomentar la conexión entre sus distintos miembros para el intercambio de ideas y proyectos. Para ellos los espacios comunes como las cafeterías o pequeñas zonas donde tomarse un refrigerio son muy importantes. Se trata de espacios de trabajo abiertos en los que podemos encontrar máquinas de café y refrescos y que sirven para encuentros casuales de dos o más usuarios. Suelen tener también zona para sentarse o taburetes en los que tomarse un café. Las startups deben priorizar espacios flexibles, con posibilidad de crecimiento, que ofrezcan eventos de networking, mentorías y un ecosistema emprendedor. El trabajo flexible funciona mejor cuando las personas se sienten parte de algo. La comunidad importa. No es un detalle. En coworkings bien pensados, los espacios para eventos son el puente entre el día a día y la cultura empresarial. Tener acceso a una terraza en Madrid para encuentros informales, presentaciones o pequeñas celebraciones ofrece una ventaja inesperada. Te ayuda a reforzar vínculos. Genera confianza. Permite que la gente se vea en un contexto menos rígido. Una estrategia flexible completa no se basa solo en escritorios y salas. Se basa en experiencias compartidas.

Cómo Elegir y Configurar una Estrategia de Trabajo Flexible

Elegir bien dónde trabajar no es un detalle menor. Cómo elegir una oficina flexible pasa por entender qué necesitas hoy y qué vas a necesitar mañana: ubicación, servicios, ambiente y libertad. No se trata solo de tener una mesa y wifi, sino de encontrar un espacio que encaje contigo, con tu ritmo y con tu forma de trabajar. Porque cuando el espacio acompaña, el trabajo fluye (y el café sabe mejor). Una oficina flexible está creada para adaptarse al tamaño de cualquier empresa. Tanto una PYME con un personal variable o que dependa de la época del año, hasta una gran empresa que quiera abrir una nueva sucursal en Madrid puede beneficiarse de este modelo. Las oficinas flexibles permiten ampliar o reducir el espacio y los puestos de trabajos en función de las necesidades. Sin permanencias: Ninguna pandemia o crisis afectará al rendimiento de una empresa que alquila una oficina flexible. Se adapta al teletrabajo, a necesitar una oficina solo unos días o a una gran reducción de plantilla.

Crear una estrategia de trabajo flexible con un coworking en Madrid permite a tu empresa combinar puestos flex, despachos privados, salas de reuniones, oficina virtual y espacios para eventos sin disparar costes. Este enfoque mejora la productividad, refuerza la cultura de equipo y te da una base profesional estable en ubicaciones clave como Atocha y Abascal. La mayoría de las empresas hoy no buscan solo un lugar donde sentarse. Buscan claridad. Buscan un entorno que permita a cada persona trabajar con foco, sentirse bien y colaborar sin obstáculos. Cuando tu equipo funciona a medias entre casa y oficina, incluso las tareas sencillas pueden volverse lentas. Es algo común. Empiezas la semana con buenas intenciones y, de pronto, todo se fragmenta. Reuniones que se atrasan. Sensación de aislamiento. Un híbrido mal organizado te roba energía. Por eso tantas empresas en Madrid están dando un paso lógico: crear una estrategia de trabajo flexible que combine espacios profesionales, comunidad y bienestar. No se trata solo de alquilar una mesa. Se trata de construir un ecosistema. Algo que dé apoyo real a tu equipo. Algo que acompañe tus objetivos de crecimiento sin obligarte a asumir costes que no necesitas.

Pasos para una Estrategia Flexible

1. Qué necesita realmente tu empresa: Una estrategia flexible no parte del espacio. Parte de tus personas. Piensa en estos tres elementos: foco individual, reuniones y colaboración, e identidad profesional.
2. Combinar puestos flex para días sueltos: El puesto flexible es la pieza más versátil. Ideal para quienes trabajan bien a distancia, pero a veces necesitan un cambio de aires.
3. Crear un núcleo con despachos privados: Un despacho privado cumple la función de un punto de anclaje, ofreciendo privacidad dentro de un entorno vivo.
4. Planificar reuniones sin depender de hoteles ni oficinas alquiladas: Integrar las salas de reuniones equipadas en tu estrategia flexible.
5. Usar la oficina virtual como base administrativa: Proporciona una dirección fiscal y de notificaciones, estabilidad administrativa y un punto de contacto profesional.
6. Integrar eventos y dinámicas de equipo: Los espacios para eventos son el puente entre el día a día y la cultura empresarial, reforzando vínculos y generando confianza.

Manuel decide emprender un negocio y, tras valorarlo mucho, se decanta por trabajar en un espacio de coworking. A los pocos meses, incorpora a dos personas a su equipo y amplía los puestos de coworking. Utilizan las salas de reuniones, toman café en el office cada día, acuden a eventos organizados… Un año después, su equipo crece y decide “mudarse” a una oficina propia dentro de la flex office, para tener su propio espacio de trabajo y distribuirlo a su gusto. Como se puede observar en el ejemplo de Manuel, un coworking da la oportunidad a las empresas encontrar el espacio que más se ajusta a sus necesidades en cada momento. Además, no se tiene que preocupar de adquirir mobiliario, contratar internet o buscar un servicio de limpieza. Las oficinas flexibles están pensadas tanto para mejorar la rentabilidad de las empresas como la comodidad de los empleados. Para estos últimos, una oficina flexible favorece el teletrabajo o el trabajo a jornada parcial, hacia lo que tiende el sistema laboral actual. Las empresas encuentran ventajas en varios sentidos.

En lugares como Atocha y Abascal, en el centro a dos pasos de La Castellana, donde la ciudad late de forma distinta, un coworking bien diseñado te ayuda a tener estructura sin perder libertad. Te ofrece esa mezcla equilibrada que tantos equipos buscan ahora: un sitio cómodo para venir cuando hace falta, salas bien equipadas para encuentros importantes, despachos privados para quien necesita foco, y una dirección profesional que transmite confianza sin necesidad de oficina física. La personalización es otro de los aspectos que cobra más importancia. La figura de un coworking manager del espacio que facilite a los usuarios su estancia y se preocupe por su bienestar en el espacio es primordial. En Cink Coworking el concepto de oficinas flexibles es el que impera en todos nuestros espacios. Despachos privados, totalmente amueblados y de distintas capacidades para adaptarse a todo tipo de equipos. En el momento tan incierto en el que vivimos es difícil hacer previsiones de futuro a largo plazo. Esta adaptabilidad llega al punto de poder usar tu oficina y pagar solo por el tiempo realmente consumido. LOOM Unlimited es el nuevo producto de pago por uso para grandes empresas.